Microsoft Teams är en bas på många arbetsplatser, vilket möjliggör säker intern kommunikation, samarbete och fildelning. Men om du är ny på plattformen kan det kännas som en uppförsbacke att lära sig hur allt fungerar. Det är därför vi har satt ihop den här lätta att följa guiden till Microsoft Teams. Du kommer att lära dig hur det fungerar, hur du använder det och alla hemligheter för att använda det effektivt .
TL;DR
- Microsoft Teams är en organisatorisk arbetsyta, meddelandeapp och ljud- och videosamtalsplattform.
- Det finns fyra prisnivåer som passar alla budgetar
- Riverside är ett utmärkt alternativ till Teams som erbjuder högkvalitativa video- och ljudsamtal, samt möjligheten att spela in och transkribera dina möten.
Vad är Microsoft Teams?
Microsoft Teams är en konsoliderad organisatorisk arbetsyta, meddelandeapp och videosamtalsplattform. Det underlättar intern meddelandehantering, kommunikation och samarbete. Och det är en del av det bredare Microsoft 365-produktsortimentet. Sammantaget är det jämförbart med andra appar som Slack.
Som du kanske har gissat är det specifikt inriktat på företag och företag.
Microsoft Teams priser och planer
Det finns fyra prisnivåer som du kan välja mellan:
Microsoft Teams gratis
- Onlinemöten (samtal och video)
- Upp till 100 deltagare
- Högst 60 minuter långa möten
- Skärmdelning
- Anpassade bakgrunder
- Livetextning endast på engelska
- Brusreduceringsfunktion
Microsoft Teams Essentials - 4,00 USD/användare/månad
- Obegränsade gruppmöten i upp till 30 timmar
- Högst 300 deltagare per möte
- 10 GB molnlagring per användare
- När som helst telefon- och webbkundsupport
- Obegränsad chatt med kollegor/kunder
- Fildelning
- Datakryptering
- Engelska livetextning i möten
Microsoft 365 Business Basic – 6,00 USD/användare/månad
Allt i Essentials-planen, plus:
- Microsoft Whiteboard
- Gemensamma appar
- Gemensamma kommentarer i möten
- Livetextning på över 30 språk
- Transkriptioner med Team Meetings-inspelningar
- Webb- och mobilappar för Microsoft 365
- Mer molnlagring – 1 TB per användare
- E-post i företagsklass
- Standardsäkerhet
Microsoft 365 Business Standard - 12,50 USD/användare/månad
Allt ovan, förutom:
- Skrivbordsversioner av Microsoft 365-appar med extra premiumfunktioner
- Möjlighet att vara värd för webbseminarier
- Verktyg för deltagarregistrering och rapportering
- Hantera kundmöten
Microsoft Teams nyckelfunktioner
Låt oss ta en titt igenom Microsoft Teams huvudfunktioner:
Anpassningsbara möten
Teams erbjuder ljud- och videomöten med en mängd olika "vyer" för olika användningsfall. Ge till exempel presentationer med PowerPoint live eller simulera ett personligt möte med "Together Mode".
Teams telefonapp
Teams telefonapp gör det enkelt att få kontakt med andra Teams-användare, var du än är. Du kan betala för att lägga till möjligheten att ringa telefonsamtal med din Teams-app. Detta innebär att man betalar en uppgradering per användare.
Sömlös kommunikation och samarbete
Möjlighet att kommunicera med interna teammedlemmar såväl som personer utanför ditt företag med snabbmeddelanden, telefonsamtal och fjärrsamtal. Detta knyter an till intuitivt samarbete mellan dokument på vilken Microsoft 365-plattform som helst – från Word, Powerpoint till Excel.
Enkel schemaläggning
Teams kalenderfunktion låter dig enkelt schemalägga möten med dina kollegor eller externa parter. Om du är värd för ett möte med någon utanför din organisation är det enkelt att dela möteslänken – även om de inte har ett Teams-konto.
Krypterad kommunikation
Som en företagsorienterad programvara är hög säkerhet och integritet högsta prioritet. Alla Teams meddelanden, möten och filer är krypterade för att ge dig den sinnesfrid du förtjänar.
Dold textning
Dold textning för bättre tillgänglighet. Beroende på din plan får du också tillgång till flerspråkig textning och mötestranskriptioner.
Enkel organisationshantering
Teams gör det enkelt att hantera dina appar och enheter och att ställa in meddelandepolicyer och organisationsomfattande regler. Du får en fullständig översikt över ditt enhetsinventarium samt möjligheten att övervaka diagnostik för att säkerställa att alla fungerar som de ska.
Hur du använder Microsoft Teams steg-för-steg
I det här avsnittet guidar vi dig genom hur du använder Microsoft Teams:
Så här schemalägger du ett möte i Microsoft Teams
Så här förbokar du eller bokar ett möte. Bekvämt är att ditt Teams-konto automatiskt länkas till din Exchange-kalender. Det betyder att du kan boka in ett möte i endera, och det kommer automatiskt att dyka upp i det andra.
Det finns några sätt att schemalägga ett möte på Teams:
Steg 1: I en gruppchatt eller en-mot-en-chatt med någon klickar du på "Schemalägg ett möte" knappen.
Steg 2: Gå till din kalender och klicka på "Nytt möte"
Steg 3: Klicka på en tid i din kalender, så dyker schemaläggningsassistenten upp automatiskt.
Schemaläggningsassistenten ser ut så här:
Här kan du välja datum och längd för ditt möte. När du klickar på Spara skickar Teams automatiskt en inbjudan till alla deltagare.
Hur man startar en chatt i Microsoft Teams
Om du vill skicka meddelanden till en grupp personer eller en kollega individuellt, här är vad du behöver göra:
En-mot-en-chattar
Steg 1: Gå till "Chatt" i sidofältet och klicka sedan på "Ny chatt" ikonen högst upp i listan (inringad i rött).
Steg 2: Skriv in personens namn i sökfältet. När du har hittat dem klickar du på deras namn. Skriv sedan ditt meddelande och klicka på skicka.
Gruppchattar
Steg 1: Gör samma sak som ovan och välj "Ny chatt" . Sedan, istället för att skriva någons namn, klickar du på pilen till höger. Namnge sedan din grupp och börja lägga till medlemmar i gruppen genom att skriva deras namn.
Hur man ringer ett samtal på Microsoft Teams
Det finns några sätt att starta ett samtal på Microsoft Teams.
Chatta för att ringa
Om du redan chattar med någon via snabbmeddelandefunktionen kan du helt enkelt klicka på ikonen för videosamtal eller telefonsamtal uppe till höger för att starta ett fjärrsamtal direkt.
Telefonsamtal
Beroende på din prisplan kan du kanske ringa faktiska telefonsamtal från Teams. Om så är fallet, gå till "Samtal" , ange personens nummer och tryck sedan på "ring".
Spela in ett möte på Microsoft Teams
Du kan spela in alla Teams-samtal eller möten. Lag kommer automatiskt att inkludera alla deltagares ljud, video och eventuella skärmdelningar i din inspelning. Din inspelning kommer automatiskt att sparas i din OneDrive och SharePoint.
Steg 1: När du är i ett Teams-möte, gå till "Fler åtgärder"> "Starta inspelning"
Steg 2: Om du vill stoppa inspelningen går du tillbaka till "Fler åtgärder"> "Stoppa inspelningen"
Är Microsoft Teams rätt för dig?
Microsoft Teams är ett välkänt namn av en anledning. Men bara för att det är populärt betyder det inte att det nödvändigtvis är rätt lösning för dig.
För- och nackdelar med Microsoft Teams
Samarbete
Microsoft Teams är specifikt inriktat på företags- och organisationsstrukturer där samarbete är absolut icke förhandlingsbart. Det gör ett bra jobb (till viss del) för att tillhandahålla detta. Men vissa människor kommer fortfarande att föredra de eleganta samarbetsflöden som erbjuds av plattformar som Google Docs.
Säkerhet
Teams ägnar sig också åt säkerhet för dina användare och data. Detta gör det till ett föredraget val för företag som är medvetna om sin cyberriskprofil.
Integration
Microsoft Teams är också ett självklart val om du redan använder andra Microsoft 365-verktyg - speciellt Outlook. Integrationen med Teams är en enkel sak.
Fillagring och delning
Dessutom är det väldigt bekvämt att kunna lagra dina filer (och dela dem med medlemmar i din organisation).
Fokuserad publik
Det här är ett fördel eller en nackdel, beroende på hur du ser på det. Microsoft Teams är dock eftertryckligt för företag (och i viss mån utbildningssammanhang), men det är inte så passande för mer kreativa team, till exempel.
Förvirrande/klumpiga arbetsflöden
Även om Teams kan ha ett antal kraftfulla funktioner, kan dess faktiska gränssnitt och användbarhet vara lite subparn jämfört med andra plattformar.
Priser
Slutligen, beroende på din budget och storleken på din organisation, kanske Teams inte är det mest ekonomiska. Även om gratisplanen är ett utmärkt budgetvänligt alternativ.
Riverside:Ett Microsoft Teams-alternativ för högkvalitativa möten
Om du letar efter ett alternativ till Microsoft Teams för att vara värd för och spela in dina möten kan Riverside vara ditt svar. Riverside är en online-fjärrvideo- och ljudinspelningsplattform med vilken du kan vara värd för fjärrmöten, livestreama webbseminarier och spela in innehåll av hög kvalitet. Jämfört med Teams kommer du att märka en stor skillnad i användbarhet och inspelningskvalitet.
Nyckelfunktioner
- Ring och spela in med upp till 10 fjärrdeltagare s och 1000 publikmedlemmar
- Webbläsarbaserad plattform och mobilapp för iOS och Android
- Lokala inspelningar av hög kvalitet så svag wifi påverkar inte din inspelningskvalitet.
- Mycket exakt AI automatisk transkription av dina inspelningar
- Samarbetsflöde tillgängliga i våra affärsplaner
- Intuitivt och användarvänligt gränssnitt för alla att använda
- Lättanvänd textbaserad redigerare så att du snabbt och enkelt kan redigera dina mötesinspelningar
- Multistreama dina sessioner till alla större plattformar inklusive LinkedIn, YouTube, Facebook, Twitch och mer.
- Varumärkesessioner där du kan anpassa dina möten med din logotyp och varumärke.
- Presentationsinspelare där du kan ladda upp bilder, tilldela kontroller och spela in dem lokalt
- Integrerad teleprompter så att du kan leverera din presentation sömlöst.
Bästa metoder för möten av högsta kvalitet med Microsoft Teams
Aktivera textning och transkription
Aktivera livetextning och automatisk transkription för maximerad tillgänglighet. Bildtexter ser till att även de som är hörselskadade eller helt enkelt inte kan ha sitt ljud aktiverat fortfarande kan engagera sig under dina samtal. En transkription fungerar som en skriftlig protokoll från mötet och innebär att du också enkelt kan återanvända innehållet.
Läs mer om alla funktioner
Det bästa sättet att få ut det mesta av Microsoft Teams är att ägna lite tid åt att lära sig om alla dess olika funktioner. Det är en bra idé att läsa igenom Microsoft Teams 'Learn'-hub, där du hittar alla mängder av resurser om hur du använder plattformen effektivt.
Starkt wifi
Det är alltid en bra idé att använda Microsoft Teams i miljöer med en stark och pålitlig internetanslutning. Du kan upptäcka att din upplevelse påverkas negativt om du arbetar med svag wifi.
Brusreducering
Teams erbjuder en funktion för att dämpa bakgrundsljud som hjälper till att minimera distraherande ljud och hålla alla fokuserade på det som är viktigt. Du kan välja mellan tre nivåer av brusreducering, beroende på dina behov.
Skärmoptimering
Slutligen är det värt att använda det AI-drivna video- och kvalitetsoptimeringsverktyget för skärmdelning. Den här funktionen maximerar din videokvalitet även när du arbetar med en liten bandbredd.
Vanliga frågor om hur du använder Microsoft Teams
Hur använder jag Microsoft Teams för första gången?
Microsoft Teams borde vara ganska lätta att komma till rätta med, även om du aldrig har använt det förut. Logga in med ditt Microsoft 365-användarnamn och lösenord så hamnar du i din instrumentpanel. Därifrån kan du starta en en-mot-en- eller gruppchatt med dina kollegor eller skapa ett nytt "Team" för effektivt samarbete.
Hur går jag med i ett möte i Microsoft Teams?
Om någon annan har schemalagt ett möte med dig kan du gå till din kalender och du hittar länken för att gå med där. Alternativt kan du gå till din en-mot-en-chatt, trycka på telefonikonen för att starta ett samtal direkt.
Behöver jag ladda ner Teams för att gå med i ett möte?
Nej, du kan använda Teams i din webbläsare utan att ladda ner något.
Är Microsoft Teams som Zoom?
Microsoft Teams och Zoom är ganska lika eftersom du kan vara värd för fjärrmöten på båda. Microsoft Teams erbjuder dock också snabbmeddelanden och samarbetskapacitet, som du inte hittar på Zoom.
Hur lätt är Microsoft Teams att använda?
Microsoft Teams fungerar bra i företags- och organisationssammanhang. Men beroende på dina specifika behov kan du upptäcka att det är lite klumpigt jämfört med andra alternativ.