Innan du kan skala upp din verksamhet som frilansare är det ett antal saker som måste hända. Om du vill lyckas hantera större eller mer komplexa projekt är det bara början att bygga ett större team för att hjälpa dig leverera.
För att göra denna övergång måste du helt se över sättet du kommunicerar och organiserar ditt företag på. Du tar examen från din soloakt och tar på dig ansvaret som en fullfjädrad projektledare.
Jag befann mig i den här positionen under 2015. Efter år av frilansande live action och animationsvideor bestämde jag mig för att rekrytera min egen personal, vilket ökade antalet projekt jag balanserade åt gången.
Med mer bandbredd kom fler projekt och pressen att leverera var på. Det är en givande roll men att ta steget till en projektledare kan vara extremt knepigt. Här är några strategier som hjälper dig att vara förberedd.
Schemalägg projektöversiktsmöten
Den första ordern är att ställa in ett veckovis översiktsmöte med ditt team. Att hantera 6-10 projekt samtidigt är bara hållbart om du har en klar känsla för alla de rörliga bitarna. Som frilansare utvecklade du en förmåga att hantera saker på egen hand, men när du hanterar ett så stort antal projekt kommer det att hjälpa att ha flera uppsättningar av organiserade ögon. Kontakta ditt team regelbundet för att diskutera detaljerna, målen och vägspärrarna för alla pågående projekt.
När du hanterar flera videoprojekt samtidigt är den första ordern att ställa in ett veckovis översiktsmöte med ditt team.
Här är några punkter att tänka på för varje uppdrag:
- Vad är den aktuella statusen för projektet?
- När hörde kunden från oss senast?
- Finns det något som håller oss blockerade?
- När är deadline?
- Vilka är åtgärderna?
Att ta sig tid att gå igenom projekt kommer att hålla ditt team på märket och förhindra misstag. Se till att du är konsekvent med dessa operationsmöten varje vecka. Att vara så detaljorienterad kommer att spara dig massor av onödig huvudvärk.
Det uppmuntrar också ditt företag att upprätthålla konstant kommunikation med avseende på de projekt du jonglerar med. Det är en tidskrävande process men att schemalägga effektiva möten är grunden för ett fungerande team.
Förstå dina kostnader
Frilansare tar i allmänhet betalt i en takt som kompenserar deras levnadskostnader. När ett projekt är sålt kommer kunderna att betala en avgift på $30-$70 per timme för arbete . Det är en hälsosam inkomstkälla men du är begränsad av vad du har tid att åstadkomma. Om du vill höja din årslön och delegera en del av arbetet måste du kartlägga en välgrundad intäkts- och kostnadsmodell.
Det finns fem siffror som måste uppskattas för att gå vidare:
- Totala intäkter:Hur många totala projekt och till vilken budget kommer du att sälja i år?
- Kostnad för att skapa videor:Av de totala intäkterna, om du inte gjorde någon del av arbetet, hur mycket skulle det kosta dig att betala andra för att utföra arbetet?
- Övriga utgifter (arbetsyta, programvara, verktyg)
- Din lön
- Nettovinst
Genom att veta detta kan du tjäna respektabla löner utan att hantera allt videoarbete på egen hand.
Här är ett exempel på en kostnadsmodell som du kan följa om du kunde sälja 250 000 USD årligen.
"Kostnad för att skapa videor" är den viktigaste delen av sammanbrottet. I den här modellen skulle du betala dina frilansare 40 % av de totala projektintäkterna för att slutföra arbetet. På ett $10 000 jobb skulle de få $4000. Att lita på den här ekonomimodellen är hörnstenen för att kunna utveckla ett team.
För att få det här att fungera vill du hitta grupper av människor som kan göra jobbet bra men som inte behöver faktureras till en premie. Hitta en grupp frilansare som är glada att arbeta för $25 – $45 dollar i timmen.
Tanken är att anställa någon som tycker om att arbeta med ett standardtimpris och som inte försöker fylla dina skor. Låt inte detta prisläge sätta låga förväntningar på talang. Människor som uppfyller detta kriterium prenumererar helt enkelt på en annan arbetslivsfilosofi än du.
Genom att bygga ett nätverk av människor som tar 30 USD i timmen kan du betala dem 40 % av det totala beloppet utan att de känner sig kompromissade.
Om du går i riktning mot att sälja 20 000 USD per månad i projekt, börja bygga dina offerter runt modellen att betala en frilans 40 % av projektet för att göra jobbet, medan du hanterar projektet. Prova det några gånger och bevisa för dig själv att det fungerar, du tycker om det och kunden älskar slutprodukten.
Skapa en kalender
Alla projekt måste säljas med lämpliga deadlines i åtanke. Om du översäljer en frilansare kan du riskera att kunna leverera på din kostnadsmodell på 40 %. Detta utsätter dig för en enorm ekonomisk risk om du måste betala för mycket.
Håll en resurskalender som visar vilka projekt dina frilansare redan arbetar med för att förhindra dubbelbokning av dem. Om du gör det kan du veta när du behöver använda fler videoresurser. Det är ett användbart tillvägagångssätt när flera kunder frågar efter videor kring samma datum.
Håll en resurskalender som visar vilka projekt dina frilansare redan arbetar med. Detta hjälper dig att förhindra dubbelbokning av dem.
Försök att ge dig själv andrum när du säljer och schemalägger. Om kunden begär en deadline som ligger för nära ett annat projekt, ge dem ett incitament att flytta upp den en vecka, eller smygköp en extra dag eller två på en milstolpe eller leveransdatum.
En annan stor fördel med en resurskalender är att få en känsla av vad varje gruppmedlem arbetar med. Du vill undvika att lämna över en stor uppgift till någon som redan har händerna fulla med flera projekt. Det är bättre för dig att hitta en annan resurs än att bränna ut medlemmar i ditt team som är avgörande för ditt företags framsteg.
Börja bemästra e-post
E-postkommunikation är basen för verksamheten för en projektledare. Att ta fler kunder kommer att kräva att du hanterar en större volym av e-post än du förmodligen är van vid och att hantera denna ökning är avgörande. Om du inte lyckas komma tillbaka till människor eller tappar koll på konversationer, kommer det att börja störa din förmåga att framgångsrikt möta efterfrågan. Jag har upptäckt att nyckeln till att bemästra e-post är att behandla din inkorg som en daglig att-göra-lista.
Varje e-postmeddelande du får uppmanar till ett tillvägagångssätt. Nästa steg är att slutföra den åtgärden och sortera e-postmeddelandet i en av tre mappar som skapats med Gmails mappfunktion. Genom att dra avslutade konversationer till lämplig mapp hjälper dig att hålla ordning och rensa inkorgen.
Skapa följande mappar:
- Öppna projekt
- Nya möjligheter
- Klart
Trådar relaterade till pågående projekt ska dras till Öppen Projekt. Klicka på den mappen för att se all aktuell kommunikation. Nya eller oavslutade projekt bör placeras i Nya möjligheter . Slutförda trådar eller papperskorgen ska placeras i Klar . Gör det till ditt mål varje dag att slutföra alla e-poståtgärder och få dem sorterade i mappar. När du är klar, använd den tiden till att arbeta med att flytta saker i andra delar av ditt företag.
Att använda den här e-poststrategin förenklar kommunikationen med kunderna och låter dig snabbt avgöra om du har slutfört alla nödvändiga åtgärder för dagen eller inte.
Plocka upp telefonen
Uppmuntra snabb och effektiv kommunikation genom konstanta telefonkontaktpunkter. Frilansare är ofta långt borta från företagsvärldens professionella angelägenhet. Att motverka detta med vanliga telefonsamtal hjälper till att hålla dem mer ansvariga.
Att prata i telefon tillåter inte människor att vänta en timme innan de svarar på en fråga som e-post gör. Att upprätthålla en direkt kommunikationslinje är avgörande när du försöker hålla deadlines.
Du vill ha ett team av människor som är bra på att svara i telefon. Människor som du snabbt kan komma i kontakt med kommer att göra stor skillnad när du försöker möta kundernas krav. Enbart e-post räcker inte för att hantera ett stort antal projekt. Använd telefonen för att checka in dagligen.
En knapptryckning om dagen
Att ha en kontaktpunkt om dagen är en projektledningsstrategi som du kan genomföra just nu för omedelbara resultat. Ta dig tid att checka in på varje enskilt projekt du hanterar och slutför minst en åtgärd per dag som kommer att driva det framåt. Det är en enkel övning men den här lilla detaljen kan göra stor skillnad när du försöker hålla reda på flera projekt.
Ett organiserat system, konsekventa möten och realistiska kostnadsuppskattningar kommer alla att samverka för att göra din skala uppåt möjlig. När du lär dig hur du effektivt leder ett team och hanterar en hög volym kommer du att utveckla en stark känsla för vad du kan engagera dig i och hur du ska uthärda det.
Att hitta din inre projektledare kräver att du är organiserad och snabb på fötterna. Med rätt spelplan kan du uppnå dina vinstmål och det tankesätt som krävs för att upprätthålla dem.
Om författaren: Mike Clum är VD för Clum Creative, ett videoproduktionsföretag i Cleveland, OH som betjänar marknadsförare och entreprenörer runt om i världen.