För många av oss inom postproduktion är vi inte bara ansvariga för att vara kreativa utan också för att driva våra egna småföretag. Oavsett om det betyder att det bara är du och dina kunder, eller du och ett par anställda, är det alltid en skrämmande uppgift att effektivt hantera affärssidan.
Jag har inga problem med att ta 40 timmars film och sålla igenom det för att skapa en stark 3-minuters berättelse för en klient, men när jag först började min resa till dagligt klientarbete, kämpade jag för att ta reda på hur jag skulle hålla reda på min tid, schemalägga uppföljningsmail och arbeta igenom några av de oundvikliga tekniska behov som senare skulle uppstå.
Nedan ska jag dela med dig av några tips och tricks för att driva ditt eget lilla efterproduktionsföretag effektivt, på distans och kostnadseffektivt.
Du ansvarar för två nyckelkomponenter i ett projekt. Media för det projektet och projektfilen som är nyckeln till att låsa upp det.
Se till att du har säkerhetskopior
Den första regeln för media och projektfiler är att se till att du har säkerhetskopior av allt. För mig betyder detta en av två saker, och så här bryter jag ner det.
För mindre projekt där media är relativt minimal, under 500-700 GB material, kommer jag att behålla det mediet på min interna hårddisk och använda en tjänst som Dropbox, Google Drive eller Box för att synkronisera media till en molndestination. Dessutom kommer jag att behålla projektfilen för det projektet med media och även säkerhetskopieras till min molndestination.
Tänk på att jag säger intern hårddisk eftersom min iMac har en stor 8TB SSD med gott om plats för ett stort Dropbox-konto, men du kanske använder en extern RAID eller extern NVME SSD som din primära Dropbox- eller molnlagringsplats, och det är okej i det här exemplet också.
Säkerhetskopiera större projekt
För större projekt där media är betydligt större och inte lätt får plats på min interna hårddisk, kommer jag att behålla den på externa hårddiskar som tillhör projektet eller klienten. Projektfilerna kommer dock att finnas kvar i en mapp som synkroniseras med min molnlagringstjänst. Den här metoden gör det lättare att hålla reda på klientprojekt eftersom de bor på en hårddisk som specifikt tillhör antingen det enskilda projektet eller den enskilda klienten.
Låt oss prata om molnlagring för en sekund. Andra artiklar kan gå in på djupare detaljer när man jämför molnlagringstjänster, så jag kommer inte att göra en djupdykning här. Jag använder personligen Dropbox eftersom deras månadspris för ett obegränsat konto är en acceptabel kostnad och eftersom jag tycker att många av mina medarbetare redan är Dropbox-användare. Dessutom har obegränsade Dropbox-konton tre platser, vilket innebär att jag kan bjuda in eller ta bort ytterligare två medarbetare att dela på mitt Dropbox-team efter behov utan att öka mina kostnader.
Det viktigaste här är att dina projektfiler måste säkerhetskopieras på en plats där de kan vara både säkra och återställas om du skulle råka ut för någon form av oavsiktlig förlust. Dropbox har en funktion för återspolning av mappar och sparar raderade filer i 180 dagar som kan återställas.
Dela media med samarbetspartners
Skälet för att behålla projektfiler i en molnlagringsmapp är att den mappen kan delas med medarbetare efter behov. Du kanske har sett detta gjort med något som LucidLink, men det fungerar också lika bra på Dropbox eller andra molnlagringstjänster.
När du utformar din postproduktionsverksamhet, tänk på hur du snabbt och enkelt kan arbeta med medarbetare. Om du är kostnadsmedveten, gå med ett system som inte straffar dig för ytterligare användare eller ytterligare data. För mig är detta Dropbox. Jag kan lägga till två nya teammedlemmar till mitt konto när som helst utan kostnad, och om jag vill ge åtkomst till flera medarbetare samtidigt kan jag skapa en ny e-postadress på mitt företagskonto och aktivera den som en av mina Dropbox-användare. På så sätt kan alla som jag tillhandahåller autentiseringsuppgifterna för det e-postmeddelandet komma åt Dropbox-mappen.
Jag går in mer i detalj på hur jag använder Dropbox i den här artikeln (framtida artikel ännu inte publicerad, kanske vi bara uppdaterar den här artikeln med en hyperlänk i framtiden).
Projektorganisation
Du kanske har ditt eget system för vikning och undermappar, som kommer på sätt att namnge dina projekt och kodnamn för att ge dina kunder. För mig håller jag detta så enkelt som möjligt. Jag använder YY-MM som referenskod för alla projekt, detta håller dem kronologiskt organiserade men inte aggressivt övertänkta.
En notering om hur du använder datum i din organisation:du vill använda ett format som leder med året, följt av månaden och sedan dagen. Så det skulle läsas som ÅÅ-MM-DD. Anledningen till detta är att om du gör ett jobb som sträcker sig över flera år, så skulle alla gånger du började ett jobb i maj månad sortera ihop trots det år de producerades.
Den här metoden gör det också enkelt att snabbt och enkelt sortera äldre projekt i kallförvaringsmappar.
Fjärråtkomst
Som en del av att driva en postproduktionsverksamhet vet du att arbetet aldrig stannar även om du bestämmer dig för att ta tid från skrivbordet. Självklart ska du se till att ge dig själv gott om vila och fritid, men du bör också göra det möjligt att komma åt din maskin på distans om du skulle behöva det. Eftersom jag arbetar på ett kontor som är borta från mitt hem, fjärransluter jag ofta till min dator för att ta en fil jag glömt eller ställa in en rendering som jag inte kan konfigurera hemifrån.
Det finns flera vägar att gå när man överväger fjärråtkomst. Personligen planerar jag inte att verkligen "jobba på distans." Jag ser på fjärråtkomst som ett nödvändigt verktyg för att se till att jag kan komma åt filer jag kan behöva på långt håll, men jag planerar inte att göra någon faktisk redigering på distans. Det perfekta verktyget för mig, i det här fallet, är Chrome Remote Desktop. Det är inte bara gratis, utan eftersom jag redan är Google- och Chrome-användare gränssnittet mot min befintliga arbetsyta perfekt.
Tidigare har jag använt TeamViewer. Jag gillade det, men priset för ett abonnemang är för dyrt för hur jag planerar att använda det.
Kommunikation
I en värld av postproduktion är kommunikation nyckeln. Du kommer att behöva kommunicera med medarbetare, med teammedlemmar i ett projekt du arbetar med och med externa kunder och leverantörer. Detta innebär massor av kommunikationsverktyg. Jag har hittat några effektiva tips för kommunikation.
E-post
Om du inte har hört talas om Superhuman är det dags att kolla in det. Jag testade detta och blev mycket imponerad. Det slutade med att jag inte fortsatte med en prenumeration eftersom jag kände att tiden jag tjänade inte var värd kostnaden jag betalade, och som förespråkare för Inbox Zero-konceptet behöver jag inte nödvändigtvis en tjänst som hjälper mig med min e-post. Som sagt, jag känner flera personer som behöver detta.
Oavsett vad du gör för e-post är en sak avgörande. Använd antingen en enda e-postadress, eller om du inte har något annat val än att använda flera e-postadresser, se till att alla finns på en enda plattform, oavsett om det är Mail, Outlook, Superhuman eller något liknande.
Chatta
Tyvärr har chattappar varit den största utmaningen för mig att övervinna. Jag måste för närvarande hålla koll på Slack, Discord, Facebook Messenger, Whatsapp och GChat. Det här är helt enkelt för många chattappar att uppmärksamma, och hittills har jag inte hittat någon enkel lösning för att få alla dessa chattar på en enda plats.
Med det i åtanke, om du planerar att använda chatt för att prata med kunder, leverantörer eller samarbetspartners, rekommenderar jag starkt Discord som din bästa insats. Den har alla samma funktionalitet som Slack utan den komplexa inloggningsprocessen. Jag var en inbiten Slack-användare men jag har sakta gått mot Discord och hoppas kunna migrera alla mina Slack-kanaler till Discord-kanaler med tiden.
Telefon
Om du är en Mac- och iPhone-användare, se till att du använder Wi-Fi-samtal och FaceTime Audio på din dator. Närhelst du behöver ringa telefonsamtal kan du ringa dem direkt från din dator istället för att behöva använda din mobila enhet. Detta hjälper till att minska lätta mobila distraktioner som Instagram eller TikTok som involverar oändlig rullning.
Videokonferens
Slutligen kommer du sannolikt att behöva videokonferenser. Zoom är det ledande verktyget för detta, och det är verkligen fantastiskt. Jag har varit tvungen att använda Google Meet vid flera tillfällen och tycker att videokvaliteten saknas och att användarvänligheten är svår.
Om du bara använder Zoom för en-till-en-videokonferenser behöver du inget abonnemang. Ett knep jag har för Zoom-användare är att ställa in ett Zoom-rum som alltid är öppet med din personliga länk, och förinställa inställningarna så att skärmdelning alltid är aktiverat.
Jag har alltid en kopia av min Zoom-länk i ett anteckningsblock på min dator så att jag snabbt kan släppa länken i en chatt och be samarbetspartners att ringa mig direkt.
Om du använder Slack eller Discord, dra dig inte för att också använda deras fantastiska inbyggda videochattfunktion. Du behöver inte alltid en annan applikation, förenkla när det är möjligt.
Skapa ett organisationssystem
Om e-post, datoråtkomst, media och projektfiler inte räcker för att uppmärksamma, bör du också tänka på något slags organisationssystem för att hålla reda på det arbete du behöver göra.
Lyckligtvis finns det ingen brist på bra appar där ute, varav de flesta kan användas gratis. Jag använder en kombination av tre saker för att hålla reda på allt mitt arbete, och det är lite oortodoxt. För att hålla reda på projekt, projicera kostnader och hålla koll på vad jag behöver göra när jag använder Airtable. Jag sätter upp en tabell som håller reda på anbud jag har lagt på arbete, projekt i aktiv rotation och projekt som är gjorda och slutförda. Airtable är snabbt, lätt att använda och snabbt sökbart.
Digitala anteckningsböcker
För att göra anteckningar använder jag Sublime. Detta är kanske ett av de mer oortodoxa valen eftersom det finns massor av bra anteckningsappar där ute som Notion. Men jag gillar att saker och ting ska vara så enkla som möjligt, och Sublime uppnår det målet för mig. Jag håller Sublime öppet hela tiden och minimeras, och med ett ögonblicks varsel behöver jag bara gå in i programvaran, trycka på min snabbtangent för en ny sida och börja skriva. Inget krångel, ingen ämnesrubrik, ingen fördröjning av något slag, bara att skriva. För mig fungerar detta snabbt och effektivt. Anteckningar jag tar i Sublime kopieras vanligtvis senare till lämplig cell i Airtable som ansluter till den klienten eller projektet för förvaring.
Slutligen använder jag QuickBooks Online för fakturering och bokföring. Det är osannolikt att du kommer att hitta någon programvara för fakturering och fakturering som är helt gratis. Jag har arbetat med Bill.com tillsammans med Wave och jag tycker personligen att QuickBooks Online är den bästa i gänget. Det enda jag har problem med är deras fakturamall, som jag tycker inte ger tillräckligt med anpassning för att skapa och skicka moderna fakturor.
QuickBooks Online, precis som de flesta bokföringsprogram, kan hjälpa dig att köra dina P&L-rapporter, prognoser för framtiden och hålla reda på hur mycket pengar du fakturerar, vem som är skyldig dig vad och när, och kan till och med acceptera ACH- och kreditkortsbetalningar. QuickBooks Online har dessutom ett helt nytt tidsspårningsverktyg om du vill spåra din tid korrekt.
Förenkla dina arbetsflöden
Det kan låta som mycket, men i själva verket är det här en av de längsta artiklarna jag har skrivit för OWC. Men i verkligheten är det en stor uppgift att driva ett företag oavsett hur litet det är. Det viktigaste rådet jag kan ge alla som kämpar för att ta reda på detaljerna i att driva sitt eget efterproduktionsföretag är att förenkla allt du gör.
När jag först började använde jag alla typer av kalkylblad, olika tidsspårningsverktyg, misskötte min Dropbox och klientmappar och gjorde i allmänhet mitt liv svårare. Det var inte förrän jag förenklade mitt system som jag fann mig själv spara tid under dagen. Och i slutändan tyckte jag att det fungerade absolut bäst för mig är att komma bort från datorn en minut och använda vanligt gammalt papper och spets för att hålla reda på vad jag jobbar med. Att skriva ner vad jag behöver göra varje dag jag går in på mitt kontor sätter en positiv avsikt för dagen med vad jag hoppas kunna slutföra och hjälper till att förhindra att viktiga, men ändå tråkiga, uppgifter som jag vet måste göras kringgås.