Vid denna tidpunkt är det omöjligt att bortse från den inverkan som covid-19-coronaviruset har på arbetsplatserna. Allt eftersom informationen fortsätter att strömma in, vidtar fler och fler organisationer förebyggande åtgärder för att bromsa spridningen av viruset.
En lösning som leder det förebyggande arbetet för många företag är distansarbete, där anställda antingen uppmuntras eller uppmanas att arbeta hemifrån för att minimera kontakten med kamrater. I samband med en pandemi gör distansarbete det möjligt för anställda att hänga med i arbetsuppgifter samtidigt som de sätter sig i karantän eller på annat sätt begränsar sin kontakt med andra.
En av utmaningarna med distansarbete är att personlig kommunikation, som så mycket av företagen vanligtvis har förlitat sig på, tas ur ekvationen. Tack och lov, eftersom den globala arbetsstyrkan mobiliserar och i allt högre grad föredrar frilansande eller konstant distansarbete, finns det verktyg till ditt förfogande för att maximera kommunikationsförmågan när geografiska barriärer introduceras.
Hur man använder video för fjärrarbete
Video är ett av dessa verktyg. Mitt i denna globala hälsokris är video det perfekta sättet att upprätthålla kommunikation ansikte mot ansikte utan att äventyra någons välbefinnande. När det är omöjligt att träffas personligen för att diskutera idéer eller utföra andra arbetsuppgifter, kan video fylla i luckorna.
En-mot-en-videochatt
Det finns två huvudalternativ för att introducera video i din strategi för distansarbete – och de kan användas separat eller i kombination med varandra. Det första alternativet är att använda video för direktkommunikation en-till-en, vilket är det erbjudande som Zoom och andra videokommunikationsplattformar (Skype, GoToMeeting, etc.) tillhandahåller.
Dessa plattformar ersätter effektivt idén om ett personligt möte eller diskussion med en virtuell. Du använder en webbkamera och mikrofon, som är inbäddade i nästan alla dagens bärbara datorer, för att ha ett digitalt möte där du kan se och höra de andra deltagarna – precis som i ett traditionellt konferensrum.
Det finns flera fördelar med detta tillvägagångssätt. För det första är det det närmaste du kan komma ett fysiskt möte utan att faktiskt vara i samma rum. Du kan få feedback på dina idéer, svar på dina frågor och all annan information du kan behöva – och du kan få den direkt eftersom andra i videosamtalet kan ringa in när som helst.
Dagens verktyg som Zoom gör också processen enkel. Du behöver inte vara en videoexpert – eller ens en digital expert – för att få det här att fungera eftersom plattformen du väljer kommer att göra det mesta av det tunga arbetet åt dig. Med några få klick kommer du att kunna dela din virtuella chattrums "adress" via webblänk, och andra kan klicka på den länken för att gå med i ditt unika videosamtal.
Videouppdateringar
Om ett livevideosamtal inte uppfyller dina behov helt kan video också tjäna ett annat syfte. För innehåll där en livediskussion inte är nödvändig eller där du inte behöver omedelbara svar, kan du filma en snabb video där du ger information och sedan skicka ut den till relevanta mottagare.
Speciellt i samband med Coronavirus är detta ett utmärkt sätt för chefer och chefer att ge uppdateringar om protokoll och processer som har påverkats av utbrottet. Direktrapporter kan också använda den här typen av video för att ge uppdateringar i slutet av dagen till högre chefer eller för att rapportera eventuella problem eller frågor som inte är lika tidskänsliga.
Som du kan se kompletterar dessa två strategier varandra, så de flesta företag skulle göra klokt i att använda båda. Alternativ för videokonferenser fyller rollen som personliga möten och andra teamkonversationer, medan videouppdateringar fyller rollen som avrapporteringar eller teammemon.
Slutet
I slutändan står dagens organisationer alla inför samma utmaning med att balansera produktivitet och en känsla av normalitet samtidigt som de skyddar de anställdas hälsa. Om du aldrig har använt video för att hålla din organisation igång är det nu ett bra tillfälle att testa det och se hur det fungerar för ditt företag. Du vet aldrig – kanske kommer du att upptäcka att videon är det perfekta verktyget att ha till ditt förfogande, pandemi eller inte!