Hur mycket tid – och pengar – skulle du spara om du hade en budgeteringsram som garanterade vinst?
Tanken på att debitera vad du är värd är mer kontroversiell än du kanske tror. Förespråkarna säger att du ska ta ut vad du är värd - eller inte ta på dig projektet alls. Andra förespråkar fördelarna med att arbeta gratis.
De flesta av oss faller någonstans i mitten.
Men här är ett faktum:en ordentligt utformad budget är skillnaden mellan ett projekt som knappt går i jämnvikt och ett som betalar räkningarna, gör dina entreprenörer nöjda och låter dig återinvestera pengar i ditt produktionsbolag. Om du kunde, hur skulle du utveckla ditt företag? Vilken utrustning och resurser skulle du köpa? Vem skulle du anställa?
Det här är frågorna som skiljer lönsamma företag från de som misslyckas.
Vikten av att budgetera på rätt sätt
Faktum är att de flesta kreativa företag misslyckas. Om du bara lyckas – eller ännu värre, ätkostnader – på dina produktioner kommer din frilansverksamhet inte att vara länge.
En stensäker budget är nyckeln till att ta ut vad du verkligen är värd. Men mer än det, att veta hur du ska budgetera ger dig förtroendet att du inte lämnar pengar på bordet – pengar som du skulle kunna (och välförtjänt borde) återinvestera i ditt företag.
Det första steget för att lära sig att budgetera korrekt är att finslipa dina uppskattningsförmåga. Liksom alla värdefulla färdigheter kommer behärskning med övning och granskning.
För att ta hänsyn till detta bör du skapa en budget tre olika tidpunkter för varje projekt. Här är uppdelningen:
Budget 1: The First Pass
Din första budgetrunda för ett projekt kommer direkt efter din första kontakt med en potentiell kund, men före ditt första konceptmöte eller första brainstorm.
Den här uppskattningen är avsedd för internt bruk, så du delar den vanligtvis inte med kunden – bara bollplanken. Det första passet budget hjälper dig att tänka realistiskt om projektets omfattning. Dela detta med ditt produktionsteam och kollegor för feedback.
Budget 2: The Nitty-Gritty
Detta är budgeten som står för varje kostnad som du räknar med för projektet. Den inkluderar rader för alla hårda kostnader och entreprenörspriser, och den tar med en vinstmarginal för var och en (mer om vinstmarginaler i nästa avsnitt).
Det här är budgeten som du delar med en kund. Citatet bör inte vara en överraskning för din klient, eftersom du redan borde ha gett dem en bollplank baserat på det första passet.
Budget 3: Uppföljningen
Vid det här laget har du avslutat projektet och har registrerat faktiska kostnader mot dina ursprungliga uppskattningar. Du och ditt team bör leta igenom detta för att se vilka objekt som kom in över eller under budget. Använd detta som en genomgång och diskutera hur du kan förbättra din budgeteringstaktik i ditt nästa projekt.
Det här är den viktigaste budgeten som du kommer att förbereda, och det är det snabbaste sättet att finslipa dina beräkningsfärdigheter.
Ta hänsyn till marginalen för frilansare
Att ta ut vad du är värd är mer än att bara slänga ut ditt timpris. Bergfasta budgetar bör inkludera alla hårda kostnader förknippade med projektet. Din budget bör ta hänsyn till saker som utrustningsuthyrning, musiklicensavgifter, resekostnader, entreprenörspriser och priser för dig och ditt team. En ordentlig budget tar dock saker ett steg längre genom att ta med vinstmarginaler.
En vinstmarginal är ett extra belopp (vanligtvis beräknat som en procentsats) som du räknar ut ovanpå en kostnad eller kurs för att säkerställa en vinst. Utan vinstmarginaler kan företag inte expandera, och de ser väldigt liten (om någon) tillväxt.
Ett av de bästa sätten att räkna in en vinstmarginal är att ta med den i dina entreprenörers avgifter.
När du bygger upp ditt produktionsteam samlar du ihop proffs som hjälper dig att köra ljud, skriva manus, komponera musik och i slutändan överföra sin kreativa expertis till den färdiga produkten – och i din kunds händer. Utöver det ger du dina kollegor och entreprenörer mycket uppskattade affärer.
Du måste överväga det arbete som krävs för att sätta ihop det där teamet av kreativa material. Du gör detta genom att räkna in en vinstmarginal på 30-60 procent utöver dina entreprenörers avgifter. Annars ger du dina entreprenörer gratis arbete. Det är förstås bra, men du förtjänar kompensation för det armbågsfett som krävs för att anpassa kreativa proffs till projektets kreativa vision.
Utan dessa inbyggda marginaler i dina budgetar lämnar du pengar på bordet – och förlorar på hårt förvärvat arbete.
Hur du säkerställer lönsamhet och får ditt företag att växa
Nu när du är medveten om fördelarna med vinstmarginaler och budgetering på rätt sätt, är det dags att bygga in dem i dina budgetar.
Oavsett om du använder Google Sheets, Excel eller Numbers är det en bra idé att börja använda kalkylblad för att skapa dina budgetar – åtminstone för dina interna budgetar. Om du använder ett kalkylark påskyndar beräkningarna för saker som entreprenörer och andra rader.
Här är tricket:det är en enkel formel som du kan lägga till i dina kalkylblad (visas ovan). För varje rad (kolumn A) bör du ha ytterligare fyra (4) kolumner:
- Kolumn B: Din entreprenörs dagspris (lägg till ytterligare en kolumn för antalet dagar efter en).
- Kolumn C: Din målmarginal (om du arbetar med kunden om pris är det här ett bra ställe att justera siffrorna på).
- Kolumn D: Den beräknad vinst från din entreprenörs avgift.
- Kolumn E: Det belopp som du kommer att fakturera din kund för.
Här är ett scenario:du kontrakterar en DP för en endagsfotografering. Du har förhandlat fram deras dagspris till 1 000 USD. Lägg till detta belopp i kolumn B.
Den här fotografen är mycket bra och kommer att ge enastående kvalitet till slutprodukten. Därför bedömer du en marginal på 60 procent utöver deras dagskurs för att ta hänsyn till kvaliteten på deras arbete – såväl som den tid och ansträngning som krävs för att justera dem med projektets mål. Lägg till detta belopp i kolumn C.
I kolumn D, lägg till följande formel i cellen:=MULTIPLERA (B2, C2). Detta kommer att beräkna vinsten.
Lägg till denna formel i cellen i kolumn E:=SUMMA (B2, D2). Detta lägger till den beräknade vinsten till DP:s ränta. Detta är beloppet som du kommer att fakturera kunden för.
Det finns tillgängliga verktyg som kan göra det här arbetet åt dig, som The Budget Maximizer Tool, designat av Ryan Koral och Matt Davis på Studio Sherpas.
Verktyget är i huvudsak ett turboladdat kalkylblad (tillgängligt i Excel och Numbers) med rader för förproduktion, produktion och efterproduktion. Varje cell har enkla formler inbakade i kalkylarket som står för vinstmarginaler, vilket gör att du snabbt och effektivt kan skapa vinstfokuserade budgetar. Den kommer också med en en timmes utbildningsvideo som går igenom hur du använder verktyget – samt några tekniker för hur du presenterar budgetar för dina kunder.
Genom att följa dessa rutiner kommer du att rädda dig själv från att äta kostnader och köra över budget, vilket är dåligt för ditt företag och ännu värre för ditt rykte.