När det kommer till teamkommunikation är ibland snabbhet den viktigaste faktorn. En upptagen organisation kan spara timmar och timmar av arbetstid kollektivt genom att hålla ett enkelt 30-minutersmöte. E-post och snabbmeddelandelösningar som Slack är de bästa alternativen för intern kommunikation dagligen, men även de har sina nackdelar.
I det här avsnittet av The Visual Lounge berättar Sherri Powers, marknadschef på TechSmith, om hur videokommunikation kan spara tid.
Korta videor och enkla skärminspelningar kan ofta förmedla budskapet snabbare och mer effektivt än e-post eller personliga möten. Sherri bryter ner matematiken i det här avsnittet för att visa dig hur mycket tid du kan spara om du omfamnar video.
Vikten av bra kommunikation
Bra teamkommunikation är alltid ett måste i alla organisationer, speciellt om det är en stor organisation med flera avdelningar. Men det är något som företag lätt kan lägga mycket mer tid på än de behöver.
Som marknadschef på TechSmith vet Sherri bättre än de flesta hur utmanande det kan vara att arbeta med flera avdelningar, ledarskap och det allmänna teamet för att få fram budskap. En av de största utmaningarna är tiden och hur lång tid ett enkelt möte kan ta.
Inte bara det, utan du måste också se till att ditt budskap kommer fram tydligt, utan utrymme för misstolkningar. Att få den balansen rätt kan kännas som en konstform.
Använda data för att säkerhetskopiera din punkt
När det kommer till marknadsföring specifikt måste du kunna backa upp det du säger med några kalla hårda siffror.
Om du behöver prata med en annan avdelning om företagets tillväxt eller marknadsföringspotential fungerar inte vaga ord. Du måste kunna säkerhetskopiera dessa punkter.
Sherri säger att nyckeln är att använda bilder för att visa fakta och siffror. Hon föreslår att använda data och att tillhandahålla en visuell skildring av den på en skärm är det bästa sättet att ta hem din poäng.
Vad gör en fantastisk bild?
Hur vet du att dina bilder är effektiva? Sherri frågar, "får det jobbet gjort?" När det kommer till intern kommunikation är din publik redan på samma sida som du. Så, visuella bilder behöver inte vara snygga eller polerade. De behöver bara vara tydliga.
Även om Sherri uppskattar en bra, skarp bild, särskilt för kundinriktat innehåll, är slutresultatet att det måste vara tydligt.
Varför videor kan vara snabbare än e-post
De flesta av oss tänker inte två gånger på att skriva ett snabbt e-postmeddelande, men om du kommunicerar något komplicerat, går det någonsin snabbt e-post?
När du skickar ett e-postmeddelande finns det den tid det tar att skriva det, bevisa det, åtgärda stavfel, kontrollera att allt är klart och sedan måste du vänta på svaret. Om du behöver komma över en komplex förfrågan eller instruktion kan innebörden försvinna på vägen, vilket kan innebära lite fram och tillbaka. Det är mycket överpolering som går ut på att skriva ett e-postmeddelande.
Sherri har upptäckt att det är mycket snabbare att skapa en skärminspelning på tre till fyra minuter än att skriva in allt i ett e-postmeddelande.
Om du fysiskt måste visa någon något, till exempel en ny funktion på en webbplats, är bilder så mycket mer effektiva.
Veta när man ska göra en video
Sherri tror att en del av utmaningen här är att veta när man ska göra en video och vilken stil videon kommer att ha.
Om det behövs en video som behöver gå in på ett ämne på djupet eller som kommer att hänvisas till i flera år framöver, kommer hon att lägga lite mer tid på det.
Hon kan ge det lite mer polering, ett manus eller koppla ihop det med en PowerPoint-presentation. Alla videor som är gjorda för att spara tid behöver inte vara superhastade. De kommer fortfarande att spara tid i det långa loppet och hjälpa dig att undvika att upprepa dig.
Utveckla dina färdigheter för att skapa video
Även de som använder videor i en daglig verksamhet har fortfarande mycket att lära sig på vägen. Sherri använder video mycket men beskriver detta som sin "tillväxtresa till videoskapande."
Hur mycket tid kan video verkligen spara?
Sherri delade med sig av lite av sin matte för att hjälpa dig ta reda på hur mycket tid möten verkligen kostar laget.
Ett 30 minuters möte med 25 anställda kostar tillsammans cirka 12 och en halv timmes teamtid. Men ersätt det med en tiominuters video som du tittar på i 1,5 hastighet, du kan raka bort en hel del tid.
Börjar i video
Vad händer om du aldrig har gjort videor för ditt team tidigare? Sherri framhåller att alla som har gjort presentationer, antingen på Google Slides eller PowerPoint, redan har verktygen för att skapa en video. Även om det kan vara lite skrämmande i början, tar Sherri dig igenom ett enkelt sätt att komma igång.
En av de saker som folk oroar sig för med video är att göra ett misstag. Men själva karaktären av video innebär att du kan redigera bort dessa misstag – till skillnad från ett möte eller en presentation.
Resultatet? Du får en mycket smidigare, mer flytande presentation som sparar tid för alla eftersom du kan trimma bort allt som är onödigt.
Att börja med video behöver inte vara skrämmande. Det behöver inte vara perfekt. Sherris råd är att börja i det små och prova det själv först. Om du är ny på att utforska världen av videoskapande på arbetsplatsen, har vi några fantastiska gratisresurser på TechSmith Academy.
För fler expertråd och tips besök TechSmith Academy på YouTube eller lyssna på podden.