Fotografer behöver idag bära många hattar. Du måste inte bara fotografera och redigera dina bilder, utan du måste också spendera tid på sociala medier, marknadsföra till kunder och hänga med i alla de dagliga administrativa uppgifterna för att driva ett företag. Det räcker för att ge även den mest organiserade personen huvudvärk. Till råga på det kan tidshantering vara något som kreativa människor ofta kämpar med.
Som en kreativ person, som var stolt över min produktivitet tills jag startade mitt eget företag, har det tagit mig mycket försök och misstag för att ta reda på hur jag ska få ut det mesta av min dag utan massor av stress och överväldigande.
Om du är trött på att känna dig upptagen men inte produktiv, här är några användbara tips.
Välj tre prioriteringar för din dag
De flesta människor har inte en bra känsla för hur lång tid en given uppgift kommer att ta dem. De överbelastas sin kalender med att göra och känner sig sedan otillräckliga eller frustrerade när de inte bockar av alla i slutet av dagen.
Naturligtvis kommer detta tips att bero på vad du behöver få gjort. Du kanske har en inspelningsdag eller behöver ägna hela dagen åt att redigera och kommer därför att fokusera på en uppgift. Men du kommer sannolikt också att ha ett par små saker du behöver göra på en dag, som att skicka en faktura och skicka tillbaka några e-postmeddelanden eller telefonsamtal.
Poängen är att du bör fokusera på tre prioriteringar om dagen och ta itu med dem i ordningsföljd.
Det här tipset är också känt som The Rule-of-Three från boken Getting Results the Agile Way, och den är tänkt att hindra dig från att springa från uppgift till uppgift utan ett klart definierat resultat.
I Rule-of-Three definierar du tre uppgifter att göra på en dag, tre uppgifter för din vecka och även tre uppgifter för din månad och ditt år.
Börja varje dag med att definiera de tre saker du kommer att fokusera på och se till att kolla in med dig själv om att hålla sig på rätt spår. Var uppmärksam på hur lång tid det tar dig, och lägg märke till eventuella mönster som uppstår när du arbetar med vissa uppgifter. Det ger dig mer information för att förfina dina tidshanteringsstrategier.
Spåra din tid
När du kommer igång med att testa olika tidshanteringstekniker, se till att spåra din tid.
Under det första och ett halvt år som jag skötte mitt fotoföretag skrev jag ner allt jag gjorde på en dag i en liten anteckningsbok, samt hur lång tid det tog mig.
Om detta låter som en super tidskrävande och anal sak att göra så är det faktiskt inte det. Det tar verkligen en sekund att kontrollera din klocka och göra en anteckning bestående av två eller tre ord som beskriver din uppgift.
Ännu bättre, du kan använda en tidsspårningsapp som Hours Tracker.
Informationen du får från att spåra din tid är guld.
Om du upptäcker att du spenderar mycket tid på vissa uppgifter som inte är helt nödvändiga, kan du vidta åtgärder för att minska tiden du lägger ner på dem, eller ta bort dem helt och hållet.
Om du till exempel tror att du bara spenderar en halvtimme om dagen på att surfa på nätet, kanske du upptäcker att du ständigt går ner i kaninhålet och att det är närmare två timmar.
Använd en onlinekalender för att schemalägga tidsblock
Ett av de mest effektiva sätten att öka din produktivitet är att arbeta i tidsblock och schemalägga dem i en onlinekalender som Google.
Att organisera ditt schema istället för att ta itu med en att göra-lista hjälper till att tillämpa disciplin och ordning på dina uppgifter.
Du dedikerar specifika tidsfönster till dina uppgifter, vilket gör dem till en prioritet och det enda fokuset under den tiden. Det hjälper till att minimera distraktioner och den mentala bördan av att byta uppgift.
Använd en onlinekalender för att schemalägga dina uppgifter som icke förhandlingsbara händelser. Om du har gjort saker på det analoga sättet – att skriva att göra-listor eller föra en pappersdagbok – kanske du tycker att det är mycket effektivare att använda en onlinekalender.
En onlinekalender kan hjälpa dig att schemalägga möten och skicka ut meddelanden till inbjudna. Du kan skapa återkommande händelser i din onlinekalender, ställa in påminnelser och du kan komma åt kalendern från flera enheter.
Se till att du schemalägger pauser i din kalender. Det är en riktigt dålig idé att sitta framför din datorskärm hela dagen utan att gå upp regelbundet för att stretcha, äta en ordentlig måltid eller bara ta några minuter för lite R&R.
Använd ett CRM-system
Det finns så många appar och produktivitetsverktyg som hjälper människor att hantera sin tid, sina projekt och sitt liv bättre. Du kanske till och med använder några av dessa redan.
Men om du inte redan använder ett CRM-system (client relation management) kan du gå miste om ett enormt användbart verktyg som kan eliminera behovet av att ha flera appar för flera olika användningsområden.
Ett CRM-system är ett verktyg för kundhantering och relationsbyggande som hjälper dig att hålla reda på dina kunder och projekt. Du kan göra saker som att registrera de datum du senast kommunicerade med en kund och ställa in en påminnelse för uppföljning.
Men de flesta CRM erbjuder så mycket mer, inklusive redovisningsverktyg och kontraktsskrivningsmöjligheter.
Jag använder och rekommenderar Dubsado, som är ett CRM-system för annonsmaterial. Du kan skapa varumärkeskontrakt som du kan skicka ut för elektronisk signatur, skicka ett e-postmeddelande direkt från användargränssnittet och hålla reda på alla dina potentiella kunder och kunder i ett visuellt tilltalande och lättnavigerat system. Den integreras till och med med din Google-kalender.
Om du använder kontraktsignaturprogram som Hello Sign eller Adobe kan du få samma funktion i Dubsado med alla andra fördelar för en liknande prislapp.
Andra alternativ är Nutshell och Insightly.
Nix Multi-Tasking
Forskningen är i:multi-tasking är mycket överskattat.
Multi-tasking tenderar att ses positivt, men den senaste forskningen visar att det är skadligt för din produktivitet och kvalitet på arbetet.
Högkvalitativt arbete är beroende av hur mycket tid du lägger på en uppgift och intensiteten i ditt fokus. Om du kan öka ditt fokus kan du få gjort mer på kortare tid.
Att arbeta med flera uppgifter samtidigt överbelastas hjärnan. När du arbetar med flera saker samtidigt byter du mentala funktioner, vilket i slutändan blir kontraproduktivt.
Enligt Gloria Mark, forskare och författare till Multi-Tasking in The Digital Age, den genomsnittliga kunskapsarbetaren byter uppgift var tredje minut. När du är distraherad kan det ta nästan en halvtimme att återuppta den ursprungliga uppgiften. Det är 30 bortkastade minuter eftersom du kollade din e-post och svarade på ett meddelande.
Inte konstigt att den genomsnittliga arbetaren arbetar i tre timmar av en typisk åtta timmars arbetsdag – även om de inte ständigt tittar på Instagram eller Facebook.
Lägg undan dina enheter
Så som du kan se är ett av de största sätten att förstöra din produktivitet att ständigt kontrollera din e-post och sociala medier under hela dagen. De sekunderna eller minuterna kan lägga till enorma mängder tid som slösas bort och förstöra ditt fokus på uppgifterna.
Lägg undan telefonen, stäng webbläsarfönstret med din öppna inkorg och koncentrera dig på uppgiften som ligger framför dig.
Bestäm dig för ett par gånger om dagen när du ska kolla och svara på e-postmeddelanden och Instagram-inlägg och hålla dig till det.
När jag kombinerade detta med att blockera min tid blev jag förvånad över resultatet. Jag åstadkom bokstavligen tre gånger mer på en dag än jag gjorde när jag bara svävade från uppgift till uppgift och svarade på varje sms och e-postmeddelande när jag fick det.
Prova Pomodoro-metoden
Pomodoro-tekniken är ett enormt populärt tidshanteringsverktyg utformat för att hålla dig så produktiv som möjligt.
I den här metoden för tidshantering väljer du en uppgift du vill bli klar och ställer in en timer på 25 minuter för att arbeta fokuserat och utan avbrott.
Du kan göra detta i 25 minuter, eller hur?
När timern ringer, ta en kort paus som inte är arbetsrelaterad, som att stretcha eller äta ett mellanmål.
När du har gjort fyra "pomodoros" kan du ta en längre paus, som 20 eller 30 minuter. Din hjärna kommer att ta den här tiden att tillgodogöra sig ny information.
Avsätt en dag för ärenden och admin
Detta är ytterligare ett produktivitetshack som gör underverk för vissa människor. Ha en dag avsatt i veckan där du kommer att sköta alla dina personliga ärenden eller företagsadministratörer eller en kombination av båda.
Det kan finnas saker som du gör varje vecka, som att laga mat eller tvätta, som alla kan flyttas till en dag, så att du kan fokusera på affärsuppgifter under resten av veckan.
Du kanske vill ha en dag i veckan åt sidan när du schemalägger alla dina möten eller läkarbesök. Alternativt kan du göra all din administratör som fakturering, redovisning eller till och med schemalägga dina sociala medier.
För att sammanfatta
Det finns många tidshanteringstekniker och verktyg där ute som kan hjälpa dig att öka din produktivitet och minska stress och utbrändhet.
Inte alla kommer att fungera för dig, men det här är några av de mer populära som du kanske vill prova.
Oavsett om du är en hobbyfotograf eller ett proffs, är chansen stor att du har massor på gång varje dag.
Att hitta sätt att bli mer effektiv kan i slutändan lägga till timmar till din dag och till och med hjälpa dig att sova bättre.