Under det senaste året är det troligt att du har bytt ut personliga konferenser mot livestreamade evenemang. Med många saker som skjutits upp eller helt inställda under 2020 – inklusive evenemang och stora sammankomster – har många människor gått över till livewebinarier eller virtuella evenemang för att ersätta deras normala konferensschema.
Men låt oss inse det:även om det är lättare (och roligt!) att delta i en virtuell konferens i träningsbyxor, kan det vara stressigt att flytta ett evenemang online. Så för evenemangsplanerare och marknadsförare som gör pivot, hur får du allt att hända?
Svaret är livestreaming. I det här inlägget kommer vi att dela hur du streamar en konferens i några enkla steg. Och spoilervarning:det är inte så komplicerat som du tror – så länge du har rätt verktyg och planerar framåt.
6 skäl att livestreama en konferens
Även om du kanske går miste om hotellets kaffe och bakverk, finns det några viktiga fördelar med att livestreama en konferens. Kolla in våra främsta anledningar till att evenemangsplanerare och markörer bör göra streamingkonferenser till en del av sin strategi.
1. Anpassa dig till alla omständigheter.
Till att börja med är livestreaming av en konferens ett bra alternativ till personliga evenemang. Den virtuella miljön ger konferensplanerare ett enkelt sätt att följa folkhälsoriktlinjerna och hålla deltagare säkra. Som ett exempel identifierade CDC sammankomster endast virtuellt som lågriskalternativ till sammankomster utomhus och inomhus under COVID-19.
Dessutom växer livestreaming av en konferens i popularitet och 93 % av evenemangsplanerarna säger att de förväntar sig att investera i virtuellt för framtiden.
2. Skapa en tillgänglig miljö för konferensdeltagare.
Livestreaming hjälper dig att bredda din evenemangspublik. Tänk på det:utan att behöva resa har fler deltagare och talare möjlighet att delta i ditt evenemang.
Har du en partner eller evenemangssponsor på ett annat halvklot? De kan delta i ditt evenemang utan att behöva betala för flygbiljetter eller ett hotellrum. Att avbryta resor kan också hjälpa dig att boka den där upptagna c-suite-chefen eller kändisföreläsaren som tidigare avböjt idén på grund av sitt fulla schema.
Dessutom ger verktyg som direkt undertextning, Frågor och Svar, omröstningar och livechatt fler deltagare tillgång till och deltar i din evenemangssession i realtid.
3. Skala upp händelser.
Ett annat stort mervärde för livestreamingkonferenser är tillväxt. Livestreaming kan hjälpa planerare att nå en större publik, sänka de totala evenemangskostnaderna och ge möjlighet att hitta en större pool av talare.
4. Skapa fler intäktsmöjligheter.
Även om livestreaming av en konferens kan verka som en kortsiktig lösning för att växla från personliga evenemang, har det många intäktsbaserade fördelar. Att lägga till betalbiljetter på din konferens är till exempel ett sätt att tjäna pengar. Global Web Index fann dock att virtuella deltagare är villiga att donera pengar, betala liveartister och köpa varor. Så överväg att lägga till möjligheter för deltagare att göra köp eller donationer vid evenemang.
5. Spela in och distribuera enkelt händelseinnehåll.
Den här är en biggie. Livestreamingproduktion har flexibiliteten att vara så enkel eller komplex som du vill.
Presentatorer och högtalare kan livestreama från en bärbar dator med det inbyggda ljudet och webbkameran eller ställa in lampor, en mikrofon och extern kamera för att streama video av hög kvalitet till virtuella deltagare. Och i slutet av evenemanget kan du dela inspelningen med deltagare, registranter eller spärra innehållet för framtida tittare.
6. Minska koldioxidavtrycket.
Låt oss inte slå runt bushen:företag måste tänka på sin miljöpåverkan. Att välja att streama ett huvudtal eller ett VIP-seminarium är ett miljövänligt val som eliminerar resor, tryckt material och andra slösaktiga aspekter av ett personligt evenemang.
Så livestreamar du en konferens i 9 steg
Det finns mycket värde i att livestreama en konferens. Men hur får man ihop det hela? Vi har några tips som hjälper dig att komma igång.
1. Skapa en serie show
När filmskapare ger sig i kast med att producera en film börjar de med manuset. På samma sätt bör evenemangsarrangörer som planerar en konferens stryka ut en serie föreställningar innan de oroar sig för produktionsaspekterna av ett evenemang.
Några vanliga punkter på en sammanfattning av showen är:
- Kickoff av evenemangsvärden eller assistenten
- Inledande kommentarer av en ordförande eller ledning
- Segment eller sessioner för varje talare eller paneldiskussion
- Keynote speaker
- Sluta kommentarer
Glöm inte att bygga in pauser när du planerar din show! Bara för att det inte finns någon lunch i en balsal betyder det inte att virtuella deltagare inte behöver tid för att ta en bit eller ta en paus.
2. Välj en livestreamingplattform
Därefter vill du välja din livestreamingplattform. En livestreamingplattform är värd för och sänder din video till deltagarna. Det finns många alternativ där ute, så vi kommer att dela upp de vanliga typerna av livestreamingplattformar och vad du ska hålla utkik efter:
Allt-i-ett-plattformar :Det här är livestreamingplattformar som tillhandahåller komplett stöd för värdskap, redigering och sändning av ditt videoinnehåll.
Sociala plattformar: Sociala plattformar som Facebook, Twitter, LinkedIn, Twitch och Instagram stöder livestreaming för att hjälpa användare att nå sin community.
Videokonferensplattformar: Dessa videolösningar tjänar i första hand 1:1 användningsfall där individer träffas för att samarbeta i realtid.
Sänd TV: Det här är ett mer traditionellt uttag för att sända livestreamat innehåll.
Eventplanerare bör överväga var de ska vara värd för sin virtuella konferens. En livestreaminglösning som Vimeo låter dig livestreama direkt till Vimeo eller bädda in den på en dedikerad evenemangswebbplats. Dessutom är simulcasting ett utmärkt sätt att utöka din räckvidd till andra kanaler.
Förutom typen av livestreamingplattform för ditt evenemang, vill du överväga funktionerna och funktionerna för att ge din upplevelse liv. Om du planerar att vara värd för en livestreamingkonferens finns det fyra faktorer att ta hänsyn till:
- Strömningskvalitet och uppspelning
- Verktyg för deltagarengagemang
- Sekretessverktyg
- Distributionsfunktioner som simulcasting till andra destinationer
- Analytics
- Videoinnehållshantering och varumärke
3. Välj ett dedikerat produktionsteam
Den här kommer att bero på din budget, personal och programmeringskrav. Det finns för- och nackdelar med båda alternativen.
Att använda ett internt team är ett bra alternativ. Se bara till att ditt team har verktygen, resurserna och antalet anställda för att gå live.
Om du anställer ett produktionsteam kan du vara helt hands-off så att du fokuserar på händelseinnehållet. För evenemangsplanerare som är nya i livestreamingspelet kan det kännas dyrt att anställa ett team, men investeringen kommer att säkerställa att ditt evenemang kan gå live utan problem.
4. Välj den perfekta utrustningen
Därefter är det dags att bestämma vilken utrustning du behöver för att göra din livecast till en framgång. Ett vanligt konfigurerat livestreamingevenemang inkluderar:
En videokälla :Det här är en slags no-brainer. Du kommer att behöva kameror för att producera ett livesändningsseminarium. Se till att du har ett sätt att spela in video av hög kvalitet. Om du spelar in en konferens på scenen, vill du ha minst två kameror för att fånga allt ordentligt.
En ljudkälla :Du kommer också att behöva kvalitetsljud. Detta börjar med ditt mikrofonval. Bestäm om högtalarna ska bära en lapel-mikrofon, en mikrofon på en talarstol eller en handhållen mikrofon. Placera ljudutgångarna för att undvika återkoppling från rörliga mikrofoner.
Fånga kort :Ett fångstkort är en enhet som tar video- och ljudsignalerna och omvandlar dem till digital data som kan laddas upp till datorer.
En kodare :En kodare är en hårdvaruenhet eller mjukvaruprodukt som överför data eller feedback till datorn.
En utgångskanal :Din utgångskanal är helt enkelt din streamingplattform. Se till att du har en bra, stark internetsignal med snabb uppladdnings- och nedladdningshastighet för att köra utgångskanalen.
En extern skärm :Det är alltid en bra idé att ha en extern bildskärm nära presentationsinställningen för att se exakt vad som händer med sändningen. På så sätt får du se vad tittaren ser, och om något inte stämmer kan du fixa det direkt.
Att ha rätt utrustning är avgörande, så se till att du gör din research innan du väljer din idealiska installation.
5. Överväg att simulera för att nå din publik överallt
Om du är en evenemangsplanerare som lägger allt i evenemangsprogrammering vill du förmodligen dela det med världen.
Simulcasting är ett utmärkt sätt att sända ditt innehåll över flera plattformar samtidigt. Du kan till exempel livestreama din konferens på en dedikerad evenemangswebbplats och strömma direkt till Facebook Live, YouTube, LinkedIn eller välja en anpassad destination med RTMP.
6. Boka in en generalrepetition
Det finns ingen ursäkt för att lämna detaljerna åt slumpen, därför är en repetition med alla dina presentatörer och produktionsteam ett måste.
Du kan ta din tårta och äta den också! För det första kan dina presentatörer få en riktig känsla för liveshowen och för det andra kan produktionsteamet mildra eventuella tekniska problem innan de uppstår. Genom att kontrollera din streamingutrustning och internetuppkoppling säkerställer du att din konferens kommer att gå som planerat.
7. Lämna gott om förberedelsetid dagen för liveevenemanget
Se till att du har all utrustning och nyckelspelare på plats i god tid innan starttiden. Med stora projekt som kundkonferenser, flerspårsevenemang eller till och med en intern upplevelse för teamet - det finns alltid massor av rörliga delar som tar längre tid att förbereda än du kanske tror.
8. Sänd live!
När du har gått igenom alla nödvändiga förberedelser finns det inget annat att göra än att gå live och ha kul!
Se till att varje session börjar och slutar i tid. Ge dina talare och föredragshållare en vänlig påminnelse om att titta på kameran och inte den externa bildskärmen. Du bör också se till att dina deltagare vet hur de kan interagera under evenemanget – oavsett om det använder en Twitter-hashtag eller deltar i en livechatt, frågor och svar eller omröstningar.
9. Gör livekonferensen tillgänglig på begäran
Se till att hela din livekonferens spelas in. Som nämnts kommer du att ha ett extremt värdefullt innehåll efter konferensen. Skapa nya möjligheter för ditt innehåll med ett formulär för potentiella kunder så att du kan dela och sälja det långt efter liveevenemanget. Avsätt tid efter konferensen för att redigera din inspelning och skapa en målsida där den kan finnas på begäran.
Budgetera för en livestreamingkonferens
Bara för att en livestreamingkonferens är virtuell betyder det inte att du kan glömma budgeten. När du tänker på din budget, se till att komma ihåg varje komponent som kan ha en kostnad förknippad med den, som:
- Högtalaravgifter
- Inköp eller uthyrning av utrustning
- Uppgraderar din internethastighet eller bandbredd
- Utkontrakterad teknisk support
- Konferens livestreamingtjänster eller plattform
Även om det finns viktiga kostnader att komma ihåg kommer din livestreamingkonferens i slutändan sannolikt att vara mer kostnadseffektiv än ett personligt evenemang av liknande storlek.
Avsluta
Förhoppningsvis hjälpte den här artikeln till att avmystifiera hur man livestreamar en konferens. Oavsett vad som kan hålla oss nära hemmet, finns det ingen anledning att proffs inte kan fortsätta att träffas, samarbeta och nätverka. Vi förutspår att livestreaming kommer att hjälpa företag att växa långt in i framtiden.