I affärsvärlden betyder större inte alltid bättre. Storskaliga virtuella evenemang, webbseminarier och hybridevenemang kan förbinda hundratals eller till och med tusentals människor över hela världen, men småskaliga evenemang kan fortfarande fylla hårt.
Det är därför organisationer ser nya möjligheter med mindre, mer riktade mikroevenemang.
Även om mikroevenemang inte nödvändigtvis är ett nytt koncept, har de vunnit mer popularitet som ett meningsfullt sätt att få kontakt med eventdeltagare. Den här guiden ger dig information om den nya trenden för mikroevenemang och hur de kan gynna ditt företag.
Vad är mikrohändelser?
Mikrohändelser är vanligtvis virtuella händelser i mindre skala (även om de också kan vara offline, mer om det senare).
Traditionellt hänvisade mikroevenemang till onlineevenemang som webbseminarier, nätverksevenemang, livesändningar, livespelsessioner och mer. De står i kontrast till storskaliga virtuella toppmöten eller flerdagarsevenemang som drar många deltagare och inkluderar flera sessioner, talare eller segment som alla lägger till timmar av evenemangsinnehåll.
Mikroevenemang och större evenemang kan samexistera för att hjälpa företag att inrikta sig på olika behov. Att vara värd för mikroevenemang kan hjälpa dig att nå en mer riktad målgrupp på kortare tid.
Tänk:VIP-evenemang, korta nätverksevenemang, lunch- och lärsessioner och mer. Den mindre storleken gör det lättare för organisationer att få kontakt med varje deltagare.
Nyckeln till ett effektfullt mikroevenemang är fokus på kvalitet framför kvantitet. Du kan välja din deltagarlista för hand, ge en mer kurerad evenemangsupplevelse och planera att utnyttja verktyg för att uppmuntra mer deltagarengagemang och deltagande.
Låt oss dyka in i några av deras främsta fördelar.
1. Hälsa och säkerhet
En av de viktigaste sakerna som evenemangsplanerare och arrangörer är oroade över är hälsa och säkerhet.
Arrangörer har varit tvungna att se till att fysiska evenemangslokaler har tillräckligt med utrymme för att tillgodose regler för social distans i många länder och tillhandahålla extra hygienutrustning. Det är utöver de vanliga H&S-kraven.
Men med virtuella mikroevenemang är det mindre press för arrangörer att fokusera på de fysiska evenemangens krav eller begränsningar. Personliga mikroevenemang har också mer flexibilitet eftersom arrangörer kan begränsa antalet deltagare baserat på platsen och hälso- och säkerhetsstandarder.
En arrangör kan till exempel planera att vara värd för ett mikroevenemang som en workshop kring ett specifikt verktyg eller problem i din bransch – begränsa antalet deltagare – samtidigt som evenemanget är kort och enkelt.
2. Minska kostnaderna
En annan bra anledning att arrangera mikroevenemang är att de naturligtvis har lägre kostnad. Enligt uppgifter från Statista har den genomsnittliga budgeten för möten och kongresser i USA historiskt sett varit över 1,2 miljoner USD med en utställning på, eller över 600 000 USD utan ett utställningsområde.
Dessa siffror avser storskalig evenemangsplanering. Med budgetar som överstiger en halv miljon dollar för evenemang med eller utan utställningar, är det lätt att se fördelen med att hålla småskaliga mikroevenemang, där priset sjunker avsevärt.
Låt oss titta på några genomsnittliga branschkostnader när det kommer till traditionella evenemang/konferensliknande evenemang enligt sociala tabeller:
- Uthyrning av lokaler: $950–$1 250 per timme
- Mat och dryck: $125–$200 per person
- Högtalare och föredragshållare: $4 500–$8 500 för en solid högtalare
- Ytterligare personal: 12–40 USD per person
- A/V-utrustning och personal: 1 100–1 400 USD för utrustning och 350–450 USD per dag för A/V-personal
Det här är bara några av de grundläggande kostnaderna, när du lägger ihop små saker som resekostnader, reklam, presenter och swag kan det bli en budgetörs (eller revisors) mardröm.
Med ett mikroevenemang å andra sidan kan du dra nytta av mindre personal, färre talare, ett virtuellt evenemang eller webinarplattform, eller hyra mindre lokaler som kanske inte ens behöver A/V-utrustning beroende på evenemangets stil.
3. Kvalitet framför kvantitet
Stora årliga evenemang som mässor och konferenser (om de görs på rätt sätt) har wow-faktorn att locka människor tillbaka år efter år. Men tänk om du kunde skala ner dessa händelser och ha wow-faktorn på en mer regelbunden basis?
Här är en idé:om du är sugen på att hålla en konferens, försök dela upp innehåll i mikroevenemang som du håller varannan vecka eller månadsvis under en begränsad tid.
Att använda mikrohändelser på det här sättet hjälper på flera sätt:
- Människor är alltid upptagna, 70 % av evenemanget som tittar säger att de borde vara en timme eller mindre. Kortare evenemang vänder sig till fler människor.
- Mindre press att organisera mellan talare och presentationer om dina mikroevenemang bara fokuserar på en i taget.
- En mer personlig upplevelse för deltagare eftersom de kan välja att delta i ett mindre evenemang utan att förbinda sig till ett längre.
4. De är fantastiska online och offline
När det gäller att vara värd för ett mikroevenemang kan du göra det online, offline eller en blandning av båda (mer om hybridevenemangsupplevelsen senare).
Under pandemin har du förmodligen deltagit i några onlineevenemang. Många av dessa händelser var sannolikt mikrohändelser utan att du ens var medveten om det! Som ett exempel deltog jag i ett mikroevenemang med Clearscope som värd.
Evenemanget var kort men konsekvent, och gick in i hur man bygger en webbplats från 0 till 1 miljon sidvisningar. Eventarrangörerna utnyttjade riktade reklamkanaler, som en Slack-kanal, för att hitta deltagare enligt bilden nedan:
Lägg märke till hur, även om det är en kort händelse, det finns en planerad struktur med en enda högtalare. Evenemanget riktar sig till en nischad målgrupp av marknadsförare som är intresserade av SEO-innehållsstrategi. Jag lämnade just detta webbseminarium med fantastiska insikter och inspiration för att bygga en egen webbplats.
Med Covid-19-restriktioner som sakta lättar (i skrivande stund) ser vi fler och fler personliga mikrohändelser utöver riktade virtuella händelser.
Mikroevent kan få stort genomslag med fokuserade ämnen, solida talare, lite eventkampanjer och aktivt engagemang.
5. Bygg meningsfulla kontakter
En av de största fördelarna med att vara värd för ett mikroevenemang är att det till sin natur är mer intimt än din genomsnittliga konferens. Denna intimitet skapar en miljö där dina deltagare på ett meningsfullt sätt kan få kontakt med både dig och andra deltagare.
När du är på ett evenemang med en stor publik är det lätt att känna dig vilsen eller ensam. Detta kan vara resultatet av att ha färre möjligheter att interagera en-till-en med andra människor.
Speciellt med virtuella evenemang är små sammankomster, nätverksevenemang och rundabordsdiskussioner de "mest populära" typerna - av goda skäl.
- Mindre evenemang ger en känsla av anknytning. Eftersom det finns färre personer, är det mer sannolikt att du personligen kan tilltala och interagera med var och en av dem som individer istället för att tilltala ett rum fullt av namnlösa ansikten.
- Människor känner mindre press att säga ifrån. Av personlig erfarenhet har jag funnit att mindre evenemang är mer gynnsamma för interaktion. Deltagarna är mindre benägna att "scenskräck" och gärna prata och ställa frågor. Dessa upplevelser känns mer som konversationer.
- Du kan bättre erbjuda en upplevelse. Människor är sociala varelser, och vi känner ofta en känsla av tillfredsställelse när vi bidrar till vårt samhälle. Med mikroevenemang kan du skapa en miljö eller aktivitet som involverar alla.
Sammantaget hjälper mikroevenemang dig att ansluta och skapa en känsla av gemenskap bland dina deltagare, vilket är det som gör en minnesvärd upplevelse.
6. Förbättra upplevelsen av hybridevenemang
Det finns olika sätt att ha ett hybridevenemang. Men mer än 75 % av deltagarna hittar live personliga och hybridhändelser värdefulla, jämfört med 64 % som tyckte att förinspelade händelser var värdefulla.
När det kommer till hybridevenemangsupplevelsen är det lätt att få fel balans mellan deltagare på plats och online – om det finns för många personliga, blir onlinedeltagarens upplevelse troligen lidande.
Att använda mikrohändelsemodellen kan hjälpa till att korrigera eller upprätthålla balansen för dessa hybridhändelser.
Till exempel kan ett finansiellt tjänsteföretag vilja hålla veckovisa möten med ledande befattningshavare som har hybridhändelser. Vissa anställda kan vara på kontoret personligen medan andra kan titta på livestreaming.
Storleken på alla handmöten kan variera i storlek, men flexibiliteten i deltagarstilen innebär att alla har en chans att engagera sig och interagera med den högsta ledningen.
7. Rör dig snabbt, håll dig smidig
Det sista skälet till att du bör överväga att använda mikroevent är deras förmåga att hjälpa dig att snabbt följa branschtrender och hålla informationsflödet smidigt.
Med storskaliga konferenser måste du planera månader (kanske till och med år) i förväg. Och precis som bokförlag är informationen gammal nyhet när du kommer till evenemanget. Detta kan skada uppfattningen av ditt företag som "bakom".
Till exempel hjälper Covid-19-genomgången som sänds under loppet av 2020, som tog ramen för ett återkommande mikroevenemang, till att underlätta det snabba informationsflödet av folkhälsouppdateringar. Utan dessa dagliga mikrohändelser skulle många människor ha varit i mörkret om nyckelinformation.
Så när det finns en förändring eller framväxande trend i din bransch, istället för att planera en hel konferens kring ämnet, håll ett mikroevenemang som tar upp dem direkt. Att göra det kan hjälpa dig att gå före dina konkurrenter och positionera ditt företag som en tankeledare.
Är du redo att vara värd för ett mikroevenemang?
Förhoppningsvis är du exalterad över den potentiella inverkan mikrohändelser kan ha på ditt företag.
Mikroevenemang hjälper arrangörer att hålla sig till hälso- och säkerhetsstandarder, minimera omkostnader utan att kompromissa med kvaliteten, underlättar mer meningsfulla evenemangskopplingar och hjälper till att framtidssäkra din evenemangsstrategi.
Om du är nyfiken på att vara värd för dina egna virtuella mikroevent, börja planera ditt innehåll, storyboard din session och planera ditt deltagande deltagande med videoverktygen och eventplattformen som kan hjälpa.