För varje dag som går blir världen alltmer fartfylld. Mitt i en global pandemi har många saker blivit normer, att bära masker, jobba hemifrån och videomöten för att nämna några. Naturligtvis är det en svår fråga att anpassa sig till nyare normer, men att byta från den konventionella arbetsmodellen som vi har varit vana vid i alla dessa år till den nuvarande fjärrinstallationen är en enorm utmaning som vi långsamt anpassar oss till.
Det är ett tufft scenario eftersom varje individ arbetar i sin egen modell och själva det faktum att man måste reagera på en annan persons krav att svara omedelbart eller att gå in i ett möte vid den tidpunkten är utmanande. När vi gick över till att arbeta på distans under pandemin, är en sak som har talats ofta om hur "asynkron kommunikation" kan göra underverk för att förbättra produktiviteten och även förändra sättet vi kommunicerar på.
Men vad är egentligen asynkron kommunikation?
Låt oss hoppa rakt in i det.
Asynkron kommunikation är interaktionen mellan två eller flera individer, där den som kommunicerar uttrycker vad de vill dela och mottagarna bearbetar det och svarar tillbaka som de vill vid lämplig tidpunkt. Asynkron kommunikation säkerställer att inga två eller flera individer kommer att kommunicera samtidigt, varken fysiskt eller elektroniskt. Lite komplicerat, förståeligt!
Enkelt uttryckt är kommunikation som sker via e-post, kommunikationsverktyg på arbetsplatsen som slack, messenger alla exempel som utgör asynkron kommunikation. Medan fysiska sammankomster, zoommöten, videokonferenser, telefonsamtal alla är synkrona kommunikationsmodeller.
Nu kommer miljardfrågan om varför vi behöver gå förbi modellen för synkron kommunikation efter alla dessa år!
Varför gå asynkron över modellen för synkron kommunikation?
Mängden tid som anställda och individer spenderar på att interagera med varandra under möten har ökat, särskilt i det nuvarande arbetet med hemmodellen. Anställda spenderar ungefär 23 timmar i veckan i enbart möten med studier som visar att det genomsnittliga mötet varar en timme , varav 33,4 % av den genomsnittliga mötestiden uppfattas som improduktiv av deltagarna.
Vid det här laget måste du själv ha tagit reda på förklaringen. Genom övergången till en asynkron kommunikationsmodell kommer anställda och individer att spara mycket av sin produktiva tid, inte bara till fördel för dem utan även för organisationen eftersom de kommer att ägna sin tid åt att göra meningsfullt arbete.
Det är inte bara det faktum att asynkron kommunikation hjälper arbetare och individer att investera sin tid produktivt, det har definitivt hjälpt oss att lindra arbetstrycket. När antalet videosamtal/möten fortsätter att växa i den nya WFH-modellen har arbetare börjat känna "videosamtalströtthet" eller "Zoomtrötthet ."
Ökningen av zooms dagliga aktiva användare med 2900 % under 4-månadersperioden efter pandemin är en direkt indikation på hur många möten som är planerade.
Att byta till modellen för asynkron kommunikation säkerställer att alla kan återkomma med ett svar vid den tidpunkt vi vill, vilket i sin tur förbättrar effektiviteten och arbetarna känner en känsla av självständighet som driver dem att prestera bättre. Win-Win för alla berörda parter.
Men all asynkron kommunikation är inte riktigt fördelaktig idag. E-post, nätverksverktyg på arbetsplatsen och meddelandeapplikationer är alla produktivitetsmördare igen. Dessa kommunikationskanaler har bidragit till en känsla av brådska bland användarna att svara omedelbart när de får något adresserat till dem. Därmed förlorar den i själva verket sin betydelse av att vara den asynkrona kommunikationskanalen själv.
Slack har citerat att användare av sin app i genomsnitt är anslutna i 9 timmar och är aktiva i 90 minuter varje dag. E-postmeddelanden blir ännu värre, en genomsnittlig kontorsanställd spenderar ungefär 150 minuter varje dag läsa och svara på i genomsnitt 200 e-postmeddelanden, varav cirka ⅔ av dem är CC:er och BCC:er irrelevanta för jobbet.
Svarstider för e-postmeddelanden tyder på att e-postmeddelanden har blivit synkrona, liksom den genomsnittliga svarstiden för e-postmeddelanden som är 16 minuter i åldersgruppen 20-35 år. Svarstiden i åldersgruppen 35-50 är 50 minuter.
Asynkron videokommunikation är den verkliga vinnaren
När det gäller siffror men det är här asynkrona videokommunikationsverktyg kommer in i bilden som hjälper företag, anställda, individer att kommunicera på riktigt i en asynkron modell. Ingen mer traditionell synkron kommunikation som inkluderar videomöten, konferenssamtal eller numera omoderna möten ansikte mot ansikte.
Asynkron videokommunikation kan också minska, om inte ta bort behovet av att använda andra asynkrona kommunikationsmodeller, inklusive e-post och kommunikationsverktyg på arbetsplatsen.
Istället för att skriva ett e-postmeddelande eller skriva ett stort meddelande eller schemalägga ett möte låter dessa verktyg användaren dela vad de tänker dela genom videor som är engagerande.
Verktygen gör det möjligt för den som spelar in att dela kamera, skärm eller båda och inte bara göra en massa saker som skärmkommentarer, virtuella bakgrunder som gör det perfekt för att dela information med varandra asynkront på kortast möjliga tid.
När det gäller siffror, men det är här som verktyg för asynkron videokommunikation kommer in i bilden som hjälper företag, anställda och individer att verkligen kommunicera i en riktig asynkron modell.
Inga fler konventionella synkrona kontakter, inklusive videomöten, telefonsamtal eller de nu ur modet, ansikte mot ansikte möten.
Asynkron videokommunikation kan också minimeras om det inte eliminerar behovet av tung användning av e-post och kommunikationsverktyg/appar på arbetsplatsen.
Istället för att skriva ett e-postmeddelande eller skriva ett stort meddelande eller arrangera ett möte låter dessa verktyg användaren dela vad de vill dela genom videor som är interaktiva eftersom det gör att den som spelar in kan dela sin kamera, skärm eller båda.
Inte bara det att dessa verktyg också gör det möjligt för användare att göra en massa saker som skärmkommentarer, virtuella bakgrunder som gör det perfekt att dela information med varandra asynkront på kortast möjliga tid.
Nu när världen förändras alltmer, med människor som arbetar på distans och team som expanderar över hela världen. Asynkront videonätverk har hamnat i centrum, vilket gör att alla inblandade kan arbeta flexibelt samtidigt som effektiviteten bibehålls.
Kolla in Vmaker , ett av de bästa verktygen för asynkron videokommunikation, och börja använda det gratis (livstid!)
Läs mer:
Hur man förbättrar teamkommunikation sex praktiska tips
Bemästra kommunikation för agila team 2022
Video-e-postmeddelanden:Hur man skickar en video via e-post
Den ultimata guiden till skärminspelare