Många saker förändrades när covid-19-pandemin drabbade världen. Strikt social distanseringspolitik implementerades, och det blev obligatoriskt för alla organisationer att strikt följa regeringens politik. För att minska spridningen av coronaviruset bad de globala styrande organen alla organisationer att byta till distansarbetsmodellen. Detta plötsliga skift gjorde att alla arbetare ägnade mer tid åt en-till-en-samtal och möten.
Nyligen undersökte Harvard Business School mer än 3 miljoner människor i 16 globala städer för att analysera och studera effekterna av asynkrona kommunikationsmetoder på människor. Uppgifterna från analysen av mötesinbjudningar visade att:
- Det var en ökning med 13 % av antalet möten (efter pandemin) och
- Antalet personer som bjudits in till möten ökade med 2–14 %.
- I genomsnitt spenderar en anställd minst 4,1 timmar i veckan på att delta i möten!
Vi vet alla hur svårt det är att organisera ett effektivt onlinemöte. Om det verkar svårt att organisera ett möte och försöka få alla att gå med i tid, är det ännu mer utmanande att skriva protokoll från dessa möten.
Eftersom anställda deltar i fler virtuella möten efter pandemin är det viktigt för minuttagare att lära sig hur man skriver mötesprotokoll effektivt. Låt oss först förstå vad mötesprotokoll verkligen är.
Vad är mötesprotokoll?
Protokoll är de officiella anteckningar som förs under ett möte. Protokolltagning är en process för att dokumentera beslut och handlingsplan som diskuteras under mötet.
Medan en sekreterare vanligtvis får i uppdrag att skriva protokoll från ett möte, är det ofta nödvändigt att alla styrelseledamöter är aktiva. Styrelseledamöterna kontrollerar protokollets riktighet innan det godkänns. Minuterna måste vara mycket fokuserade och vara uppmärksamma på varje liten diskussion som sägs på mötet.
Varför ska du skriva mötesprotokoll?
Låt oss försöka förstå det verkliga syftet med professionella möten.
Huvudsyftet med ett professionellt möte är att lösa befintliga problem, brainstorma nya idéer, diskutera nästa steg (steg framåt) och tilldela lämpliga uppgifter till sina teammedlemmar.
Eftersom möten spelar en viktig roll för att förbättra teamets allmänna prestation och produktivitet är det viktigt att dokumentera dem på ett effektivt sätt.
Färdigheter som krävs Att ta effektiva mötesprotokoll
En minuttagare bör ha följande färdigheter.
- Förståelse :De ska kunna förstå komplexa ämnen som diskuteras under mötet. Minuttagare förväntas bara lista de viktiga punkterna. Därför är det nödvändigt för dem att få en ordentlig förståelse för vad de ska notera och vad de ska undvika.
- Skriv :Det är viktigt att hålla en skrivhastighet som synkroniseras med mötestakten. Om de skriver långsamt är det något som de borde försöka arbeta med.
- Lyssnar :De bör också ha goda observations- och lyssnarförmåga.
Vanliga utmaningar som minuttagare möter
Möten kan bli mer bullriga när för många åsikter förmedlas samtidigt. Människor tenderar att avvika från diskussionens huvudpunkt och kan komma med nya frågor. Att bara fokusera på de viktiga fakta som relaterar till diskussionspunkten blir svårare.
Även om det är svårare att skriva effektiva mötesprotokoll för offlinemöten, är det ännu mer utmanande att skriva protokoll för onlinemöten. Några vanliga utmaningar som minuttagare möter under onlinemöten är:
- Zoom trötthet och ansträngda ögon,
- Anslutningsproblem,
- Svårigheter att delta,
- Svårigheter att hänga med i mötestakten.
Nu när vi är medvetna om de vanliga problemen som minuttagare möter, låt oss försöka komma på lösningar för att lösa dessa problem.
Hur kan det hjälpa att spela in onlinemöten?
Att spela in onlinemöten kan definitivt hjälpa till att lösa några av de problem som nämns ovan. Du behöver inte längre oroa dig för att missa några viktiga punkter här och där. När du har spelat in mötena kan du ta en titt på det och strukturera om dina mötesprotokoll exakt.
Fördelar inspelning av möten
- Om du missar några viktiga punkter, förfallodatum eller viktiga tidslinjer som nämndes under mötet, kommer du att kunna gå tillbaka till inspelningen av mötet och göra ändringar i anteckningarna i enlighet med detta.
- Det hjälper dig att utföra en grundlig analys och tydligt förstå de viktigaste ämnena som diskuterades under mötet.
Lär dig hur man skriver mötesprotokoll i 5 enkla steg
Lär dig hur du skriver mötesprotokoll effektivt genom att helt enkelt följa instruktionerna nedan.
Steg 1:Förbered dagordningen genom att kontakta ordföranden.
Det är alltid lämpligt att planera saker i förväg. Det hjälper dig att hålla ordning och se till att du arbetar på ett strukturerat sätt. Försök att komma i kontakt med ordföranden och förbereda dagordningen. När dagordningen är klar kan du utarbeta en disposition för mötet med alla nödvändiga rubriker och underavdelningar.
Steg 2:Förbered din inspelning.
Nu är detta det viktigaste steget. För att spela in onlinemöten måste du installera ett tredjepartsprogram för skärminspelning som Vmaker.
Du kanske undrar varför du ska installera ett tredjepartsprogram för skärminspelning när du bara kan spela in möten på den inbyggda applikationen.
Problemet är att på plattformar som Zoom förväntas deltagarna söka tillstånd från värden varje gång. Endast om värden godkänner deras begäran kommer de att kunna spela in zoommöten. På andra plattformar som Google Meet finns det ingen inspelningsfunktion tillgänglig.
Om du använder Webex eller GoToMeeting måste du uppgradera till ett premiumkonto för att låsa upp inspelningsfunktionen. Dessa alternativ är varken lätta eller budgetvänliga. Det är därför vi tar dig igenom ett av de enklaste tillvägagångssätten med Vmaker.
Ladda ned en mötesinspelare
Du kan nu hålla din inspelning klar genom att ladda ner en mötesinspelning. Vi rekommenderar Vmaker eftersom det är en av de mest användarvänliga mötesinspelningarna som finns tillgängliga online. Det låter användare spela in onlinemöten gratis. Den kan spela in både internt och externt ljud utan ansträngning. Det kan laddas ner i två format - som ett Chrome-tillägg från Chrome Web Store eller som en macOS-version.
Steg involverade i att spela in onlinemöten med Vmaker
- Registrera dig för Vmaker och skapa ett konto.
2. Logga in på Vmaker-kontot och ladda ner din föredragna version.
3. Om du använder ett Chrome-tillägg fäster du tillägget i din webbläsare. Om du använder ett Mac-program kan du öppna programmet direkt och börja spela in.
4. Nu behöver du bara anpassa dina inställningar och börja spela in. När du är klar med inspelningen kommer filen automatiskt att sparas i instrumentpanelen.
Det är allt. Så enkelt är det. Nu kan du börja skriva dina protokoll utan att fastna. Att skriva mötesprotokoll är inte stressigt längre! Det bästa med allt detta är att du kan få allt detta gjort gratis!
För att lära dig mer om Vmaker och dess funktioner, kolla gärna in den här videon nedan.
Steg 3:Gå med i mötet, börja spela in och börja göra anteckningar
När du går med i mötet börjar du spela in. När mötet spelas in, se till att du börjar göra anteckningar som vanligt. Kom ihåg att inspelningen bara är en resurs som du bör använda som referens när du har fastnat någonstans. Hoppa inte över att ta anteckningarna. Fortsätt att skriva anteckningarna som du brukar.
Steg 4:Skriv mötesprotokollet med hjälp av inspelningen
När mötet är över kan du börja skriva protokoll så fort du kan. Detta hjälper dig att skriva bättre eftersom diskussionerna som hände under mötet förblir fräscha i ditt minne. Du kan använda inspelningen här och återvända till avsnitten som du missat. Ta en titt på listan nedan för att få en uppfattning om vad du bör inkludera och vad du bör undvika när du skriver protokoll från ett möte.
Format för mötesprotokoll
Låt oss nu ta en titt på de viktiga sakerna som bör ingå i mötesprotokollen.
- Namn, plats, datum och tid (ange även om det är ett onlinemöte eller offlinemöte)
- Syftet med mötet
- Lista över närvarande deltagare
- Lista över deltagare som informerade teamet om att de inte skulle kunna dyka upp till mötet
- Lista över deltagare som inte dök upp till mötet och förblev uniformerade
- Agenda
- Ta beslut och diskussioner
- Uppföljningsmötesinformation (tidpunkt och plats för nästa möte)
- Länkar till relevanta bilagor eller dokument.
Mistag att undvika
Vid det här laget har du en klar uppfattning om vad som ska ingå i mötesprotokollet. Nu ska vi ta en titt på listan över saker som du bör undvika.
- Undvik att använda personliga kommentarer och åsikter.
- Använd inte adjektiv, adverb och känslor.
- Se till att du undviker grammatiska fel.
- Förbise inte eller försumma granskning och godkännande.
- Se till att du går igenom tidigare mötesprotokoll.
- Undvik ändringar i format, stil eller ton.
- Undvik att registrera innehållet i juridisk rådgivning från en advokat.
- Gör inga antaganden eller gissningar. Varhelst det saknas information, ange det tydligt.
- Bifoga inte ofullständiga eller vaga externa dokument. Försök att bifoga dokument som bara är relevanta.
Bonus:En exempelmall för mötesprotokoll
Steg 5:Skicka in, dela för granskning och distribuera mötesprotokollet.
När du har skrivit klart protokollet, se till att du skickar in det för granskning. Du kan få den granskad och godkänd av ordföranden. När protokollet har godkänts, dela det med alla dina teammedlemmar.
Slutsats
Nu måste du ha en fullständig förståelse för vad som krävs för att skriva effektiva mötesprotokoll.
Du fick lära dig hur du enkelt skriver mötesprotokoll med hjälp av en mötesskrivare.
Så nästa gång du blir ombedd att skriva protokollet från ett möte, anta utmaningen och börja skriva med tillförsikt!
Vanliga frågor
1. Hur lång tid ska jag ta på mig att skriva protokoll från ett möte?
Det är alltid tillrådligt att slutföra det inom 24 timmar. På så sätt är det lättare för minuttagaren att minnas händelserna under mötet väl.
2. Hur sprider man protokollet från ett möte?
När du är klar med att skriva, distribuera den till dina teammedlemmar via e-post eller använd ett molnbaserat delningsverktyg som Google Dokument.
3. Var kan jag få tillgång till exempel eller mallar för mötesprotokoll?
Ta en titt på mallen för bonusmötesprotokoll som vi har delat ovan. Detta kommer att ge dig en uppfattning om den grundläggande strukturen och formatet du bör följa när du skriver protokoll från ett onlinemöte.
4. Hur detaljerat ska mötesprotokollet vara?
Mötesprotokollet bör vara kortfattat och måste innehålla de viktigaste åtgärdspunkterna för ett möte. Även om det är nödvändigt att lägga till alla viktiga punkter, är det alltid bättre att hålla sig borta från information som inte är relevant för mötets kärna.
Rekommenderade läsningar
- Hur man spelar in ett zoommöte som deltagare
- Hur man skärminspelning Netflix gratis
- Lär dig hur du skickar ett video-e-postmeddelande
- 5 bästa Powerpoint-inspelare för videopresentationer
- Bästa skärminspelare för Mac