Hur man skapar en utbildningsvideo för anställda:En nybörjarguide

De flesta av oss måste utbilda en kollega, kollega eller någon av våra anställda hur man gör något vid ett eller annat tillfälle.

Professionella utbildare vet förmodligen allt om att göra utbildningsvideor för anställda, men vad händer om du inte är ett utbildningsproffs?

Även om du kanske inte ser dig själv som en tränare, kan du veta hur du skapar instruktionsvideor hjälpa dig att lära ut, träna och förklara allt du behöver för att dela enkelt och effektivt.

Det bästa av allt är att du kan skapa otroligt effektiva och engagerande utbildningsvideor för anställda, även om du aldrig har gjort en video tidigare.

Jag ska visa dig hur.

Det här kommer du att lära dig:

• Varför utbildningsvideor för anställda kan vara bättre för ditt företag än traditionell utbildning.
• Skillnaden mellan formella och informella träningsvideor.
• Den viktiga programvara och utrustning du behöver för att skapa videor.
• Hur man skapar utbildningsvideor för anställda – steg-för-steg.
• Fyra sätt att göra dina anställdas utbildningsvideor ännu bättre.

Varför du bör skapa utbildningsvideor för anställda

Om du aldrig har gjort en video förut kan det verka nästan omöjligt att föreställa sig att börja nu.

Jag har varit där. Jag fattar.

Ibland verkar tanken på att lära sig ett helt nytt sätt att göra något mycket mer skrämmande än att fortsätta göra det på det gamla sättet – även om det nya sättet är betydligt bättre.

Eller så kanske vi tror att vi helt enkelt inte har tid just nu.

Vi kan säga att vi kommer att lära oss det nya sättet när vi har lite stillestånd. Men ärligt talat, när hade du senast några betydande stillestånd på jobbet?

Oavsett om du skapar en kort video för att hjälpa till med personalintroduktion eller om du behöver interaktiva videor för företagsutbildning, kommer du att lära dig att skapa videor för personalutbildning spara tid.

Och dina anställda lär sig bättre under processen.

Men ta inte mitt ord för det. Låt oss titta på några uppgifter.

Medarbetarutbildningsvideor fungerar bättre

I vår studie "Vanor för videotittare, trender och statistik du behöver veta" fann vi att människor i allt högre grad söker efter instruktions- och utbildningsvideor på sin egen tid.

Faktum är att 55 % av de tillfrågade 2018 (våra senaste uppgifter) sa att de tittade på instruktions- eller informationsvideor två eller flera gånger i veckan.

Det är en ökning från 28 % 2016.

Domen? Människor vill lära sig med video – och de söker allt mer efter videoinlärning i sin egen tid.

Men det går utöver enkla preferenser. Människor lär sig och presterar bättre när lärande är visuellt.

Vår studie "The Value of Visuals" fann att video och visuellt innehåll hjälper anställdas prestationer. Faktum är att 67 % av de anställda slutförde uppgifter bättre och absorberade information 7 % snabbare med video och visuellt utbildningsinnehåll jämfört med vanlig text.

Men det handlar inte bara om de anställdas prestationer.

Om du skapar utbildningsvideor för anställda sparar du tid och pengar

Tänk på det så här:det finns många saker du förmodligen behöver utbilda anställda att göra. Oavsett om du lär nyanställda hur man navigerar i din HR-programvara eller tillhandahåller fortbildning för befintliga anställda, finns det sannolikt många standardsaker som alla på ditt företag eller din organisation behöver veta.

Det är träning du behöver ge om och om igen till olika människor vid olika tidpunkter.

Du kan göra den träningen själv varje gång, eller låta någon annan göra det åt dig.

Men det kräver att du eller någon annan tar tid av din dag eller vecka för att göra träningen varje gång den behöver göras. Och det kräver ofta att alla är på samma plats samtidigt.

Hur är det med utrymmesbegränsningar? Föreställ dig att du behöver utbilda 1 000 personer i ditt företag – eller, för mindre företag, 100. Har du plats i din byggnad för att bekvämt rymma så många?

Video, å andra sidan, är alltid redo när det behövs. Ange bara en länk så kan din anställd (eller anställda) titta på den när de behöver. De kan också gå tillbaka och granska den när de behöver en uppfräschning.

Och när det gäller utrymme behöver du inga. Medarbetarna får sin utbildning via datorn på sina skrivbord eller en smart enhet.

Plus, med förinspelad videoträning spelar geografi ingen roll. Dina anställda i Sydney, Australien behöver inte vara uppe efter midnatt för att få utbildningen som dina anställda i Boston, MA får kl. 08.00.

Formella kontra informella träningsvideor

När många människor tänker på utbildningsvideor för anställda, tänker de på mycket professionella videor. Och även om dessa typer av videor har sin plats i din träningsarsenal, behöver inte alla dina träningsvideor vara så polerade.

Vissa utbildningsvideor för anställda kan vara så enkla som en 30-sekunders skärminspelning om hur du ställer in ditt svar på frånvaro på e-post eller instruktioner för att begära ledigt.

Därmed inte sagt att mer formella träningsvideor inte är användbara eller nödvändiga. Men informell utbildning kan vara ett bra sätt att få fötterna våta genom att skapa och dela medarbetarutbildningsvideor.

Formella utbildningsvideor kan kräva lite mer förberedelser och planering, men de är också otroligt användbara.

Vanliga typer av informella träningsvideor

• Så här loggar du betald ledighet.
• Snabbguide för programvara.
• Videor om teknisk support.
• Ny inloggningsinformation.
• Introduktion till företagskultur eller evenemang.

Vanliga typer av formella träningsvideor

• Säljträning.
• Omfattande programvaruutbildning.
• Organisationskulturutbildning.
• Utbildning om laglig eller regelefterlevnad.
• Mångfaldsträning.
• Träning i arbetssäkerhet.

Vad behöver du för att skapa utbildningsvideor för anställda?

Jag nämnde det ovan, men det tål att upprepas:du behöver inte snygg utrustning eller professionella videokunskaper för att skapa engagerande och effektiva träningsvideor.

Faktum är att du kanske redan har det mesta - om inte allt - du behöver för att börja skapa videor idag. Det enda du kanske behöver lägga till är skärmdump eller videoredigeringsprogram, beroende på vilken typ av videoinnehåll du gör.

Här är vad du behöver:

• En anständig mikrofon. Kolla in det här inlägget för att se vilka mikrofoner vi rekommenderar.
• Skärminspelningsprogramvara. Ingen överraskning här, men vi rekommenderar TechSmith Camtasia.
• En dator som kan redigera video.
• En webbkamera eller smartphonekamera.
• En ringljus eller annan enkel ljuskälla.
• En ren bakgrund och/eller en tyst och ren plats för att spela in kameravideo.

Ärligt talat, det är det. Du kan göra många olika typer av utbildningsvideor för anställda utan att använda något mer än det som listas ovan. Faktum är att du kan hoppa över de tre sista kulorna helt för att komma igång.

Med en anständig mikrofon och skärminspelare kan du utbilda anställda i allt de kan behöva göra med en dator.

Dessutom kan du importera PowerPoint-bilder direkt till Camtasia, vilket gör den perfekt för att skapa videor från alla presentationsbaserade utbildningar.

När du överväger att skapa mer professionella träningsvideor, särskilt de som kräver omfattande kameravideo, kan du behöva överväga ett mer professionellt belysningssystem och en DSLR eller annan avancerad kamera.

Hur man skapar en utbildningsvideo för anställda

Att skapa en utbildningsvideo för anställda behöver inte vara en enorm produktion (ordlek), men det finns några grundläggande steg du kan följa för att säkerställa framgång.

1. Börja med en plan

Även den mest informella 30-sekunders skärm som spelas in hur man gör borde ha en plan och ett syfte. Vad behöver du lära ut? Vad har din publiks behov? Vilken process behöver du visa?

Om inte annat, gör en snabb genomgång eller två av det du tänker registrera för att säkerställa att din träning är så tydlig och koncis som möjligt.

Här är några andra saker att tänka på innan du trycker på knappen Spela in.

Samla all information du behöver

Om du inte är experten i ämnet du behöver träna på, bör du rådgöra med dina ämnesexperter för att säkerställa att din information är tydlig och fullständig.

Ta alla andra relevanta resurser du kan behöva, till exempel bilder du vill inkludera, etc.

Skriv ett manus

Om din video kommer att ha någon röst över rekommenderar jag starkt att du börjar med ett manus.

Ingenting förstör en bra träningsvideo snabbare än en hel del fållning och hajning eller 23 umms i rad när du försöker komma ihåg vad du ville säga härnäst.

Att ha ett manus hjälper dig också att låta mer professionell.

De bästa manusen kommer att innehålla - ord för ord - allt du tänker säga. Att ta sig tid att skriva ut detta innan inspelning hjälper till att säkerställa att du täcker allt du vill utan risken att slingra sig in i orelaterade ämnen.

Beskriv de punkter du vill göra och skriv sedan hela manuset baserat på den dispositionen.

Ett manus ger dig också en chans att öva innan du spelar in.

Även om du inte behöver eller vill skapa ett fullständigt manus, skapa åtminstone en lista över vad du vill täcka.

Överväg att skapa en storyboard

Om din utbildningsvideo för anställda kommer att innehålla kamerafilmer, hjälper en storyboard dig att visualisera hur alla dina bilder kommer att se ut innan du fotograferar. Det kommer att spara tid på lång sikt.

Låt dig dock inte skrämmas. Du behöver inte vara en otrolig artist för att skapa en användbar storyboard.

Snabba skisser och stickfigurer är perfekt för livevideo. För en skärmsändning eller skärminspelning kan du använda en serie enkla skärmdumpar för att ungefär visa vad du planerar att visa med berättarrösten.

Jag är en hemsk artist, men den här korta storyboarden av en kvinna som sitter vid ett skrivbord kommer att fungera utmärkt för att hjälpa mig att visualisera vad jag vill ha med i varje bild.

Om din video inte kommer att använda kameravideo, eller om kameravideon redan har spelats in och du bara sätter ihop den till slutprodukten, behöver du förmodligen inte en storyboard.

Men tänk på det för framtida videoprojekt.

2. Spela in din träningsvideo

Låt oss anta att dina första utbildningsvideor för anställda inte kommer att innehålla kameravideo. Så vi går igenom de steg som krävs för att göra en video med en skärminspelning.

Börja med att rensa datorns skrivbord från allt rörigt. Dina anställda behöver inte se kattmemes och olika PDF-filer som du har sparat på ditt skrivbord.

Öppna sedan alla program du behöver visa.

Öppna Camtasia klicka på knappen Ny inspelning.

Välj sedan den monitor och/eller det fönster du vill spela in. Du kan också spela in hela skärmen om det behövs.

Välj din mikrofon och om du behöver inspelningen för att inkludera ditt systemljud. Sedan kan du välja din webbkamera om du vill inkludera ditt ansikte i inspelningen.

När du har gjort dina val, klicka på Starta inspelning, vänta på tre sekunders nedräkning och du är på väg.

Kom ihåg att om du förstör eller på annat sätt gör ett misstag under inspelningen är det bara att fortsätta. Bara pausa en stund och starta om från platsen precis innan där du gjorde ditt misstag. Du kan fixa allt i redigeringsprocessen.

När du är klar med inspelningen klickar du på stoppknappen så lägger Camtasia automatiskt till din inspelning på tidslinjen i ett nytt Camtasia-projekt.

3. Importera alla andra nödvändiga tillgångar

Om din video kommer att innehålla andra bilder eller tillgångar, till exempel musik, importera dem genom att klicka på Importera media och navigera till mappen där dina tillgångar finns.

Om din slutliga video kommer att innehålla andra kameramaterial än den webbkamera du redan har spelat in, är det här du skulle importera det.

Dra sedan dina tillgångar till tidslinjen där du vill ha dem. Du kan alltid flytta runt dem vid behov senare.

4. Redigera din video

Detta kan låta skrämmande, men det är det verkligen inte. Camtasia gör det otroligt enkelt att redigera video. Om du kan dra och släppa kan du göra detta.

Att redigera video kan betyda många saker beroende på vad du behöver. Det kan vara så enkelt som att se till att ditt ljud och din bild synkroniseras med en mer komplex serie av klipp och andra åtgärder för att få ihop dina olika tillgångar till ett sammanhängande budskap.

5. Dela din video

När du är klar med att redigera din video är du redo att dela. Camtasia låter dig spara filen lokalt eller på en nätverksenhet, eller så kan du dela den till någon av ett antal populära destinationer som YouTube, Vimeo, Dropbox, Google Drive, Screencast och mer.

Klicka bara på Exportera och välj din destination.

Fyra sätt att göra dina anställdas utbildningsvideor ännu bättre

Även en grundläggande video kan vara otroligt användbar och effektiv för att utbilda dina anställda. Men när du är redo att gå utöver grunderna erbjuder Camtasia ett antal sätt att tillsätta lite krydda.

• Lägg till ett intro och ett outro.
• Lägg till övergångar.
• Använd animationer.
• Sätt stämningen med musik.

Kolla in den här fantastiska handledningen om hur du förbättrar din video.

Kom igång med din personalutbildning med video

Även om du kanske inte har "utbildare" i din titel, kommer du att kunna utbilda en, 10 eller till och med 10 000 anställda på ett mer effektivt och effektivt sätt genom att veta hur man skapar och delar utbildningsvideor för anställda.

Och med rätt verktyg och några tips kan du skapa engagerande utbildningsvideor för anställda – även om du aldrig har gjort en video förut.

Vanliga frågor

Att skapa utbildningsvideor för anställda kan spara tid och pengar och hjälpa dig att undvika utrymmesbegränsningar jämfört med personlig utbildning.

Dessutom är videoträning mer engagerande än många andra typer av träning.

ja! Med TechSmith Camtasia kan vem som helst skapa videor av professionell kvalitet utan att det krävs några proffskunskaper!

En anständig mikrofon.
Skärminspelningsprogram. Ingen överraskning här, men vi rekommenderar TechSmith Camtasia.
En dator som kan redigera video.
En webbkamera eller smartphonekamera.
En ringljus eller en annan enkel ljuskälla.
En ren bakgrund och/eller en tyst och ren plats för att spela in kameravideo.

Nej! Även om vissa videor kan kräva lite mer polering än andra, kan du skapa många utbildningsvideor för anställda med en skärminspelare och en anständig mikrofon.