Vad som krävs för att livestreama ett globalt evenemang

Tekniken ger oss många konstiga och underbara saker, som tvättfällbara robotar och mycket nödvändiga ögonglobsmassageapparater. Det förändrar också hur och var vi arbetar, med fler företag som expanderar globalt – vilket kommer med ett nytt ansvar för att hålla sin talang informerad, engagerad och investerad i sitt uppdrag. När du behöver föra ditt distribuerade team samman och få fart, live video är ditt bästa alternativ (det är det snabbaste sättet att ta till sig och behålla information). Det är mycket som krävs för att genomföra ett livestreamat evenemang:från att veta med vem man ska samarbeta på ditt företag, till att ha ett grepp om några av dess mer tekniska komponenter, som hur man begränsar buffring under livestreaming. Att säkerställa en smidig tittarupplevelse bör stå högst upp på din att göra-lista när du planerar ett evenemang. När ditt företags bandbredd inte kan hänga med – skapa en ojämn anslutning – blir det en mindre än idealisk livestream. Så hur kan du planera för en framgångsrik stream? Låt oss gå igenom vad som händer under en global livestream, vem som kan hjälpa till att göra den till en framgång, och några vänliga påminnelser om hur man ser till att varje anställd får en fantastisk upplevelse.

Vad innebär det att streama ett globalt liveevenemang

Vi har alla varit där:du ställer in dig på ett liveevenemang, bara för att känna den samtidiga ångesten och frustrationen (raseri?) av ojämn streaming. Utöver en mindre tittarupplevelse, resulterar buffring i att tittarsiffran minskar. En undersökning från TechRadar visade att mer än hälften av tittarna skulle "överge en stream av dålig kvalitet på 90 sekunder eller mindre."Varför händer detta? I en värld av Wi-Fi och evig uppkoppling är det lätt att glömma att internet på många sätt är en fysisk enhet (och mycket av det lever i havets djup). Data måste sträcka sig långt för att ge dig det innehåll du älskar. Och innehållsleveransnätverk (CDN) är en viktig del av den processen.

Vad är ett innehållsleveransnätverk (CDN)?

Du kanske inte vet det, men du upplever CDN i aktion varje gång du surfar på webben. Servrar är utspridda över hela världen, och när du besöker en webbplats levererar de innehållet – oavsett om det är ett meme på Facebook eller ditt favoritval från Vimeo Staff Pick – från vilken server som är närmast dig. När tiden är avgörande (och med en livestream, det är det alltid), ett sätt att sluta buffra på livestreaming är att överväga ett företag innehållsleveransnätverk (eCDN) för att lindra dessa irriterande internetflaskhalsar inom ditt företags egna interna nätverk. Om detta är en ny term i ditt språk för livestreaming, här är en snabb 411 om vad som händer när du inte använd ett eCDN:

Varje dag förlitar sig ditt företag på interna nätverk (datacenter) för att hålla sin information i rörelse, privat och säker. För globala team finns det flera interna nätverk utspridda över hela världen.
När en storskalig stream går live utan ett eCDN får alla tittare tillgång till samma interna nätverk som kör livestreamen samtidigt — oavsett om tittaren är 1 000 fot eller 1 000 miles bort från nätverket.
Livestreaming slukar mycket bandbredd. Kombinera det med data som behöver resa långa sträckor, och du har kvar buffring och en dålig tittarupplevelse.
Resultatet? Medarbetarna blir frustrerade, ditt IT-team står inför stora konsekvenser och hela din infrastruktur stannar långsamt. Företagets budskap försvinner i blandningen, och alla känner en lite besegrad. Kort sagt:huvuden kommer att rulla.

Ett eCDN sätter stopp för detta nonsens. Istället för att förlita sig på ett enda internt nätverk under hela varaktigheten av en livestream, dirigerar ett molnbaserat eCDN bandbredd tillbaka till lokal , interna nätverksdatacenter. Detta innebär att ett satellitkontor i Sydafrika bara behöver ladda ner livestreamen från en server i sitt huvudkontor i New York en gång. Därefter sänds streamen från ett närliggande lokalt nätverk på Sydafrikakontoret. Allt som allt betyder ett eCDN:

Bättre tittarupplevelser
Mindre buffring
Lägre kostnader

När du överväger om din organisation behöver ett eCDN är en bra utgångspunkt att tänka på hur stor andel av din arbetsstyrka som kommer att ansluta sig på distans, antingen från filialkontor eller från sitt eget hem. Om du vill lära dig mer om hur Vimeo Enterprise kan hjälp med ett eCDN, kontakta vårt team.

Vem är vem av en framgångsrik livestream

Okej, det var mycket tekniska grejer, men du behöver inte förstå ins och outs och krångligheterna med eCDN när du planerar din livestream. Du behöver inte göra det ensam. (Det borde inte du heller.) Det här är nyckelaktörerna från olika avdelningar som kan hjälpa till att göra det till en framgång.Internt kommunikationsteam Denna fina grupp människor kommer att arbeta med evenemangsreklam och innehåll. Detta kan inkludera saker som:

Bestämma det övergripande budskapet, talare och plats för evenemanget
Koordinering av interna meddelanden och marknadsföring (e-post, Slack, intranät, etc.)
Arrangera videospelare inbäddade i interna system (med lite hjälp från IT)
Hantera, lagra och dela livestreaminspelningen
Konfigurera logistik för publikdeltagande som livechatt, frågor och svar och moderering, omröstning, etc.

IT-team Dessa tekniska hjältar navigerar i ditt företags back-end-infrastruktur för att säkerställa en härligt smidig livestream. De måste:

Se till att evenemangsutrymmet uppfyller nödvändiga systemkrav och har lämpliga Ethernet-portar för hög hastighet
Utför due diligence om bandbreddskrav (och se till att dessa krav uppfylls) för att hjälpa till att stoppa buffring under en livestream
Utvärdera all teknik eller verktyg som används för att se till att de är kompatibla med ditt företags säkerhetsåtgärder och protokoll

Livevideoproduktionsteam Personligen anser jag videoproduktionsteam vara mångsidiga teknikmästare. Deras jobb är att:

Se till att de otaliga delarna av ditt produktionsarbetsflöde, inklusive kameror, kodare, switchers och ljud är korrekt inställda, testade och fungerar
Kör den faktiska liveproduktionen, vilket innebär att de kommer att driva de olika delarna av ditt ekosystem för livestreaming
Kräv input från det interna kommunikations- och eventteamet för hur verktyg för publikdeltagande ska visas för tittarna

Inget videoproduktionsteam? Du är inte ensam, vän. Många företag har inte ett eget produktionsteam. Lyckligtvis, med vårt fantastiska liveproduktionsteam, kan Vimeo hjälpa dig att skapa ett no-fail, förstklassigt liveevenemang.

Vänliga påminnelser

Det finns några enkla men viktiga steg att ta för att säkerställa att din livestream fungerar precis som den ska:

Testa din stream. Det är det bästa sättet att förhindra missöden under produktionen. Testa din ljudkvalitet, din videokvalitet, din internetanslutning.
Gör ett träningslopp. Ta tid för högtalarna att öva sina repliker på scenen. Även de mest självsäkra talare kan få fjärilar.
Sätt på. Låt inte en strömstöt komplicera din livestream. "Ju större produktionen är, desto mer kraft kan den dra", säger Dennis O'Brien, Vimeos Senior Project Manager för liveproduktioner. "Om du har allt på samma krets, misslyckas allt, strömmen misslyckas och du är generad." (Och det vill vi inte, eller hur?) Ljus ska vara på sin egen krets, ljud på sin egen krets och kodare var och en på sin egen krets också.
Skapa utrymme. Inte så mycket KonMari utan det är helt enkelt att hålla saker och ting klart, se till att ditt evenemangsutrymme har plats för all hårdvara och människor som kommer att väcka det till liv.

Letar du efter fler tips om hur du använder livevideo för din affärskommunikation? Vi har fler insikter om hur man bygger en effektiv intern kommunikationsstrategi och en djupgående verktygslåda som också kan hjälpa till.