Hur man skapar processdokumentation på bara några få klick

Har du någonsin blivit ombedd att utbilda en kollega eller till och med bara lära dem något nytt?

Oavsett om det är en nyanställning i din organisation eller en kollega som inte är bekant med en viss uppgift, har du förmodligen behövt dela med dig av din kunskap någon gång.

Om du är processägare är det användbart att skapa och underhålla processdokumentation av olika anledningar.

Att dokumentera en process kan inte bara spara tid, utan det hjälper också till att säkerställa att uppgifter utförs korrekt genom att ange en konsekvent uppsättning anvisningar. Det kan också hjälpa till att förebygga flaskhalsar i den dagliga verksamheten genom att sprida kunskap genom ett team istället för att kanalisera alla uppgifter genom en person.

I det här inlägget kommer vi att täcka grunderna i processdokumentation, tillhandahålla några bästa metoder och dela en steg-för-steg-guide som hjälper dig att dokumentera en process med bara några klick!

Det här kommer du att lära dig:

• Vad är processdokumentation?
• Varför dokumenterar vi processer?
• Bästa metoder för effektiv processdokumentation.
• Hur du enkelt dokumenterar en process med skärmdumpar.
• Komplettera din processdokumentation med en screencast-video.

Vad är processdokumentation?

Processdokumentation är skrivet innehåll med skärmdumpar, illustrationer, diagram eller andra bilder (video fungerar också) som förmedlar varje steg under en process för att framgångsrikt slutföra en uppgift.

Du kan tänka på det som en instruktionsguide eller en uppsättning instruktioner.

Fördelar med processdokumentation

Processdokumentation används inte enbart för vägbeskrivningar eller för att hjälpa medarbetare. Den kan också användas för att:

Utbilda nyanställda

Processdokumentation hjälper till att utbilda nyanställda. Genom att erbjuda tydliga instruktioner till dina nya lagkamrater kan de hjälpa sig själva genom sin introduktionsprocess snarare än att vara helt beroende av sin tränare.

Dessutom innebär lagvakanser ofta att andra medlemmar kan behöva ta tag i det och kanske inte har tid att träna någon ny. Att ha dokumenterade processer tillgängliga kan hjälpa till att lindra det problemet.

Det är en win-win. Din nya medarbetare kan börja sitt jobb med självförtroende, och du behöver inte spendera dyrbar tid borta från andra arbetsuppgifter.

Förbered dig på det oväntade

Ofta, när en ny anställd ansluter sig till teamet, fyller de en vakans. Som nämnts ovan kan en ledig plats innebära att andra teammedlemmar måste hämta arbete.

Om processerna för att slutföra det arbetet inte har dokumenterats kan det leda till förvirring, missade deadlines och minskad produktivitet – för att inte tala om lägre teammoral.

Föreställ dig ett scenario där din löneperson är borta i en vecka, månad eller ännu längre. Dina anställda kanske inte gillar missade lönecheckar helt enkelt för att ingen annan vet hur man använder löneprogramvaran.

Att dokumentera processer innan det blir absolut nödvändigt innebär mindre stress och press när personalen kanske redan är tunn. Naturligtvis kan du fortfarande skapa processdokumentation när du har ett omedelbart behov av att utbilda en kollega också!

Ge processen transparens

Dessutom hjälper dokumentering av processer till att upprätthålla transparens inom en organisation. Det ger anställda som inte är nära ett visst område av verksamheten en inblick i uppgifter utanför deras närmaste team och/eller avdelning.

Detta kan i sin tur leda till förbättringar av arbetsflödet, som att eliminera dubbla steg eller uppgifter. Det kan också markera smärtpunkter, vilket kan resultera i åtgärder. Medvetenhet om problem i en process kan vara allt som krävs för att få resurser tilldelade för att göra stegvisa förbättringar.

Bästa metoder för effektiv processdokumentation

Innan vi går in i skapandet, låt oss täcka några bästa metoder för processdokumentation. Nedan finns några saker att tänka på när du planerar, skapar och underhåller processdokumentation.

Gör det visuellt

Forskning visar att 67 % av människor förstår information bättre när den kommuniceras visuellt.

Att inkludera skärmdumpar i din dokumentation är ett av de snabbaste och mest effektiva sätten att visa kollegor hur man gör något. Vårt favoritverktyg att använda för processdokumentation är Snagit.

Snagit låter dig enkelt ta skärmdumpar och lägga till textförklaringar, numrerade steg och andra anpassningsbara kommentarer för att dra uppmärksamheten till ett visst område för att förmedla information.

Håll det enkelt

Var uppmärksam på din publiks kognitiva belastning – eliminera onödiga distraktioner från ditt innehåll så att din publik kan fokusera på det som är viktigt. Det finns flera sätt att göra detta, men generellt sett bör din vägledande princip vara att koka ner kommunikationen till det väsentliga.

Med skärmdumpar som du tar för användning i din dokumentation, är ett sätt att markera en viss åtgärd att använda verktyget Simply i Snagit för att skapa grafik för förenklat användargränssnitt (SUI). Detta gör att du kan täcka över onödiga avsnitt för att eliminera distraktion.

Sikta efter vintergrönt

När du planerar och arbetar genom att dokumentera en process, försök att undvika exempel och text som snabbt blir inaktuell. Försök till exempel att inte använda versionsnummer i programvara, datum eller referenser som snabbt kan bli irrelevanta. Att vara uppmärksam på ditt tillvägagångssätt kan hjälpa dig att hålla ditt innehåll uppdaterat längre.

Förenklat användargränssnittsgrafik är också bra för denna applikation. De låter dig undvika frekventa uppdateringar av ditt innehåll, till exempel när knappar rör sig i program.

Rutinunderhåll

Även om vi vill att vårt innehåll ska vara vintergrönt, kommer även det bästa innehållet så småningom att kräva uppdateringar.

När detta händer, försök att redigera dina befintliga skärmdumpar istället för att göra om totalt. Snagits bibliotek håller ett praktiskt register över tidigare skärmdumpar, vilket innebär att du kan öppna och redigera dem efter behov.

Har du inte dina originalfiler? Inga problem! Ta bara en skärmdump av din skärmdump! Snagit har några bra alternativ för att redigera skärmdumpar, som Smart Move och Replace Text, som sparar värdefull tid.

Schemalägg regelbundna incheckningar, även om de bara är en gång om året. Detta kommer att säkerställa att ditt innehåll förblir uppdaterat och har alla nödvändiga steg, även när system och andra variabler förändras. Se till att få feedback från relevanta personer i din organisation. Andra kan ha värdefulla insikter att dela med sig av.

Hur du enkelt dokumenterar en process med skärmdumpar

Låt oss gå igenom skärmdumpdokumentationsprocessen med Snagit.

Steg 1:Överväg din process

Tänk igenom processen du ska dokumentera och skriv ner varje steg i arbetsflödet som du kommer att inkludera i din dokumentation. Detta säkerställer att du inte hoppar över någonting, och det kan fungera som en översikt när du dokumenterar uppgiften.

Om du arbetar med någon annan för att dokumentera deras process, se till att de är involverade i planeringen.

Steg 2:Förbered ditt skrivbord

Använd din plan som en guide, dra upp alla program som du behöver för att ta skärmdumpar från. För att eliminera distraktioner på din skärm, kanske du vill städa upp skrivbordet också och stänga alla program som inte är nödvändiga för din process.

Steg 3:Ta dina skärmdumpar

Nu är det dags att ta skärmdumpar av varje steg i din process.

Observera att det är bättre att fånga en större del av skärmen jämfört med en mindre del om du ännu inte har skrivit utkast till tillhörande text, eftersom du alltid kan ändra storlek på eller trimma din skärmdump senare. Alla dina skärmbilder kommer automatiskt att dyka upp i Snagit-redigeraren.

Steg 4:Anpassa dina skärmdumpar

Nu när du har tagit alla skärmdumpar du behöver kan du anpassa dem. Prova alternativet Förenkla för att ta bort distraktioner, eller använd bildtexter för att lägga till former, numrerade steg med stegverktyget, textkommentarer – vad som än är meningsfullt för att framhäva viktiga aspekter av din process.

Du kan till och med skapa ett anpassat tema i Snagit med färger och andra stilar så att dina skärmdumpar får ett konsekvent utseende genom hela din dokumentation.

Vill du visa stegen i en process?

Använd Snagit's Step Tool. Du kan lägga till numrerade eller bokstäver stegnoteringar med bara ett klick. Snagit lägger automatiskt till rätt siffra eller bokstav när du går. Kolla in den här videon för att se hur den fungerar!

Steg 5:Paketera och leverera med mallar

Nu är det enda som återstår att göra att paketera dina skärmdumpar så att de är redo att levereras i vilket format du än väljer. Med Snagit kan du kombinera dina skärmdumpar till en enda bild med hjälp av mallar.

Klicka först på knappen Skapa och välj Bild från mall eller välj bilder från fältet Nya tagningar, högerklicka sedan och välj kombinera i mall. Du kan välja vilka mallar som bäst passar behoven för din arbetshjälp.

Dra och släpp sedan dina bilder och justera dem i mallen. Så enkelt är det!

Snagit kan också dela direkt till Word förutom ett antal andra populära programvaruappar, inklusive PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia och mer.

När allt är helt rätt kan du leverera till din publik eller ladda upp någon annanstans, till exempel en SharePoint-sida för ett företag, så att din processdokumentation är tillgänglig på begäran.

Komplettera din processdokumentation med en screencast-video

Vid sidan av din processdokumentation, överväg att inkludera en extra screencast-video.

En video kan visa kollegor hur processen fungerar, och du kan lägga till berättande allt eftersom för att förtydliga ännu mer. Om något är oklart för dina mottagare från ditt processdokument kan de vända sig till videon för att lära dig mer.

Du kan använda Snagit för att spela in hela eller en del av din skärm förutom att ta dina skärmdumpar. När du är klar med inspelningen låter Snagit dig trimma bort alla delar av videon du vill ta bort.

Din screencast behöver dock inte vara formell. Kom ihåg att perfekt är det godas fiende. Gå helt enkelt igenom processen på din dator medan du spelar in din skärm. Du kan också prata igenom vad som händer.

Videon kan komplettera din processdokumentation och ge lite mer hjälp till alla som vill ha det.

Kolla in videon nedan för en bra genomgång av hur du använder video för processdokumentation:

Du är redo att göra utmärkt processdokumentation!

Det är allt som finns! Du är redo att dela din kunskap med dina medarbetare och se till att processer löper smidigt. Du sparar tid och ansträngning för alla med dina fantastiska processdokument!

Processdokumentation är viktigt av en mängd olika anledningar, inklusive att hålla medarbetare uppdaterade om rutiner, hjälpa till att utbilda nyanställda, förbereda sig för det oväntade och mycket mer! Att ha dokument redo att använda kommer att påskynda inlärningen och hålla din arbetsplats igång smidigt.

Några bra exempel på processdokumentation är guider, snabbreferensguider, jobbhjälpmedel och mer. Videon fungerar också bra!

Bra processdokument är visuella, enkla, vintergröna och uppdateras ofta. De ska alltid ha tydlig riktning och vara lätta att förstå.