Alla har känt stressen av en deadline som närmar sig snabbt. Kanske är du en vanlig förhalare eller kanske har du tagit på dig mer arbete än du kunde hantera. Oavsett anledningen är den stressen något som alla hoppas undvika när det är möjligt, så vi har samlat dessa sju tips som hjälper dig att hålla dina projekt på rätt spår och förhoppningsvis undvika paniken som sätter in när du inser att du behöver leverera en video imorgon .
Förhindra ångest i sista minuten genom god planering.
Att övervinna rädslan för en hotande deadline börjar med god planering. Så snart du vet när din kommande deadline är, börja lägga ut en färdplan för projektets slutförande. Dela upp projektet i så många steg du behöver för att uppgiften ska verka hanterbar.
När du har din lista med steg, försök att uppskatta, så exakt som möjligt, hur lång tid varje steg kommer att ta. Arbeta baklänges från ditt mål för slutdatum för att ställa in minideadlines för att hålla dig på rätt spår när du går vidare. Titta sedan ofta på det här schemat under produktion och post för att se till att du följer detta schema.
Naturligtvis börjar saker och ting bli mer komplicerade när du lägger till fler projekt – och fler deadlines – till mixen.
Juggling med flera projekt
Du kan använda samma strategi som beskrivs ovan för att göra ett produktionsschema för hela din arbetsbörda. Dela upp varje projekt i dess komponentuppgifter och arbeta sedan baklänges från dina deadlines för att ställa in måldatum för varje steg. Den enda skillnaden när du arbetar med flera projekt är att du har mycket fler komponentuppgifter att ta hänsyn till.
När du organiserar ditt schema, försök att gruppera liknande uppgifter så mycket som möjligt. Om du behöver lite naturbroll för två olika projekt, schemalägg bara en resa till din lokala park eller skog. Att filma B-roll för båda projekten på samma resa kommer att spara tid i det långa loppet – även när det innebär att du förlänger din resa med en timme eller två.
Ett strategiskt planerat produktionsschema kommer att vara till stor hjälp för att slutföra alla dina projekt i tid utan att bli överväldigad av de många rörliga delarna.
Tids (mikro)hanteringssystem
Nu när du har den stora bilden i en kalender, är det dags att spänna fast och göra jobbet. Om du har tur har du bemästrat konsten att hantera tid och fokus och har inga problem att hålla på med uppgiften och arbeta så produktivt som möjligt. För oss andra kan vi behöva lite hjälp i form av ett strukturerat tidshanteringssystem.
Det finns många etablerade tidshanteringstekniker, var och en med sina otaliga varianter - gör lite forskning och experimentera för att ta reda på vilken som fungerar bäst för ditt arbetsflöde. Ett populärt alternativ som du kanske har stött på är Pomodoro-metoden, som delar upp din arbetstid i 25 minuters bitar med fem minuters pauser. Detta kan vara en tilltalande metod för redaktörer som har svårt att göra framsteg i ett projekt. Att bygga pauser i din arbetstid kan hjälpa dig att hålla dig motiverad. Du behöver mycket uthållighet för att ta dig igenom den långa natten av redigering som leder fram till en snäv deadline.
Håll kommunikationen öppen
All planering och tidshantering i världen hjälper inte om du väntar på någon annan. Det är här vikten av kommunikation kommer in i bilden. Använd din noggrant planerade kalender för att förutse vad du behöver när du ska kunna fortsätta arbeta. Börja sedan påminna dina medarbetare i god tid för att hjälpa dem att få dig den viktiga biten i tid.
Å andra sidan, om du är den som håller upp saker, var öppen och ärlig om vad som orsakar förseningen och när du anar att du kommer att ha det som behövs. Att hålla en tydlig kommunikationslinje öppen hela tiden är ibland allt som behövs för att hålla ett projekt på rätt spår. Om du behöver mer tid för att producera ett visst element är det bättre att meddela din kund eller samarbetspartner i förväg så att de åtminstone kan planera runt den saknade delen.
Nöj dig med det du har
När allt annat misslyckas och bra kommunikation inte räcker för att få det material du behöver för att fortsätta, är det dags att slå igenom med det du har. Kan inte skådespelaren ta sig till inspelningen som planerat? Fundera på vad du mer kan göra under den tiden för att hålla projektet på rätt spår. Finns det B-roll eller produktbilder du kan få istället? Om du väntar på att en grafik ska komma in från din designer, se framåt – kanske kan du perfekta din färgklass medan du väntar.
Värre än att vänta på andra människor är när du hålls tillbaka av dina egna misstag. Säg att du missade ett viktigt skott när du var på plats och nu har du inte tid att gå tillbaka och göra en upphämtning. Finns det ett skott från en annan sektion som kan täcka gapet? Eller bildmaterial du kan använda istället?
Använd tillgängliga genvägar
På tal om arkivfilmer, förgjorda bilder och rörliga grafikmallar kan spara mycket tid för att motivera sina extra kostnader. Om du behöver projektet gjort igår, men du kämpar med öppningstitlarna, kan ett anpassningsbart förbyggt grafikpaket vara en livräddare. Var inte rädd för att använda alla tillgängliga genvägar när du har tid.
Du kanske känner att det är fusk att använda en färdig mall, men proffs vet att aktietillgångar är en resurs som är redo att utnyttjas när det behövs. Dessutom, om du inte har så mycket erfarenhet av rörlig grafik till att börja med, kan användningen av en mall hjälpa dig att producera ett mer polerat färdigt projekt och spara tid.
Färdig, inte perfekt
Vi vill alla göra vårt bästa och presentera vårt bästa arbete, men när det kommer till kritan är färdigt bättre än perfekt. Perfektion är ett beundransvärt mål, men i verkligheten är ingenting någonsin riktigt perfekt. En högkvalitativ produkt färdig i tid är mer värdefull än ett perfekt projekt levererat en vecka för sent. Det kommer en punkt i varje projekt när det är dags att släppa taget och gå vidare till nästa sak – förhoppningsvis med lite ny kunskap och förbättrade produktionsschemaläggningsmöjligheter.
Som Leonardo da Vinci sa, "Konst är aldrig färdig, bara övergiven."
Nicole fungerar bäst under press. Hon är också videoskapare s chefredaktör.