Vi har alla kämpat med otydliga, texttunga instruktioner. Långrandiga e-postmeddelanden, föråldrade PDF-filer och upptagna Microsoft Word-dokument kan begrava information och förvirra läsaren, vilket saktar ner allt för alla. Detta blir ett ännu större hinder när man försöker slutföra komplexa processer som att konfigurera ett nytt system för att logga patientinformation i en elektronisk journal (EPJ).
Traditionell dokumentation kommer med en uppsättning konsekventa smärtpunkter:
- Överbelastning av text gör det svårare att förstå och fördröjer användningen av funktioner.
- Lågt engagemang resulterar i överhoppade steg eller frekventa omarbetningar.
- Långsamt skapande av innehåll och uppdateringar gör att material ofta är föråldrat.
- En-storlek-passar-alla-format tar inte hänsyn till olika inlärningsmiljöer.
Så det är ingen överraskning att team utforskar videodokumentation som ett smartare och mer effektivt alternativ. Instruktionsdesigners, IT-administratörer och vårdgivare behöver flexibla, skalbara lösningar som video levererar. Det gör att information kan förmedlas visuellt, snabbt och dynamiskt samtidigt som bördan av personlig eller manuell utbildning minskar.
Att byta till video är för alla. Praktiken levererar affärsnytta, löser pressande dokumentationsutmaningar och får information att fastna. Så här gör du.
Snabbare kunskapsöverföring och utbildning
Video möjliggör tydligare, snabbare träning som fastnar i längden. Nyanställda kan se en enda genomgång och förstå processen omedelbart, oavsett om det är att skicka en patientremiss eller använda den senaste interna analysinstrumentpanelen.
Till exempel kan sjukvårdspersonal titta på korta videor om korrekt uppdatering av patientjournaler eller dokumentering av framstegsanteckningar i realtid, vilket leder till färre fel och bättre patientresultat. I en sjukhusmiljö, där tiden är avgörande och dokumentationen måste vara exakt, säkerställer visuell träning att läkare och vårdgivare absorberar stegen snabbt och exakt.
Korta och polerade träningsvideor är lätta att skapa med Camtasias allt-i-ett-skärminspelare och videoredigerare. Du kommer att kunna fånga viktig information med en skärminspelning och enkelt redigera materialet i samma verktyg. Video gör det lättare att komma ihåg information, är perfekt för inlärning i egen takt och är utmärkt för att bevara institutionell kunskap.
Kunskapsöverföring sker också med statiska bilder, som du kan ta med Snagit. Snagit fångar snabba, redigerbara skärmdumpar som du kan skicka till vem som helst med en anpassad länk. Dessutom har den några snygga funktioner. Du kan till exempel dela en hel webbsida med information med rullningsfångst eller skapa en anpassningsbar steg-för-steg-guide med stegfångst.
Skapa instruktionsguider på några sekunder med Snagit
Dokumentera alla interna processer när du gör det. Step Capture organiserar skärmdumparna, siffrorna och stegen till en tydlig, delbar bild.
Läs mer
Färre supportfrågor och mindre omarbete
Supportteam svarar ofta på upprepade frågor, vilket kan dra ner på deras tid. Videodokumentation säkerställer att de bara svarar på frågan en gång och skickar ut videon varje gång efter det. Ingen mer tid som slösas bort på att skriva om eller förklara en process om och om igen.
Snagit och Camtasia gör det enkelt att fånga och dela korta videor som förklarar allt från ett enkelt felsökningsproblem till komplexa omstarter. Allt från interna processer eller produktegenskaper förklaras tydligt och konsekvent över hela linjen.
Konsekvens mellan team och dokumentation
Inkonsekvent dokumentation gör att misstag vanligtvis följer, särskilt i reglerade branscher med hög arbetsstandard. Video gör det enklare att leverera samma budskap till alla team över regioner och språk.
Camtasias multi-track skärminspelare är ett perfekt verktyg för att hålla videodokumentationen konsekvent. Camtasia spelar in din skärm, kamera, mikrofon och markör på separata spår, vilket innebär att du kan redigera var och en utan att ändra resten av videon. Du kan till exempel lägga till en ny voiceover om originalet inte är perfekt eller lägga till nya videoklipp där en uppdatering behövs. Det gör det enkelt att uppdatera bara en del av ett projekt istället för att börja om varje gång det finns en systemuppdatering eller ny funktion. Gör bara en redigering!
Gå från skärminspelning till polerad video
En skärminspelning är bara början. Camtasias redigerare hjälper dig att lägga till bildtexter, animationer och redigeringar du behöver för att skapa en riktigt professionell video.
Gratis nedladdning
Skalbar dokumentation som växer med teamet
När videoprocessdokumentationen väl har skapats kan den återanvändas i team under många år. Låt oss anta att du anställer 25 nya medarbetare nästa kvartal. Bra att du redan har en uppsättning Camtasia-videor som visar hur du får tillgång till patientinformation och skickar in rapporter till hälsodepartementet. Du börjar alltid framåt.
Dessutom kan introduktionsvideorna återanvändas längre fram som en uppfriskande produkthandledning. Dina videor växer med ditt team från dag ett. Denna praxis sparar tid och driver införandet av interna verktyg eller nya plattformar.
Exempel på branscher som kan dra nytta av videodokumentation
Videon är inte begränsad till teknikföretag eller innehållsskapare. Det har en enorm inverkan på branscher med hög komplexitet där tydliga instruktioner, korrekta arbetsflöden och korrekt dokumentation är avgörande.
Programvaruutveckling och IT
Tech leads och IT-administratörer använder Camtasia för att skapa videodemos för interna verktyg, felsökningsguider och talking head-förklaringsvideor. Komplettera sedan med Snagit för att bygga visuella standardoperationsprocedurer (SOP), snabbreferensguider och användbara skärmdumpar.
Denna dubbla praxis minskar supportbiljetter, påskyndar onboarding och förhindrar felkommunikation.
Utbildning och instruktionsdesign
Lärare och designers använder videoverktyg för att gå igenom plattformar för lärandehanteringssystem (LMS), laboratoriesäkerhetsprocedurer och läroplansverktyg. Video skapar en mer engagerande och hållbar lärmiljö för elever att följa med och lära sig med.
Sjukvårdspersonal
Vårdpersonal, från kliniker till vårdgivare, har oerhört stor nytta av tydlig visuell dokumentation. Videor visar snabbt hur man uppdaterar patientvårdsplaner, skickar medicinska journaler korrekt eller går igenom den dokumentation som krävs under en patients vård.
Med tanke på de höga insatserna för sjukvård, kvalitetsvård, välbefinnande och patientresultat, hjälper video till att säkerställa att viktiga insatser inte missas.
Kundsupport och SaaS
SaaS-team kan minska bördan av upprepade frågor genom att skapa visuella vanliga frågor, produkthandledningar eller felsökningsgenomgångar. En enda Camtasia-skärminspelning kan spara hundratals timmar av frågor i globala team.
Hur man mäter resultatet av videodokumentation
När du investerar tid i ett nytt arbetsflöde vill du se några resultat. Lyckligtvis gör video resultaten mätbara.
Spåra supportbiljettvolymen före och efter publicering av genomgångsvideor. Kundsupportrepresentanter kan också spåra hur ofta de hänvisar någon till publicerade videor och samla in feedback från riktiga kunder.
Övervaka videons slutförandefrekvens i din LMS eller interna plattform för att se vem som tittar och hur länge. Låga slutförandefrekvenser kan sträcka sig från ett förvirrande ämne till tråkiga berättarröst, vilket är anledningen till att du måste samla feedback om du ser en video som inte fungerar.
"Jag tycker att [storytelling] är ett otroligt sätt att starta ett ämne som är väldigt torrt när du kommer in på det där regelverket för efterlevnad. Men om du kan göra en berättelse av något kan du få folk mycket mer känslomässigt investerade eftersom den känslomässiga resonansen är det som är minnesvärt." – Abbey Cooke, TVL #181:Utbildning och dokumentation
Samla in feedback från praktikanter efter att de avslutat en modul. Skapa en positiv, stödjande miljö där dina anställda kommer att känna sig bekväma med att prata med relevant feedback. Du kan också lägga till en snabb frågesportfråga i videon efter varje modul för att få insikter i realtid.
Analysera engagemangsstatistik om du använder YouTube, Vimeo, internt CMS eller andra värdplattformar som spårar analyser. Kolla in hur många visningar varje video har, områden med vanliga repriser eller avhopp.
Uppskatta den sparade tiden genom att interna team inte längre svarar på samma frågor upprepade gånger. TechSmiths 2024 Workplace Flexibility Trends Report beräknar att den förlorade produktivitetskostnaden för sex oönskade avbrott för ett företag med 1 000 anställda ligger på 1 miljon USD. Det är en enorm mängd produktivitet som går förlorad på frågor som kan lösas med träningsvideor eller statiska guider.
Även grundläggande mätvärden kan ge dig stor insikt i hur en video förbättrar användningen, effektiviserar processer och stöder korrekt dokumentation. Börja med att identifiera 1-2 nyckelprestandaindikatorer (KPI) som betyder mest för ditt team och spåra dem över tid.
Så här kommer du igång med videodokumentation
Nyckeln är att börja i det små och bygga därifrån.
Börja med en process med stor effekt
För att komma igång, välj en process som ofta missförstås, är synlig eller har återkommande supportbiljetter. Genom att välja en vanlig fråga kan du fokusera på en skärminspelning för att få kläm på den. Det är inte så läskigt som det verkar!
Använd de viktiga verktygen
Du behöver inte en hel översyn, bara rätt verktyg.
Snagit är perfekt för att ta enkla skärmdumpar, rulla webbsidor eller förvandla dina musklick till guider. Det är ett enkelt skärmdumpsverktyg som är perfekt för alla som behöver skapa snabba visuella guider, särskilt som ett hjälpmedel för ditt videoinnehåll.
Camtasia är idealisk för polerade videogenomgångar med berättarröst, interaktiva element som frågesporter och möjligheten att göra så få eller så många redigeringar som du behöver. När du behöver, lägg till mjuka övergångar, informationstexter, textning och andra videoredigeringar för att lyfta en video på nolltid.
Skapa ett repeterbart arbetsflöde
För att skala videodokumentation behöver du en process. Dokumentera ditt arbetsflöde för beslutsfattande så att du kan göra ändringar längs vägen. Använd Camtasias videomallar, organisera dina videor i Screencast och glöm inte att få feedback från dina tittare.
Överväg att bygga ett delat videobibliotek i Screencast så att anställda kan hitta sin utbildning, policyuppdateringar och processdokumentation i snygga, organiserade mappar. Med tiden kommer det att bli en enkel plats för anställda att hänvisa till innehåll från.
Lås upp hela värdet av videodokumentation med TechSmith
Videodokumentation sparar tid, effektiviserar processer och förbättrar affärsverksamheten med tydliga kommunikationsmetoder. Oavsett om du arbetar inom sjukvård, myndigheter, utbildning, SaaS eller mer, ger TechSmiths verktyg dig allt du behöver för att fånga, skapa och dela högkvalitativa videor och andra bilder i stor skala.