Du är förmodligen trött på att skriva långa e-postmeddelanden som svar på "Hur går det med det projektet?" eller "Kan du ge mig en uppdatering om den här uppgiften?".
Jag ska berätta för dig om en hemlighet:Folk är trötta på att läsa dem också.
När allt kommer omkring är tid dyrbar, och du vet att du oundvikligen kommer att lägga tid på att skriva en lång förklaring. Men vad händer om du spenderar all denna tid på att samla in tankar, statistik och resultat och sätta ord på dem bara för att din e-post ska förbises, skummas eller glömmas?
Problemet är inte din information.
Det är ditt leveranssätt.
Vi får alla för många mejl. Faktum är att en nyligen genomförd studie uppskattar att en genomsnittlig arbetstagare spenderar ungefär en tredjedel av sin arbetsdag på att läsa och svara på e-postmeddelanden.
Dessutom är långa, ordrika e-postmeddelanden – särskilt de med komplex information – i sig svåra att smälta och komma ihåg.
Så hur skär du igenom röran och säkerställer att din information inte bara går dit den behöver, utan också förstås?
Människor förstår information bättre när den presenteras visuellt, vilket gör det extremt viktigt att kommunicera med bilder och videor. En nyligen genomförd TechSmith-studie fann att 67 % av människor absorberar information snabbare när den presenteras visuellt. Dessutom kom de ihåg det bättre senare. Det är just därför ditt företag bör använda video, och därför bör du skapa videor för att rapportera om projekt.
På TechSmith använder vi en screencast – spelar in din skärm när du presenterar information – eftersom det är ett av de bästa och enklaste sätten att dela projektinformation.
Dessutom behöver du inte en massa snygg utrustning eller professionell videoredigering för att göra det.
Det finns många sätt att använda screencasting på jobbet, men låt oss nu fokusera på att använda screencasts för att rapportera om projektresultat.
Hur man använder screencasts för att rapportera om projektresultat
Steg 1:Samla allt innehåll du vill dela
Har du en webbplatsvärmekarta, några Google Analytics-siffror, ett Excel-kalkylblad, en PowerPoint-bild eller andra objekt som du vill visa för att förklara dina framsteg?
Innan du trycker på inspelningsknappen, öppna allt du behöver för att visa dina resultat. Det är också en bra idé att göra en snabb beskrivning av vad du behöver ta upp i din screencast för att säkerställa att du inte missar några viktiga takeaways.
Om du avser att spela in hela skärmen (istället för bara ett fönster eller urval) se till att rensa allt skräp från vårt skrivbord och stänga alla onödiga webbläsare (eller webbläsarflikar), applikationer, mappar etc. för att undvika onödiga (och potentiellt pinsamma) distraktioner för dina tittare.
Steg 2:Öppna ditt skärminspelningsprogram
Välj sedan och öppna ditt skärminspelningsprogram. TechSmith Snagit är perfekt för snabba skrivbordsinspelningar, som screencasts för att dela projektresultat. Du kan till och med förvandla skärmdumpar till videor med berättarröst och kommentarer!
Snagit låter dig också trimma oönskade bilder från skärminspelningar för enkla redigeringar.
Om du inte har Snagit kan du ladda ner en gratis testversion här.
Steg 3:Spela in webbkameravideo för en personlig introduktion
Du kan hoppa över det här steget om du verkligen är sugen på tid eller om det inte är vettigt för dig. Men i de flesta fall rekommenderar vi starkt ett kort intro med ditt leende ansikte!
Att lägga till personlighet till ditt videoklipp räcker långt, och det är en av de enorma fördelarna video har jämfört med e-post.
Vi älskar att se våra medarbetares ansikten på TechSmith, speciellt om vi arbetar på distans!
Det är enkelt att spela in din webbkamera med Snagit. Du kan spela in video och ljud samtidigt, och du kan också växla mellan webbkamera och skärminspelning under hela din videodelning.
Med den senaste versionen av Snagit kan du också spela in bild i bild! Här är en bra videogenomgång:
Steg 4:Ge en visuell genomgång av dina projektresultat
När du spelar in din skärm, prata igenom dina projektuppdateringar eller resultat. Håll din disposition till hands och gå igenom allt innehåll du tidigare samlat in.
Oroa dig inte om du pratar fel eller på annat sätt stökar till. Fortsätt bara spela in. Du kan klippa bort alla anmärkningsvärda misstag senare.
Gå inte överbord – täck bara höjdpunkterna för att hålla längden på din video så kort som du kan. Om du planerar att täcka flera ämnen, eller om din video kommer att vara längre än några minuter, överväg att dela upp den i en serie videor för att vara mer kortfattad.
Vår forskning om videovisningsvanor visade att även om människor kommer att titta på längre videor som de är intresserade av, så verkar det som om den söta platsen ligger inom intervallet tre till sex minuter.
Steg 5:Spara och dela din video
Slutligen, glöm inte att spara och dela din screencast.
Med Snagit kan du spara din video som en MP4, ett vanligt videofilformat som de flesta datorer kan spela upp, eller skicka din video direkt till en värdsida som YouTube, Vimeo eller Screencast.com.
Nu har du din screencast till hands och redo att delas vid behov.
Har du ett möte på gång där du behöver prata igenom resultaten? Du kan ställa din shareout-video i kö eller skicka den till någon annan att spela om du inte kan delta i mötet.
Eller ännu bättre, hoppa över mötet helt och låt varje mottagare titta på din video när det passar dem bäst!
Det är verkligen så enkelt!
Att spela in en snabb video som täcker dina projektresultat kan faktiskt vara snabbare än att skriva ett långt e-postmeddelande. Dessutom är det mer sannolikt att folk tittar på det och kommer ihåg innehållet senare.
Vanliga frågor:
Kan jag spela in min skärm, webbkamera och ljud samtidigt?Med Snagit kan du! Växla helt enkelt vad du vill spela in och tryck på den stora röda knappen, eller använd bild i bildläge. Så enkelt är det!
Hur redigerar jag min screencast?Snagit kan hjälpa dig att göra enkla redigeringar av videoklipp, som att klippa bort oönskade bilder. Men om du behöver lägga till mer djupgående effekter till en video, föreslår vi att du kollar in Camtasia.