Videokonferenser har blivit normen för professionella möten över hela världen. Enligt experter kommer omkring 90 % av företagen i Nordamerika sannolikt att spendera mer på videokonferenser under det kommande året.
Tyvärr begår många människor misstag och ägnar sig åt oprofessionellt beteende när de är på en videokonferens.
Även om det är bra att ha de bästa kommunikationsverktygen för ditt team inom videokonferenser, är det viktigt att veta hur man ska bete sig under mötet.
Behovet av korrekt beteende har lett till att regler tagits fram för hur deltagarna ska agera under videokonferenser. Många experter anser att vi inte bör offra professionalism på grund av orsaken till en videokonferens.
Nedan finns 8 viktiga regler som anses vara standardetikettbeteende för dem som deltar i videokonferenser.
1. Var beredd
Till skillnad från vad många tror finns det ett behov av att förbereda sig för videokonferenser precis som fysiska affärsmöten.
Några sätt att planera för videokonferenser inkluderar:
- Känn till agendan.
Arrangörerna och deltagarna i en videokonferens bör inte vara i mörker om syftet med mötet. En agenda kommer att skapa en tydlig översikt och hjälpa deltagarna att täcka ämnena för diskussion inom den utsatta tiden.
- Förbered din utrustning och verktyg.
Att ha rätt utrustning och verktyg är det bästa sättet att få ut så mycket som möjligt av videokonferenser. Utrustningen och verktygen för din videokonferens inkluderar både hårdvara och mjukvara.
Utan rätt utrustning och verktyg blir det svårt att få, skicka eller dela information under videokonferensen.
Några viktiga verktyg för videokonferenser inkluderar:
- Internetåtkomst.
- Videoprogramvara.
- Webbkamera.
- Mikrofon.
2. Var inte sen
Tid är en knapp resurs, och de flesta människor ogillar att deras tid slösas bort. En funktion med videokonferenser är att personer från olika tidszoner kan delta. Att inte hålla tiden är ett sätt att dämpa moralen hos de som deltar i mötet.
I en studie sa 67 % av de anställda att hälften av mötena de deltar i är värdelösa, främst på grund av de sena starttiderna för dessa möten. Videokonferenser bör därför starta i tid eftersom förseningar kan leda till att intresset tappas.
Att komma för sent till affärsmöten kan också skada ditt rykte och få folk att se dig som oprofessionell och opålitlig. Några sätt att undvika att komma för sent till videokonferenser är:
- Ställa in ditt alarm.
- Loggar in tidigt.
- Boka om mötet om du är arrangör.
- Be om ursäkt om du av någon anledning är sen.
3. Gör en testkörning
Många saker kan gå fel under videokonferenser. Att genomföra en testkörning är ett bra sätt att förhindra fel under mötet. Det är alltid en bra idé att se till att din hårdvara och mjukvara fungerar som den ska innan mötet börjar. Att skicka ut e-postmeddelanden med din företags e-postsignatur hjälper till att öka trovärdigheten och gör att din högtalare lätt återkallar dig
Några testkörningar du kan utföra inkluderar:
- Kontrollerar att kameran är i ögonhöjd.
- Kontrollera din internetanslutning.
- Testa dina högtalare.
- Kontrollera din mikrofon.
4. Se till att du har en korrekt bakgrund
Många inser inte att bakgrundsområdet under en videokonferens avslöjar mycket mer om din personlighet. En ovårdad och rörig bakgrund ger inte ett gott intryck till andra videokonferensdeltagare.
Lyckligtvis för dem som inte kan hitta ett bra bakgrundsområde i sitt hus, det finns nu appar som Wave.video med gratis redigerbara videozoombakgrundsmallar. Dessa appar kan hjälpa till att förvandla ditt utrymme till en vacker virtuell bakgrund.
Andra sätt att skapa en bra bakgrund är:
- Välj det bäst organiserade utrymmet.
- Ljus upp din bakgrund.
- Använd dekorationer.
5. Klä dig rätt
Forskning publicerad i Journal of Family and Consumer Sciences drog slutsatsen att människor som klär sig ordentligt uppfattas mer positivt än de som inte gör det.
Felaktig klädsel är ett stort problem för arrangörer av videokonferenser. För att undvika pinsamheter måste deltagarna vara medvetna om att inte ta på sig kläder de inte skulle ha på sig på en fysisk konferens.
Även om det finns många fördelar med att arbeta hemifrån, har felaktig klädsel under videokonferenser blivit en av dess nackdelar.
Några saker du bör undvika inkluderar:
- Bär shorts under kostymen.
- Sätta på genomskinlighet.
- Iförd pyjamas och nattlinnen.
- Tung smink.
6. Undvik en bullrig miljö
Ljudkvaliteten på en videokonferens kan antingen göra eller förstöra hela övningen. För att effektivt engagera deltagarna i en videokonferens måste ljudkvaliteten vara skarp och tydlig.
En sak som kan påverka ljudkvaliteten på en videokonferens är en bullrig bakgrund. En deltagare som deltar i en videokonferens från en bullrig miljö kan skapa en olägenhet för andra. Bakgrundsljud från din omgivning kan orsaka distraktioner för dig och andra deltagare.
Det är inte alla som har lyxen av ett ljudisolerat rum. Det finns dock ett par saker du kan göra för att förbättra ljudkvaliteten på en videokonferens.
Följande är några sätt att minska bakgrundsljudet under en videokonferens:
- Håll dig borta från bullerkällor – Identifiera och undvik bullerkällor omkring dig. För de som är inne i ett hus bör apparater som tv-apparater, fläktar och luftkonditionering vara avstängda.
- Använd ett headset – Att använda ett headset är ett effektivt sätt att förstärka din röst och stänga av bakgrundsljud.
- Rita dina persienner och fönster – Att stänga dina fönster och dra för dina gardiner och persienner är ett annat sätt att minska ljudet i ett rum.
- Undvik tomma rum – Det är elementär kunskap som låter eko i ett tomt rum. Ekon beror på ljudvågor som studsar mot rummets hårda väggytor. För att undvika att ha en ekoaktig bakgrund:
- Bo i ett möblerat rum.
- Täck golvet med mattor och mattor.
- Häng tyggardiner.
- Installera bokhyllor.
- Sätt i blomkrukor och växter.
7. Undvik distraktioner
En nackdel med videokonferenser är att man lätt kan bli distraherad. Faktum är att 88 % av arbetarna erkänner att de regelbundet gör flera saker.
Att undvika källor till distraktion är nyckeln till en bra videokonferensupplevelse. Att delta i videokonferenser från ditt hem, fordon eller någon annan plats kan ge många distraktioner.
För dem i huset kan barn och andra familjemedlemmar vara en stor källa till distraktion. För andra som deltar i konferensen utanför sina hus är trafik och andra omgivande rörelser källor till distraktion.
För att undvika distraktioner:
- Gör inte flera uppgifter.
- Stanna inte på en trång plats.
- Undvik att sitta framför en spegel.
8. Tala tydligt
Att tala tydligt är en viktig del av videokonferenser. Du bör tala för att göra det möjligt för andra deltagare att förstå varje ord du säger.
Några av de bästa sätten att projicera din röst tydligt under videokonferenser är:
- Använd en extern mikrofon — Inbyggda mikrofoner på våra bärbara datorer producerar inte effektivt kvalitetsljud under videokonferenser. Att använda en extern mikrofon är ett sätt att förbättra videosamtal.
- Håll dig nära mikrofonen — Att hålla sig nära mikrofonen hjälper till att projicera din röst tydligare och eliminera bakgrundsljud.
- Spara din internetbandbredd — Ju mer bandbredd ditt system har, desto bättre är kvaliteten på din ljudanslutning. Det bästa sättet att spara på din bandbredd är att stänga program som du inte använder på din dator.
Slutsats
Videokonferenser har kommit för att stanna. Det har blivit ett populärt sätt för proffs att kommunicera sinsemellan. Ökningen av videokonferenser i många organisationer har lyft fram behovet av att anta en standarduppsättning av beteende hos deltagarna.
Riktlinjerna som beskrivs i den här artikeln är några av de viktigaste reglerna att komma ihåg under en videokonferens så att folk inte kommer att ifrågasätta din professionalism.
Om a författare: Andreyana Kulina är en digital marknadsföringsspecialist på Brosix, specialiserad på innehållsmarknadsföring och uppsökande strategier. Förutom sin passion för digital marknadsföring gillar hon att vandra och cykla mountainbike. Ta kontakt med henne på LinkedIn.