Den ultimata guiden till rådhusmöten

Stadshus. Kvartalsvis, halvårsvis - oavsett kadens - har för det mesta följt samma format sedan rådhustidens början. Tänk bilder med fullproppad text, enkelriktade dialoger som bara hörs av de i rummet och en tom-liknande sammanfattning av e-postmeddelandet.

På senare tid har dock företag gått från hårda presentationer till mer autentiska och engagerande diskussioner med anställda. Hur? Genom att vara värd för inkluderande och interaktiva livestreamande stadshus som ger en öppen miljö för anställda att uttrycka sina bekymmer och anpassa sig till företagets mål.

Att lära sig att livestreama stadshusevenemang har hjälpt många företag att nå fler anställda runt om i världen. Ta Rite Aid, till exempel. I kölvattnet av social distansering på grund av covid-19, drog apoteksjätten till Vimeo för att vara värd för deras första virtuella rådhusmöte någonsin för 3 000 deltagare.

Resultatet? Deras liveevenemang fick fler anställda att delta i över ett decennium av personliga möten.

Den växande globala, avlägsna och generationsskiftande arbetsstyrkan kräver en ny arbetsplatslösning. Här är grejen:

• 60 % av amerikanska anställda känner inte till företagets strategier.
• Oinformerade arbetare är 12 gånger mer benägna att säga att deras tillfredsställelse och arbetsmoral är "mycket dålig."
• Före COVID-19 ansåg 44 % – nästan hälften – av cheferna att kommunikationen mellan dem och personalen var "utmärkt". Inte ens en fjärdedel av personalen kände likadant.

Lösningen är tydlig. Interaktiva rådhusmöten som underlättas av rätt interna kommunikationsverktyg kan ha en positiv effekt på medarbetarnas engagemang. Stadshus anpassar inte bara de anställda till ditt företags strategier, utan de erbjuder dem också en plattform för att ställa frågor och uttrycka oro.

Om du vill planera ett framgångsrikt, engagerande rådhusmöte för ditt företag kan vi visa dig hur. Vi kommer att packa upp vad som är ett rådhusmöte, dyka ner i dess syfte, fördelarna, en 6-stegs handlingsplan för att organisera ditt evenemang och viktiga tips för att se till att ditt evenemang går smidigt varje gång.

I den här artikeln:

• Vad är ett stadshus?
• Fem fördelar med ett stadshus
• Hur man håller ett rådhusmöte
• Fem tips för ett framgångsrikt stadshus

Vad är ett stadshus?

Ett rådhus är ett forum där ledare kan dela sammanhang, beslutsfattande tankeprocesser och relevanta miljöfaktorer till en bredare publik. Det är också en möjlighet för publiken att ge feedback och ställa frågor. Ett rådhus är mest effektivt när ledare verkligen försöker dela objektiv information och höra autentisk feedback.

Hur ser ett rådhusmöte ut i praktiken? Vanligtvis är dessa sammankomster tillfällen för ledare för en institution att ge en rapport om tillståndet på institutionen (därav varför vi på Vimeo kallar dem Vimeos tillstånd ) och att tala om några av de viktigaste ämnena som publiken (anställda) bryr sig om.

Ett "stadshus" förutsätter av tradition en tvåvägsdialog, vilket kanske inte alltid är fallet av en mängd olika anledningar (t.ex. tidsbegränsningar, mängden innehåll som ska täckas, känslighetsfrågor, publikens relevans, etc.).

Vad är ett annat ord för rådhusmöte?

Rådhusmöten kallas ofta för alla personalmöten, alla hands möten och alla hands on deck möten. Vissa företag har även interna namn för dessa möten. Till exempel hänvisar Splash, en plattform för evenemangsmarknadsföring, till sina möten i stadshuset som "stadssamtal".

Fem fördelar med ett stadshus

Det finns många fördelar med att genomföra regelbundet återkommande rådhusmöten.

Oavsett om du tar mer av en "state of a union"-strategi, där företagsledare ger en överblick på hög nivå av viktiga affärsbudskap, uppdateringar och tidslinjer eller ett mer traditionellt stadshus som fokuserar på att engagera publiken med en live-frågor och svar, här är några av de bästa anledningarna till att börja producera ditt nästa stadshus.

Främja transparens

Helst är stadshusets innehåll strukturerat för att vara relevant för alla i publiken, oavsett avdelning, verksamhet, enhet eller plats. Detta främjar transparens och förbättrar informationsflödet mellan avdelningar, team och individuella roller.

Eftersom anställda får en uppdatering om verksamheten på chefsnivå får de också värdefulla insikter om de områden som inte alltid är en del av deras dagliga arbete.

Känn igen och lyft fram team och anställda

Rådhus är en bra plats för att belysa olika avdelningar och team som gör ett fantastiskt arbete. Fördelarna här är två:för det första kan anställda och team uppmärksammas för sina bidrag och för det andra, team som normalt inte interagerar utsätts för andras prioriteringar och framgångar.

Förstärk företagskulturen

Chefer kan bygga upp företagets förtroende med uppdateringar på hög nivå, betona företagets värderingar och påminna anställda om program, tjänster, förmåner och initiativ som är tillgängliga för dem. Detta kan i sin tur stärka viktiga företagsvärderingar och främja företagskulturen.

Bygg upp chefskommunikation

En anställd får inte regelbundet se eller interagera med chefer på en daglig basis. Stadshus erbjuder ett fönster till dialogen och tankesättet hos organisationens ledningsgrupp. Detta kan hjälpa till att humanisera ett ledarskap, ge ett ansikte, en röst och en personlighet åt namnen. Och i utmanande tider kan det påminna anställda om att ledare också är människor.

Justera team och ta itu med viktiga problem

En av värderingarna med frågor och svar på rådhuset är att chefer kan höra feedback direkt från dem som de leder. Spontaniteten hos frågor och svar i realtid och medarbetarnas engagemang gör det möjligt för chefer att proaktivt ta itu med feedback innan den blir förvirrad eller förvrängd.

Kommunikation handlar inte bara om att säga en sak på ett ställe. Den mest effektiva kommunikationen förstärks över tid, över kanaler och i olika format så att den är tillgänglig för alla och tillgänglig i varje individs föredragna kanal.

Hur gör man ett rådhusmöte?

Du kan antingen vara värd för en fysisk sammankomst, en livestream eller koppla ihop båda för din stadshussammankomst. Börja med att sätta agendan. Fortsätt sedan med att bestämma formatet, välj ett datum som passar alla och planera ditt mötes innehåll. Glöm inte att skicka inbjudningar i förväg så att alla kan blockera tid för eventet i sitt schema.

Hur man genomför ett rådhusmöte

Från att planera mötets flöde till att förbereda livestreamen, vi har lagt ut de snåla detaljerna för att hålla ett rådhusmöte som är en fantastisk hit.

1. Välj plats och högtalare

Börja med mötesagendan. Fråga dig själv:vilka ämnen skulle du ta upp? Försök att begränsa dessa till 2-3 så att du kan gå djupt, inte brett, in i varje ämne.

Bestäm vem som ska prata härnäst. Detta bör inkludera din VD, men även avdelnings- eller teamchefer så att de kan uppdatera alla om framstegen i varje område av företaget.

Proffstips :Var inkluderande i valet av talare genom att få kameraskygga personer ombord som Ampersand gör på sina möten.

När det är klart, räkna ut ett datum för mötet som passar allas scheman och reda ut mötets struktur och flöde. Avgör till exempel hur länge VD:n ska tala, vem som ska skicka mikrofonen till vem och så vidare. Detta säkerställer att allt går smidigt.

Slutligen, bestäm din plats. Om du håller ett personligt möte, leta efter en plats som rymmer alla. Var särskilt uppmärksam på sittplatser. Ett teaterliknande arrangemang sänder budskapet att medarbetarna kommer att vara på lyssnandet. Ett nära varandra rundabordsarrangemang, däremot, indikerar att deltagare är välkomna för deltagande.

Å andra sidan, om du planerar att livestreama ditt rådhusmöte, behöver du ett utrymme för all hårdvara.

När du har markerat alla dessa uppgifter från din lista, börja skicka ut inbjudningar. Se till att du nämner ämnet så att anställda kan komma förberedda med sina frågor.

2. Konfigurera din livestream

Planerar du ett hybridevenemang eller ett virtuellt stadshus? Grymt bra! Du hittar tipsen i det här avsnittet användbara. Gå gärna vidare till nästa steg om du ska vara värd för ett personligt evenemang.

Fördelar med livestreamade stadshusmöten

Det finns fem huvudsakliga fördelar med rådhusmöten som kan hjälpa ditt företag:

• Bättre räckvidd och anslutning över tidszoner eftersom anställda kan gå med från sina arbetsplatser var som helst i världen. Även om de inte hinner i tid kan de komma åt den arkiverade liveströmmen vid ett senare tillfälle.
• Mer "mänsklig" med ökad mötestid med anställda. Michael Weinstein, Video Studio Lead på Deloitte Global påpekar, "när det är live hör du den personen, du kan kommunicera med dem, och det humaniserar dem också verkligen."
• Medverkan i realtid när du får personal att dela sina åsikter och frågor med livechatt, omröstningar och frågor och svar.
• Mer innehåll för olika andra ändamål. Till exempel, vår kund, Rite Aid, återanvänder och återanvänder sitt livestreaminnehåll för introduktion och utbildning av nya medarbetare.
• Främja mer engagemang, samarbete och peer-to-peer-kontakter på jobbet. En färsk rapport från GlobalWebIndex och Vimeo fann att video hade en positiv inverkan på medarbetarnas engagemang.

3-stegs plan för att förbereda ditt liveevenemang

Nu när du vet hur fördelaktiga rådhus kan vara med live-ångande, måste du förbereda ditt live-setup. Vi har en detaljerad guide om hur du streamar ditt stadshusmöte, men här är en snabb plan i tre steg för att komma igång.

• Förbered din hårdvara

Du behöver en kamera av professionell kvalitet, mikrofon för ljudet och en AV-kabel för att få in ljudströmmen. Glöm inte en kodare för att konvertera rådata till en synlig liveström och en växlare för att gå fram och tillbaka mellan olika ljud- och videokällor.

• Få igång din programvara

Rätt livestreamingplattform förvandlar din dator till en liveproduktionsstudio. Om du fortfarande letar efter en lösning har vi några tips nedan om hur du väljer rätt lösning för ditt företag.

• Testkör innan din stream

Slutligen, förhandsgranska din stream för att se att allt är på plats. Se till att du kontrollerar din internethastighet för att förhindra att din stream buffras. Glöm inte att ordna en strömbackup. När allt kommer omkring vill du inte att strömmen ska störa mötets flöde.

Fyra saker att leta efter på din livestreamingplattform

👉 Högkvalitativ livestream

Det finns inget mer störande som en fläckig ström. Leta efter en lösning som tillhandahåller professionella verktyg för livestreaming som hjälper dig att minimera tekniska problem.

Proffstips: Bygg företagets trovärdighet genom att skräddarsy dina livemöten i kommunhuset och hålla dem i ett videobibliotek.

👉 Säkerhet med SSO

Detta är avgörande så att du kan kontrollera vem i ditt företag som har tillgång till liveevenemanget. Se till att överväga alternativ som tillåter kontroll med SSO-funktionen och domänvitlista.

👉 Automatisk arkivering

En främsta fördel med liveevenemang är att globala team kan komma åt innehållet. Det är viktigt att välja en tjänst som gör det enkelt för anställda att komma åt evenemanget långt efter att det är klart.

👉 Lätt att använda

För att inte tala om, du vill ha något som inte är en svår nöt att knäcka. Livestreaming är tillräckligt svårt så planera för att använda en plattform som har ett intuitivt användargränssnitt, varumärkesalternativ och interaktiva verktyg för att hjälpa dig leverera en engagerande liveupplevelse utan huvudvärk.

3. Skapa ditt innehåll

Här bestämmer du vad du ska säga. Ett lyckat rådhusmöte innehåller kortfattat och avsiktligt innehåll. Så en bra utgångspunkt är att skapa en disposition som beskriver vad du vill täcka.

Med de viktigaste tipsen på papper kan du fördjupa varje avsnitt och fråga dig själv:hur kan jag leverera denna information på ett sätt som motiverar medarbetarna?

Här är fyra sätt att göra det:

• Använd data och kundfallsstudier för att berätta historier . Istället för att göra upp en tvättlista med siffror, var selektiv med statistiken du delar. Använd PAS-tekniken (problem-agitate-solve):markera problemet, gnugga det lite, dela resultat med 1-2 effektfulla siffror.

• Utnyttja användargenererat innehåll (i detta fall, kund eller anställd genererad). Axalta Coating Systems, till exempel, delar innehåll som deras användare skickar in i form av videor i deras levande stadshus. "Eftersom vi måste certifiera våra användare låter vi dem skicka in videor till oss som en del av deras certifiering", säger Steve Hamaday, Virtual Training Manager på Axalta.

• Tryck på anställdas känslor för att engagera dem . Som ett exempel har teamet på Buffer en 10-minuters session om firande i sina stadshus där de tar upp företagets såväl som anställdas prestationer som nya husdjur, äktenskap, nya hem och mer.
• Skaka om ditt innehålls format . Istället för att köra bild efter bild i din presentation, lägg till självstudiekurser och inspelade presentationsklipp. På så sätt kommer du att prata mindre, visa mer – till exempel demonstrera en ny funktion.

4. Förbered din presentation

Nu för att paketera all information i en presentation.

Det kan låta enkelt, men att skapa engagerande bilder kräver lite ansträngning. Men vi är här för att göra det enkelt för dig. Följ dessa tips för att skapa din presentation:

• Sök efter att inte använda mer än 10 bilder för att täcka ditt ämne på 20 minuter.
• Skriv lättlästa bilder med minimal text. Använd också ett läsbart teckensnitt med storleken 30 punkter.
• Diversifiera bildernas format. Sikta på att endast placera 5 texttunga bilder åt gången. Bryt dem med videohandledningar, GIF:er och bilder med grafer. Om möjligt, ordna innehållet i 6 punktpunkter per bild som innehåller 6 ord per punkt.

5. Utarbeta din engagemangsplan

Eftersom syftet med ett rådhusmöte är att underlätta tvåvägskonversationer är det viktigt att du inte missar planering för engagemang.

Här är några sätt att väcka engagemang:

Öppna marken för frågor tidigt . Faktum är att du kan börja ställa frågor så tidigt som du skickar ut inbjudningar. Det är också en bra idé att pausa efter varje session, som HelpScout gör på sina möten i kommunhuset för att låta frågor strömma in innan man går vidare.

Engagera din publik med omröstningar och livechatt under hela mötet och en dedikerad live Q&A-session i slutet . Desto bättre om du kan göra det anonymt. Vissa företag har funnit att 78 % av de anställda föredrar att fråga anonymt. Vimeans ställer frågor anonymt också. Vimeo COO, Courtney Sanchez, betonar vikten av ett säkert utrymme för att ställa uppriktiga frågor. ”Vi tror på transparent dialog och att skapa en miljö där det känns tryggt för vem som helst att ställa en fråga. Vi använder anonyma fråge- och svarsverktyg och anställda kan rösta upp och ner på de frågor som de tycker är de viktigaste som vi svarar på.”

Planera isbrytare i förväg . Allt roligt och lättsamt kommer att hjälpa till att tina upp besvärligheten. Till exempel har Buffer-teamet experimenterat med att få deltagarna att meditera och stretcha tillsammans (en rolig pose kan säkert få alla att skratta!). På samma sätt har vi på Vimeo haft framgång med videoträffar där alla presenterar sina husdjur.

Behöver du fler idéer om hur du kan engagera din distansarbetare?

Lär dig hur ledarteam använder video för att virtuellt förena, anpassa och motivera flera team med rådhus, utbildningsseminarier och mer.

6. Planera för feedback

Utan att få feedback kan du inte riktigt säga hur väl du överbryggar kommunikationsklyftan med anställda.

Så här är tre användbara sätt att samla in feedback:

• Genomför anonyma omröstningar och undersökningar. Den förra kan fråga frågor som "var den här sessionen till hjälp" och den senare kan gräva djupt och ställa öppna frågor som "vad tyckte du om mest" och "hur tror du att vi kan göra det här mötet bättre för dig." Du kan också använda undersökningar för att be anställda att betygsätta sin upplevelse på en skala från 1-10.

• Fråga nya medarbetare om deras tankar om ert rådhusmöte . Fråga dem hur de gillade evenemanget och om det är något som deras tidigare arbetsgivare gjorde bättre.

• Titta på din liveströmningsanalys . Vimeos analysinstrumentpanel hjälper dig att ta fram statistik över visningstiden och totalt antal livetittare för att förstå vem som ställde in och hur länge mötet engagerade personalen.

Fem tips för ett framgångsrikt stadshus

Få anpassning tidigt

Arbeta med ledarskap och "frequent flyers" (de som vanligtvis är närvarande i dessa möten) för att anpassa agendan, innehållet och listan över enastående talare så tidigt som möjligt.

Dagordningen bör beslutas minst 10 dagar i förväg så att folk har tillräckligt med tid – minst fem arbetsdagar – för att hämta/utveckla innehåll, repetera diskussionspunkter och lägga sista handen på före showen.

Arbeta med lyssnarna i åtanke

Baserat på pulskontroller, feedback, anställdas kommentarer och vanliga frågor, planera en agenda kring vad anställda behöver och vill veta. Prioritera din agenda baserat på ämnen som är mest relevanta för dina affärsmål på hög nivå samt ämnen som anställda återkommer med tiden. Till exempel kanske du vill prata om kvartalsvisa eller årliga mål som kommer upp, medan anställda också vill ha mer sammanhang i ledningsförändringar eller beslut.

Kom ihåg att människor har kort uppmärksamhet. Ett möte som är längre än 75 minuter kan riskera att personer tappar vid timstrecket.

På samma sätt kan ett möte fullspäckat med innehåll frigöra anställda av två skäl. För det första kan deltagarna bara få ytdetaljerna för varje ämne. För det andra kanske de inte kan urskilja vilken information de ska prioritera eller vilka åtgärder de ska ta bort från mötet.

Hitta en balans mellan att tillhandahålla det mest relevanta innehållet, upprepa prioriteringar och ge tydliga nästa steg inom den tidsram som du har angett för ditt stadshus.

Prick ditt I:n och korsa dina T:n

Rådhus kan ha många rörliga delar, vilket förvärras av verkligheten i virtuellt eller hybridarbete. För att göra saker enklare, utveckla en tidslinje och en checklista.

En tidslinje hjälper dig att hålla koll på planeringen och säkerställa att du når rätt personer i tid.

En checklista säkerställer att baser täcks av teknik, logistik, innehåll och kommunikation.

Checklistan kan innehålla:

• Namn på producent
• Namn på teknisk supportpersonal
• Information om deltagarinbjudan
• Information om högtalarförberedelser
• Påminnelser och meddelanden för anställda
• Presentationer eller annat händelseinnehåll

Var konsekvent men inte monoton

Som en bästa praxis, sträva efter att ha en konsekvent kadens för dina rådhusmöten. Detta hjälper till att ställa förväntningar genom att låta deltagarna inte bara planera runt det, öka deras sannolikhet att delta, utan också bygga upp förtroende eftersom anställda vet att chefer kommer att ge viktiga nyheter på en regelbunden basis.

När det gäller format hjälper återkommande mötessegment att bygga intresse, förtroende och tillförlitlighet. Till exempel på Vimeo vet folk att det alltid kommer att finnas en uppdatering om verksamheten och att det alltid kommer att finnas en produkts strålkastare – detta hjälper till att bygga upp en viss nivå av intresse och förväntan eftersom detta är saker som (de flesta) anställda skulle höra om regelbundet.

Det är lika viktigt att överraska och glädja medarbetarna. Ge deltagarna en titt på något helt utöver det vanliga, något som kommer att hetsa och inspirera.

Sträva efter tillgänglighet och enkelhet

Gör det enkelt för anställda att ställa in själva mötet. Skapa en länk och dela den universellt.

Dessutom:

• Se till att ljudet fungerar
• Aktivera automatisk textning
• Se till att högtalarna har namnetiketter/namn reflekterade
• Spela in det och dela inspelningen samma dag som evenemanget
• Om du håller mötet på Vimeo, kapitel nyckelsektioner eller rörelser för att hjälpa deltagarna att hoppa till segment som är relevanta för dem.

Avsluta:Återuppfinna stadshus

För att sammanfatta, rådhusmöten är ett utmärkt sätt att få kontakt med anställda – anpassa dem till dina mål och svara på frågor de kan ha.

Sträva efter att tillhandahålla en transparent och öppen miljö för att uppmuntra tvåvägskommunikation mellan personal och ledarskap. Livevideo hjälper bäst med detta eftersom det anpassar möten, uppmuntrar till bred närvaro och förbättrar engagemanget med funktioner som livechatt, omröstningar och frågestunder. Välj rätt verktyg och se hur livestreaming kan hjälpa till att förvandla dina stadshus idag.

Ursprungligen publicerad den 5 december 2019 av Emily Gover, redigerad den 1 juli 2021 av Masooma Mamon och den 19 maj 2022 av Dominique Scott.