En kort guide till kunskapsdelning:Hur du kommer igång

Företag som gör kunskapsdelning till en del av sin organisationskultur har en tydlig konkurrensfördel.

Gallup, analys- och rådgivningsföretaget, noterar:"Kunskapshantering bör ses som en viktig affärsstrategi och ges samma tid och uppmärksamhet som alla andra IT- eller personalinitiativ."

Fördelarna med kunskapsdelning är utbredda, från ökad smidighet och innovation till större medarbetarnas engagemang. Det är också ett av de bästa sätten att säkerställa affärskontinuitet mitt i normal personalomsättning.

Men termen och till och med själva praktiken kan vara lite ogenomskinlig, vilket gör det svårt att prioritera och implementera.

Så låt oss rita en tydligare bild av exakt vad kunskapsdelning är, de specifika fördelarna och identifiera möjligheter för din organisation att börja göra det just nu.

Vad är kunskapsdelning?

Enkelt uttryckt är kunskapsdelning utbyte av kompetens, information och expertis mellan ett nätverk eller en grupp människor.

I detta sammanhang finns det två typer av kunskap:explicit kunskap och tyst kunskap.

Explicit kunskap är den typ som lätt kan registreras, kodifieras, artikuleras och nås. Det är ofta saker som kan finnas i dokumentation, manualer, tutorials eller instruktionsvideor.

Tyst kunskap, som är komplementär till den explicita formen, är den visdom, erfarenhet, insikt och intuition som bygger sammanhanget kring explicit kunskap. De med tyst kunskap vet varför en viss praxis är avgörande för ett företag eller hur en uppsättning beslut fattades.

Det enklaste sättet att dela kunskap

Oavsett om du försöker dela explicit eller tyst kunskap, kan det kännas som en svår uppgift.

Hur gör en organisation viktig information lättillgänglig för alla utan att spendera orimligt mycket tid eller pengar?

Svaret är att skapa en kultur för kunskapsdelning.

Organisationer bör uppmuntra anställda att dela med sig av sin kunskap och tillhandahålla verktyg som gör det enkelt att göra det.
Det fina är att du inte behöver implementera ett helt kunskapshanteringssystem för att komma igång. Några enkla verktyg för skärminspelning eller skärminspelning som TechSmith Snagit och Camtasia är mer än tillräckligt.

Verktyg som Snagit och Camtasia hjälper anställda att skapa jobbhjälpmedel, screencasts, handledningar och annat informativt innehåll. Lagra och dela dessa resurser i en kunskapsbas, företagets intranät eller till och med enkla samarbetsutrymmen som Google Dokument för snabb och enkel åtkomst.

Nyckeln är att tillhandahålla verktygen och knuffarna till uppmuntran.

Tre skäl att börja dela kunskap just nu

När kunskap flödar lätt genom en organisation, frodas många aspekter av verksamheten.

Här är tre sätt som kunskapsdelning har visat sig vara till fördel för organisationer.

1. Öka ROI för mjukvaruverktyg och andra företagsinvesteringar

I sin 2020 State of Tech Spend fann Flexera, en IT-hanteringsleverantör, att den genomsnittliga verksamheten spenderar nästan tio procent av sina intäkter på IT-resurser. Finans-, molntjänster och mjukvaruföretag spenderar över genomsnittet med programvaruföretag som i genomsnitt spenderar nästan 25 procent av sina intäkter på IT-resurser.

Att maximera avkastningen på investeringen för dessa investeringar är absolut nödvändigt.

Det bästa sättet att göra det?

Uppmuntra kunskapsdelning. Detta kommer att hjälpa till att säkerställa att så många anställda som möjligt förstår syftet med verktygen och hur de ska användas.

Bidra till personer med expertis eller intresse för ny programvara eller teknologi för att skapa några screencasts som visar nyckelelement. Att dela videor och göra andra resurser tillgängliga är ett enkelt sätt att skapa en enkel kunskapsbas.

Det idealiska resultatet är att expertis flödar fritt i hela din organisation, vilket maximerar avkastningen på dina teknikutgifter.

2. Underlätta utmaningar i samband med personalomsättning och "kompetensflykt"

Ett av de största hoten mot ett företags effektivitet är omsättningen av kunskap och talang.

Även här ger Gallup insikt och observerar att vi för närvarande är eller snart kommer att se en stor utvandring av anställda när babyboomergenerationen når pensionsåldern och lämnar arbetsstyrkan.

Men det är inte bara generationsväxlingar som organisationer måste navigera.

Dagens arbetsstyrka är övergående med en anställds genomsnittliga anställningstid på cirka 4,2 år och många anställda är ständigt öppna för nya möjligheter.

Företag kan skapa "kunskapsvallar" genom att låta veterananställda registrera sin samlade kunskap i skärmsändningar, instruktioner, jobbhjälpmedel och annan dokumentation. Gör dessa resurser tillgängliga för andra anställda så kan du enkelt fylla en kompetenslucka om en skulle uppstå.

Att implementera även ett löst kunskapsdelningssystem kan förhindra förlust av nyckelinformation och erfarenhet när högpresterande eller långtidsanställda slutar.

3. Stöd medarbetarnas utveckling, tillfredsställelse och behålla

LinkedIn Learnings Workplace Learning Report 2021 fann att företag som erbjuder möjligheter till tillväxt och mobilitet är mer benägna att behålla anställda under en längre tid.

Faktum är att "Enligt LinkedIn-data stannar anställda på företag med hög intern rörlighet nästan två gånger längre än de som inte gör det."

Med andra ord, människor vill arbeta på en plats där de har möjligheter att växa, anta nya utmaningar och avancera sina karriärer. Att få nya färdigheter genom att lära sig på jobbet och på jobbet är ett av de främsta sätten att göra detta på.

Formella utbildningsprogram spelar en viktig roll här, men informell, daglig kunskapsdelning kan också ha stor inverkan.

Att främja en samarbetsmiljö som uppmuntrar och underlättar effektiv kunskapsdelning kommer att vara ett enormt lyft för medarbetarnas utveckling och behålla.

Tre möjligheter för kunskapsdelning i varje organisation

Det finns möjligheter till kunskapsdelning som är unika för vissa organisationer och branscher, men många är konsekventa vart du än går. Här är tre möjligheter tillgängliga för alla organisationer.

1. Introduktions- och utbildningsinnehåll

Börja dela kunskap redan från början genom att dra in den i introduktions- och utbildningsinnehåll för nyanställda.

Sammankalla en grupp veterananställda för att identifiera initiala kunskapsdelningsmöjligheter. Låt sedan medlemmar i den här gruppen skapa resurser som kan lära nyanställda om företagets normer, system, processer och praxis.

Använd dessa resurser för att ge nya medarbetare en kurerad utbildningskurs under de första dagarna på jobbet. De kommer att uppskatta stödet och din organisation kommer att dra nytta av den snabba tiden till produktivitet.

2. Utrullningar av programvara och system

Organisationer lägger alltid till, uppdaterar eller ersätter teknik och system. Dessa övergångar kan skapa perioder av ineffektivitet.

När du rullar ut ny teknik eller utför en större uppdatering, förbered pumpen med stödjande innehåll. Skapa screencasts, instruktioner och annan dokumentation för att hjälpa anställda att bli bekväma. Ämnen som kontoinställningar och hur man använder nya funktioner är bra ställen att börja, men det kommer att finnas mycket mer beroende på din situation.

Ofta kan det vara en laginsats att skapa stödmaterial för utrullning av teknik, och du behöver inte anlita personer som redan är experter för att skapa resurser.

Samla en grupp av intressenter och uppdrag var och en med att lära sig eller förstå en viss del av det nya systemet. De kan sedan skapa stödmaterial för sitt tilldelade område.

Ett distribuerat och aktivt förhållningssätt till kunskapsdelning, som det som förklaras här, är idealiskt.

3. IT och teknisk support (intern och kundinriktad)

IT- och tekniska supportteam är konsekvent överväldigade.

Internt stöder de ett brett utbud av teknik som håller verksamheten igång.

Externt ser de till att dina kunder förblir nöjda och nöjda genom att lösa problem så snabbt som möjligt.

Att hitta sätt att hantera och till och med lätta på denna tunga arbetsbörda är avgörande. Naturligtvis är kunskapsdelning ett idealiskt sätt att göra det.

De flesta IT- och supportteam stöter på vissa frågor oftare än andra. För många av dessa frågor kan en enkel video eller instruktionsdokument ge ett enkelt svar.

Förse dina IT- och supportteam med enkla kunskapsinsamlingsverktyg. Ge sedan tid och uppmuntran att skapa och dela resurser som svarar på de vanliga supportfrågorna.

När resurser väl finns kan de användas för att svara på relevanta förfrågningar, vilket ger en genväg som regelbundet sparar tid.

Två stora skäl att luta sig åt kunskapsdelning

Jag har två sista anledningar till att varje organisation bör prioritera kunskapsdelning.

För det första är kunskapsdelning vanligt i dagens samhälle. Oräkneliga onlinekurser, YouTube-kanaler och konton i sociala medier ägnas åt att lära ut nya färdigheter och kunskaper. Många av dina anställda engagerar sig regelbundet i detta ekosystem, om än på ämnen av deras eget intresse.

För det andra blir fördelarna med kunskapsdelning snabbt sammansatta.

Det underlättar effektiviteten i hela företaget. När nya medarbetare kommer igång snabbare lägger veteraner mindre tid på att träna och svara på frågor.

Dessutom är anställda mer villiga att arbeta med nya, utmanande saker när de vet att kunskap och information är tillgänglig. Företag som delar med sig av kunskap blir mer innovativa som ett resultat.

Kraften i kunskapsdelning är utbredd, genomgripande och lätt att börja göra. Vad väntar du på?

Enkelt uttryckt är kunskapsdelning utbyte av färdigheter, information och expertis mellan ett nätverk eller en grupp människor.

Kunskapsdelning är en kritisk praxis för organisationer idag. Dess fördelar är utbredda, eftersom det hjälper anställda på alla nivåer att bli mer produktiva, säkerställer att kritisk kunskap inte lämnar en organisation och hjälper företag att utveckla och behålla talang.

Det finns många sätt att dela kunskap på arbetsplatsen. En av de enklaste är att använda skärmdumpnings- eller skärminspelningsverktyg för att skapa screencasts, videor och andra resurser som dokumenterar nyckelkunskap, processer och information. Dessa resurser kan sedan nås på begäran av anställda när de behöver dem.