Hur man skapar ett webbseminarium som engagerar och konverterar

Att skapa ett webbseminarium är ett sätt för marknadsförare och företag att generera leads och attrahera kunder. De kan utöka din räckvidd, bygga din auktoritet och hjälpa dig att ansluta digitalt i en alltmer distribuerad värld.

De bästa webbinarierna fångar din publiks uppmärksamhet snabbt, ger användbar expertis, allt samtidigt som de levererar en professionellt producerad upplevelse. Men utmaningen för varje marknadsförare är att göra allt detta effektivt med det förtroende som du kan ge resultat.

Kickstarta ditt webbseminarium med vår kostnadsfria kortmall

Presentera din nästa stora idé med en mall för virtuell evenemangsdäck. Spotlight inspirerande citat, tankeväckande statistik och ytterligare resurser som din publik kan ta med sig efter evenemanget.

Så i den här guiden kommer vi att avmystifiera hur man skapar ett webbseminarium:från idéer, marknadsföring, repetition och livesändning, hela vägen till logistik efter evenemanget och bästa praxis.

Vi kommer att inkludera användbara tips på vägen för att se till att du kan fokusera på att skapa övertygande innehåll och berättelser för att fängsla din publik och se till att du kan föra din mest ambitiösa evenemangsvision live.

Låt oss dyka in!

Vad du kommer att lära dig

1. Hemligheten bakom ett framgångsrikt webbseminarium är bra innehåll
2. Så här skapar du ett webbseminarium 2022 (steg-för-steg-guide)
3. Hur man skapar ett webbseminarium med Vimeo
4. Tre viktiga webbinariumstatistik

Hemligheten bakom ett framgångsrikt webbseminarium är bra innehåll

I slutet av dagen är hemligheten bakom ett framgångsrikt webbseminarium ditt innehåll. Dina videoverktyg bör hjälpa till att driva ditt innehåll.

Investera din tid och resurser när du väljer ett ämne, sök relevanta och fängslande talare och välj en plattform som kan visa upp allt. Med så mycket konkurrens för att behålla din publiks uppmärksamhet är det viktigt att du kan ge den mest värdefulla upplevelsen för tiden.

Behöver du fler tips? Titta på Vimeos webbseminarium Confidential för att höra verkliga berättelser om missöden i virtuella evenemang och tips om hur du genomför ett bra evenemang. Titta nu

Så skapar du ett webbseminarium 2022 (steg-för-steg-guide)

Insatserna kan kännas höga när du skapar ett webbseminarium. Det finns massor av logistik att navigera i, kreativa att välja och talare att engagera sig i, men det är allt värt det när showen går live.

Om du känner dig lite nervös – oroa dig inte! Du kan omfamna osäkerhet med några användbara steg. Vi har brutit ner de fyra huvudstadierna av webinarproduktion:

1. Planering
2. Marknadsföring och produktion
3. Sänds live
4. Efterproduktion

Varje steg kommer att kräva olika personer för olika roller. Oavsett hur stor, liten, komplex eller enkel din idé är att gå live, rekommenderar vi att du reserverar ett produktionsfönster mellan 4 till 8 veckor.

Detta 4-8 veckors fönster ger dig tillräckligt med ledtid för att planera, rekrytera talare, repetera produktion och gå live med självförtroende och professionella klockor för att sticka ut!

Planeringsstadiet

1. Börja med dina mål.

Det är viktigt att arbeta med ditt team för att identifiera målen för ditt webbseminarium eller event. Detta hjälper dig att förstå vilken effekt du vill ha och hur du vill mäta resultatet av ditt webbseminarium.

Detta kan inkludera nyckeltal som t.ex.:

• Totalt antal registreringar
• Antal livedeltagare eller konvertering av registranter till deltagare
• Antal riktade potentiella kunder eller kunder som registrerar sig
• Totalt stängda vunna erbjudanden som tillskrivs ditt webbseminarium

Proffstips: När du har en uppsättning mål, bygga ut den till en kort eller projektplan.

2. Tilldela roller till ditt team.

Beroende på storleken på ditt evenemang kan du överväga att tilldela roller till teammedlemmar. Till exempel anger Vimeo några "roller" som är nyckeln i olika delar av webinariets produktion:

Kampanjer: Denna funktion ansvarar för marknadsföringsplanen för ett webinar. Detta inkluderar e-postkampanjer, sociala kampanjer, marknadsföring på plats och andra kanaler för att få din publik att registrera sig.

Innehållsprogrammering: Denna funktion är ansvarig för att bestämma ämnen, talare, meddelanden, design och produktion av webbinariets innehåll.

Verksamhet: Den här funktionen är ansvarig för att skapa formulär, skapa målsidor, skapa videosidor på begäran, samt hantera den tekniska verksamheten mellan webbseminarieverktyg, marknadsföringsverktyg och CRM-verktyg för att säkerställa att data är korrekta.

3. Håll ett kickoffmöte med interna intressenter.

Kickoffmötet samlar alla intressenter för att anpassa sig till mål, identifiera din målgrupp, brainstorma ämnen, komma på talare och tilldela uppgifter och projekt. Kickoffen kan också vara ett bra ställe att börja din marknadsföringsplanering (mer om det nedan).

Beroende på antalet intressenter kanske du vill ha ett separat möte med ditt produktionsteam för att beskriva omfattningen av produktionen samt ett möte med ditt designteam för att definiera de visuella komponenterna för ditt webbseminarium. Designelement kan inkludera bilder, konstverk, design av målsidor och sociala kampanjer.

Marknadsförings- och produktionsstadiet

4. Marknadsför ditt webbinarium.

För att bygga din marknadsföringsstrategi för webbseminarium, fokusera på din målgrupp. När du har ett grepp om vem du försöker nå, fundera över vilka marknadsföringskanaler som är mest relevanta för dem.

Som en bästa praxis bör du planera för minst 3-5 veckors marknadsföringstid innan du börjar live med ditt webbseminarium.

Proffstips :Överväg följande kanaler för att öka medvetenheten om ditt evenemang:

• E-post
• Betalt och organiskt socialt
• Reklam i produkten
• Kampanjer på plats

Proffstips: Planera att gå in i ditt kreativa team så långt fram som möjligt när du planerar dina webinarkampanjer. Beroende på vilka kanaler du planerar att marknadsföra kan du behöva avsätta mer tid i förväg för att slutföra kreativa tillgångar som designrubriker, annonsmaterial för mål- och registreringssidor, e-postinbjudningar och sociala tillgångar innan du publicerar kampanjer.

5. Börja prata ut.

När en tydlig innehållsprogrammering väl är på plats är det dags att hitta din talang!

Dina talare är nyckeln till att ge ämnet och innehållet liv. Detta kan inkludera interna teammedlemmar eller interna experter eller externa talare som branschledare, kunder eller andra professionella talare som kan prata om ämnet.

Proffstips: Lägg tid på att undersöka andra evenemang och webbseminarier som täcker ditt ämnesområde eller bransch för att se vilka andra där ute som talar om ämnet. Det här är ett bra sätt att se hur talare kan agera live under ditt webbseminarium.

När du har identifierat en potentiell extern talare, hitta deras kontaktinformation och påbörja din uppsökande verksamhet.

Oavsett hur du planerar att nå ut till talare, kom ihåg att sätta förväntningar i din uppsökande verksamhet genom att inkludera viktig information som:

• Det förväntade tidsåtgången för talare att delta i webinariet (t.ex. 1-2 möten och startdatumet)
• Vad behöver de göra för liveproduktionen?

Målet är att göra det enkelt och inte skrämmande!

Behöver du hjälp med att gå live med ditt webbinarinnehåll?

Lär dig allt du behöver för att gå live med vår mästarklassserie för livestreaming.

6. Speaker onboarding och kickoff call.

Grattis! När du har bekräftat dina webbinariumtalare, var noga med att fråga efter alla viktiga medier som hjälper till att underlätta talarintroduktioner och kampanjer. Detta kan inkludera:

• Speaker headshots
• Exakta titlar
• Releaseformulär eller kontrakt
• Snurra rullar

Speaker kickoff är en möjlighet att låta dina talare möta, fastställa förväntningar och dela webbinariets översikt.

7. Förbered ditt innehåll och bygg upp en serie show.

När du närmar dig ditt evenemangsdatum, vill du slutföra ditt evenemangsinnehåll. Innehållet kan innehålla:

• Agenda eller disposition
• Skript eller välkomstkommentarer
• Videor
• Bilder eller diagram

Beroende på hur komplext ditt evenemang är, kanske du vill skriva ut en kontur av innehållet eller bygga upp en serie show.

Planera bilder som presentationsbilder, grafer, videor, talare eller engagemangsverktyg som omröstningar eller live-frågor och svar innan evenemanget så att du har en tydlig uppfattning om din produktion.

Proffstips: Om du kan, planera att förbereda allt ditt innehåll och ladda upp det till ditt webbseminarium eller virtuella evenemangsplattform i förväg.

8. Kör en hel repetition.

Repetition är ett utmärkt tillfälle att få kontakt med talare, felsöka tekniska problem och gå igenom både ämnen och innehåll.

Som en bästa praxis kan du försöka ägna en timme med alla som är inblandade i webinariet för att gå igenom hela innehållet, svara på tekniska frågor relaterade till ljud, inramning eller frågor från talare och hjälpa till att lindra potentiella tekniska problem som internet störningar.

9. Sänd live!

Den är äntligen här! Planera att ha alla dina högtalare tillgängliga och på uppsättningen en halvtimme innan livesändning. Detta kommer att hjälpa till med att felsöka eventuella tekniska problem i sista minuten och underlätta scenjitter.

Efterproduktion

10. Skicka dina uppföljningsmeddelanden.

Efter ditt webbseminarium, se till att skicka uppföljande e-postmeddelanden till din publik och uttrycka tacksamhet för deras närvaro. För registranter som registrerade sig, men inte deltog, skicka ett separat uppföljningsmeddelande och uppmuntra dem att kolla in on-demand-videon

Om du har ett säljteam, ge lite sammanhang för nästa steg/ uppföljningar så att du kan ge en smidig handoff mellan marknadsföring och försäljning.

Glöm inte att skicka ett tackkort till alla dina talare!

11. Förbered ditt on-demand-innehåll.

Se till att spara ditt webbinarinnehåll! När liveevenemanget är slut använder du ett redigeringsverktyg för att trimma videon och laddar sedan upp den för ett stycke vintergrönt innehåll.

Glöm inte att skicka en länk till on-demand-videon till dina webinarregistranter och deltagare. Överväg också att låsa upp on-demand-innehållet med ett formulär för potentiella kunder, så att du kan maximera ditt hårda arbete.

12. Optimera för framtiden.

Kolla in dina grundläggande webinarieanalyser som registranter, livedeltagare, omröstningar och fråge- och svarsdata för att bättre förstå ditt webinarengagemang. Överväg också att skicka en uppföljande undersökning för att förstå hur du kan bli ännu bättre nästa gång!

Hur man skapar ett webbseminarium med Vimeo

I den här artikeln har du lärt dig viktiga överväganden för att skapa ett webbseminarium. Specifika instruktioner mellan webinarplattformar kan variera. Du kanske vill ha insikter om hur du kan utnyttja din valfria webbinarplattform.

Om du utforskar Vimeo Events, här är en snabb sammanfattning av hur man skapar ett webbseminarium (minus huvudvärken). För mer information, kolla in hur du skapar och konfigurerar ditt webbseminarium.

Skapa en händelse

Om du är en Premium- eller Enterprise Vimeo-användare kan du skapa ett webinar genom att gå över till videohanteraren> klicka på Ny video rullgardinsmenyn och välj sedan Skapa ett webbseminarium.

Detta tar dig till webbseminariets hanteringssida där du kan namnge ditt webbseminarium, lägga till en beskrivning och schemalägga datum och tid för att gå live.

Skapa ditt registreringsformulär

För att omvandla potentiella besökare till potentiella kunder, vill du skapa ett registreringsformulär. Klicka på Registrering på hanteringssidan för webbseminariet knappen till höger om förhandsgranskningsspelaren.

Du kan skapa specifika formulärfält som e-postadress, förnamn, efternamn, roll, företag eller annan information som du vill samla in från webinarregistranter.

Planera ditt innehåll

Namnet på spelet är att hålla din publik engagerad under hela evenemanget! Var hänsynslös och utelämna allt onödigt innehåll eller onödiga aktiviteter. Gör innehåll tydligt, genomförbart och direkt relaterat till problem eller lärdomar som din publik vill investera i.

Proffstips: Lägg till en introduktionslista eller en introduktion till ett webbinarium och en agenda i början av evenemanget så att din publik vet vad de kan förvänta sig. Boka även tid i slutet av ditt liveevenemang för att gå igenom frågor och svar.

Skapa en tidslinje som består av olika scener

När du har spikat upp ditt innehåll som presentationsbilder, videor, bilder, grafik och högtalare, ladda upp dina tillgångar till ditt evenemang för att skapa en tidslinje eller en show. För att göra detta, gå till webbinariets hanteringssida och klicka på hantera produktion ochströmma med Vimeo . För att lära dig hur du lägger till och byter scener i din stream, kolla in vår hjälpartikel.

Proffstips: Du kan manipulera enskilda scener för att skapa den perfekta produktionstidslinjen. Planera att repetera ditt innehåll i förväg för att se till att flödet känns naturligt och engagerande.

Bjud in dina talare

Om du har mer än en högtalare vill du skapa unika högtalarlänkar för var och en av dina gäster. Detta gör det enkelt för varje gäst att enkelt och i tid gå med i ditt evenemang.

Du kan lägga till högtalare på din tidslinje genom att klicka på lägg till i scen .

Proffstips: Lägg till grafiska element som nedre tredjedelar för var och en av dina högtalare så att det är lätt att urskilja vem som är vem i evenemanget.

Öva ditt webbinarinnehåll

När ditt innehåll har lagts till på din evenemangstidslinje och dina högtalare har tagits med, är det dags att testa, testa, testa!

Schemalägg tid för en teknisk granskning och repetition så att talare är bekanta med både ditt webbseminarium och innehåll innan de går live. I sändningsvyn kan du gå igenom dina scener genom att klicka på en enskild scen och klicka på Skicka till stream.

Du kan se längst upp till vänster vad som skickas live till ditt evenemang, så att du, dina talare och alla produktionsmedlemmar kan få en känsla av hur evenemanget kommer att flyta på.

Sänd live!

Du har gjort alla nödvändiga förberedelser, nu är det roliga! Ställ dina webinarscener eller bilder i kö, ha ett glas vatten redo och se till att alla inblandade är redo att gå.

För att gå live, tryck på den gröna knappen Starta event i det övre högra hörnet för att börja dela med din publik.

När du går igenom ditt webbseminarium kan du klicka på varje enskild scen och klicka på Skicka till stream för att livestreama varje del av din produktion.

Beskär din video för on-demand

Grattis till ett lyckat event! När du har avslutat ditt evenemang genom att klicka på Avsluta , se till att redigera och trimma ditt innehåll till dess slutliga form. När du har avslutat ditt evenemang kan du antingen klicka på Hantera webbseminarium , markera det som "Slutfört", och trimma innehållet, eller så kan du stänga modal, så att du kan ladda upp innehållet i webinariet igen.

Se till att skicka över till dina webbinariedeltagare och registranter inom 24 timmar.

Tre viktiga webbinariumstatistik

Även om webbseminarier har funnits länge, tappar tålamodet att se dem. Vi kontaktade nyligen vårt community för att bättre förstå vad som händer med webbseminarier under 2021 och därefter och sållade igenom vår evenemangsforskning för att ge dig den bästa informationen för att göra dina evenemang bättre.

Innehållet och kvaliteten på högtalarna spelar roll när evenemangsregistreringar genomförs.

Du minns säkert att 2020 var året för virtuella evenemang. Från virtuella lyckliga timmar, maratonmöten och en eller två besvärliga familjemiddagar, hade vi alla upplevelsen av att träffas digitalt.

Även om efterfrågan fortfarande är stor för evenemang online, spelar kvalitet framför kvantitet. 64 % och 63 % av våra undersökningsdeltagare säger att kvaliteten på högtalarna respektive innehållets relevans driver dem att anmäla sig till evenemang.

Deltagare kommer med största sannolikhet att stänga av ett evenemang tidigt på grund av tekniska problem eller tristess.

Att få din publik till ditt evenemang är bara halva kampen. Gör allt arbete i förväg för att mildra eventuella tekniska problem som kan minska din publik eftersom mer än hälften (59 %) av undersökningsdeltagarna sannolikt kommer att lämna ett liveevenemang på grund av tekniska problem.

Onlineevenemang är här för att stanna!

Utan en skugga av tvivel har virtuella evenemang haft en bestående inverkan på evenemangsbranschen. Din videokunskap kommer att vara användbar i många år framöver.

Majoriteten (72 %) av deltagarna sa att de förväntar sig att delta i lika många, om inte fler, onlineevenemang än de gör för närvarande när de personliga evenemangen är tillbaka.

Avsluta

Visst är det mycket brainstorming, förberedelser och planering involverat i att lansera ett webinar. Men fördelarna är nästan oändliga. Dessutom, att ha videouppspelningen tillgänglig på begäran innebär att ditt webbseminarium kommer att fortsätta arbeta hårt för att höja din profil och hjälpa dig att generera ännu fler potentiella kunder långt in i framtiden. Den bästa delen? Ju mer du gör det, desto lättare blir processen.

När du planerar din stora show, kom bara ihåg följande fyra tips:

• Fokusera på din målgrupp. Vilka de är, vilka frågor de har och hur deras dagliga rutiner kan se ut bör informera din webinarproduktionsstrategi
• Välj rätt plattform. Heltäckande lösningar erbjuder störst flexibilitet, men se till att välja de som fungerar bäst för dig och din publik.
• Öva, öva, öva!
• Konverteringar är ett långt spel. Arbetet slutar inte när webbinariet är över – utnyttja e-postmarknadsföring och andra kampanjer för att fånga potentiella kunder medan järnet är varmt.

Ursprungligen skriven av Jessica Wei den 8 juni 2021. Uppdaterad av Julie Bergstein den 2 mars 2022.