Rådhusmöten bör vara en viktig händelse i varje organisations månadskalender. De är en möjlighet för anställda och ledarskap att mötas som ett team, engagera sig i öppna samtal, dela uppdateringar, framgångar och alla frågor som har dykt upp på vägen.
Under pandemin har rådhusmöten sett något annorlunda ut, med de flesta organisationer som har gått över till ett onlineformat. Denna övergång kan ha varit skrämmande till en början, och många undrade om det verkligen var möjligt att vara värd för en effektiv och engagerande rådhusmöte virtuellt. Svaret? Ja, det är det.
Den här artikeln går igenom allt du behöver veta om virtuella rådhusmöten, med tips och tricks du kan implementera för att optimera allas upplevelser och varför du bör använda Riverside.fm.
TL;DR
- Virtuella rådhusmöten samlar en organisations ledarskap och anställda på en virtuell mötesplattform som Riverside.fm .
- Stadhusmöten är en möjlighet att dela med sig av företagsnyheter och uppdateringar, anställdas prestationer och eventuella problem eller klagomål.
- Virtuella rådhusmöten byggar upp medarbetarnas moral, etablerar en öppen dialog mellan olika nivåer i din organisation, hjälper dig att nå ut till fler av din arbetsstyrka och låter dig spela in ditt möte i HD .
- Några tips för att hålla ett rådhusmöte inkluderar:ställ en agenda, utse en moderator, välj din programvara noggrant, och ta det inte på för stort allvar .
Vad är ett rådhusmöte?
Låt oss gå tillbaka till grunderna för ett ögonblick. Ett rådhusmöte är inte precis vad det låter som. Snarare än ett bokstavligt möte för stadsinvånare , i det sammanhang vi tittar på, hänvisar det till en regelbunden sammankomst av en organisation eller ett företags personal och ledningsgrupp i det sammanhang vi tittar på. Det är en chans för organisationsomfattande meddelanden att göras, uppdateringar att delas och för öppen dialog och konversation. Termen är inte längre begränsad till enkla "företagsuppdateringsmöten" utan kan också syfta på teambuilding-övningsmöten, kick-off-möten och mer.
Vad är syftet med ett rådhusmöte?
Syftet med ett rådhusmöte är att föra samman en organisations anställda och ledningsgrupp. Som vi sa tidigare kan detta vara för att diskutera de senaste nyheterna, ge mindre uppdateringar om ditt företags senaste framgångar eller helt enkelt för att bryta isen och bygga laganda. Som sagt, eftersom ett rådhusmöte mestadels drivs för dina anställdas fördel, bör du låta syftet och formatet för ditt möte formas av vad dina anställda vill eller känner att de behöver.
Rådhusmöten är viktiga för att placera alla inom den breda bilden, vilket i slutändan bygger upp en känsla av gemenskap och kamratskap inom organisationen.
Fördelar med virtuella rådhusmöten
Laganda och gemenskap
Till vardags interagerar dina anställda med största sannolikhet med sina små team och linjechefer, utan möjlighet att se hur de passar in i helheten. Att hålla rådhusmöten är ett bra sätt att ta med alla tillsammans, odla en verklig känsla av gemenskap och laganda.
Ökad motivation
Möjligheten att dela ditt företags vinster (oavsett om det är stora eller små), samt att visa alla dina anställda hur de passar in i ditt företags storskaliga bana, är ett säkert sätt att öka medarbetarnas moral och motivation.
Öppna dialogen
När det gäller att skapa en hälsosam, välkomnande och öppen arbetsmiljö är möten i kommunhuset oerhört viktiga för att ge medarbetarna möjlighet att uttrycka sina åsikter och säga vad de tycker. Detta gäller särskilt för att skapa en transparent kommunikationslinje mellan dina medarbetare och ledargruppen. Speciellt i större organisationer kan ledarteamet på hög nivå känna sig avlägset och ointresserat av arbete som sker på andra nivåer i verksamheten. Rådhusmöten är ett bra tillfälle att bryta de barriärerna.
COVID Säker
I många delar av världen finns covid-19-restriktioner fortfarande på plats. Virtuella möten innebär att du kan fortsätta att samla dina anställda på ett covid-kompatibelt sätt.
Nå hela din organisation
En annan stor fördel med virtuella stadshus är att nå hela organisation på en gång. Oavsett om dina anställda är på olika platser, kommer de att kunna vara med på ditt möte (såklart om tidsskillnaden tillåter).
Spela in ditt rådhusmöte
En annan fördel med virtuella rådhusmöten är att spela in hela sessionen. Personal som inte kunde delta i mötet kan se det tillbaka, och du kan skicka en sammanfattning till de som deltog.
Nackdelar med virtuella rådhusmöten
Svårt att organisera
Av uppenbara skäl kan det vara en verklig huvudvärk att koordinera, arrangera och hålla ett organisationsomfattande möte. Först och främst har du utmaningen att hitta en tid som passar de flesta. Sedan måste du också se till att alla är medvetna om när rådhusmötet äger rum och hur de kan komma åt möteslänken. Lyckligtvis, med Riverside.fm, är värd för rådhusmötet en bris.
Skrämmande
Även om rådhusmöten är tänkta att ge en plattform för öppen dialog och transparent diskussion, kan det vara en skrämmande möjlighet att tala inför hela organisationen.
Tidsbegränsningar
När det kommer till affärer är tiden avgörande. För större organisationer, i synnerhet, kanske du upptäcker att du inte kan få in allt på din agenda i ett enda rådhusmöte, eller så kanske inte alla får en chans att bidra. Oroa dig dock inte; det finns lösningar. Man skulle till exempel kunna bryta ner det i mindre rådhusmöten som är mer fokuserade med färre personer.
Hur effektiva är virtuella rådhusmöten?
Även om rådhusmöten är ett effektivt format i teorin, handlar det om vad du gör med dem och hur du väljer att genomföra dina möten. Både du och dina medarbetare får ut det mesta av era kommunhusmöten om ni anpassar formatet efter era behov. Kom ihåg att det är tänkt att vara en tvåvägskonversation. Känn dig inte tvungen att följa ett konventionellt format. Gör istället dina stadshusmöten till dina egna, i linje med ditt samhälle och din organisations filosofi.
Hur fungerar rådhusmöten?
Återigen, allt detta beror på hur just din organisation väljer att göra saker. Som sagt, de flesta rådhusmöten kommer att ha en sätta agenda så att det finns någon form av struktur att följa. Dagordningen kan täcka nyckelteman eller nyheter som kommer att diskuteras, eller det kan lämna en viss tid för frågor och svar. Allt beror på den exakta karaktären av ditt rådhusmöte.
Hur man genomför ett rådhusmöte
När det kommer till att arrangera ett organisatoriskt rådhusmöte finns det mycket logistik att ta hänsyn till. Låt oss dela upp det:
Steg för att vara värd för ett rådhusmöte online
- Ställ in datum och tid. Du måste försöka ställa in en tid som fungerar för nyckelmedlemmar i ditt ledarskap, och det är lämpligt över tidszoner om du har ett internationellt team.
- Skicka ut en kalenderpåminnelse och memo, inklusive den virtuella inbjudningslänken till rådhuset samt mötesagendan. När du har ställt in datum och tid, se till att skicka ut inbjudan till alla inom din organisation.
- Om det är första gången du är värd för ett virtuellt stadshus är det värt att inkludera några grundläggande instruktioner om hur du går med i mötet.
- Om du är en särskilt stor organisation kanske du vill utse en moderator. Moderatorn kommer helt enkelt att ansvara för att hålla mötet på rätt spår och i tid.
- Se till att hålla dig till din agenda under dagen. Om du kan är det alltid bästa praxis att lämna tid för en publiks frågor och svar.
- När ditt möte i kommunhuset är över, skicka en sammanfattning och ett tackmeddelande. Det är en trevlig touch att inkludera en inspelning av mötet för de som kanske inte hade hunnit med den dagen. Att skicka ett uppföljande e-postmeddelande är också ett effektivt sätt att cementera de viktigaste sakerna från mötet och hålla det fräscht i dina anställdas minne.
5 tips för att göra rådhusmöten bättre
Ställ in en mötesdagordning i förväg
Att sätta en mötesagenda hjälper både dig och dina anställda. Den tillagda strukturen kommer att hjälpa rådhusmötet att flyta bättre, det hjälper dig att hålla tiden mer effektivt och det kommer att innebära att dina anställda kan förbereda sina tankar och allt de vill säga i förväg.
Välj ditt virtuella mötesprogram noggrant
Ditt val av programvara för virtuella möten kan på allvar påverka den övergripande framgången för dina virtuella rådhus. Du vill ha en lättanvänd plattform med hög funktionalitet som förhöjer ditt rådhusmöte. Möjligheten att spela in din session, dela din skärm och bjuda in livepublikdeltagande är också grundläggande. Vissa alternativ inkluderar Google Meets, Webex, Zoom och, naturligtvis, Riverside.fm.
Ta det inte på för stort allvar
Eftersom du delar din organisations nyheter och uppdateringar kan det kännas mer som ett affärsmöte, men det är det inte! Detta är en möjlighet att skapa en mer avslappnad gemenskapsatmosfär och skapa transparens genom öppna linjer för dialog mellan olika intressenter i din verksamhet. Det är mer sannolikt att du får ett fruktbart rådhusmöte om det är mer avslappnat.
Få dina anställda att känna sig bekväma och uppskattade
För att verkligen få ut maximalt värde av dina möten i kommunhuset måste dina anställda känna sig bekväma med att närvara och tala. Detta kommer från en blandning av atmosfären inom mötet och hur de får det att kännas. Så långt det är möjligt bör du se till att dina anställda känner sig högt värderade när de besöker ditt virtuella rådhus. Du kan göra detta genom att se till att alla får en chans att komma till tals och genom att till exempel lyfta fram medarbetarnas prestationer.
Ändra och anpassa vid behov
Var inte rädd för att ändra hur du gör dina rådhusmöten om du upptäcker att något inte fungerar för dig. Som vi sa tidigare bör du vara redo att anpassa dina möten efter vad dina medarbetare behöver och vill ha, snarare än att hålla fast vid det du vet.
Hör ett rådhusmöte med Riverside
Riverside.fm är designad för att göra ditt liv enklare. Att hålla ett rådhusmöte är redan tillräckligt stressande, så varför inte utnyttja Riverside.fms kraftfulla verktyg för att göra det till en så smidig upplevelse som möjligt?
Användarvänlig
När det kommer till att driva ditt stadshus vill du inte hållas uppe av besvärlig eller klumpig teknik. Riverside.fm är designad för att göra processen så smidig som möjligt. Att gå med i ditt virtuella rådhus är lika enkelt som att klicka på inbjudningslänken, och det finns inget behov för dina medvärdar eller publik att skapa ett konto eller ladda ner ytterligare programvara.
Kraftfulla funktioner
Riversides breda utbud av funktioner gör att du kan göra ditt virtuella rådhus till ditt eget. Dela din skärm för att visa dina anställda ytterligare resurser, lägg till ljud och annan media till din session med hjälp av Media Board, och till och med bjud in alla anställda "upp till podiet", så att säga, genom att använda funktionen för live-publikinrop . Världen är ditt ostron med Riverside.fm.
HD-inspelning
Tyvärr är det nästan omöjligt att få alla dina anställda på ett samtal på en gång. Som tur är spelar Riverside.fm automatiskt in i full HD, så att du kan dela stadshusinspelningen med alla som missat den.
Progressiv molnuppladdning
Du behöver inte längre vänta timmar på att din mötesinspelning från kommunhuset ska vara tillgänglig online för att dela. Riverside laddar upp alla filer till molnet när du spelar in, så när du är klar är allt klart att delas inom några minuter. Detta förhindrar också att datorkraschar eller fel gör att du förlorar dina inspelningar.
Enkel varumärkesanpassning
Om du funderar på att dela dina rådhusmöten offentligt, eller till och med bara inom företaget, är det aldrig en dålig idé att hålla allt professionellt och konsekvent med din organisations varumärke. Riversides Magic Editor hjälper dig att göra detta med enkla layouter samt anpassade bakgrunder och logotyper för att passa din organisations varumärke.
3 nyckelverktyg att införliva i dina virtuella rådhusmöten
Skärmdelning
Gör ditt rådhusmöte mer interaktivt och engagerande genom att använda skärmdelningsfunktionen. Du kan välja att gå för en enkel PowerPoint-presentation som förstärker diskussionen, spela upp videor eller demonstrera en viss process. Vad du än visar är det extra visuella elementet ett effektivt sätt att förstärka det du säger och hålla dina anställda intresserade.
Liveomröstningar/enkäter
I slutet av dagen handlar stadshusmöten om dina anställda. Uppmuntra deras deltagande genom att bjuda in dem att ge sin åsikt med hjälp av live-undersökningar eller undersökningar. Det här är ett bra sätt att involvera din publik i rådhusmötet och verkligen få dem att känna att deras röst är viktig.
HD-inspelning
Möjligheten att lokalt spela in ditt rådhusmöte i full HD bör inte förbises. Som vi sa tidigare är det här ett bra sätt att dela mötet med de som inte kunde göra det.
Vanliga frågor
Vad är ett annat ord för ett rådhusmöte?
Alla organisationer hänvisar till sina kommunhusmöten lite olika. Du kanske stöter på vissa människor som mer bokstavligen kallar det ett "organisationsomfattande möte", medan andra kan referera till det som en månatlig "catchup". Du kan verkligen välja att kalla det hur du vill.
Vad är en viktig effekt av deltagande i rådhusmöten?
Den överlägset viktigaste effekten av deltagande i kommunhusmöten är en ökad känsla av gemenskap och laganda. Dessutom kommer anställda att känna att de är en värdefull del av en större bild som kan göra underverk för motivationen på jobbet.
Hur gör man ett stadshus roligt?
Först och främst, se till att följa våra råd för att skapa en mer avslappnad atmosfär i ditt kommunhus. Du kan också välja att reservera en del av mötet i början tillägnad isbrytaraktiviteter eller mer personliga uppdateringar med en humoristisk kant.