Ingen kan helt betona vikten av videor, bilder och infografik i dagens värld. Eftersom människor är ganska visuella i sin förståelse har dessa medier potential att skicka engagemangsnivåer i höjden.
Det finns dock ett stort problem att ta itu med.
Med så många val av verktyg, applikationer och metoder att välja mellan nuförtiden har det aldrig varit lättare att falla ner i kaninhålet av improduktivitet. Detta leder till dagens fråga, finns det ett bättre sätt att använda verktyg för att skapa visuellt innehåll för att öka produktiviteten?
I dagens avsnitt har vi Tom Solid, VD för The Paperless Movement och produktivitetsexpert. Han är också värd för Tom på Paperless Movement.
Tom tillbringade 16 år i företagsvärlden och akademin för att lösa samma produktivitetsproblem som plågar många i den digitala eran. Medan han coachade flera team i olika branscher har han noterat så mycket som 60 % ökning i produktivitetsnivåer.
Hemligheten bakom detta? Helt enkelt med rätt projektledning och digitala verktyg.
En idé av honom är ramverket Input Control, Output Refine (ICOR), som är centralt för The Paperless Movement och de tjänster de erbjuder.
Börja med ett verktygs-agnostiskt tillvägagångssätt
Men det är den mentalitet de flesta har idag. Om de bara kunde få det högklassiga verktyget eller enheten kanske det skulle effektivisera uppgifterna och så småningom öka deras produktivitet. Det är här det blir komplicerat - med papperslappar har du bara dina metoder att kämpa med. Med en digital enhet måste du ta hänsyn till både dina metoder och den mängd verktyg som finns tillgängliga.
För Tom kom denna insikt när han bestämde sig för att byta från en pappersanteckningsbok till en iPad. Logiskt sett borde denna övergång ha gjort hans arbete mycket lättare. Men det var en nedåtgående spiral från den punkten.
Med tiden utvecklade han ett mer verktygsagnostiskt tillvägagångssätt som fungerade – inte bara för honom utan för alla som vill utnyttja digitala verktyg för produktivitet.
I ett nötskal, det är kontraproduktivt och ur sitt sammanhang att tro att ett verktyg kommer att göra underverk för din process utan att överväga följande:
- Den övergripande uppgiften
- Individuella behov
- Behov för hela teamet
- Specialfunktioner
- Verktyg som fungerar bra tillsammans
- Det önskade resultatet
Den roll som bilder och video spelar för produktiviteten på arbetsplatsen
Direkt från början gör videor och bilder information lättare att smälta. Enligt Tom måste allt förenklas för att säkerställa att människor kan förstå det, och det är vad visuella bilder gör.
Tänk på introduktionsprocessen i de flesta organisationer. Efter att ha fått allt pappersarbete ordnat är nästa steg för den nya medarbetaren att bekanta sig med eventuella standardoperativa rutiner (SOPs) på plats.
Visserligen är sidor med skrymmande text ett sätt att få fram ett budskap. Det garanterar dock inte att meddelandet kommer att förstås. Enligt Toms erfarenhet är det bästa sättet att göra dessa saker att göra SOP till en instruktionsvideo. Det slår att läsa igenom ett 100-sidigt dokument vilken dag som helst.
Det är också värt att nämna flödet av saker här.
Med rätt verktyg för att skapa visuellt innehåll är arbetsflödet praktiskt taget enkelt.
Panorerar vi tillbaka till vad Tom sa om ett verktygs-agnostiskt tillvägagångssätt, det är viktigt att få verktyg som fungerar bra tillsammans. Om det inte prioriteras kommer du att införa friktion i flödet, vilket motverkar alla syften.
Gäller ICOR-ramverket för bilder och videor?
ICOR-ramverket är något som Tom kom på för att effektivisera alla processer. Så oavsett om du arbetar med videor, ord, siffror, etc., är det ett beprövat sätt att få saker gjorda på rätt sätt.
Rätt i kärnan är principen att "allt du gör ska ha ett syfte och en definierad plats där du placerar det."
Så låt oss säga att du slänger en infografik eller spelar in en video, "att hitta en enda källa till sanning" är relevant. När du väl har definierat denna enda källa till sanning tar den redundanser ur ekvationen. För att begränsa saker och ting hjälper det att ställa frågor som pekar dig tillbaka till sakers "varför".
Föreställ dig att du har hittat intressant visuellt innehåll och vill dela det. Med ICOR i åtanke skulle du förmodligen överväga:
- Typen av information som samlas in
- Vilken del är avgörande för ditt meddelande
- Hur man presenterar det
Utan tvekan är detta bara toppen av isberget när det gäller Toms ICOR-ramverk. Men i slutändan kan detta hjälpa till att begränsa vilka typer av verktyg som ska användas, mediet att dela dem på och formen de ska ha.
Prioritetsnivåer gör hela skillnaden i världen
Generellt sett får prioriteringar världen att gå runt. Du kan ha alla rätt verktyg för att skapa visuellt innehåll och rätt processer på plats, men om du arbetar utan definierade prioriteringar spelar inget av det egentligen någon roll.
När du närmar dig uppgiften har du förmodligen en tydlig bild av vad du vill och när du vill ha det.
Här är problemet, du måste gå djupare om du vill slå guld.
Sluta inte bara när du har kategoriserat ditt arbete baserat på brådskande, kartlägg hur brådskande det är.
Även om detta översätts lite olika från en person till en annan, är ett bra ställe att börja att fundera över vad orden bråttom , hög prioritet , normal prioritet och låg prioritet betyder det för dig?
Om svaret är "ingenting", så förbereder du dig för världar av besvikelse.
Tom förklarar hur en tydlig definition av dessa ord tar bort allt utrymme för fingerpekande eller ursäkter.
Produktivitet är en resa, inte en destination
Det är lätt att titta på nästan vem som helst nuförtiden och komma ut i slutet och känna sig otillräcklig. Med det i åtanke släpper Tom några visdomsord, "vi är alla i samma båt." Alla, inklusive Tom, håller fortfarande på att finjustera sina metoder.
Den enda skillnaden är att vissa människor ligger längre fram i sin strävan efter ständiga förbättringar.
Om du vill höra mer om vad Tom har att säga om produktivitet på arbetsplatsen, missa inte hela avsnittet. Länkar till podden och videon finns överst på den här sidan.
För fler resurser, hacks och tips om att skapa innehåll, gå ner till TechSmith Academy.