Så du kämpar för att driva ditt ständigt växande videoföretag? Med den här artikeln kommer jag att visa dig hur du använder Trello för att driva någon aspekt av ditt videoföretag.
Trello är en populär projektledningsapp som låter dig använda ett Kanban-typkortsystem för att enkelt spåra vad som helst – oavsett om det är stadierna av ett projekt/produktion, kunderna i din pipeline eller någon annan situation där olika stadier av något måste vara spåras.
Och det bästa av allt – det är gratis!
Låt oss gå in på artikeln.
Hur du använder Trello för ditt videoföretag
Nyckeln till att skapa högkvalitativa videor är att ha ett crack-videoproduktionsteam som arbetar tillsammans som en väloljad maskin.
Du måste ha människor som inte bara är bra på sina individuella uppgifter utan som är snabba och effektiva och kan arbeta sömlöst tillsammans för att producera en video som kommer att tillfredsställa din kund.
När du arbetar med ett projekt med ett mål i åtanke, är nyckeln till att se till att saker och ting fungerar smidigt att hålla alla medlemmar i teamet uppdaterade och uppdaterade. De behöver veta i vilket skede videoprojektet befinner sig, vem som arbetar på ett specifikt projektstadium och när de behöver arbeta för sin del.
Det kanske är många uppgifter och många människor som arbetar producerar bara en färdig video. Ofta, även om dessa människor kanske arbetar med samma projekt samtidigt, kanske de inte nödvändigtvis befinner sig i samma område.
Din klippare kanske är i studion, din ljudkille kanske är hemma och din filmfotograf kan vara på plats... Ditt team kan vara överallt och göra olika saker och kommunikation kan vara svårt.
Se till att allt fungerar smidigt
För att hålla varje process smidig och i ordning, och för att säkerställa att varje gruppmedlem vet vad som händer, kan det vara en bra idé att använda ett projektledningsverktyg. Ett utmärkt projekthanteringsverktyg att använda för att hålla ett videoproduktionsprojekt igång smidigt är Trello.
Trello, som dess utvecklare uttryckte det, är i grunden en webbsida där du gör en massa listor. För att använda Trello dig:
- skapa en projektstyrelse.
- På den projektbrädan kan du skapa specifika listor över uppgifter som måste slutföras.
- Dessa uppgifter placeras på flyttbara kort som kan dras runt på brädet för att organisera om listorna.
Trello tillåter gruppmedlemmar att samarbeta i ett projekt genom att ge dem tillgång till styrelsen. Detta är bra för alla typer av företag, särskilt videoproduktionsföretag där teammedlemmar kanske arbetar överallt.
Du kan bjuda in dina teammedlemmar att se styrelsen. Trello låter dig tilldela uppgifter till medlemmar och ställa in förfallodatum för uppgifterna. Teammedlemmar kommer också att tillåtas kommentera och göra ändringar av uppgiftskort och till och med flytta och omorganisera listorna vid behov.
Foto taget från Lifehacker
Grundläggande användningar av Trello
Bilden ovan visar det mest grundläggande sättet att använda Trello för att samarbeta i ett projekt.
Som du kan se skapade projektledaren tre listor i tavlan och märkte dem:
- Att göra,
- Gör och
- Klart.
Under var och en av dessa listor finns kort som representerar uppgifter som måste utföras för att projektet ska kunna slutföras.
Den första listan du skulle behöva skapa skulle vara en att göra-lista . Under detta skulle du sedan skapa uppgiftskort.
Dessa uppgiftskort ska innehålla information om vad som behöver göras för att driva projektet framåt. Uppgiftskortet skulle innehålla ett förfallodatum samt en lista över de gruppmedlemmar som skulle behöva arbeta med uppgiften.
Den andra listan, Doing , skapas genom att dina medarbetare drar över ett kort från Att göra. De kan uppdatera informationen på kortet för att låta resten av teamet veta hur de gör med uppgiften.
Den tredje listan, Klar , skulle skapas genom att dra kort från Doing. Detta kommer att låta alla medarbetare veta vilka uppgifter som är klara. En snabb blick på den här listan hjälper medarbetare att veta i vilket skede projektet befinner sig och om det nu är deras tur att göra något.
Alla medarbetare i styrelsen kan lägga till ändringar och anteckningar på uppgiftskorten så att det också är ett bra medium för kommunikation inom teamet.
Eftersom Trello är webbaserat kan den nås när som helst och var som helst någon av samarbetspartnerna behöver det. Det fungerar med Apple- och Android-enheter.
För ett team vars medlemmar ofta är ute och reser – som ett videoproduktionsteam – gör Trellos förmåga att hålla medlemmarna uppdaterade var de än kanske är det till ett särskilt värdefullt verktyg.
Foto taget från Mowhawk Medias utmärkta tavla på Trello
Använda Trello för videoproduktion
För videoproduktion kan du använda Trello för att hålla reda på vad som behöver göras och vem som behöver göra det under förproduktion, produktion och efterproduktion.
Du kan också skapa mer detaljerade Trello-tavlor för att hålla reda på samarbetsprocessen. Ta exemplet nedan.
Skaparen av denna tavla skapade sina listor genom att identifiera specifika steg som behövde göras under produktionsstadiet (filmning) och efterproduktionsstadiet (redigering och granskning).
I var och en av dessa listor finns kort som beskriver de uppgifter som måste utföras för att säkerställa att varje steg i videoproduktionsprocessen genomförs.
De är också noga med att inkludera i varje uppgiftskort namnen på de gruppmedlemmar som behöver arbeta med uppgiften och datumet då uppgiften behöver slutföras.
Foto taget från Drupalize
Börja använda Trello
För att börja använda Trello för att hålla reda på det arbete som utförs av ditt videoproduktionsteam, följ dessa två grundläggande steg:
1. Definiera stegen i processen
Gör först en omfattande lista över alla steg som ditt team måste ta för att säkerställa att videon kommer att produceras. Stegen du identifierar på den här listan kommer att utgöra de listor som du skapar.
Här är ett tips, märk listorna på din Trello-tavla enligt de villkor som du och ditt team är mer bekväma med.
Ta en titt på exemplen ovan.
I den första bilden ovan skapade teamet tre listor genom att namnge dem efter de allmänna stegen eller stadierna i videoproduktionsprocessen.
Bara tre listor definierade av de allmänna villkoren för:
- Förproduktion,
- Produktion och
- Efterproduktion.
I det andra exemplet beslutade teamet att skapa sina listor genom att namnge dem efter specifika uppgifter under videoproduktionsprocessen.
2. Skapa dina Trello-kort
Tänk i varje steg på de uppgifter som ditt team kommer att behöva utföra för att steget ska anses vara "avslutat".
Skapa ett Trello-kort som representerar varje uppgift.
- Bestämma vilka medlemmar i ditt team som är ansvariga för varje uppgift. Placera deras namn på Trello-kortet för att tilldela dem uppgiften.
- Ställ in en deadline för uppgiften och skriv in den på Trello-kortet.
Det är viktigt att du lägger till de specifika teammedlemmarna till uppgiftskorten de är ansvariga för att utföra. Trello kommer att meddela dem om ändringar som gjorts på kortet och om uppgiftens deadlines.
Ett snabbare och mer organiserat system
Filmskaparen Zack Arnold, som är redaktör för populära tv-program som Burn Notice och Glee , är en konverterad till Trello. Han använder det för att behålla sitt förstånd när han arbetar med sina otaliga uppgifter och producera flera videoprojekt.
Han liknar användningen av Trello med sitt tidigare system för projektledning och organisation där han brukade sätta upp färgade registerkort på en vägg:
"Jag brukade skapa väggar av registerkort för alla indiefunktioner jag redigerade. . . vi ägnade dagar åt att konstruera dessa tavlor, välja ut de rätta färgerna för de olika handlingslinjerna, bestämma vad som skulle skrivas på dem och sedan lägga korten på en gigantisk magnetisk vit tavla. . .” minns han.
Enligt Arnold var den värsta delen av "index card on boards"-systemet hur mödosam processen var. Att bara lägga ut en tavla för ett stort projekt kan ta honom två till tre dagar att kartlägga.
När han upptäckte Trello och dess onlineuppgiftstavlor sparade appen honom tid och hjälpte honom verkligen att bättre organisera sitt arbete. Och det är bra för hans redigeringsarbetsflöde också.
Han uppskattade också det faktum att det tillåter honom att kommunicera med andra medlemmar i produktionsteamet.
"Alla kan inte bara se dessa kort utan de kan också kommunicera direkt på dessa kort med dig och alla dina teammedlemmar", säger Arnold.
En användning av Trello som Arnold uppskattar särskilt är hur han kan använda den för att organisera en stor mängd videor.
Han skapar en tavla som listar alla hans videoprojekt och håller reda på deras framsteg fram till leveransdagen. Arnold har framgångsrikt använt bara en Trello-bräda för att hålla reda på över 125 projekt i olika produktionsstadier.
Först identifierar Arnold alla sina leveransbara projekt. Vart och ett av dessa projekt blir en separat lista på tavlan.
Efter att ha märkt alla sina listor kommer han sedan att identifiera alla steg som behövs för att föra projekten från konceptualisering till leverans. Han skapar individuella kort för vart och ett av dessa steg.
För att hålla uppgifterna på rätt spår rekommenderar Arnold att du bifogar följande information i varje lista:
- Alla medlemmar som arbetar med det projektet.
- Alla papper som behövs för det projektet.
- Alla checklistor för arbetsflöden.
- Alla förfallodatum och riktmärken för projektet.
Enligt Arnold har han sedan övergången till Trello varit mer effektiv i sina videoproduktionsuppgifter. Kolla in fler sätt som han använder Trello för att organisera sin videoprocess i sitt inlägg här.
Använda Trello – En slutsats
Som du kan se är Trello ett fantastiskt verktyg för alla företag, och speciellt ett videoproduktionsföretag. Jag hoppas att den här artikeln har varit användbar för att visa dig hur du använder Trello i ditt videoföretag.
Fortfarande inte övertygad om Trello? Få lite Trello-inspiration här. Och automationsappen Zapier har en fantastisk lista med 17+ kreativa sätt att använda Trello och organisera allt.
Och låt oss inte glömma att Trello också kan användas för att hjälpa till att driva innehållet på dina webbplatser, hjälpa till med din försäljnings- och marknadsföringsprocess och till och med driva vilken som helst (och varje) aspekt av ditt liv!
Sammantaget erbjuder Trello en fantastisk plattform för alla typer av projektledning och är riktigt bra för team som kanske inte alltid arbetade tillsammans på samma kontor.
Och glöm inte att det är gratis att använda!
Har du erfarenhet av att använda Trello ? Har du funnit styrelsesystemet fördelaktigt för projektledning ? Låt oss veta i kommentarerna nedan här.