Det är en ganska bra- känt faktum att utskriftshantering är big business nu för tiden. En av de stora problemen som företag av alla former och storlekar står inför är att deras anställda helt enkelt inte har de färdigheter eller kunskaper som krävs för att fatta rätt inköpsbeslut när det gäller tryckerier.
Jag minns ett företag som jag arbetade för många år sedan med små och ineffektiva bläckstråleskrivare mellan ett kontor med 20 personer! Mina kollegor vid den tiden klagade ofta över att de behövde byta bläckpatroner på dem och väntat länge på att stora utskriftsjobb skulle slutföras.
När jag frågade min chef varför vi använde dessa bläckstråleskrivare var anledningen till att han gav mig att "företagets köpare såg dem på specialerbjudande i sin lokala datorbutik"! Än idag kan jag fortfarande inte förstå vad som fick köparen att köpa dessa billiga skrivare utan att undersöka utskriftsbehoven hos de personer som faktiskt skulle använda dem.
Ironiskt nog hade han en ganska anständig laserskrivare på sitt kontor som var mer än kapabel att hantera stora volymer utskriftsjobb, men han använde den bara ungefär två gånger i månaden! Hur underhållande den här lilla historien än låter, jag är rädd att säga att det bara är ett av många exempel på hur företag har ineffektiva (och ofta dyra) utskriftsmetoder.
Vikten av utskriftshantering
Ämnet print management är ett mycket viktigt ämne på arbetsplatsen. Skrivare står för en stor del av ett företags IT-utgifter varje år, och jag pratar inte bara om kostnaden för att köpa eller leasa skrivarna!
Skrivarförbrukningsmaterial som patroner, toner, trummor och papper står för en stor del av utskriftskostnaderna, och det är ett område där många företag gör misstag. Det är alltid lätt att bara köpa en billig skrivare, men i allmänhet är en av anledningarna till att de är så billiga att förbrukningsvarorna kostar en liten förmögenhet.
Ett tryckhanteringsföretag kommer att kunna samarbeta med dig för att identifiera hur ditt företag kan hålla sina utskriftskostnader låga, och sätten att göra detta på är följande:
-
Kunskap – ingen känner till skrivarmarknaden bättre än någon som är specialiserad på den, så utskriftshanteringsföretag kan berätta vilken typ av skrivare du behöver för dina behov. Till exempel kan du behöva en A3-färgskrivare om du skriver ut många högkvalitativa fotografier eller tekniska färgdokument i stor skala;
-
Expertis – tryckhanteringsföretag finns där för att ge dig råd om vad du behöver, snarare än vad du vill ha. Det kan vara bra att ha en dyr färglaserskrivare på kontoret, men om du aldrig skriver ut något i färg är det slöseri med pengar;
-
Support – problemet med anställda som har liten eller ingen erfarenhet av skrivarmarknaden eller hur man underhåller en skrivare är att du bokstavligen kan hamna på egen hand! Print management företag erbjuder dig det stöd du behöver, när du behöver det.