Utmaningarna med att vara i efterproduktion är många, men kanske en av de största att övervinna är frågan om hur man hanterar de enorma mängderna lagring som du kommer att ha att göra med regelbundet. Det finns otaliga lösningar där ute, från en sneakernet av externa hårddiskar, till en stor lagrings-RAID eller Network Attached Storage (NAS) på plats.
NAS-lösningar som OWC Jellyfish är en särskilt klok investering eftersom de inte bara fungerar som lokal lagring utan även inkluderar ett protokoll för att skapa en fjärråtkomstserver där du kan arbeta med dina bilder på långt håll. Och medan en NAS är en mångsidig och skalbar lösning som kommer att växa tillsammans med ditt företag, kan mindre postproduktionsverksamheter, eller de som precis har börjat, kanske använda en molnlagringslösning som Dropbox för att hantera sin data.
Det är vad jag gör. Låt mig berätta hur jag gör det och hur du kan använda ett sådant här system för dig själv.
Konfigurera Dropbox
En snabb primer på Dropbox om du inte redan är bekant:
Dropbox är, liksom Google Drive, en molnbaserad lagringslösning för dina filer. Den har ett webbgränssnitt som fungerar utmärkt, men den verkliga kraften ligger i skrivbordssynkroniseringsgränssnittet. När du synkroniserar din Dropbox-mapp med din dator på skrivbordet, visas filerna på din Dropbox i en dedikerad mapp på din hårddisk.
Dropbox har två kraftfulla verktyg för att hantera denna lagring.
Smart Sync
Med Smart Sync kan du välja en mapp på din dator och berätta för Dropbox att göra den endast online. Det betyder att mappen fortfarande kommer att vara synlig på din hårddisk, men den tar inte upp något utrymme.
Selektiv synkronisering
Med Selektiv synkronisering kan du tala om för Dropbox om du ska synkronisera en mapp till din dator överhuvudtaget eller inte. Det kommer fortfarande att leva säkert på ditt Dropbox-konto, men det kommer inte att visas på din dator.
Jag förlitar mig starkt på Smart Sync för mitt arbetsflöde, som jag kommer att beskriva nedan.
Så fungerar Dropbox på skrivbordet
När du arbetar med filer inuti din Dropbox-mapp på din stationära dator, när du ändrar en fil, oavsett om det är en Word-fil eller en Premiere-projektfil, känner Dropbox igen att filerna har ändrats och börjar genast ladda upp de nya filerna till molnet. Den ersätter molnversionen av filen som fanns där uppe med din nya version, men den sparar en kopia av ändringarna i mappen ifall du någonsin skulle behöva återgå till en äldre version av en fil.
För små filer som JPG-bilder, kalkylblad och videoprojektfiler tar denna process mindre än en sekund med standarduppladdnings-/nedladdningshastigheter på 100mbps/10mbps.
Dessutom kommer alla filer som läggs till direkt i molnet via webbplattformen, eller från en annan användare som delar en mapp med dig, automatiskt att uppdateras och fyllas i på skrivbordsmappen du använder. För att hantera min lagring tar jag följande två steg.
Först , i mina Dropbox-inställningar säger jag till Dropbox att skapa alla nya filer och mappar som den hämtar från molnet som "endast online." På det här sättet om jag delar en mapp med en annan användare och de lägger till massor av nytt innehåll, som film, till den mappen kommer det inte automatiskt att börja täppa till mina hårddiskar. Eftersom jag troligen arbetar på ett projekt med någon just då, skulle jag låta dem veta för att kommunicera till mig att de gav mig nya filer och jag kommer att bestämma om jag vill synkronisera dem eller inte och om jag har tillräckligt med utrymme för att göra det.
Andra , Jag schemalägger regelbundet städningstid i min kalender för att se till att jag går igenom min synkroniserade mapp och ställer in onödig mapp på "gör offline." På så sätt uppdaterar jag ständigt mitt lediga utrymme där jag lagrar min Dropbox-mapp.
Var du ska lagra din Dropbox-mapp
På tal om var du ska lagra din Dropbox-mapp, detta är ett viktigt nästa steg i din installation. När du bestämmer dig för att synkronisera Dropbox till ditt skrivbord måste du tala om för Dropbox var den ska bo.
Jag kan inte nog betona vikten av detta beslut från början och jag kommer att använda stor fet text nedan där du absolut måste läsa och vara uppmärksam.
Om du har en stor intern hårddisk, som jag, så kan och bör du lagra din Dropbox-mapp på din interna hårddisk. Detta är överlägset det säkraste plats för det att vara. Dessutom, om du är en PC-användare och har en andra hårddisk installerad i din maskin, är det också en mycket säker plats att lagra din Dropbox-mapp på den interna hårddisken.
Om ditt interna lagringsutrymme är begränsat eller om du helt enkelt föredrar att behålla din Dropbox-mapp på en extern volym, finns det några viktiga regler att följa.
En stor, skrämmande varning om att synkronisera Dropbox-filer till en extern enhet
Se först till att extern volym är snabb. Det betyder att du vill ha en SSD - förmodligen en NVMe-enhet. Den enheten bör anslutas via Thunderbolt 3 och drivas av sin egen strömkälla, inte förlitar sig på Thunderbolt 3-anslutningen för att driva den.
För det andra, och detta är ytterst viktigt, se till att den här externa volymen är en volym som du i princip ALDRIG KOMMER TA BORT FRÅN DATORN. Låt mig skriva det igen med fetstil:TA ALDRIG TA BORT DEN HÄR DISKEN FRÅN DATORN NÄR DROPBOX KÅR.
Här är vad som kommer att hända om du gör det. Dropbox tittar ständigt på den här mappen på ditt skrivbord och frågar sig själv om något har ändrats så att det kan registrera dessa ändringar och sprida dem till molnet. Om du tar bort hårddisken innan du pausar eller avslutar Dropbox, kommer Dropbox bara att anta att du tog bort alla filer i mappen, och det kommer att börja göra samma sak i molnet. Låter det läskigt? Det är det!
Lyckligtvis har Dropbox 180 dagars historik sparad i molnet, så om du av misstag börjar radera filer som inte borde ha tagits bort kan du låta Dropbox återställa dessa filer. Men det här är inte ett "kom ur fängelsefritt kort", du måste fortfarande öva på goda molnlagringsvanor eftersom det sista du vill är att oavsiktligt radera filer och mappar permanent.
Arbeta med videoprojekt och samarbetspartners
Dropbox är bra för en mängd olika användningsfall. De har ett företagskonto för stora team, men om du är ett litet team och behöver obegränsad lagring, erbjuder Dropbox när detta skrivs ett team med tre personer för $20/användare med minst tre användare. Det betyder att du för 60 USD/månad kan ha ett obegränsat Dropbox-konto och tre användare, en av dem är du, administratören.
Jag är bara en enda person som driver ett litet postproduktionsföretag med enstaka frilansare eller praktikanter. Så här använder jag Dropbox för att hålla ordning på saker och ting.
Håll ordning med flera teammedlemmar
När du konfigurerar ett Dropbox-konto med flera teammedlemmar kommer varje teammedlem att ha tillgång till två delar av Dropbox, deras personliga mapp och huvudmappen. De kommer inte att ha tillgång till någon annans personliga mappar.
Jag förvarar alla projekt för företaget i min personliga mapp. På så sätt är de skyddade från externa användare som jag kan lägga till i teamet när som helst, oavsett om det är en korttidspraktikant eller en korttidsfrilansuthyrning.
Mappar som jag planerar att samarbeta inuti delar jag helt enkelt med den andra användaren och förväntar mig att de har sitt eget Dropbox-konto och kan dela stora mängder data med mig. Fråga alltid i förväg innan du gör detta. Till skillnad från Google Drive, om du delar en mapp med en annan Dropbox-användare, måste ni båda ha den tillgängliga lagringskapaciteten på ditt Dropbox-konto för att leva i den mappen. På Google Drive behöver bara ägaren av mappen ha tillgänglig lagringskapacitet.
Arbeta med teammedlemmar
När du vill arbeta med en gruppmedlem på längre sikt, någon som regelbundet kommer att arbeta med projekt med dig och som borde ha tillgång till filer och mappar utan att behöva sitt eget personliga Dropbox-konto, förklarar den här metoden hur du ställer in det.
Skapa först en ny användare på ditt Dropbox-konto i administratörskonsolen. Bjud in din teammedlem.
När de väl har blivit inbjudna kommer de på sitt Dropbox-konto att se en personlig mapp med deras namn och eventuella filer eller mappar som du lämnade utanför din personliga mapp. Om du är som jag har du förmodligen inga filer eller mappar utanför din personliga användare.
Detta nästa tips är specifikt för Mac-användare. Mac-datorer formaterade i filformatet APFS har en unik fördel när det kommer till dubbletter av filer och mappar på din dator. Om du tar filer och duplicerar dem till en annan plats på din hårddisk, kommer dessa duplicerade filer inte att ta upp mer utrymme på din dator tack vare APFS-diskformatet.
Om du tog vägen att lagra ditt Dropbox-konto på en extern SSD, kan du överväga om du vill formatera den enheten som APFS eller inte. I min artikel om enhetsformat förklarar jag detta mer i detalj.
Projekt som jag tänker dela med en annan teammedlem dupliceras från min personliga mapp till Dropbox-huvudmappen så att både jag och min teammedlem kan se dem. På så sätt kan jag snabbt ta en kopia av mina lagkamraters projektfil när de är klara med den och dra ut den ur sin mapp och tillbaka till min mapp där de inte längre kan ändra den. Detta skyddar projektfilen från att ändras efter att jag redan har noterat att jag kommer att ta tillbaka den och fortsätta arbeta med den själv.
Jag kan fortsätta att göra den här processen med olika projekt, duplicera dem efter behov och ta bort dem vid behov.
Återställer raderade filer och spola tillbaka mappar
Som jag nämnde tidigare i artikeln har du makten att återställa filer som har raderats eller spola tillbaka en hel mapp till en tidigare tidpunkt. I det osannolika och olyckliga fallet då du behöver använda den här funktionen, tillhandahåller Dropbox 180 dagars arkivsäkerhetskopiering.
Jag skulle inte göra det till en vana att använda den här funktionen eftersom den tyder på att du använder Dropbox fel och tar bort filer oftare än du borde, men det är ett kraftfullt verktyg, särskilt när du arbetar med medarbetare i mappar du delar där en medarbetare kan radera filer utan förvarning, vilket förstör ditt projekt i arbetet.
Alternativ till Dropbox
Om du har hört skräckhistorier om Dropbox, tro mig så har jag det. Jag har dock aldrig haft några problem och min erfarenhet av Dropbox har inte varit annat än positiv, inklusive de gånger jag har varit tvungen att arbeta med deras kundtjänst både via telefon och via webbchatt.
Som sagt, jag förstår kraften i arga Facebook-inlägg. Om du vill undvika Dropbox helt och hållet finns det många alternativ.
Box.com är en liknande Dropbox-motsvarighet. Det finns vissa skillnader. För det första finns det ingen Smart Sync, du kan antingen välja att synkronisera eller inte synkronisera med din dator och det är allt. Möjligheten att göra det valet måste göras via webbplattformen, du kan inte välja det från ditt skrivbord. Dessutom är Box.coms prissättning vilseledande, om du vill lagra större filer, såsom filmer från en Arri Alexa, kan du behöva uppgradera ditt konto ytterligare. Så småningom kan Box.com vara oöverkomlig. Jag använder personligen Box.com för kunder som kräver att jag är TPN-kompatibel, och jag skulle inte använda det av några andra skäl. Synkroniseringen är långsam, misslyckas ofta med mig och gränssnittet är otympligt.
Google Drive är ett välkänt lagringsalternativ, och med rätta eftersom det kommer med din e-post. Google Drive är dock ett av de uslaste sätten att lagra stora filer och dela dem med medarbetare. Deras skrivbordsplattform fungerar som en monterad volym, liknande Lucid Link, men synkroniseringen är komplicerad och långsam. Fildelning, i allmänhet, på Google Drive är komplex och resulterar ofta i länkar som i slutändan kräver att den andra användaren begär åtkomst trots att du just delat länken med dem. Sedan är det det här...
LucidLink är ett kraftfullt verktyg för videoredigerare, men det är inte en långsiktig lagringslösning. LucidLink bör betraktas som aktiv lagring, vilket innebär att du inte kommer att använda den för att arkivera långsiktigt. För det kan du överväga ett arbetsflöde som inkluderar LucidLink för redigering och Amazon Glacier för långvarig kylförvaring. Men lika mycket som jag gillar konceptet bakom LucidLink, kommer att sätta upp detta arbetsflöde vara komplext, tidskrävande och dyrt. Dessutom, om du inte MÅSTE redigera från LucidLink, borde du inte göra det. Det är bra för team som arbetar på distans på ett enda projekt, men om du kan arbeta lokalt bör du göra det.
Oavsett vad du väljer, om Dropbox kan vara rätt val för dig bör dessa tips och tricks för att använda plattformen få dig igång snabbt och använda plattformen på ett smart sätt.