Har du någonsin tänkt på de bästa sätten att kommunicera med ditt team?
Många företag kommer att lägga sitt hjärta och själ på att skapa de bästa sätten att förmedla sitt budskap till kunderna. Men när det kommer till intern kommunikation förbises det ofta.
I det här avsnittet av The Visual Lounge går Austin Norton (Projektledare) och David Patton (Partnership Marketing Specialist) från TechSmith med programledaren Matt Pierce för att diskutera vikten av bra kommunikation i ditt team.
Austin och David pratar om hur man använder enkla skärmdumpar eller videor för att få fram meddelanden mycket snabbare och tydligare. De tar oss igenom deras olika tillvägagångssätt för att skapa interna videor och förklarar hur eran av distansarbete har påverkat vår vilja att vara med i kameran.
Skärmbilder vs. skriftlig kommunikation
De flesta företag i fjärrtiden förlitar sig på saker som e-post eller Slack, med enstaka Zoom-samtal. Men Austin föredrar ett mer visuellt tillvägagångssätt. Han säger att genom att använda skärmdumpar kan han få fram sitt budskap mycket tydligare än att skriva en enkel mening.
David håller med och liknar det med att ta bilder. En bra fotograf och en fotograf skiljer sig åt eftersom en fantastisk fotograf helt enkelt vet när den ska ta fram kameran. Han säger att när du väl börjar ta för vana att ta skärmdumpar och skärmfånga blir det en självklarhet.
Använda kraften i video i intern kommunikation
Om vi går ett steg längre från den ödmjuka skärmdumpen, älskar killarna på TechSmith också att använda video för att kommunicera internt. En video är lite mer flexibel än en skärmdump och låter dig förklara instruktioner i detalj.
Med distansarbetets era har användning av video blivit en naturlig lösning för många organisationer. Vid det här laget är vi alla så vana vid att se varandra på skärmen, men vi behöver inte bara lita på Zoom. Vi kan också skapa videoresurser som folk kan titta på i sin egen takt.
David föreslår en enkel installation för video. Det behöver inte vara snyggt. Med en kamera och en mikrofon inställd riktar David sin uppmärksamhet mot själva innehållet. Vad kommer han att säga i kameran?
Hans sätt att skapa en video är att bara sitta framför kameran och prata med den. Han pratar i cirka 30 eller 40 minuter och tar riktigt långa pauser mellan tankarna där han funderar på vad han ska säga härnäst.
Det är Davids sätt att göra det, men hur är det med Austin?
Austin tar ett helt annat tillvägagångssätt. Han föredrar att skapa korta och söta videor utan för mycket förarbete och redigering.
Austin föredrar det här sättet att arbeta eftersom han vet att han skulle kunna spendera dubbelt så mycket tid på att skriva en stor beskrivning om ett nytt projekt och leta efter stavfel. Istället gör han en två eller tre minuter lång video och skickar den till teamet.
Spela efter dina styrkor
Tänk om det inte är något för dig att vara med i kameran? Alla gillar inte att prata med en kamera, men betyder det att din teamkommunikation måste lida?
David säger nej. Även om han älskar att använda video för att förmedla sitt budskap, tycker han att det viktigaste att komma ihåg är att spela efter dina styrkor. Att göra en video är vad han känner sig bekväm med, men det är inte för alla.
Vissa människor kan vara bra PowerPoint-presentationsföreläsare. Andra kan behöva en video som de kan spela in och redigera bort misstag. Andra människor föredrar att bara spela in sina skärmar och prata över den om de inte gillar att vara med i kameran.
Få folk att titta på ditt innehåll
När du har lagt ner tid och ansträngning på ditt innehåll, hur kan du få folk att titta på det?
Austin säger att det är en risk, och du kan inte vara säker. Men han säger att det är en bra början att försöka hitta sätt att låta människor interagera och ställa frågor. Det som är bra med video är att du kan låta folk titta på det i sin egen takt.
Om du verkligen vill gräva i statistiken kan du använda något som TechSmiths Knowmia. Knowmia hjälper människor att engagera sig i video och mäter även innehållets effektivitet och prestanda.
David tillägger att en sak du behöver lära dig att göra är att ta bort synpunkterna och feedbacken från kvaliteten på det arbete du gjorde. Han inser att vi alla bombarderas med e-postmeddelanden och länkar och videor att titta på, så det är viktigt att inte ta det personligt om inte många tittar på din video.
Han har dock några förslag för att uppmuntra åsikter:
- Placera inte ditt videoklipp på fredag. Alla gör sig redo för helgen
- Lägg upp det där andra kan se det. Om ingen verkligen använder e-post, lägg upp det i Slack där folk letar
- Ange alltid längden på ditt videoklipp i titeln så att folk vet vad de kan förvänta sig
Hur video har förändrat det genomsnittliga veckomötet
Många företag har möte på måndag morgon. På TechSmith handlade det om att skicka runt en mikrofon och spela in mötet så att folk kan se det senare. Det skulle vanligtvis vara en PowerPoint-presentation och/eller en video.
David säger att mötena är mer beroende av video nu.
Intressant nog har detta förändrat känslan av måndagsmötena eftersom alla är hemma bara och pratar in i sin kamera.
Austin tillägger att inträdesbarriären nu känns lägre. Det spelar ingen roll om du pratar med tre personer eller håller en stor presentation. Det känns likadant eftersom allt du gör är att titta in i en kamera.
Genom att skapa videor som denna snarare än livepresentationer kan du spara tid, känna dig mer bekväm och även ge ditt team möjligheten att se dem i sin egen takt.
Om du är redo att börja experimentera med video eller skärminspelning i ditt team, kolla in TechSmiths verktyg – Camtasia, Snagit och Knowmia eller gå över till TechSmith Academy för massor av gratis resurser.
För fler expertråd och tips besök TechSmith Academy på YouTube eller lyssna på podden.