De flesta organisationer kan dra nytta av evenemangens marknadsföringsstyrka. Oavsett om du är en småföretagare, en grundare av en teknisk startup eller en marknadsförare från ett branschledande varumärke, är du förmodligen väl medveten om vikten av att dyka upp där din publik tillbringar sin tid. Evenemang och virtuella evenemang erbjuder möjligheter att visa upp dina produkter, svara på frågor och koppla din publik till ditt varumärke.
Som sagt, evenemang och sponsrade evenemang kräver mycket planering och budgetering. Och oavsett hur liten ditt företag eller evenemangsavdelning är, kan du alltid förvänta dig samarbete med olika teammedlemmar – inklusive den intressent som kvitterar på olika kostnader för att få igång planeringen.
Vem än den huvudsakliga budgetintressenten är för din evenemangsstrategi, är det bästa sättet att förespråka och få igång ett evenemang ett evenemangsförslag. Att skapa ett evenemangsförslag med en uppdelning på hög nivå av vad evenemanget är, budgettilldelning och vad du hoppas få ut av evenemanget i konkreta mått, kan hjälpa dig att säkra de resurser som behövs för att få saker att hända.
Oavsett om du planerar att skapa ett engångsevenemang, presentera ett sponsrat evenemang eller planera flera evenemang under året, kommer vi att dela upp hur man skriver ett evenemangsförslag för att få inköp från de nödvändiga personerna.
I den här artikeln:
- Vad är ett evenemangsförslag?
- Hur man skriver ett evenemangsförslag
- Gratis mall för evenemangsförslag
- 6 steg för att skriva ett eventförslag
Vad är ett evenemangsförslag?
Ett evenemangsförslag är en kärnkomponent i ett företags evenemangsplaneringsprocess. Det är en pitch, ett faktablad och en guide.
Eftersom så mycket resurser går till ett evenemang vill du se till att det finns tydliga mål och mått för framgång. Av denna anledning börjar de flesta evenemang med ett evenemangsförslag eller en begäran om godkännande av evenemangssponsring. Detta förslag beskriver evenemangets omfattning och detaljer, budgetfördelning och nyckelintressenter och matchar denna information med företagets mål och mätbara effekter.
Oavsett om du planerar ett virtuellt evenemang, hybridevenemang eller personligen, internt organiserat eller anordnat av en konferens eller någon annan organisation, kan ett evenemangsförslag hjälpa dig att starta ditt evenemang och hålla överraskningar på ett minimum. Ett noggrant genomtänkt förslag garanterar inte bara finansiering och godkännande – det är en bra utgångspunkt när det gäller att skapa samarbete mellan avdelningar och föra ditt evenemang till liv.
Hur man skriver ett evenemangsförslag
Till nominellt värde är ett evenemangsförslag inget annat än ett papper som sammanfattar evenemangets strategi och logistiska detaljer. Men när det kommer till att faktiskt fylla det här arket blir det lite mer komplicerat.
Det är ungefär som att göra en omelett - bara det första steget är att kläcka kycklingarna som lägger äggen.
Så i den andan, låt oss börja med de ingående delarna av evenemangsförslaget, eller (för omelettanalogins skull):
Ingredienser för ett evenemangsförslag
Nedan har vi listat de viktigaste ingredienserna du behöver för att skapa ett evenemang eller evenemangssponsringsförslag för dina huvudsakliga intressenter.
Grundläggande händelseinformation
- Partnerorganisation: Ditt förslag bör innehålla namnet på det föreslagna evenemanget, eller, om du bjuder på en sponsringsmöjlighet, namnet på organisationen som är värd för din monter, föredrag eller evenemang.
- Typ av händelse: Var specifik om typen av händelse. Detta kan vara en konferens, mässa, filmfestival etc. Du kanske också vill förtydliga om det är ett virtuellt evenemang, ett personligt evenemang eller båda.
- Datum: Identifiera datumen då evenemanget kommer att hållas.
- Plats: Identifiera var evenemanget kommer att hållas.
- Målgrupp: Du vill komma i kontakt med deltagare på evenemanget för att prata om din produkt. Tänk på vem du hoppas nå. När du tänker igenom detaljerna, beskriv din målgrupp så mycket som möjligt och överväg firmografisk data som branscher, företagsroller eller användningsfall. Detta är ett viktigt område, eftersom det direkt främjar din övergripande marknadsföringsstrategi för din produkt.
Händelseöversikt
- Rekommenderas av: Beroende på hur budgetgodkännandet hanteras i din organisation, kan du behöva identifiera vilken avdelning som presenterar detta evenemang. Det kan till exempel vara säljteamet för produkten du marknadsför.
- Information om ditt evenemang eller sponsring av evenemang: Beskriv utrymmet för ditt evenemang. Om du är värd för ett evenemang, dela information om evenemangets tema, evenemangets programmering och plats. Om du utarbetar ett sponsringsförslag för evenemang, lägg till detaljer relaterade till din sponsring. Om du till exempel vill sätta upp en monter på en mässa, inkludera måtten på ditt monterutrymme, var det skulle finnas och andra detaljer.
- Eventkostnad eller sponsringsavgift: Förbered din förväntade evenemangskostnad om du planerar att stå värd för ett evenemang eller den avgift du betalar din partnerorganisation för att vara värd för dig.
- Ytterligare kostnadsberäkningar: Kontrollera avgiftsfördelningen för eventuella konstruktioner, swag eller marknadsföringssäkerheter.
Eventmål
- Uppskattning av totala utgifter: Sammanfatta alla dina eventkostnader.
- Produktfokus: Identifiera produkten eller tjänsterna som ditt företag marknadsför.
- ARPU :Detta står för "Average Revenue Per User." Detta används främst för försäljningsevenemang och syftar på din kostnads-/nyttoanalys av att genomföra eventet. Till exempel, om du har 1 000 personer som dyker upp på ditt evenemang, hur mycket intäkter kan du rimligen förvänta dig att generera från dessa leads?
- Övergripande mål: Sammanfatta vad du hoppas uppnå med detta evenemang. Vill du öka medvetenheten om ditt varumärke? Fånga fler potentiella kunder? Lansera en produkt? Att ha en kristallklar uppfattning om detta hjälper dig att kommunicera varför denna händelse är nödvändig för alla inblandade.
- KPI:er (t.ex. press/social, erbjudanden stängda för försäljningsevenemang, etc) :Här beskriver du dina bredare mål i tydliga mätvärden.
Gratis mall för evenemangsförslag
Här är ett exempel på evenemangsförslag som hjälper dig att fånga all relevant information för att presentera ditt nästa varumärkesevenemang eller sponsrade evenemang. Formatera mallen till ett dokument för att dela med ditt team eller skapa ett förslag på bildspel som du kan presentera.
Händelseförslag
Grundläggande information
Eventnamn eller Partner Event Organisation:
Typ av event:
Datum:
Plats:
Målgrupp:
Händelseöversikt
Detaljer om evenemang, sponsring eller varumärkesaktivering:
Avgifter för evenemang eller sponsring:
Extra kostnadsberäkningar:
Eventmål
Produkthöjdpunkter:
ARPU för produkt:
Övergripande mål:
KPI:er (dvs press, sociala, potentiella kunder, försäljning, etc):
Budgetering
Eventutgifter:
Återstående budget:
Ytterligare anteckningar
6 steg för att skriva ett evenemangsförslag
1. Förstå dina företagsmål och definiera din målgrupp
Innan du planerar dina evenemang, överväg att hålla en serie dedikerade strategimöten. Detta kommer att hjälpa alla relevanta team att bekanta sig med viktiga mål, målgrupper och kommande produktlanseringar som kan informera din övergripande evenemangsstrategi.
2. Samla din forskning
När du har en heltäckande bild av dina årliga mål kan du dyka ner i forskning.
Ett fokusområde kan till exempel vara en ny produktlansering med en egen separat målgrupp.
Ditt team kan behöva lära sig hur man marknadsför en ny produkt eller tjänst till en ny målgrupp eller kundbas. Som evenemangsplanerare vill du lära dig mer detaljer. Var finns din målgrupp? Det kan informera vilka typer av evenemang du vill designa och marknadsföra eller vilka typer av mässor, affärskonferenser eller nätverksevenemang du vill investera i.
När du sammanställer din forskning om din målgrupp, produkter eller större affärsmål, håll utkik efter rekommendationer från andra team (som ditt säljteam) som kan hjälpa dig att avgöra vilka typer av händelser du ska prioritera.
Proffstips: En bra tumregel när man tittar på sponsrade evenemang är att be om vittnesmål, faktablad och fallstudier från evenemangsarrangörer. Detta hjälper dig att få en god uppfattning om hur din organisation kan dra nytta av varje evenemang och balansera den informationen mot dina mål och/eller din målgrupp.
3. Skapa din kalender
Det finns alltid en kalenderövning involverad i att kartlägga dina sponsrade evenemang för året – särskilt när det gäller personliga evenemang. Det hjälper att förstå exakt hur mycket tid som går åt till att planera och organisera varje evenemang.
En stor mässa eller konferens kan ta mer än sex månader att planera, medan ett mindre möte bara kan ta en månad eller två. Det är här du vill konferera med alla dina intressenter för att schemalägga din tid och hantera bandbreddsförväntningar för alla inblandade.
Generellt är sponsrade virtuella evenemang mycket lättare att planera än live, personligt sponsrade evenemang. Dessa är vanligtvis talarevent och ibland virtuella mässbås, så team kan utse färre poängpersoner för varje event och schemalägga fler av dem på ett år.
4. Ta fram en budget
När du har detaljerna om händelserna och var du vill dyka upp, börja räkna ut budgeten. Matcha det mot det totala evenemangsutgiften som du planerar att fördela för året.
5. Var tydlig och detaljerad i ditt förslag
Du har din strategi, din kalender planerad och en allmän översikt över din budget och förslag och input från alla relevanta team. Det är dags att samla alla nödvändiga delar för att skapa ditt evenemangsförslag.
Även om mallen för evenemangsförslag som tillhandahålls ovan är ett ark, är det viktigt att inkludera så mycket information och detaljer som möjligt – särskilt när det kommer till din budget, designtillgångar och avkastning på investeringar.
Att kunna ge hårda siffror om dina förväntade antal potentiella kunder och evenemangsutgifter hjälper dig att motivera ditt evenemang samt ställa in arbetsbelastningsförväntningar för alla dina nyckelintressenter.
6. Håll ditt evenemangsförslag sparat och tillgängligt för alla
När ditt evenemang har godkänts kan förslaget vara en bra byggsten för att basera andra dokument – som en kreativ brief eller ett bildspel som startar evenemanget – som kommer att fördjupa planen för ditt evenemang ytterligare med ytterligare information för olika avdelningar.
Du kan till och med skapa en mall för ditt evenemangsförslag så att ditt team kan referera till det för framtida evenemang och snabbt ta reda på evenemangsplaner för de kommande månaderna eller året.
Det kan vara ett praktiskt verktyg för att jämföra dina mål och förväntningar efter att evenemanget har passerat, och hjälpa nya medlemmar i ditt team att gräva igenom efter information om återkommande händelser i framtiden.