Innan något evenemang går live, finns det som en sida full av rader som kallas en serie. Om du planerar ett evenemang täcker detta dokument din rumpa. Men det är inte bara en resplan med diskussionspunkter och produktionssignaler – även om det är så mycket – det är ett levande dokument och vad vi vill kalla "sanningens centrum" för alla inblandade.
På Vimeo har vårt evenemangsteam satt ihop hundratals serier av shower för personliga och virtuella evenemang, för publik och deltagare, allt från en handfull människor till tusentals deltagare. Alla dessa evenemang börjar med en uppvisning.
Vad är en serie show?
En upplaga av show är en minut för minut uppdelning av ett evenemang, inklusive beskrivning av talare och diskussionspunkter. Detta dokument hjälper till att hålla alla produktionsteam, talare och andra involverade medlemmar medvetna om var de är och var de bör vara under hela evenemanget. Det håller oss alla på samma sida – bokstavligen!
Som en långsamt utvecklande Polaroid-ögonblicksbild börjar den med en abstrakt kontur av talare och samtalspunkter, och skärps med tiden till en detaljerad bild av vad händelsen kommer att vara, ner till minut. Eftersom alla inblandade hänvisar till detta enda dokument är det en viktig del av att se till att våra evenemang går utan problem.
På pappret skulle detta se ut som en tabell med tidsstämplar som markerar start- och sluttiderna för varje talares presentation samt eventuella publikpauser och frågor och svar, och en punkt-för-punkt diskussionsöversikt över vad folk kommer att prata om.
4 viktiga saker att inkludera i din serie:
- Information och kontaktinformation för varje paneldeltagare
- Tidslängden för varje ämnesdiskussion
- Ett löst manus med diskussionspunkter
- Länkar till eventuella stöddokument eller förinspelad video
Kom ihåg: ju större evenemanget är, desto mer information att inkludera på din show. Om det finns flera typer av segment kan avsnitten vara färgkodade för att underlätta åtkomst.
Enskilda keynotes eller paneldiskussioner inom en längre virtuell konferens eller webinar kan ha sin egen serie, vilket ytterligare bryter ner diskussionspunkterna.
För evenemang med mer tekniska element kan ditt produktionsteam ha sin egen tekniska serie med detaljerade ledtrådar för individuella kamera- och mikrofoninställningar.
Hur man bygger en serie av show
Oroa dig inte om det låter komplicerat! I slutet av dagen är det bara ett kalkylblad, byggt kring din vision för evenemanget. Här är fyra huvudsakliga saker att fokusera på när du bygger en serie show för virtuella evenemang.
1. Hitta en naturlig utveckling
En upplaga av show är den på pappersversionen av evenemanget, så det utvecklas med evenemangsplaneringen. Eftersom innehåll kommer först och främst för våra virtuella evenemang – det första vi gör är att brainstorma och skissa på talarna och diskussionsöversikten.
Vi påbörjar utarbetningsprocessen tre till sex månader innan själva evenemanget, beroende på evenemangets storlek.
Under detta skede, ta dig tid att tänka på flödet, dela upp varje keynote, paneldiskussion eller workshop i bitar av tid, inklusive 30 minuter i början för att samla talare.
Därifrån går vi igenom tre viktiga frågor:
- Innan du börjar, finns det ett ämne på introduktionsnivå för att få folk att värma upp?
- Hur lång tid tar varje ämne?
- För ett längre evenemang, när är det meningsfullt att schemalägga en måltidsrast, break-out rum eller en publik Q&A?
💡 Proffstips: När det gäller att komponera ordningen på diskussionsämnena, tänk på vad som är vettigt i den större utvecklingen av berättelsen du berättar.
2. Samla och dela information
Vi försöker låsa in talarna och paneldeltagarna 2-3 månader före evenemanget eller till och med 3-6 månader innan för större huvudtalare. Efter att talare och ämnen har bekräftats delar vi programmet med alla. Talare kan sedan göra sina egna anteckningar om diskussionsschemat baserat på sina erfarenheter och insikter.
Vi vill också dela det med produktionsteamet för att ge dem en känsla av flödet av evenemanget, och så att de kan börja bilda sin egen produktionsserie om det behövs.
Kommer du ihåg när vi sa att en serie show är sanningens centrum? Eftersom alla jobbar på detta papper är det viktigt att inkludera länkar till all relevant information, inklusive talarens kontaktinformation samt länkar till förinspelad video som är planerad att spelas upp under evenemanget.
3. Färgkod allt
På Vimeo involverar några av våra evenemang olika typer av media, flera talare och komplexa produktionsuppsättningar, vilket innebär att alla refererar till detta enda dokument. Det är mycket information på en sida!
Det är där färgkodning kommer in. I vår serie med showmallar tilldelar vi till exempel en annan färg för:
- Intro och outros
- Paneldiskussioner och annat liveinnehåll
- Förinspelade videor
- Övrigt innehåll, som frågor och svar från publiken eller en produktgenomgång
För större evenemang kommer vi också att inkludera en nyckel för att förtydliga vad varje färg betyder, samt definitioner för några av sessionstitlarna. Färgkodning hjälper till att säkerställa att människor kan hitta exakt vad de letar efter när det är dags att sända live. Det är också användbart för att planera hybridevenemang så att vi tydligt kan kommunicera vilka segment som är live och personligen, och vilka som är virtuella.
4. Justera allt eftersom
Uppdelningen minut för minut på papper kan se väldigt strikt ut, särskilt när du har tilldelat bara en handfull minuter till en specifik ämnesdiskussion.
Men i verkliga scenarier kan du upptäcka att en högtalare går två eller tre minuter över tiden, eller att någon annan liten hicka uppstår live. Få inte panik! Det händer hela tiden. Förbered dig bara på att raka av några minuter från nästa segment, eller minska tiden för frågor och svar och se till att alla relevanta personer är uppdaterade.
I slutet av dagen är uppvisningen en riktlinje. Trots dina bästa ansträngningar för att hålla sig till tiden i dispositionen kan den förändras, och du måste bara vara flexibel. Det viktiga är att ha små lösningar i bakfickan när behovet uppstår.
Hur man använder Vimeo Events för att bygga en sömlös serie av show
Berättelsetavla vid sidan av showen
I vårt Vimeo Events-verktyg finns en storyboard-funktion som låter dig förplanera scener i ditt evenemang, ungefär som du skulle göra för en film, show eller webbseminarium. När vi har virtuella evenemang som innehåller mycket förinspelat innehåll, lägger vi till scener i sändaren för att ladda upp det förinspelade innehållet och ordna dem i rätt ordning i god tid före evenemanget. Det sparar oss mycket press på dagen för evenemanget, eftersom vi inte gör allt i farten.
Samla dina högtalare backstage i förväg
Internt är starttiden för showen inte densamma som den som anges på registreringssidan för tittare. Till exempel, om en paneldiskussion börjar kl. 12.00, vill vi se till att alla paneldeltagare kommer kl. 11.30. Alla talare kommer att veta det i förväg eftersom det är tydligt schemalagt i förhandlingarna (vanligtvis som "BACKSTIGEN FÖR PANELISTER").
Denna halvtimme är avgörande. Det är ett kritiskt ögonblick att se till att talare är närvarande, förberedda, medvetna om sin tid och säkra på att gå live. Det är också bra att göra en sista granskning av programförloppet med moderatorer, som borde ha en tydlig känsla för hur de ska ta fart på sina frågor och diskussionsämnen och hur lång tid allt bör ta.
För våra evenemang använder vi Vimeo Events backstage-hanteringsfunktion för att samla talare innan de går live, testa alla tekniska element och gå igenom showen för att säkerställa ett smidigt, sömlöst evenemang.
Upprätthåll kommunikationen under hela evenemanget
Under evenemanget är showen låst, så vi kommer att använda Vimeo Events interna högtalarchattpanel för att kommunicera eventuella realtidsändringar eller uppdateringar individuellt till moderatorerna, paneldeltagarna och produktionspersonalen. Detta säkerställer att endast de relevanta personerna fångas upp och alla andra kan fortsätta göra sin egen grej utan onödiga distraktioner.
En serie show ser olika ut för varje evenemang, beroende på evenemangets omfattning och diskussionsämnena. När du har byggt en eller två har du en tydlig mall att gå ifrån för alla framtida evenemang. Det är bara en fråga om att bygga en repeterbar process eller mall, fylla i fälten och ändra minutmärkena i ditt schema för varje unikt evenemang.
Genom att införliva en serie show tidigt i din evenemangsplaneringsprocess förbereder du ditt team för ett helt anpassat, sömlöst evenemang.
Kör ditt nästa event med Vimeo
Skrevet av Julie Bergstein den 10 december 2021 och uppdaterad 4 april 2022.