Hur man snabbt skapar dokumentation utan att kompromissa med kvaliteten (Customer Story)

En överblick

• DFCU Financial-anställda behövde fånga sina skärmar som en del av en företagsomfattande push för processdokumentation.
• Anställda tyckte att gratisoperativsystemverktyg var besvärliga och saknade nödvändiga funktioner, så DFCU Financial köpte TechSmith Snagit.
• Snagit hjälper nu anställda att bearbeta information snabbare och med en professionell polering som uppfyller de högkvalitativa förväntningarna som upprätthålls av DFCU Financial.

Ge de anställda rätt verktyg för jobbet

DFCU Financials anställda behövde fånga sina skärmar som en del av en företagsomfattande push för processdokumentation. Men fann de att gratis systemverktyg hindrade produktiviteten och vände sig till TechSmith för att få hjälp.

DFCU Financial uppgraderingar till Snagit efter att gratisverktyg blivit ett hinder för verksamheten

DFCU Financial, som grundades 1950, började med en grupp av Fords ingenjörsanställda.

Idag är DFCU Financial den största kreditföreningen i Michigan och en av de bäst förvaltade finansinstituten i hela USA.

Med 24 filialer över hela Michigan behövde team på DFCU Financial ett sätt att etablera och standardisera procedurer mellan avdelningar och filialer. Så de började dokumentera procedurer med Snagit.

Problemet

Som med alla finansiella institutioner är effektivitet och användardokumentation avgörande. Så när DFCU Financial bestämde sig för att se över sina dokumentationsprocesser för att bättre tillgodose deras växande avdelningar, vände de sig naturligtvis till programvara för skärmfångning.

"En del av vår IT-strategi är att först försöka använda verktygen som ingår i vårt operativsystem", säger Vanessa Dinn, IT-projektledare på DFCU Financial. "När vi uppgraderade till en nyare version av Windows började vi använda skärmdumpsverktyget inbyggt i vårt operativsystem, vilket gjorde att vi kunde fånga en skärm. Men det var i princip allt det gjorde.”

Medan Vanessa kämpade för att skapa högkvalitativa bilder för DFCU Financial IT-kunskapsbasen, kämpade rösträknare på filialer över hela staten också med begränsningarna hos de inbyggda verktygen.

I slutet av dagen måste rösträknare fånga slutsummor och registrera eventuella avvikelser. Deras kärnbanksystem erbjöd inte ett enkelt sätt att göra det. Att använda de inbyggda verktygen tog flera steg och gjorde processen mycket mer komplicerad än den behövde vara.

Efter att ha utvärderat begränsningarna hos de tillgängliga skärmdumpsverktygen, gav Vanessa sig i kast med att hitta ett verktyg som skulle möta behoven hos anställda i hela företaget utan att bryta banken.

Lösningen

I sitt sökande stötte Vanessa på Snagit av TechSmith. Med Snagit kunde hon snabbt fånga, kommentera och dela sin skärm med ett rent, professionellt utseende.

"Funktioner som allt-i-ett-fångst, oskärpaverktyget och Snagit-biblioteket gör det mycket snabbare och enklare för oss att dela information runt företaget", sa Vanessa. "Jag använder Snagit dagligen. Det är som ett bokmärke för mitt arbete.”

För rösträknare gör Snagit det mycket enklare att fånga slutsummor från deras arbetsstationer. Allt rösträknare behöver göra är att fånga skärmen med Snagit och skriva ut.

"Med det kostnadsfria verktyget var vi tvungna att spara bilden på skrivbordet och skriva ut den med Windows Image Viewer, vilket lade till ett antal onödiga steg," sa Vanessa.

Andra avdelningar kämpade också med att skicka skärmdumpar via e-post. Med Snagit är allt de behöver göra att fånga skärmen och klistra in informationen direkt i ett e-postmeddelande för dokumentationsändamål – utan att behöva oroa sig för bilagor.

Enligt Vanessa, "Snagit sitter precis i företagets Lotus Notes-klientmiljö, så när vi inkluderar bilder i vår e-post, hamnar den direkt i e-postmeddelandet."

Resultaten

Vanessa kan nu skapa tydliga, koncisa manualer för företagets IT-kunskapsbas. Istället för att rita anteckningar för hand kan Vanessa använda Snagit-redigeraren för att snabbt modifiera alla skärmdumpar samtidigt som hon behåller det professionella utseende hon förväntar sig att hennes arbete ska ha.

Med Snagit är dokumentationsprocessen för rösträknare mycket mer strömlinjeformad och stressfri. Den förenklade processen har också minskat antalet supportsamtal från telefonkassörer.

DFCU Financial har rankats bland de 10 bästa organisationerna för finansiella tjänster för ekonomisk prestation bland peer-kreditföreningar över hela landet i mer än 10 år i rad. De fortsätter att trycka på för dokumentation över hela organisationen för att behålla sin utmärkta ställning. Utöver Vanessas avdelning, fångar även anställda inom redovisning, ekonomi, marknadsföring med mera sin kunskap för att dela med andra.

"Förutom vardagliga processer måste vi också dokumentera processer för att svara på de svåra frågorna", sa Vanessa. ”Hur dokumenterar vi kunskapen hos vår mest erfarna personal om de går i pension? Vad gör vi om det inträffar en katastrof? Snagit låter oss dokumentera svar på dessa frågor.”

DFCU Financial kan nu dokumentera processer och kunskap på ett rent, enkelt och professionellt sätt. Med hjälp av Snagit kan Vanessa och hennes kollegor dokumentera och upprätthålla den excellens som DFCU Financial är känd för.