När information presenteras grafiskt förstår de flesta den snabbare och bättre. Emojis, GIF, skärmdumpar och videor har blivit vanliga i dagliga samtal. Det är också sant på jobbet.
Det brukade vara sant när de flesta av oss arbetade i typiska kontorsmiljöer, och det är det fortfarande nu när så många av oss arbetar i fjärr- eller hybridteam. Som ett resultat är det ännu viktigare för företag att ta till sig grafik och video. Varför förlitar sig så många företag på långa e-postmeddelanden och oändliga Zoom-samtal för att kommunicera på distans?
"Så har vi alltid gjort det, och det fungerar perfekt!" är det enkla svaret för de flesta företag, VD:ar och chefer. Men här är grejen:det som fungerade igår kanske inte fungerar idag - särskilt när det finns mer effektiva alternativ.
Företag som är tröga med att förnya eller uppgradera sina rutiner kommer att hamna på efterkälken. Att hitta nya och bättre sätt att engagera sig online med kollegor kräver hybridarbete, och grafik och video är avgörande för effektiv kommunikation på arbetsplatsen (antingen på distans eller personligen). Företag kan tycka att det är svårt att kommunicera med sina avlägsna team, särskilt när de anställda inte har haft tillräckligt med tid att anpassa sig till den nya arbetsmiljön.
Den personliga kopplingen som uppstår när team delar ett utrymme försvinner. Detta öppnar dörren för missförstånd och desinformation. Även om teamchattplattformar och e-postmeddelanden är populära just nu, är visuell kommunikation ett annat sätt att hålla anställda på avstånd på samma sida.
En bild kan förmedla mer än tusen ord kortfattat och i rätt tid – 40 procent av konsumenterna föredrar bilder framför text. Det är därför team som tvingas arbeta på distans bör använda mer visuell kommunikation för att hålla kontakten.
Vi förstår. Förändring är svårt. Du har mycket på tallriken. Ditt team är fullsatt. Och att lära sig skapa foton och videor (särskilt om du aldrig har gjort det förut) kan vara skrämmande.
Men tänk om att skapa bilder och filmer av professionell kvalitet för att kommunicera var enklare under många omständigheter än att skriva ut ett långt och tråkigt e-postmeddelande?
Ja, det är det!
Och det bästa av allt är att asynkron kommunikation är lämplig för ditt företag och din personal. Du blir mer produktiv, gör färre fel och undviker återkopplingsslingor.
Dessutom kommer din personal att vara mer engagerad än de någonsin varit.
Många företag och universitet har uppmanat sina anställda att arbeta på distans på grund av osäkerheten som orsakas av Covid-19. Eftersom mer än 25 % av den amerikanska arbetsstyrkan redan arbetar hemifrån åtminstone en del av tiden, kommer de nya restriktionerna att tvinga många anställda - och deras chefer - att arbeta utanför kontoret för första gången, och skilja dem från varandra.
Även om det generellt sett är bättre att fastställa tydliga riktlinjer för distansarbete och utbildning i förväg, kanske denna nivå av förberedelse inte är möjlig i kristider eller andra snabbt föränderliga förhållanden. Lyckligtvis, även när chefer har begränsad tid att förbereda sig, finns det specifika, forskningsbaserade aktiviteter som chefer kan vidta utan större ansträngning för att öka engagemanget och produktiviteten hos fjärranställda.
Låt oss utforska sätt att använda visuella guider till vår fördel
1. Video kan användas för att ersätta möten
Rent informationsmöten borde inte kräva att alla är närvarande samtidigt, även om den platsen är virtuell. Ersätt ett möte med en video om du har kunskapen att dela med ditt team som inte kräver snabb input eller brainstorming.
Möten är inte längre nödvändiga. Du kan skriva exakt vad du vill säga och dela det med andra utan avbrott eller få konversationer att gå ur spåret.
Använd olika alternativ för att spela in din skärm när du berättar om du har bilder att presentera. Finns det inga rutschbanor? Det är inget problem. Snagit kan spela in din webbkamera för att lägga till en mer personlig touch till din video. Har du en brainstorming planerad?
Förse dem med all information de behöver FÖRE mötet för att komma på idéer istället för att komma på dem på plats. Denna presentationsmetod tar mer hänsyn till ditt teams tid. Om de inte behöver känna till materialet just nu kan de se filmen på egen hand. De kan alltid gå tillbaka och se den igen om de behöver en uppdatering.
Dessutom kan de komma till dig direkt om du behöver kommentarer eller om de har frågor.
Möten som normalt tar en timme kan förkortas till en 20-minuters (eller mindre) video, enligt vår erfarenhet. Det är en betydande tidsbesparing!
2. Tillåt visuell feedback
Eftersom du förmodligen gör något liknande är detta en av de mest utmärkta metoderna för att komma igång med att använda bilder på kontoret och fjärrinteraktioner.
Nästan alla har varit tvungna att korrekturläsa och revidera ett dokument skrivet av någon annan. Vi skriver ut den, tar fram vår röda penna och skriver anteckningar på de utskrivna sidorna där de föreslagna justeringarna ska göras.
3. Gör innehåll för introduktion och specialiserad utbildning som är vintergrönt
Nyanställda bör ges verktyg och information för att lyckas i sina nya befattningar. Att träna ansikte mot ansikte är utmanande i en avlägsen situation, men att skapa video och visuellt träningsinnehåll kan räcka långt för att få dem på rätt spår.
Grafiskt innehåll och videoinnehåll är vettigt för allt från förstadagsutbildning till kontinuerlig personalutveckling.
4. Innehåll för introduktion och utbildning
Det är praktiskt för att lära sig använda HR-system eller komma in i nätverket. Du kan till och med skapa en liten video som svarar på fyra (eller sex eller tio) av nyanställdas vanligaste frågor. Det är också helt skalbart. Dina instruktionsguider, uppgiftshjälpmedel och korta utbildningsvideor kan användas av en, 100, 1 000 eller fler anställda.
Detta är mer vettigt även för små företag. Även när du inte tränar kan ditt träningsinnehåll hjälpa dig. Du kommer att kunna spendera mindre tid borta från ditt jobb och mer tid på andra projekt. Att anta ett robust kunskapshanteringssystem som innehåller LMS som en av dess moduler kan hjälpa här.
5. Tillhandahålla peer-to-peer-utbildning och hjälp (alias socialt lärande eller informell träning)
Även om vi inte betraktar oss själva som tränare, har de flesta av oss varit tvungna att visa hur man gör något i våra professionella liv.
Det kan vara allt från att visa hur man inkluderar ett frånvaromeddelande i ett e-postmeddelande till att justera mikrofoninställningarna i en virtuell mötesapplikation.
Skapa en kort screencast-video som visar processen istället för att gå in i ett Zoom-möte när någon vill ha hjälp. Alternativt kan du ta några skärmdumpar och skapa en steg-för-steg-guide. I motsats till ord, framkallar bilder en starkare reaktion. De uppmuntrar användare att interagera med innehållet, och känslomässiga svar påverkar informationslagring. Eftersom det visuella minnet lagras i hjärnans mediala tinninglob, där känslor analyseras, hålls även känslor kvar där.
Visuella input och känslomässiga reaktioner är lätt kopplade i hjärnan, och de två kombineras för att producera minnen. Negativa visuella skildringar är särskilt effektiva för att framkalla starka känslomässiga reaktioner.
När kursförfattare använder visuella metaforer kan även abstrakta ämnen dra nytta av det visuella. Visuella metaforer används i deras eLearning-kurs för att hjälpa eleverna att kommunicera känslor och framkalla en liknande känslomässig reaktion.
Du sparar tid under dagen och ger dina kollegor en värdefull referens när de behöver en uppfräschning.
6. Svara snabbt på tekniska frågor
Att skapa instruktioner och jobbhjälpmedel för din IT-personals vanligaste frågor kan spara tid och ansträngning. Sedan, när en förfrågan kommer in, är de förberedda med ett svar.
Visuella bilder och videor hjälper också till med mer komplexa eller ovanliga frågor. När en användare har ett problem eller en förfrågan kan ditt IT-team ta skärmdumpar av vart de ska gå (hur man löser det) och vad man ska göra för att lösa problemet. Alternativt kan du skapa en screencast-video som leder dig genom olika alternativ eller möjliga reparationer. Både teknisk support och kundsupport finns tillgänglig.
Detta fungerar även för dina användare! Fick någon ett konstigt nytt felmeddelande helt plötsligt? Man kan ta en skärmdump och maila den till sin IT-avdelning. De kommer att ta reda på vad som är fel och fixa det och återgå till fungerande skick.
Alternativt, om ett program fortsätter att krascha, gör en skärminspelning av de åtgärder du vidtar före incidenten för att hjälpa din IT-personal att identifiera och lösa problemet.
7. För fjärrlag:En spelbok
Alla har varit tvungna att snabbt gå över till distansarbete. Som ett resultat kan det vara svårt att förstå de steg som måste följas.
Du kan skriva en lekbok som beskriver följande för att lindra dina anställdas rädslor:
- Vilka verktyg kommer du att använda?
- Hur kommer kommunikationsmekanismerna att se ut?
- När och hur kan medlemmar i teamet kontaktas?
En lekbok är ett vackert verktyg för att se till att alla i företaget är på samma sida och arbetar tillsammans. De är texttunga, men det finns också plats för grafik och ikoner.
Detta förbättrar läsbarheten eftersom du kan föra ögat till viktigare platser i tidningen genom att använda ikoner. Och här är en oväntad fördel med att skapa en spelbok:Den kan läggas upp på din blogg, som en vitbok för generering av potentiella kunder eller som viralt innehåll.
Majoriteten av företagen sitter i samma båt som du. De är osäkra på hur de ska anpassa sig till distansarbete och söker råd från andra.
8. Designa presentationer
Det är avgörande att hålla kontakten med alla när du är ansvarig för ett distansteam, så att du spenderar mycket tid på videomöten.
Även om videokonferenser hjälper dig att se dina medarbetare, är det inte alltid effektivt i kommunikationen. För det första behöver du fortfarande förklara mycket för att kunna argumentera.
Sedan är det frågan om fördröjning och att folk hoppar över samtal, vilket leder till att viktiga meddelanden missas.
För att undvika dessa problem, skapa presentationer kring ett visst ämne, som visas i exemplet nedan.
För publiken bör en stark presentation ge följande information:
- Vad du syftar på
- Varför är det viktigt?
- Vad bör göras som svar?
- Teamets nästa steg
Du kommer att upptäcka att du använder presentationer av en mängd olika anledningar, inklusive:
- Prospektering för kunder
- Prognoser för det kommande kvartalet
- Målsättning
- Idégenerering för innehåll
- Hantera ett projekt
- Kunskapsdelning
När du kommunicerar med ett distansteam är det viktigt att komma ihåg att alla arbetar hemifrån, med alla distraktioner. Som ett resultat, håll dina presentationer enkla. Se till att inkludera:
- Enkla och tilltalande bakgrunder
- Relevanta bilder från webbplatser med gratis stockbilder som Unsplash-ikoner.
- Diagram och diagram
- Undvik att använda onödig text på dina bilder. Du är fortfarande beroende av Internet, vilket kan släpa efter, oavsett vilken teknik du använder för att presentera.
Som ett resultat, undvik att ta några ytterligare risker och gör din presentation kort och söt. Detta säkerställer att din kommunikation tas emot och åtgärdas.
SLUTSATS
I dagens värld dominerar visuellt innehåll alla aspekter av livet, och vi lever i en tidsålder av visuell information. Grafik är avgörande för att engagera studenter i eLearning-kurser eftersom 65 procent av befolkningen är visuella elever. Det är också värt att notera att om grafik används felaktigt kan de ha en negativ inverkan på inlärningen. När bilder utanför ämnet visas på skärmen, till exempel rent dekorativa, kommer eleverna att undermedvetet försöka ta reda på innebörden och förklaringen bakom dem.
När det görs på rätt sätt kan bilder vara mer förståeliga än textbaserade förklaringar eller ljudinspelningar eftersom de bryter ner information i mindre, lättare att bearbeta bitar. Vem som helst kan enkelt relatera känslor till bilder, vilket gör dina eLearning-kurser mer engagerande och minnesvärda. Visuella bilder hjälper människor att absorbera innehåll eftersom de smälts 60 000 gånger snabbare än text, så du bör använda dem för att kommunicera med avlägsna team.
Använd tydlig och relevant grafik för att ge ditt meddelande sammanhang och undvika missförstånd. Genom att göra det kommer alla att vara på samma sida och på väg att nå sina mål. Framför allt kommer visuell kommunikation att hålla arbetare på avstånd anslutna till organisationen.
Det är den mest effektiva strategin för att säkerställa att du framstår som ett enhetligt team från denna omständighet.