Ett företagsmöte är enkelt i konceptet:sammanför anställda och ledande befattningshavare för en öppen dialog. Att få det att hända är en annan historia, särskilt när personalen delas ut. Lyckligtvis kan du livestreama ditt rådhusmöte för att inkludera personer som arbetar på distans eller på avlägsna kontor – men vad är det bästa sättet att gå till väga?
Den optimala inställningen för din livestream från kommunhusets möte beror på några saker. En av de viktigaste är företagsstorleken. Mindre företag kanske kan komma undan med att använda samma videokonferenslösning som de investerade i för chatt mellan eller inom kontoret, medan större företag kommer att behöva en plattform som kan stödja många fler livetittare.
Viktiga är också dina ambitioner för ditt företags rådhusmöte (eller möte med alla händer, eller möte för alla företag – vad du nu vill kalla det). Föreställer du dig ett spektakel som anställda kommer att prata om långt efter, eller mer av en intim chatt mellan kollegor? Gör klart din vision innan du dyker in i tekniken.
Tre sätt att konfigurera ditt rådhusmöte livestream
Vi kommer att gå igenom tre olika tillvägagångssätt för att skapa en livestream från stadshusmötet:
-
- Anslut helt enkelt – Ta en webbkamera, starta din valfria videokonferensplattform och så är du iväg. Lämplig för mindre team och mindre möten.
- Få det att se professionellt ut – Öka produktionskvaliteten med en dedikerad videokodningsapparat, ett inspelningskort och programvara för videokonferenser. För medelstora företag som är ivriga att ge sina rådhusmöteslivsströmmar en professionell lyster.
- Ta emot en stor virtuell publik – Koppla ihop en hårdvarukodare med en affärslivsplattform för livestreaming som stödjer tusentals tittare. Idealisk för företag med stor personalstyrka och flera kontor.
Interaktivitet är ett måste i alla fall. Möjligheten till uppriktig, öppen dialog är huvuddraget på företagets rådhusmöte – och det som skiljer det från enkelriktade sändningar av högsta ledningen.
Det finns en mängd olika sätt att bygga in interaktivitet i ditt möte med alla händer och engagera fjärranställda i processen. Utnyttja en tjänst som Poll Everywhere. Be anställda utanför arbetsplatsen att skriva eller spela in frågor som ledande befattningshavare kan svara på under dagen. Dra nytta av funktioner som är inbyggda i din livestreaming eller videokonferensplattform, som livechatt och modererade frågor och svar. Hur du än går tillväga, se till att anställda kan interagera med högtalare oavsett om de är i rummet eller i en annan stad.
1. Anslut helt enkelt
I slutändan behöver du bara en webbkamera och programvara för videokonferenser för att livestreama ditt företags möte i kommunhuset eller en gratis livestreamingplattform som YouTube Live eller Facebook Live.
Bekvämlighet är den största fördelen här. Chansen är stor att du redan har det du behöver:en webbkamera (extern eller inbyggd i en bärbar dator eller datorskärm) och en videokonferensapplikation eller tillgång till ditt företags YouTube- eller Facebook-konto. Överväg att lägga till en dedikerad mikrofon (istället för att lita på den som är inbyggd i din webbkamera eller dator) för att förbättra ljudet för din virtuella publik.
Det är enkelt att ansluta dessa komponenter. Om din webbkamera är extern ansluter du den bara till en ledig USB-port på din dator så kommer din videokonferens- eller ångprogramvara att känna igen den som en videokälla. Funktioner inbyggda i plattformen du använder ger interaktivitet för alla utanför webbplatsen. Se bara till att tilldela någon att övervaka chatten och mata frågor till presentatörer.
Nackdelen med detta tillvägagångssätt – och det är ett stort sådant – är video- och ljudkvalitet. Din livestream från kommunhusets möte kommer inte att se så bra eller professionell ut som den kunde. Du kanske kan få det att fungera om ditt företag är litet eller har en mer informell start-up atmosfär. Men tänk på att du inte skickar fel meddelande till teammedlemmar på distans.
En dålig produktion kan få arbetare utanför anläggningen att känna sig ännu mer avlägsna – som en eftertanke, bortkopplad från resten av teamet. Engagemanget kan bli lidande, vilket helt strider mot målen för ett företagsmöte i stadshus.
2. Få det att se professionellt ut
En hårdvarukodare är en apparat som är specialbyggd för videoströmning, inspelning, inspelning eller alla tre. Att använda en livestream för ditt företags rådhusmöte ger avsevärda fördelar jämfört med vanlig datorhårdvara.
Hårdvarukodare gör det enklare att producera polerade livestreamar med flera kameror som säkerligen kommer att imponera på och engagera fjärrarbetare. De flesta hårdvarukodare inkluderar flera ingångar för video och professionellt ljud, så att du kan ansluta och streama HDMI- och SDI-kameror, bärbara datorer, surfplattor, XLR- eller TRS-mikrofoner och mer. Dessutom erbjuder hårdvarukodare ett säkert, pålitligt sätt att spela in högkvalitativa videor från möten och ladda upp dem till interna servrar för senare referens.
Att investera i en hårdvarukodare är inte lika bekvämt som att använda en dator som ditt företag redan har till hands, men det finns många möjliga applikationer bortom stadshusen – från marknadsföringsinnehåll och säljaktivering till videoutbildning och onboarding.
Du behöver ett USB-insamlingskort för att överföra videosignalen från din hårdvarukodare till en dator som kör ditt föredragna videokonferensprogram. Då kan programvaran känna igen apparaten som om den vore en plug-and-play-webbkamera.
Beroende på storleken på din distansarbetare kan du behöva vara mer diskriminerande när du väljer en videokonferensplattform. Det maximala antalet deltagare per session är den mest avgörande faktorn. Består din distansarbetare mestadels av distansarbetare som kommer att gå med i videokonferensen individuellt? Eller kopplar ni ihop kontor där personal samlas i samma rum för att stämma in tillsammans? Vissa lösningar stöder stora siffror (som Zoom) medan andra tillåter mycket färre samtidiga användare.
3. Ta emot en stor virtuell publik
Om ditt företag har en armé av distansarbetare eller kontor spridda över världen behöver du en livestreamingtjänst som kan stödja ett stort antal deltagare.
Det finns en mängd affärslivsplattformar för livestreaming där ute, och vi rekommenderar starkt en av dessa över en gratis lösning. Även om det innebär att betala för en prenumeration, betyder det inte heller att någon av annonserna som plågar gratisplattformar plus dedikerad kundsupport och avancerade funktioner för intäktsgenerering, analys, generering av potentiella kunder och mer.
En hårdvarukodare kan strömma direkt till dessa innehållsleveransnätverk (CDN), vilket säkerställer högkvalitativ video och sömlös prestanda var de anställda än befinner sig. Att para ihop en hårdvarukodare med en livestreamingplattform förbättrar också prestandan. Som dedikerade enheter presterar hårdvarukodare vanligtvis bättre än programvarukodare (d.v.s. videoströmning eller inspelningsapplikationer som körs på vanlig datorhårdvara). Det beror på att programvarukodare måste dela resurser med din dators operativsystem och alla aktiva processer.
Många livestreamingplattformar erbjuder även avancerade alternativ för interaktivitet. Kaltura och Panopto inkluderar till exempel omröstning och live Q&A. Båda tjänsterna laddar automatiskt upp liveströmmar som inspelningar som anställda kan komma åt var som helst och när som helst.
Tips för ett lyckat stadshusmöte livestream
Livestreaming av ditt företags rådhusmöte ger en helt annan dimension till evenemanget:teknik. Här är några tips om hur du hanterar det.
Torkör
Det händer misstag, men du kan minimera sannolikheten för de vanligaste misstag i liveevenemang med lite förberedelser. Boka lite tid i förväg för att gå igenom din AV-installation med den som kommer att presentera, och tredubbla din konfiguration för att säkerställa att allt fungerar.
Prioritera presentationen
Att ge ditt rådhusmöte livestream ett professionellt utseende och känsla är viktigt för ditt företags image och engagemang för distansarbetare. Anpassade bild-i-bild-layouter kan lägga till polering till din stream. För extra visuell stil, som grafik och överlägg i den nedre tredjedelen, kan du utnyttja en liveproduktionsprogramvara som NewBlue Titler Live 4-sviten.
Med en Epiphan Pearl-hårdvarukodare kan du enkelt skapa professionella bild-i-bild-layouter genom det intuitiva, webbaserade användargränssnittet.
Maximera säkerheten
En del av överklagandet av allhandsmöten är att de släpper in information som vanligtvis finns kvar i C-suiten, såsom finansiell data och strategiska överväganden. Den känsliga karaktären av dessa diskussioner gör säkerheten av största vikt. För att hålla ditt stadshus internt, se till att verifiera säkerheten för all utrustning och applikationer du använder för din livestream. Se till att din valfria lösning kan integreras i din nätverksinfrastruktur utan behov av säkerhetsundantag.
Välj pålitlig utrustning
Det sista du vill är att samla alla bara för att behöva skjuta upp evenemanget på grund av hårdvarufel. Se till att kamerorna, mikrofonerna och kodarhårdvaran du investerar i är av högsta kvalitet och inställda för tillförlitlighet.
Det näst bästa med att finnas där för distansarbetare
Mångsidiga och pålitliga Epiphan Pearl-2 och Pearl Mini hårdvarukodare gör det enkelt att producera en livestream från stadshusmötet som säkerligen kommer att imponera på och engagera fjärranställda. Flera ingångar för video och professionellt ljud låter dig ansluta avancerade kameror och mikrofoner för att streama eller spela in med hög upplösning (upp till 4K) med kristallklart ljud.
Pearl kan streama till vilken livestreamingplattform som helst och har direkt integration med Panopto och Kaltura, vilket gör det enkelt att ladda upp mötesinspelningar från stadshuset. Våra system är också IT-vänliga. HTTPS, 802.1X, LDAP-integration, certifikathantering och andra säkerhetsfunktioner säkerställer att Pearl är ett säkert tillägg till ditt företags IT-nätverk.
Lär dig mer om hur Pearl-2 och Pearl Mini kodarhårdvara kan hjälpa till att göra ditt stadshusmöte livestream till en framgång. Frågor? Fråga bara våra produktspecialister.