De flesta marknadsförare vet att virtuella evenemang är viktiga. De vet också att virtuella händelser är svåra. Saker och ting går fel. Gäster blir oseriösa. Mikrofoner går ner. Men även om alla gärna pratar om sina webbseminarier, diskuteras sällan den ångestframkallande verkligheten med att genomföra ett webbseminarium.
Tills nu.
Vimeo Events är en enkel men mäktig plattform som hjälper alla att driva ett engagerande och effektfullt virtuellt evenemang. Det är avgörande att det byggdes för att göra webbinariekatastrofer till ett minne blott. För att fira lanseringen bestämde vi oss för att fira de där webbinariets missöden, när allt verkar falla samman. Vi har lagt ut en öppen uppmaning till skräckhistorier — och översvämmades med svar, från imponerande tekniska misslyckanden till krångliga kommunikationsproblem.
För att dela dessa med världen — men skydda identiteten för de verkliga marknadsförarna som skickade in dem — vi återberättade fyra av de bästa skådespelarna som en del av en Webinar Support Group.
Titta på dem nedan och läs vidare för att få experttips från panelen Webinar Confessionals för att se till att du inte finns med på nästa års lista över missöden i virtuella händelser...
Är det här avstängt?
Denna mardröm av awol-ljud skulle aldrig ha hänt med Vimeo Events eftersom... Vi gör det superenkelt att köra tekniska repetitioner som är live, kontrollera både hårdvara och programvara för att avvärja potentiella problem långt i förväg.
Winging it
Detta misslyckande före flygningen skulle aldrig ha hänt med Vimeo Events eftersom... Vi har designat ett verktyg för att sömlöst integrera live och förinspelat innehåll. Spela in gästsegment i förväg och ta bort all stress om var de kan vara på dagen för ditt evenemang.
CMO blivit vild
Den här skrämmande olyckan skulle aldrig ha hänt med Vimeo Events eftersom... Vi har tydligt märkt offentliga och privata chattfaciliteter, och det är lätt att moderera vår offentliga chatt för att ta bort alla falska tillägg innan någon ens märker det.
Ägget
Den här pinsamma incidenten skulle aldrig ha hänt med Vimeo Events eftersom... Vimeo Events-upplägget gör det mycket tydligt vad som sänds och när, och tar upp högtalare för att veta när de ska sändas live. (Dessutom är äggrullning i ansiktet egentligen inte en utbredd sak. Tack och lov.)
Webinar visdom från människor som har varit där
Dessa filmer lanserades vid vårt Webinar Confessionals-evenemang i december 2021. Du kan se det hela igen ovan, men vi har också plockat ut sex viktiga tips från vår panel — marknadsföringsinfluencer Katie Martell , Pinterests erfarenhetsmässiga ledare Sean Doyle och Vimeos direktör för internationell marknadsföring Preethi Sundaram .
1. Tänk kreativt för att öka närvaron
En av de största utmaningarna som marknadsförare står inför är att få anmälningar för att dyka upp för ett virtuellt evenemang. Preethi gillar alltid att se vem mer som kommer att vara där bland publiken, medan Sean Doyle har haft framgång med att använda nedskärningar av förinspelat innehåll som cliffhangers för att skapa intresse och förväntan.
2. Eventet är mycket mer än bara eventet
"Vi bör inte bara se livedelen som evenemanget - det finns flera beröringspunkter före, under och efter evenemanget vi måste tänka på", säger Preethi. Se varje evenemang som en minikampanj och planera allt från de första registreringsmejlen till uppföljningsinnehållet.
3. Gå djupt på högtalarförberedelserna
"Du måste verkligen göra din forskning i förväg - basera den inte bara på någons upplevda profil", säger Sean. "Hitta videor av dem som talar online om du kan; ännu bättre att hitta en kollega som har träffat dem eller sett dem närvara och som kan ge dig en ärlig recension."
Var mycket tydlig när du anger vad du kommer att behöva när det gäller tidsåtgång och var försiktig med människor som verkar undvikande, tillägger Preethi. "Jag kan inte berätta hur ofta jag har hört gäster säga," Jag behöver inte en teknisk körning. Jag har gjort massor av webbseminarier tidigare. Jag har det här.’ Gör alltid torrkörningen. Gör två om du kan. Jag kan inte betona det nog."
4. Det finns inget som heter överkommunikation
En av händelsernas stress är att hålla alla i din organisation uppdaterade, även om de inte verkar vara så intresserade.
"Tre månader före en händelse bryr sig ingen om händelsen", förklarar Preethi. "Två månader före ett evenemang bryr sig ingen om evenemanget. Tre dagar före evenemanget vill plötsligt alla vara med, så du måste hålla alla uppdaterade. Det kan tyckas tråkigt, men varannan vecka skicka ett uppdateringsmail om ditt evenemang och cc varje chef i företaget."
5. Ta med en publik i torrkörningen
"Jag gillar att få folk i företaget att delta i torrkörningen som en falsk publik", säger Preethi. "Det har alltid hjälpt mig eftersom vi kan få feedback om hur det kommer fram, ljudet, ljuset, allting."
6. Tryck på kuvertet
"Människor har fortfarande en aptit på dessa händelser även om det inte är vad det var i början av lockdown", förklarar Sean. "Så som marknadsförare, hur kan vi formatera dessa sessioner så att de blir mer mellanmålbara, mer engagerande, mer delbara?"
Katie håller med. "Vi måste fortsätta experimentera – det finns en värld av okända, och jag älskar att tänja på gränserna för vad en virtuell händelse kan vara. Vi har alla samma teknik, samma verktyg som alla andra, så den som vinner är vem som kan vara mest kreativ med den. Jag tror att allt handlar om publikupplevelsen.”