Eventplanerarens guide till ett virtuellt toppmöte

Idag är personliga toppmöten inte det enda sättet att skapa meningsfulla affärsrelationer. Virtuella toppmöten och evenemang samlar människor för att diskutera viktiga ämnen, generera leads och driva försäljning. Kraften i video- och produktionsverktyg kan hjälpa alla företag eller kreatörer att bygga meningsfulla digitala utrymmen där branschledare kan ansluta, frodas och växa sin verksamhet.

Så hur kommer du igång? I den här artikeln tar vi upp grunderna om vad ett virtuellt toppmöte är, hur man gör ett fantastiskt virtuellt evenemang och varför de kan ha en meningsfull inverkan på ditt företag.

Vad är ett virtuellt toppmöte?

Ett virtuellt toppmöte är ett exklusivt samarbetsevenemang online där talare bjuds in för att diskutera ett specifikt ämne. Virtuella toppmöten är en fantastisk möjlighet att generera leads för företag eftersom deltagare vanligtvis registrerar sig för att gå med i evenemanget. Vissa toppmöten är endast inbjudna med chefer på högsta nivå eller personer med inflytande närvarande, vilket gör dem till en utmärkt plats för att dela ny branschinformation.

Precis som ett personligt toppmöte är ett virtuellt toppmöte ett utmärkt sätt att attrahera kunder och vårda befintliga kundrelationer, allt utan kostnaden för att anordna ett fysiskt evenemang.

Vanligtvis kan virtuella toppmöten pågå 3-5 dagar beroende på volymen på händelseinnehållet och talarlistan. En nyligen genomförd undersökning visade dock att 70 % av de tillfrågade anser att en händelse bör vara en timme eller mindre . Evenemangsplanerare bör överväga att bryta ut högtalarinnehåll under loppet av några veckor för att lindra trötthet på video eller evenemang. Detta gör det möjligt för alla evenemangsämnen att samlas för att lösa branschproblem och stödja det övergripande temat för det virtuella toppmötet.

Varför virtuella toppmöten blomstrar

Nå fler evenemangsdeltagare

En stor anledning till att virtuella toppmöten är populära är att de har ett utökat globalt fotavtryck. Detta säkerställer att evenemangsinnehåll har potential att nå fler människor och attrahera fler talare, vilket skapar ett rikt och inkluderande evenemang med stora nätverks- och lärandemöjligheter. Dessa evenemang har kraften att koppla samman branschledare från hela världen som annars inte skulle ha kunnat närvara personligen.

Virtuella toppmöten är också attraktiva för chefer eller viktiga affärsbeslutsfattare. Med fullspäckade scheman har chefer vanligtvis svårt att träffas på ett ställe. För att inte tala om besväret med att ordna resor och boende. Men ett virtuellt toppmöte gör det enkelt för c-suiten att passa in i deras redan fulla scheman. Detta innebär att marknadsförare kan hitta en nyckelkanal för att generera potentiella kunder genom virtuella toppmöten och andra virtuella evenemang eller webbseminarier.

Skapa effektfulla, kostnadseffektiva evenemangsupplevelser

Genom att ta dig tid att planera ditt virtuella evenemang med rätt innehåll och upplevelse kan du bygga ditt varumärkes inflytande och inflytande och göra ditt toppmöte till ett branschevenemang som du måste besöka.

Rätt innehåll, talare och virtuell evenemangsdesign kan hjälpa dig att attrahera din målgrupp för evenemang och du kan engagera dem med utbildning, tankeledarskap, produktdemonstrationer och nätverksmöjligheter.

Virtuella toppmöten är generellt sett kostnadseffektiva i jämförelse med personliga toppmöten. Även om personliga evenemang kan ta månader eller till och med ett år av planering med flera personer, team och resurser involverade, kan virtuella toppmöten sändas direkt från en webbläsare med minimala resurser som video- och ljudutgång. De är ett hållbart sätt att skapa evenemang utan att förlora på antalet potentiella deltagare.

Du kan också öka leadsgenereringen och intäktsmöjligheterna med alternativ för betalda biljetter som ger tillgång till exklusivt innehåll som din publik behöver. Detta öppnar dörren för potentiell vinst och kommer att hålla dina säljteam sysselsatta.

Lär dig hur du bygger en videomarknadsföringsbok

Lär dig hur marknadsförare använder en video-first-marknadsföringsstrategi för att producera fantastiskt innehåll som driver tittarnas engagemang.

Hur man är värd för ett virtuellt toppmöte

Att vara värd för ett virtuellt toppmöte är mycket likt att vara värd för ett virtuellt evenemang. Det som verkligen utmärker ett toppmöte är fokus på samarbete. Från innehåll, till talare, till möjligheter till engagemang, du vill ge utrymme för diskussioner när du bygger ditt virtuella toppmöte.

Här är några viktiga steg att överväga i processen:

Planera ditt evenemang och sätt upp mål

Planering och målsättning är av yttersta vikt. Ställ några viktiga frågor inklusive:

1. Vem är din målgrupp för detta toppmöte?
2. Vilket är problemet som din publik försöker lösa?
3. Hur kommer denna publik att bidra till lösningen/lösningarna?

Att svara på dessa frågor hjälper dig att skapa en plan för ditt toppmöte. Bestäm sedan när du ska ha ditt toppmöte. Tänk på helgdagar, skolstartssäsong och tidszoner. Tänk också på andra potentiella tävlingsevenemang.

Även om tiden för att förbereda ditt virtuella toppmöte kan variera beroende på storlek och mål, är det vanligtvis säkert att uppskatta 12-20 veckors ledtid. Den viktigaste anledningen till en längre ledtid är att du vill inkludera både tiden för att organisera toppmötet förutom att förbereda och ta in talare för evenemanget. Detta inkluderar tid för att pitcha, begränsa diskussionsämnen, bygga evenemang eller webbseminarier, repetitioner och övergripande marknadsföring.

*Proffstips: Virtuella topphögtalare kräver lite mer uppmärksamhet. Det är vanligt att skicka påminnelser om deadlines och uppdateringar om registreringsnummer för evenemang. Transparens med talare är avgörande för att bygga en stark relation.

Bygg din evenemangswebbplats och bedöm dina tekniska behov

Skapande av webbsidor och teknisk installation är avgörande för ditt virtuella toppmöte. När du bygger upp upplevelsen av att registrera dig för evenemanget, håll alltid deltagarupplevelsen i minnet.

Till exempel bör din evenemangsregistreringssida utformas för att fånga din publiks uppmärksamhet. Din evenemangsteknik ska också vara lätt att navigera på dagen för det virtuella toppmötet, vilket innebär mindre tid att ladda ner appar och mer tid att engagera sig i innehåll i en webbläsare.

Vi har lyft fram viktiga funktioner för virtuella toppmöten att leta efter när man utvärderar en evenemangslösning:

Anpassningsbar registreringsportal: Ett registreringsformulär, portal eller sida är hur deltagare registrerar sig för ditt evenemang. Om du har alternativ för betalda biljetter är det också här dina deltagare kan köpa uppgraderade biljetter för VIP all access-pass

Tittarupplevelse av hög kvalitet: Ditt eventinnehåll och din tittarupplevelse är avgörande för att hålla toppmötesdeltagarna engagerade. Och med så många sätt att spendera tid på att växla mellan flikar, är det bra att välja en lösning som gör det enkelt för tittarna att titta på händelsen i sin webbläsare, snarare än att be dem ladda ner en applikation i förväg.

Intuitiv produktionsstudio: Virtuella evenemangsprogrammerare behöver självförtroendet för att kunna gå live. Kraftfulla och intuitiva sändningsverktyg som låter en enskild användare ladda upp och manipulera innehåll innan ett liveevenemang är ett bra sätt att se till att allt är bra för att gå backstage innan de går live.

Eventvarumärke :Att kontrollera färger, typsnitt, opacitet och logotyper bidrar alla till att bygga en sammanhängande virtuell upplevelse som är på varumärket.

Videobibliotek: Virtuella toppmöten inkluderar massor av videoinnehåll som keynotes, talarsessioner, paneldiskussioner och workshops. Ett videobibliotek kan fungera som en plats där deltagarna kan få tillgång till evenemangsmaterial och presentationer efter evenemanget. Den här funktionen är en game changer, särskilt efter evenemanget.

Verktyg för engagemang: Din publik deltar i evenemanget för att lära sig och flytta sin karriär framåt, men de hoppas också kunna bygga nya affärsrelationer. Livechatt, modererade frågor och svar, frågesporter, omröstningar, 1:1-möten och dedikerade nätverkssessioner kan hjälpa till att underlätta tillfälliga kollisioner online.

Möjlighet för e-postlista: Lägg till i din marknadsföringstratt och utöka ditt varumärkes publik med alternativ att prenumerera på nyhetsbrev eller e-postlistor. Utforska evenemangslösningar som inkluderar integrationer till din marknadsföringsverksamhet och CRM-verktyg.

Analyser efter händelsen: Få ett grepp om din virtuella händelseprestanda med makrohändelsestatistik som totala visningar, genomsnittlig visningstid och toppvisningar samt analyser på tittarnivå som antalet registrerade kontra deltagare, visningstid och eventuellt engagemang från omröstningar och frågor och svar. Denna data kan hjälpa evenemangsproducenter att förstå deltagarnas beteende på en detaljerad nivå för att optimera framtida evenemangsupplevelser.

Videoredigeringsverktyg: Efter ditt evenemang kan du trimma din video och lägga till kapitel innan du är värd för innehållet för användning på begäran. Vill du skapa en highlight-rulle? Leta efter plattformar som kan skapa roliga GIF-bilder från ditt innehåll så att du kan dela via e-post eller sociala kampanjer när evenemanget är över.

* Proffstips: Se till att innehållet på din webbplats talar direkt till din publik. Överväg att anlita en copywriter som är väl insatt i ämnet eller branschen. De kan också hjälpa till med att granska presentationer, webbplatsinnehåll och eventuell visuell grafik.

Marknadsför evenemanget med partners och sponsorer

Samarbete med nischmärken kan locka en stor publik till vårt virtuella toppmöte. Det är bäst att börja leta i ditt befintliga nätverk. Du vet aldrig, du kan upptäcka nya kopplingar eller erbjudas introduktioner till andra märken.

När du lägger strategier på din sponsorstrategi är personalisering nyckeln. Få deras uppmärksamhet inom några sekunder efter att ha läst e-postmeddelandet. Nyckeltaktiken är att notera vad värdet är för dem. Du kan till och med överväga att spela in en video i e-postmeddelandet som sammanfattar "Vad får de att delta i?" för att hjälpa dem att svara på den frågan och få igång konversationen.

Rätta partnerskap kan göra underverk för ditt toppmöte och även påverka branschen i stort. Adeeks Mediaweek har stöd av Association of National Advertisers (ANA) och 4A:s. Enbart ANA representerar marknadsförare som står för mer än 400 miljarder dollar i marknadsföring och reklam årligen. 4A:s betjänar över 700 medlemsbyråer som hjälper till att styra mer än 85 % av de totala amerikanska reklamutgifterna. Nu är det vad jag kallar kraftfulla partnerskap.

Förbered live och förinspelat evenemangsinnehåll

En av de största frågorna för alla virtuella evenemang är om sessioner ska vara live eller förinspelade. Eftersom virtuella toppmöten är mer samarbetsvilliga och fungerar bäst med livedeltagarnas engagemang, är det bäst att gå 100 % live. Detta möjliggör frågor och svar från publiken i realtid. Detta är viktigt för att ett toppmöte ska ha en ständig dialog med pågående bidragande diskussionspunkter. Förinspelat innehåll bör vara för snabba videoklipp eller informativt innehåll som kommer från ditt varumärke i den här inställningen.

Oavsett om högtalarna kommer in live eller sänds samtidigt, vill du att de ska se så bra ut som möjligt och känna sig trygga. Som en del av deras introduktionsprocess skicka dem ett virtuellt högtalarpaket. Detta inkluderar allt de behöver för att bli framgångsrika när de går live som belysning, en mikrofon och en bakgrund för en professionell skärm. Repetitioner bör inkludera testning av all utrustning i god tid.

* Proffstips: Standarderna för ett virtuellt toppmöte är högre än andra virtuella evenemang. Om du har rörelseutrymme i din budget, anlita ett professionellt produktionsteam för att hantera liveinspelningarna. De består vanligtvis av en regissör, ​​producent, ljudoperatör och sändningstekniker. De kommer att se till att strömmen är av hög kvalitet, bibehålla ljudnivåer, använda rätt utrustning och sömlöst övergå till olika bilder.

Granska feedback och analyser efter evenemanget

Feedback är viktigt när man mäter framgången för ditt virtuella evenemang. Feedback från deltagarna kommer att ge insikter om värdet av evenemangets innehåll och upplevelse. Återkoppling från talare kommer att ge dig insikter om hur introduktionsprocessen var och hur framgångsrika talare tycker om sina sessioner. I slutändan bör dina talare känna att de har kontroll över sina presentationer, men ändå tydligt vägledda av ditt team. Feedbackformulär kan skickas via e-post med olika meddelandebaserade deltagarroller, evenemangsdeltagande eller annan information som används för att segmentera publik.

Dessutom kan evenemangsanalyser som antalet registrerade, deltagare, total visningstid, toppvisningar och detaljer om frågor och svar, omröstningar och kommentarer ge evenemangsplanerare mer insyn i vilka delar av evenemanget som engagerar och hur de kan förbättras inför framtiden.

Tillhandahålla fler sätt att engagera sig i innehåll och få kontakt med deltagare

Slutet på ditt virtuella toppmöte bör inte markera slutet på affärssamtalen. Glöm inte att redigera ditt videoinnehåll och vara värd för det på begäran för evenemangsregistranter och -deltagare.

Du kan också uppmuntra deltagarnas sätt att ansluta och samarbeta efter toppmötet. Överväg att vara värd för en exklusiv community genom sociala kanaler som Facebook eller Slack. Övervaka dessa kanaler regelbundet och vårda dessa kanaler med incitament från ditt varumärke. Detta kan se ut som påverkansgrupper, mentorskapsprogram, medlemsgrupper, möten, rådgivande grupper och mer.

* Proffstips: En uppföljning som ofta förbises är kontaktpunkten efter händelsen med dina partners. Gå längre än att skicka en deltagarlista och arrangera ett samtal eller lunchmöte efter ditt toppmöte. Du vill att dina partners ska känna sig värdefulla och att deras feedback och åsikter hörs. De kan också ha förslag på framtida toppmöten som kommer att säkra deras stöd för kommande virtuella toppmöten.

Vanliga frågor om virtuellt toppmöte