Hur du krossar din nästa utrullning av programvara

Förändringar är skrämmande och stora lanseringar av programvara kan vara några av de mest skrämmande förändringarna som din organisations användare upplever.

Det är lätt att glömma att inte alla är en teknisk guru.

För några av dina kollegor kan det i bästa fall vara skrämmande att bemästra en ny teknik eller mjukvaruapplikation och - i värsta fall - otroligt störande och frustrerande.

I slutändan är framgångsrik implementering lika med framgångsrik programvaruanvändning.

Så, hur hanterar du användarnas förväntningar och upplevelser samtidigt som du säkerställer att den tekniska sidan också går smidigt?

Jag ska visa dig.

En bra plan som centrerar dina användare och fokuserar på kommunikation och utbildning kan räcka långt för att säkerställa att din organisations programvaruutrullning inte bara är bra, utan en fantastisk framgång.

Här är vad du lär dig i vår guide för programutrullning:

• De väsentliga delarna av din lanseringsplan.
• Hur du får inköp i din organisation.
• Hur du effektivt kommunicerar med dina användare.
• Varför träning är din högsta prioritet.
• Fyra misstag som kan sänka din lansering innan den börjar.

Hur man skapar en programutrullningsplan

Det kan tyckas vara en självklarhet, men precis som alla projekt i din organisation bör du skapa en plan för hur du rullar ut ny programvara. Och den planen bör ta upp upptakten till lanseringen, själva lanseringen och efter lanseringen.

För den här artikeln kommer vi att anta att du och ditt team har gjort due diligence i att bedöma din organisations affärsmål och behov, inklusive budget, mjukvarufunktioner, säkerhetsproblem, etc.

Att räkna ut dessa i förväg kommer att säkerställa att teammedlemmarna spenderar mindre tid och ansträngning i det långa loppet.

Du har redan valt programvaran eller företagsmjukvaran du behöver, nu måste du ta itu med hur du får det till dina användare.

Följ bästa praxis för programutrullning

Långt innan du ens funderar på att lansera din nya programvara behöver du en ny programutrullningsplan som omfattar: hur du kommer att lansera det, till vem, enligt vilket schema och – viktigast av allt – hur du kommer att kommunicera med dina användare om utbyggnaden och tillhandahålla utbildningsdokument de kan behöva.

Även om de flesta IT-team förstår vikten av att planera det tekniska arbetet med en programvaruutrullning, är det lätt att glömma den mänskliga påverkan av ditt projekt.

Du och ditt team kommer självklart att göra arbetet med att rulla ut den nya programvaran, men din planering måste centrera dina användares behov, rädslor, förväntningar och oro inför den kommande lanseringen.

Tänk noga på de bästa metoderna för att lansera den nya programvaran i din planering genom att ställa viktiga frågor:

• Kommer detta att vara en lansering i hela organisationen eller ett stegvis tillvägagångssätt?
• Om den är fasad, vem får den först och varför?
• Hur kommer detta att påverka våra användare?
• Hur kommer detta att påverka våra kunder eller andra intressenter?
• Vad kan vi göra för att hjälpa användare att förstå vad detta betyder för dem?
• Vem kommer att vara kontaktperson för kommunikation vid lanseringen?
• Hur ska vi hantera rädslor, oro och klagomål?
• Hur kommer vi att stödja våra användare genom övergången och efter lanseringen?
• Vem i vår organisation kan hjälpa till med kommunikation och utbildning?

Planera för alla

Även om ditt företag är en mjukvaru- eller teknikleverantör kan du slå vad om att inte alla i ditt team är lika bekväma med teknik som du. Det är alltid bäst att anta att det kommer att finnas användare som vet precis vad de behöver för att utföra sitt jobb och inget mer.

En gång, när jag utbildade Microsoft Word-användare i tillgänglighet, gjorde jag en tillfällig hänvisning till att använda CTRL-C för att kopiera och CTRL-V för att klistra in. De stirrade på mig som om jag pratade ett annat språk.

Dessa var människor som hade använt Word och andra MS Office-program i åratal, om inte decennier. Trots att de använt produkten länge, hade nästan ingen av dem hört talas om snabbtangenter eller någonsin använt dem.

Det var en otroligt ögonöppnande upplevelse för mig när det gäller träning. Anta aldrig att även erfarna användare vet vad du vet.

Du vill inte behandla dem som noviser, men kom ihåg att det kommer att finnas olika grader av erfarenhet och kunskap.

Få buy-in för din programvaruutveckling i hela organisationen

Du har valt din nya programvara. Du har framfört ditt ärende till dina chefer och andra högre ledarskap i din organisation. Du har listat för- och nackdelar och kommit med rekommendationer, och de har gett dig grönt ljus.

Du är redo att börja, eller hur?

Det beror på. Vem ANNAT pratade du med?

Det är frestande att anta att genom att få godkännande från dina chefer har du allt du behöver.

Men har du pratat med de människor som kommer att påverkas mest av denna förändring? Har du frågat deras behov och förhoppningar om någon ny programvara? Har du diskuterat eventuella fallgropar eller farhågor de kan ha angående förändringen?

Varje åtgärd för att uppdatera eller ändra mjukvarulösningar bör i hög grad involvera de människor som är beroende av den för att utföra sina jobb. Du kan göra all forskning i världen och du kommer fortfarande inte att vara lika kunnig om de dagliga kraven som de som faktiskt gör jobbet.

Det kan vara lättare i mindre organisationer där du helt enkelt kan prata med alla en-mot-en. Större företag kan behöva bli kreativa.

Här är några sätt att prata med användare utan att egentligen behöva prata med VARJE användare:

• Fokusgrupper
• Enkäter
• Live Q&A-sessioner
• Webinarier
• Slack/Teams-kanaler

Oavsett hur du gör det, kommer du att förstå vad dina användare behöver hjälpa till att få deras buy-in när du låter dem veta vad som förändras. Även om du kanske inte kan tillfredsställa alla deras krav eller problem (låt oss inse det, det finns inget sådant som den perfekta programvaran), men de kommer att känna sig lyssnade på och du kommer att visa att du bryr dig om deras arbete.

Och det finns en potentiell bonus! Genom att arbeta med de olika avdelningarna och kollegorna som kommer att använda den nya mjukvaran kan du identifiera potentiella mästare som kan hjälpa till att förespråka och evangelisera det nya verktyget.

Oavsett om de fungerar som förbindelselänkar mellan deras team och ditt eller bara blir sorts experter på plats, är det ofta till stor hjälp att ha någon i ditt hörn på användarnivå.

Kommunicera effektivt för en framgångsrik utrullning av programvara

Har du anat ett tema i det här inlägget? Kommunikation är det bästa verktyget i din verktygslåda för att säkerställa en framgångsrik utrullning av programvara.

Men kommunikation kan inte handla om långa e-postmeddelanden från dig och ditt team om vad som kommer härnäst.

E-post kommer säkert att vara ett viktigt sätt att kommunicera med dina användare, men det borde inte vara det enda sättet.

Under förlansering, lansering och efterlansering av din lansering, använd olika kommunikationsmedel för att vara säker på att alla dina användare har tillgång till den information de behöver.

Hur du kommunicerar med dina användare

Precis som exemplen ovan om att få buy-in, här är några bra sätt att kommunicera viktig information:

E-post

E-post är ett utmärkt sätt att göra snabba uppdateringar och meddelanden. För de flesta av oss är vår e-postapplikation (som MS Outlook) också hur vi schemalägger möten och andra evenemang. Använd det definitivt till din fördel.

E-post är också otroligt opersonligt och kan kännas överväldigande. Använd den sparsamt. Undvik långa e-postmeddelanden som kräver att användarna tar in och kommer ihåg mycket information.

Personliga/live-distansmöten och evenemang

Oavsett om det är en frågestund, en webbseminariumpresentation om nya funktioner eller en rundabordsdiskussion, erbjuder liveevenemang en mer personlig och engagerande upplevelse för många användare.

Proffstips:Spela in dina livesessioner och dela dem för alla som inte kunde närvara så att användarna kan gå tillbaka och titta för granskning om det behövs.

Video

Snabba informationsvideor överbryggar klyftan mellan e-post och livepresentationer. Du kan vara mer medveten med vad du vill presentera och du har mer kontroll över tempot och innehållet.

Video engagerar och vår forskning visar att fler och fler människor söker informationsvideor på egen hand.

Som med e-post, undvik långa och överväldigande videor. Om du har ett antal ämnen att ta upp, överväg att skapa en serie videor som täcker specifika ämnen. På så sätt kan folk gå tillbaka och granska de som de behöver utan att behöva komma ihåg var du pratade om en viss funktion i din 30-minuters video.

Tips för effektiv kommunikation om din programvaruutveckling

All kommunikation med din organisation bör centrera dina användare. Svara på deras frågor, förse dem med den information de behöver för att lyckas och dämpa deras rädsla och oro.

Här är några saker att tänka på:

1. Tänk som en användare, inte en administratör

Undvik teknisk jargong eller alltför tekniska ord och akronymer. Om du absolut måste använda en teknisk term, se till att du definierar den på ett sätt som alla kan förstå. Som nämnts ovan, kom ihåg att inte alla är teknikexperter. Se till att all kommunikation är lätt att förstå.

2. Överväg att samarbeta med HR eller marknadsföring

Om du verkligen vill slå ut din kommunikation ur parken, överväg att samarbeta med kommunikationsexperterna i din organisation. Dina HR- och marknadsföringskollegor är väl insatta i att både hjälpa människor att förstå komplexa koncept och hantera rädslor och bekymmer.

3. Kom ihåg att verklig kommunikation är en dubbelriktad gata

Kommunikation är inte bara vad du sprider ut till din publik. Verklig kommunikation inkluderar att lyssna på och ta itu med feedback. Se till att dina användare har ett sätt att ställa frågor, ta upp frågor och be om hjälp.

4. Fortsätt uppsökande efter lanseringsdagen

Din programvaruutrullning slutar inte efter implementeringen och det borde inte heller din kommunikation. Håll kommunikationslinjerna öppna efter lanseringen och glöm inte att samla in feedback om hur allt gick.

Gör träning till din första prioritet

Men vänta, jag trodde att kommunikation var nyckeln till en framgångsrik programvaruutveckling! Vad ger?

Tja, vad är träning, men förmedling av begrepp och kunskap till dem som behöver det?

Anledningen till att människor fruktar förändringar på jobbet är att de oroar sig för att de inte kommer att kunna fungera i den nya miljön. Ditt jobb som IT-proffs är att ge dem de kunskaper och färdigheter de behöver för att övervinna sina rädslor.

Precis som din kommunikation under hela utbyggnadsprocessen bör din utbildning ta olika former beroende på behovet. Det är en bra idé att erbjuda flexibla alternativ som grafik och video för att lansera programvaruplattformar över hela företaget. På så sätt kan användarna alltid gå tillbaka och titta på informationen igen eller så kan den återanvändas som en del av introduktionen av nya medarbetare.

Det finns inget mer skrämmande för de flesta användare (som redan är nervösa för ny programvara) än att möta ett gigantiskt textdokument eller e-postmeddelanden fulla av stycke efter stycke med teknisk information.

Berätta inte för dina användare hur de använder den nya programvaran, visa dem!

Vanliga effektiva träningsmetoder inkluderar:

• Personliga eller direktsända fjärrträningssessioner.
• Långa utbildningsvideor.
• Ett bibliotek med korta utbildningsvideor som tar upp specifika ämnen eller funktioner.
• Mycket visuell användardokumentation och hjälpdokument.

Kom ihåg att du inte behöver vara en video- eller grafikproffs för att skapa utbildningsvideor och dokument av professionell kvalitet. TechSmith Camtasia och TechSmith Snagit erbjuder kraftfulla men lättanvända funktioner som låter vem som helst snabbt och enkelt dela kunskap och färdigheter.

Och Camtasia och Snagit fungerar utmärkt tillsammans, vilket gör dina träningsvideor och dokument ännu mer effektiva.

Oavsett vilka träningsmetoder du använder, kom ihåg att centrera dina användare och deras behov när du skapar ditt innehåll.

Fyra misstag att undvika för din programvaruutveckling

Även den mest välplanerade och genomförda programutrullningen kan misslyckas, men att undvika dessa fyra vanliga misstag kan hjälpa dig att undvika katastrofer.

1. Ignorerar oliktänkande

Har du någonsin hört frasen "du kan inte tillfredsställa alla?" Även med den bästa kommunikationen kommer inte alla i din organisation att vara nöjda med förändringarna. Det kommer alltid att finnas någon som inte håller med. Och även om det är lätt att avfärda nejsägare som nejsägare, kan ignorera dem leda till större problem på vägen.

I bästa fall kan de känna att du inte tar deras oro på allvar, i värsta fall riskerar du att gå miste om viktig information som kan hjälpa dig att fatta bättre beslut i utbyggnadsprocessen.

Lyssna på alla och använd informationen så gott du kan.

2. Påskynda processen

Ge alla (inklusive ditt IT-team) den tid de behöver för att få ordning på saker och ting innan en eventuell utrullning av programvara. Ge dina användare mycket meddelande om de kommande ändringarna så att de har tid att ta itu med sitt arbete och du har tid att ta itu med eventuella problem som kan uppstå.

3. Att inte inkludera icke-IT-personal i beslutsprocessen

I ett användarcentrerat tillvägagångssätt för utrullning av programvara vill du vara säker på att inkludera de faktiska användarna i alla beslut som påverkar deras arbete. Det betyder inte att du måste prata med varenda anställd, men se till att det finns goda möjligheter för användare att ge förslag, feedback och idéer om hur man får det att fungera.

4. Lyssnar inte på dina användare efter lanseringen

Samla feedback och lyssna på vad som fungerade och vad som inte fungerade. Använd den här informationen för att lösa problem med den aktuella lanseringen och för att informera om bättre processer för nästa.

Centrera dina användare för framgång med programutrullning!

Genom att centrera dina användare i valfri mjukvaruutrullning säkerställer du att alla får vad de behöver när de behöver det.

Oavsett om du rullar ut ny eller uppdaterad programvara till 3, 30 eller 3 000 personer, har du en stark plan som centrerar dina användare, har inköp från alla nivåer i din organisation och fortsätter efter lanseringsdagen, kommer det att bidra till framgång.

Vanliga frågor

Varje utrullning är olika, men oavsett plan, se till att du centrerar dina användare och deras behov och problem i vilken plan du skapar. Se till att ha system på plats för att svara på frågorna och se till att träning är din första prioritet.

Du behöver inte vara en videoproffs för att skapa programvaruutbildningsvideor av professionell kvalitet. TechSmith Camtasia gör det enkelt att skapa effektiva och engagerande programvaruutbildningsvideor för din utrullning av programvara.

Se till att all användardokumentation du skapar innehåller visuella bilder! TechSmith Snagit gör det enkelt att skapa alla typer av användardokumentation, inklusive guider, steg-för-steg-processdokument och mer!