Det finns en liten men akut rädsla jag brukade stöta på.
När världen gick till jobbet hemifrån blev det bara värre. Jag antar att de flesta kontorsanställda kände det också.
Ett återkommande, frustrerande ryck av "Åh nej, det här kommer att bli tråkigt" kom när jag var djupt inne i en uppgift och insåg att hjälp eller feedback från en kollega krävdes.
Problemet var att medan jag var genomsyrad av uppgiften och alla dess sammanhang, så var andra inte det.
Åtminstone inte helt.
Och så skulle jag omedelbart känna en känsla av ångest eller stress när jag tänkte på tiden och ansträngningen det skulle ta att förklara allt i ett e-postmeddelande, på Slack eller till och med på ett samtal.
Bara så att jag kunde få ett enkelt svar och fortsätta med mitt arbete.
Det var tills jag upptäckte salvan. Det helande balsamet som låter dig snabbt dela sammanhang, undvika behovet av att schemalägga ett möte eller videosamtal och eliminera överflödig skrivning och textförklaring.
Den stora lösningen är screencasting, den enkla processen att spela in en kort video och dela den med kollegor. Det är det perfekta sättet att kommunicera idéer, sammanhang, kunskap och nästan all annan typ av information.
Nu när jag stöter på den stressen spelar jag helt enkelt in en kort video med Snagit, vilket nästan alltid är lättare än att skriva ut saker.
Det visuella i en skärminspelning kombinerat med berättarröst ger allt sammanhang, och jag kan få svar på mycket kortare tid än om jag använde text ensam.
Men screencasting gör mer än att lindra stunder av mindre frustration. Det är en idealisk metod för att lösa eller förbättra andra delar av arbetet.
Här är ytterligare sju sätt att använda screencasting för att arbeta snabbare och med större effektivitet.
1. Planera och utför arbete
Jag arbetar på TechSmith-webbplatsen. Som vilken webbplats som helst har den många sidor gjorda av innehållsbitar, bilder, videor och andra element. Det är ofta i behov av ändringar eller uppdateringar för att spegla utvecklingen av vår verksamhet och våra produkter.
Utmaningen är att när ett specifikt element behöver en uppdatering dyker ett antal frågor upp.
"Var finns det här innehållet på webbplatsen?" "Hur behöver det förändras?" "Är det på flera ställen?"
Att svara på dessa frågor via e-post är lite som att försöka beskriva ett specifikt element i en bild för någon som står på andra sidan en gardin. Du måste vara extremt specifik med vad du säger.
Istället gör vi filmer som förklarar vad som behöver göras. Sedan kan den videon delas för att se till att alla håller med om planen. Videon gör vad, var och varför i vårt arbete uppenbart.
Om du som vi använder ett projektledningsprogram som Asana eller Trello kan länken till videon placeras på uppgiften som representerar arbetet.
Nu, när någon påbörjar uppgiften, har de den information som behövs för att komma igång. Och ingen behövde skriva ut allt.
2. Spela in samtal och möten
Videomöten är nu ett sätt att leva.
Oavsett om du använder Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom eller någon annan plattform för att genomföra videomöten, har de i princip varit det enda sättet för kollegor (och utanför arbetet, vänner och familj) att säkert samlas, samarbeta och ha diskussioner.
Även om omständigheterna inte är idealiska, har en stor möjlighet dykt upp. När varje möte är beroende av teknik är varje möte lätt att spela in och arkivera. De flesta videosamtalstjänster har bekvämt inbyggda inspelningsfunktioner, eller så kan du använda skärminspelningsprogram som Camtasia.
Inspelade möten gör det enkelt att referera till vad som diskuterades. Ännu bättre, om någon missade mötet kan de komma ikapp genom att titta på inspelningen.
Ett inspelat möte är också bra, eftersom du kan använda en videoredigerare som Camtasia för att ta bort en del av det lediga chatt i början eller slutet. Genom att vara värd för en tjänst som TechSmith Knowmia kan tittarna ställa frågor, så diskussionen behöver inte sluta med mötet, och icke-deltagare kan ge sina tankar.
3. Kund- och produktforskning
Det här tipset bygger på det sista, förutom att jag nu föreslår, med rätt tillåtelse, att du spelar in samtal med kunder. Vanligtvis är dessa samtal om produkt- eller marknadsföringsstrategier.
Informationen som delas i dessa samtal är ovärderlig. Att höra de exakta ord och röster som människor använder när de diskuterar sina erfarenheter av din produkt eller tjänst är ett av de bästa sätten för alla på ett företag att få en förståelse för de kunder de betjänar.
På TechSmith redigerar vi ofta dessa inspelningar för att dela särskilt användbar och upplysande feedback från våra kunder.
Precis som jag föreslog ovan kan du spela in dessa samtal, redigera dem till de användbara delarna och sedan dela dem med andra.
4. Snabba instruktionsvideor
Dagens kontorsarbetares liv är i grunden en handske av olika teknologier.
Vi hoppar från denna datapanel till den, eller en SaaS-produkt till en annan.
När vi navigerar i det tekniska landskapet möter vi oundvikligen en process som vi inte känner till. Eller, lika troligt, behöver någon att du visar dem hur man gör något.
Du förklarar det för dem och går vidare. Då ställer någon annan samma fråga. Och du förklarar det för dem. Och sedan någon annan... tills hela din dag går åt till att visa människor hur man gör saker och aldrig har en möjlighet att fokusera på eller slutföra ditt eget arbete.
Screencasting är din väg ut ur denna förödande cykel.
Spela in en snabb video eller två för de vanliga processerna som folk frågar om. Det kan vara hur man drar särskilda rapporter. Eller hur man ställer in en instrumentpanel.
När du har videon, värd den på något som Screencast.com och skicka länken när någon frågar. Ännu bättre kan du skapa en enkel kunskapsbas som svarar på ett antal vanliga frågor.
Tidsbesparingarna här förvärras - eftersom andra kommer att bli experter, kommer de att dela dina resurser och alla går upp i nivå.
5. Produktdemonstrationer för försäljning och kundupplevelse
Video är användbar under hela försäljningscykeln. Det låter dig vara personlig och vårda relationer på ett sätt som e-post ensam inte gör det, men utan att behöva schemalägga personliga eller livevideosamtal.
I början av ett kundengagemang är det bra för att ge potentiella kunder en titt på din produkt i aktion och visa några av dess mest kraftfulla funktioner.
Allt eftersom konversationen fortskrider kan videor vara mer specifika, till och med skräddarsydda. Många säljare och CX-proffs skapar produktdemovideor för enskilda konton, som kopplar specifika funktioner till hur en kund kan använda dem.
6. Behåll organisatorisk kunskap
När människor lämnar företag för nya möjligheter eller för att gå i pension kan det skapa ett kunskapstomrum.
Långtidsanställda blir vanligtvis experter på vissa uppgifter, procedurer och delar av verksamheten. Det är avgörande att hitta sätt att behålla sin kunskap och upprätthålla organisatorisk och affärskontinuitet.
Screencasting är ett perfekt sätt att göra detta.
Försök göra det till en praxis bland expertanställda att spela in videor av de procedurer och processer som andra behöver förstå. Genom att låta experter fånga deras arbetsflöden säkerställer du att bästa praxis och viktig information inte går förlorad.
7. Ombord nya medarbetare
Om du registrerar viktig kunskap och processer, bygger du troligen ett bibliotek med resurser som är idealiskt för nya medarbetare. I huvudsak att ta kunskap som det tog år att förvärva och göra den tillgänglig för anställda i början av sin anställning.
Sammanställ videor skapade av experter (som i tips #5) till en "Kom igång"-resurs för nyanställda och praktikanter. Eller samla en grupp experter för att brainstorma de viktigaste sakerna som en nyanställd bör veta när de kommer igång i din organisation. Skapa sedan en uppsättning videor som utgör en introduktionskurs.
Om du letar efter inspiration, se hur Virgin Media använder video för att behålla kunskap på sitt företag.
Håll utkik efter fler screencastmöjligheter
Varje bransch, verksamhet, organisation och roll har sina unika processer och element. Och video kan sannolikt hjälpa till att lindra vanliga problem eller göra arbetet mer effektivt på något sätt för dem alla.
Så håll utkik, eftersom du förmodligen kommer att hitta sätt att anpassa det jag har föreslagit och förmodligen ett antal nya idéer.
Fler skärmsändningsresurser
- Den ultimata guiden:Vad är screencasting och varför använda det?
- Hur man gör en skärmsändning i 5 enkla steg
- Hur man spelar in den perfekta liveströmmande videon
- Hur man gör en produktdemovideo (gratis mall)
- Hur du förvandlar din fjärrkommunikation med bilder och videor