Enligt en rapport från Grand View Research från juli 2020 förväntas virtuella händelser växa nästan tio gånger under det kommande decenniet. År 2030 beräknas branschen nå 774 miljarder dollar.
Det är uppenbart att det finns mycket outnyttjad potential i det virtuella evenemangsutrymmet. Men att genomföra ett framgångsrikt, engagerande livestreamevenemang är lättare sagt än gjort. Varför? För det första, de element och taktik som fungerar bra vid en fysisk händelse översätts inte nödvändigtvis till det virtuella utrymmet. För en annan, som vi alla vet, tenderar tekniken att misslyckas precis när vi behöver den som mest.
Detta lämnar företag med en unik utmaning i år:Hur kan du utmärka dig vid virtuella evenemang och placera ditt varumärke före kurvan innan branschen verkligen exploderar?
Vi går igenom vad vi har lärt oss i den här artikeln, men här är ett tips om det viktigaste:Var inte rädd för att ta in förstärkningar för att komplettera dina svaga punkter. Oavsett om det innebär att anlita ett produktionsbolag för att ta över streamingprocessen, ta in professionella talanger för att driva showen eller arbeta med en evenemangsplanerare för att hantera alla små detaljer, är det ingen skam att lämna över tyglarna till experterna.
Med det sagt, här är vår uppdelning av de väsentliga delarna av ett vinnande livestreamevenemang.
1. Programvara
För det första är det viktigt att välja rätt plattform för att vara värd för ditt evenemang. Zoom tenderar att vara standard för många märken nuförtiden, men det är inte ditt enda alternativ. Kolla in alternativ som BlueJeans, GoToMeeting, Crowdcast eller någon annan plattform som är byggd för att ta emot stora virtuella publiker.
När du begränsar dina programvaruval, se till att förstå dina specifika behov. Om du förväntar dig ungefär 50 deltagare på ditt virtuella evenemang, behöver du inte nödvändigtvis plattformen som är designad för tusentals. Å andra sidan, om du kommer att ha tusentals deltagare, måste du fokusera på plattformar som kan hantera ett evenemang i den skalan.
Se till att också få klart för dig hur många talare eller paneldeltagare du behöver ta emot, vilka geografiska regioner din plattform behöver stödja (beroende på var deltagarna befinner sig) och andra begränsningar som kan hindra ditt evenemang om du väljer en inkompatibel plattform.
Slutligen, se till att du faktiskt förstår hur du använder den plattform du väljer – eller ta in en expert. Att ha det perfekta mjukvaruverktyget är värdelöst om du inte vet hur du ska använda det framgångsrikt.
2. Besättning
Låt oss sedan prata om besättningen. Detta är ett område där företag tenderar att gå fel med stora liveevenemang. Även om ett gör-det-själv-tillvägagångssätt kan fungera bra för ett litet tillfälligt evenemang (som ett månatligt webbseminarium, till exempel), om du vill vara värd för ett uppseendeväckande virtuellt evenemang, är det en bra idé att överlåta produktionsvärdet till proffsen.
Vi rekommenderar att du börjar med en livestreamproducent och en ljudoperatör för att få grunderna säkrade och sedan utvärdera om du behöver andra besättningsmedlemmar för stöd.
En annan fördel här är att yrkesverksamma är mindre benägna att kastas ut av tekniska svårigheter eller oväntade utmaningar mitt i strömmen. Om att anställa några besättningsmedlemmar innebär skillnaden mellan ett evenemang som går smidigt och ett evenemang som är full av tekniska svårigheter, tror vi att beslutet är klart.
3. Växel
Nästa övervägande är din utrustning. Om du anlitar en besättning för att hjälpa dig, kommer de troligen att kunna ge dig råd om vilken utrustning du behöver för att evenemanget ska fungera smidigt. Om så är fallet, se till att du inte ignorerar deras rekommendationer utan att diskutera det först.
Du kanske till exempel vill välja en specifik mikrofon som din vän rekommenderade, men om ditt team är specialiserat på en annan enhet eller använder annan utrustning som bara är kompatibel med vissa mikrofoner, skulle du förstöra hela produktionsprocessen genom att bli oseriös i din val. Tydlig kommunikation med besättningen är avgörande, och vi rekommenderar att du skjuter till deras bedömning när det är möjligt.
När du sätter ihop din utrustning, se till att överväga reservplaner om något går fel. Om en kamera eller mikrofon misslyckas, vilket är det näst bästa alternativet? Om ditt internet går ner, vad händer med strömmen?
Vi rekommenderar att du gör en lista över allt väsentligt som krävs för att ditt evenemang ska fungera smidigt och gör en beredskapsplan för varenda en. Förstå vad du måste göra just nu om något misslyckas och vad det kommer att betyda för din publik. När allt kommer omkring är det inget som förstör ett livestream-evenemang som tekniska svårigheter eller lågkvalitativ video eller ljud.
4. Talang
Detta kan eller kanske inte gäller för dina evenemangsplaner, men det är viktigt att nämna om du planerar att ha en värd, presenterade gäster eller paneldeltagare eller andra framträdanden under evenemanget. I din planeringsprocess ska du vara mycket tydlig med vem som kommer att vara på skärmen vid varje given tidpunkt, hur utsikten kommer att se ut för publiken (t.ex. kommer du att visa både ett bildspel och personens ansikte, bara personens ansikte, eller bara bildspelet med personen som fyller i voice-over?), och vilket budskap varje person behöver förmedla.
Om du tar in externa talanger till evenemanget, se till att först informera dem om ditt varumärke, syftet med evenemanget och tonen du går efter (t.ex. seriös, lättsam, rolig, etc.). Det är viktigt att varje person som kommer att presenteras genom hela streamen förstår vilken roll de spelar i helheten och hur ett framgångsrikt utseende ser ut i ditt sinne.
Om du har talang som inte kommer att ställa in från din fysiska plats, se till att ovanstående förslag om besättning och utrustning också utarbetas för varje deltagare. Anta inte att allas bärbara webbkameror kommer att räcka – du kan behöva tillhandahålla en kamera, mikrofon eller extra belysning för att nå samma kvalitet som du kommer att tillhandahålla från huvudplatsen.
5. Förberedelser
Slutligen, lägg ner lika mycket förberedelser på ditt livestream-evenemang som du skulle göra för ett personligt evenemang. Det är lätt att glömma att du fortfarande har kontakt med riktiga människor via skärmen, och upplevelsen du levererar påverkar hur de kommer att uppfatta ditt varumärke på lång sikt. Bara för att det inte är ett personligt evenemang betyder det inte att du bör sänka dina standarder.
I praktiken betyder detta att du bör ha en agenda för evenemanget, skriva ett manus för eventuella skriftliga kommentarer, förbereda bilder eller presentationer i förväg, kartlägga produktionsdetaljerna och göra minst en fullständig genomgång (även om två eller tre skulle vara bättre) för att fånga upp eventuella svåra fläckar och lösa eventuella kvarstående tekniska svårigheter.
Vi kan inte uttrycka tillräckligt med att skillnaden mellan ett mediokert livestreamevenemang och ett exceptionellt livestreamevenemang vanligtvis beror på professionalismnivån. Publiken kan se när du ringer in den jämfört med när du verkligen har vidtagit åtgärder för att säkerställa att du ger en kvalitetsupplevelse. Du vill vara i den senare gruppen – lita på oss.
Vi hoppas att dessa tips gör dig redo för framgång när du förbereder ditt nästa livestreamevenemang – oavsett hur stort eller litet det är. Och vi har goda nyheter:Ju bättre du blir på att hålla högkvalitativa virtuella evenemang nu, desto bättre redo kommer du att vara att utmärka dig när branschen för virtuella evenemang växer.