Framgångsrik kommunikation är avgörande för högpresterande team. Organisationer har dock fortfarande en lång väg kvar att gå för att bygga interna kommunikationsstrategier som maximerar engagemanget. Forskning från Gallagher &Co fann att 60 % av företagen inte har en långsiktig intern kommunikationsstrategi.
Dessutom förändras arbetsplatsen. En färsk rapport från Gartner fann att 74 % av organisationerna planerar att flytta anställda till permanent distansarbete. Organisationer måste hitta rätt balans i kommunikationen för att anpassa team, främja samarbete och öka produktiviteten.
Så hur kan organisationer informera och framgångsrikt engagera anställda med sin interna kommunikationsstrategi – allt samtidigt som de navigerar i en avlägsen eller hybrid värld? Svaret är video. I den här artikeln kommer vi att diskutera hur video kan förbättra intern kommunikation, dela tips och lyfta fram insikter från ledare för att hjälpa dig komma igång idag.
Framtidssäkra din interna kommunikationsstrategi
Att införliva video är ett bra sätt att framtidssäkra din kommunikationsstrategi. Forskning med GlobalWebIndex visade att anställda på företag som använder video har större förtroende för sitt företags prestation och hälsa. Behöver du fortfarande några idéer? Kolla in några viktiga sätt som en video-first intern kommunikationsstrategi kan påverka ditt team nedan.
1. Undvik att skapa mer stress.
En alarmerande 1 av 8 affärsmän säger att deras företag aldrig kommunicerar strategiuppdateringar. Som ett resultat kan bristen på kommunikation göra att anställda känner sig förvirrade eller till och med stressade. Utöver det jonglerar många med växande familjer, tar hand om medicinska behov, tar hand om andra familjemedlemmar, allt samtidigt som de sköter sina dagliga uppgifter. När ett företag saknar en effektiv intern kommunikationsstrategi får de anställdas förtroendenivåer en törn.
2. Uppmuntra mer samarbete och idéer.
Endast 41 % av yrkesverksamma säger att personlig kommunikation får dem att känna att chefer bryr sig. Men video kan humanisera relationer mellan anställda och ledningsgrupper. Virtuella mötesplatser kan faktiskt hjälpa anställda att känna sig säkrare och tillhandahålla ett forum där de är villiga att dela nya idéer.
3. Hjälp chefer att få kontakt med anställda.
Chefer måste kunna kommunicera i tider av kris eller förändring för att stödja sin organisation. "Det främsta jobbet för en VD är att vara riktigt bra på kommunikation," sa David Siegel, VD på Meetup, i en nyligen genomförd kommunikationsworkshop på arbetsplatsen.
Det finns många organisatoriska förändringar – som ett förvärv eller omsättning i ledarskap – som kräver att chefer kommunicerar direkt med sin organisation. För att bygga en effektiv kommunikationsstrategi för ledande befattningshavare bör organisationer överväga att skapa olika forum där anställda kan ställa frågor eller uttrycka bekymmer till ledare.
9 tips om hur man bygger en kommunikationsstrategi
Anställda som känner sig utanför, oinformerade eller oklara om sin organisations långsiktiga mål kan tappa intresset för sitt arbete. En ojämn intern kommunikationsstrategi drabbar inte bara enskilda teammedlemmar – en undersökning av 400 företag visade att varje organisation förlorade 62,4 miljoner USD per år på grund av otillräcklig kommunikation till och mellan anställda. Per år!
För att bygga en effektiv kommunikationsstrategi, börja med att definiera dina kommunikations- och affärsmål och ta in livestreaming och video för att få kontakt med anställda. Slutmålet bör vara att hålla ditt företag anpassat, engagerat och produktivt.
1. Definiera dina interna kommunikationsmål
Enligt Chris Zook, partner på Bain and Company, känner bara 40 % av de anställda till sitt företags mål. En stark strategi för intern kommunikation börjar med att anpassa organisationen till affärsmålet. Stryk ut företagets mål och nyckelprestandamått innan du kommunicerar till den större organisationen. När du är redo att skicka ditt meddelande, sträva efter att använda videoverktyg via e-post för att skapa en mer dynamisk upplevelse.
2. Fokusera på planen
När du bygger din kommunikationsstrategi, lägg tid och energi på planeringsfasen. Tänk på dina mål och önskade resultat när du bygger ditt innehåll. Fråga dig själv:vad vill jag att anställda ska lära sig eller ta med sig från mötet?
Några riktlinjer som hjälper dig att förstå hur man planerar mötesresultat inkluderar:
- Medvetenhet: Detta lärandemål fokuserar på att kommunicera information, utan att deltagarna behöver göra någon handling eller följa upp dem. Kvartalsvisa möten för alla händer, till exempel, kan enbart fokusera på att skapa medvetenhet om försäljningsmål och produktfärdplaner.
- Förståelse: I det här fallet går anställda därifrån med en djupare förståelse av materialet och budskapet. Tänk på nyanställningar där deltagarna får koll på interna processer.
- Färdighet: Denna typ av resultat involverar den djupaste nivån av inlärning, där anställda kommer att ta till sig funktionella verktyg, tips och strategier som de kan tillämpa i sitt dagliga arbete.
Julie Starr, Learning and Development Manager på Convene, Julie fördjupar sig i dessa koncept nedan:
Vill du ha mer företagsutbildningsinsikter? Se hela paneldiskussionen på begäran.
3. Utveckla ett tydligt och kortfattat budskap
Du vill dela ditt budskap på ett sätt som gör ett stort intryck för ditt team. Håll det kort. Undvik överbelastning av text med minimala punktpunkter och ord per rad. Som en allmän tumregel bör presentationsdetaljer ta upp cirka 70 % av dina bilder. Detta lämnar det återstående utrymmet för bilder och annat relevant innehåll som uppmuntrar till engagemang.
Planera även för deltagande. Inkludera liveundersökningar, chatt, frågor och svar och andra engagemangsverktyg för en interaktiv upplevelse. När anställda deltar lyssnar de.
4. Designa möten för deltagare
Gör möten mer engagerande och lättsmält med REACH-metoden. Om du inte är bekant med termen är REACH en metod som omplacerar möten utifrån deltagarens perspektiv. Sträva till exempel efter att genomföra möten med 20 minuters intervall. Varför? Forskning visar att intensivt fokus med vuxna elever varar i upp till 20 minuter.
Kolla in varje bokstav i REACH-metodens betydelse nedan:
- R ecall – Vad begränsar min publik från att återkalla lektionen?
- E ffort – Hur mycket ansträngning krävs för att lära sig detta innehåll?
- A ttention – Hur utmanande kommer det att vara att behålla fokus?
- C ause- Vilken orsak eller syfte har de att lära sig?
- H umility – Hur ödmjuka är de som elever (och är jag som instruktör)?
5. Öka kommunikationskadensen
Med tanke på verkligheten med fjärr- och hybridarbete är det troligt att din organisation kan dra nytta av ökad mötesfrekvens för att hålla kommunikationen flytande. Överväg att öka takten i din kommunikation. Och fokusera på kortare möten med enskilt ämne för att inte överbelasta de anställda.
6. Tänk om chefsnärvaro
Det finns en skarp koppling mellan chefer och ledare när det kommer till effektiv kommunikation. 54 % av cheferna på hög nivå säger att de streamar stora företagsuppdateringar (som rådhus och alla händer) minst en gång i veckan. Men bara 20 % av de anställda håller med.
När snabba och kraftfulla förändringsperioder äger rum är det okej att skapa ostrukturerade kontaktpunkter för att checka in med dina team.
Medan chefsmeddelanden är kritiska är kommunikation mer än att förmedla information. Bra kommunikationsverktyg kan hjälpa oss att känna oss mer anslutna till människor. Och när det kommer till företagskommunikation är det att bygga dessa förbindelser där video har störst inverkan.
Lär dig hur chefer lutar sig åt nya kommunikationsstrategier med Workplace Communications Workshop.
7. Anpassa efter sammanhanget
Organisationer har använt video för att tillgodose avlägsna team och förbättra möten i flera år. Men mer robusta verktyg för att producera, redigera och dela videoinnehåll har gjort det lättare för team att samarbeta asynkront och synkront för att öka produktiviteten. Videoinlärning ger anställda större kontroll över när de lär sig för att hjälpa dem att bättre absorbera innehåll.
När det gäller mötesengagemang har många videoverktyg spårningsdata som kan ge tittarnas beteendeinsikter. Dessa data kan inkludera genomsnittlig visningstid, avlämningstid och andra deltagandeåtgärder som kan informera din videokommunikationsstrategi. Du kommer då att kunna se vad som fungerar och förbättra framtida videoupplevelser.
Här är några exempel på hur man kommunicerar med team på ett engagerande sätt med hjälp av video:
- Använd förinspelade videor förutom livevideo. Kombinationen av livestreaming och on-demand-video för interna möten hjälper till att lyfta dina meddelanden.
- Inkludera interaktiva verktyg för att uppmuntra feedback. Detta kräver interaktivitet och ökar direkt engagemanget.
- Skärmdelning steg för steg demos. Detta säkerställer att ditt team inte bara förstår vad som krävs av dem, utan att de förstår uppgiften genom att själva gå igenom rörelserna.
- Skapa ett bibliotek med videoinnehåll. Låt inte din kommunikation falla mellan stolarna! Utnyttja lösningar som låter dig kurera innehåll och tillhandahålla ett nav för team att hålla sig synkroniserade.
8. Förfina kontinuerligt ditt utbildningsprogram för anställda
Att tänka på sammanhanget för ditt innehåll är också viktigt. En framgångsrik intern kommunikationsstrategi planerar för varje deltagare, oavsett var de befinner sig. Om du planerar att bygga ett bibliotek med videoutbildningsinnehåll, se till att tillgodose din publik.
Och kom ihåg:miljön ska inte vara en friktionspunkt i din strategi. Steve Hamaday, Virtual Training Manager på Axalta, upplevde detta från första hand när hans team började implementera virtuella utbildningar.
"Vårt innehållsteams primära ansvar är att utveckla träningsinnehåll för det fysiska klassrummet", säger han. "Eftersom vi tränar på ett annat sätt genom vårt virtuella program måste vi "översätta" innehållet något för att vara mer effektivt för våra onlinedeltagare."
9. Testa alltid din teknik
Att testa din teknik är den sista biten till en effektiv intern kommunikationsstrategi. Det beror på att det här är kanalen där ditt meddelande levereras. "Du vill aldrig starta ditt evenemang och se folk kommentera "Jag har inget ljud, jag har ingen video, hjälp!" säger David Haug, Senior Video Producer på Deloitte Global.
För att undvika att sådana hicka stör upplevelsen, ta för vana att testa din videoström. Detta innebär att du kontrollerar ljudkvaliteten, videokvaliteten och internetanslutningen. Gå igenom rörelserna som om det var den verkliga dagen. Och överväg att låta någon gå med som deltagare för att övervaka medarbetarsynen och säkerställa att din vision går ihop som planerat.
Avsluta
Arbetet görs aldrig när du framtidssäkrar din interna kommunikationsstrategi. Kom bara ihåg att alla dina ansträngningar tjänar målet att få kontakt med anställda på ett autentiskt sätt för att hjälpa dem att producera sitt bästa arbete.
Nå ditt team med video
Ursprungligen publicerad den 20 juni 2019 av Emily Gover. Uppdaterad 23 april 2021 av Alysha Parker.