Ett gästinlägg av Nick Rains.
Att använda metadata korrekt innebär att bilder kan katalogiseras fullständigt och bilder kan hämtas när som helst utan att nödvändigtvis veta vilken mapp filen finns i. King Penguins, Macquarie Island – Canon 5D MkII, 300f2.8L 1/500 sekund @ f5.6.
Arrangering
Var lägger du dina bildfiler egentligen?
Arkiverar du bilder i mappar med meningsfulla namn som "Sydney 01-01-2010" och "Perth 11-03-2010", eller "Flowers" eller något sådant. Tänk om det är en bild på en blomma i Perth; vilken mapp skulle du lägga den i? Eller skulle du lägga det i båda? Detta är ett fysiskt arkivsystem, inte olikt bokstavliga filer i ett bokstavligt arkivskåp. Det kan fungera som ett arkiveringssystem men det försummar den enskilt mest användbara aspekten av digitala bilder – metadata.
Korrekt användning av metadata innebär att datorer kan göra det de är bäst på, komma ihåg stora mängder data och skapa kopplingar mellan listor och poster. En bild med metadata som City ='Perth' och Caption ='flower' kan lätt refereras av en databas som bara matchar en bildfils metadata med orden Flower och Perth och visar dess plats på din hårddisk. Om du söker efter "Flower" och "Perth" kommer databasen att lista alla filer som är taggade med dessa ord – och här är tricket, filen behöver inte vara på någon speciell plats på din hårddisk så länge databasen har tidigare registrerat sin position. Med andra ord har den redan katalogiserat alla filplatser. Du kan ha ett dussin bilder av blommor i Perth på ett dussin olika platser och databasen kan enkelt lista dessa filer när du söker efter dessa termer. Detta är vad datorer är bäst på, och de är väldigt bra på det.
Att använda bra katalogprogram innebär att du helt enkelt inte behöver ordna dina filer i någon form av logisk mappstruktur så länge som programvaran har katalogiserat alla platser för alla bilder. Om alla dina bilder finns på en hårddisk och den hårddisken har katalogiserats helt, kan mappstrukturen för den hårddisken vara vad du vill.
OK, så vi har konstaterat att det är en bra idé att använda något som Idimager, Lightroom eller Expressions Media 2. Det är en del av problemet. Den andra delen är hur vi lagrar dessa filer utanför platsen som en säkerhetskopia på DVD-skivor (med tanke på att vi bara kan få plats med 4,5 GB bilder på en DVD) på ett sådant sätt att vi enkelt kan hämta en fil om den försvinner eller skadad på något sätt. Hur vet vi var det är? Vi skulle kunna katalogisera alla DVD-skivor också, antar jag, men det skulle vara väldigt tidskrävande och lyckligtvis är det inte nödvändigt.
Tricket är att spegla innehållet på dina DVD-skivor på din hårddisk genom att använda mappar med exakt samma namn som DVD-skivorna, som innehåller exakt samma bilder. Om vi katalogiserar en hårddisk som är utformad så här kommer katalogen samtidigt att vara en katalog över DVD-skivorna.
Den här panelen från Expressions Media 2 visar mapparna på den nätverksanslutna datorn. D Drive DVDs 151-200 DVD161. Den gröna pricken betyder att det är vad som för närvarande visas i ett webbläsarfönster (se skärmdump nedan).
Bucket-systemet
Jag följer 3-2-1-metoden för arkivering och säkerhetskopiering. Det är minst tre kopior av varje bild, på två olika mediatyper (HD och DVD) och minst en kopia lagrad helt utanför platsen.
Jag följer också "Bucket"-metoden för arkivering som populariserats av Peter Krogh i hans bok The DAM Book. Jag hade använt ett liknande system i några år när jag stötte på Peters bok. Det var fantastiskt att få mina egna metoder bekräftade och utvecklade på nytt, så jag köpte boken, gjorde några ändringar i mitt arbetsflöde och har följt denna väg sedan dess.
Bucket-systemet är baserat på optiska media av ändlig storlek, som DVD-skivor. Vänligen ersätt "BlueRay" för "DVD" i den här artikeln allt eftersom tekniken har gått vidare. Oavsett vilket media du använder förblir poängen densamma – du lägger dina filer i mappar som kallas hinkar och när en hink är "full" bränner du den till en DVD, startar en ny hink med ett nytt mappnamn och börjar fylla det upp och så vidare. En hink anses vara "full" när den närmar sig storleken på det optiska mediet som den ska brännas till.
Så "Buckets" är helt enkelt mappar som skapas för att fyllas med bilder tills de når, för enkelsidiga DVD-skivor, 4,5 GB-märket, då de bränns till DVD och arkiveras utanför platsen. Jag namnger dessa mappar på min hårddisk DVD001, DVD002, DVD003 och så vidare. När jag bränner DVD:n kommer dess titel i DVD-bränningsprogrammet att vara exakt samma, DVD001 etc och jag kommer att skriva DVD001 på fodralet (inte på DVD-skivan).
Nu, här är den avgörande punkten. Om du förvarar dina bilder i dessa bucket-mappar på din huvudhårddisk, eller var du än vanligtvis lagrar dina bilder, kan du importera dem till en katalogiserare som fortfarande finns i dessa mappar och lämna mapparna som de är med samma mappnamn, DVD001 etc. Katalogören kommer att referera till dessa mappar genom deras mappnamn och så att du har en exakt spegel av vad som finns på din hårddisk bränt till en uppsättning DVD-skivor. För varje fysisk DVD kommer det att finnas en motsvarande mapp på din hårddisk med exakt samma namn som innehåller exakt samma filer. Detta gör det otroligt enkelt att spåra en fil om du av någon anledning inte kan komma åt den på hårddisken. Katalogören talar om för dig vilken mapp den ska finnas i, och allt du behöver göra är att hitta DVD:n med samma namn.
Webbläsarfönstret i Expressions Media 2 visar miniatyrerna av bilderna i mappen och identifierar den enskilda filen överst, i statusfältet. I det här fallet finns den här filen helt klart i en mapp som heter DVD161. Den finns naturligtvis också på en DVD som heter DVD161 som lagras utanför platsen men som kan hämtas och hela katalogen byggas om i händelse av en katastrof.
Så jag redigerar mina bilder och lägger till metadata, gör justeringar i Lightroom (och konverterar sedan alla till DNG-format) och tar sedan hela samlingen och delar upp den i nya mappar som var och en innehåller cirka 4,5 GB bilder. Dessa mappar är sekventiellt namngivna, d.v.s. DVD001, DVD001 etc och sedan importeras hela uppsättningen mappar till katalogen som i mitt fall är Expressions Media 2. Varje mapp kopieras också till en andra dator som fungerar som en lokal säkerhetskopia och bränns till en DVD med samma namn.
Nettoresultatet är att jag har tre uppsättningar identiska mappar som innehåller identiska bilder. Två uppsättningar på två olika hårddiskar (på två olika datorer i mitt fall) och den tredje uppsättningen på DVD-skivor som lagras utanför anläggningen. Katalogören har också importerat denna exakta mappstruktur, så alla filreferenser kommer att matcha de fysiska DVD-namnen såväl som de identiskt namngivna mapparna på de två hårddiskarna. Det fungerar till och med över ett nätverk.
Det finns en liten slant här – att lägga till filer i mappar så att de totalt blir 4,5 GB är tråkigt eftersom du normalt bara kan göra det manuellt. Du måste välja grupper av filer, kopiera dem till "hinken" och fortsätta kontrollera den totala mappstorleken. Det är en flaskhals. Jag misströstade på att hitta ett sätt att automatisera detta efter att ha sökt på nätet och bara hittat ett program för Mac som kunde göra detta (Big Mean Folder Machine) och ingen som helst för PC. Så, för att göra en lång historia kort, gjorde jag min egen applikation för PC, som heter Bucketeer och när du läser detta borde den vara tillgänglig från min hemsida (se under Produkter / Programvara).
Bucketeer tar helt enkelt en stor mapp med bilder och kopierar innehållet till nya mappar av en viss storlek. Varje mapp namnges sekventiellt så jag får en stor mapp och samma bilder i en uppsättning mindre mappar namngivna i en sekvens som DVD001, DVD002 – exakt den metod som beskrivs ovan. Allt jag sedan behöver göra är att bränna varje mapp till en DVD (manuellt för tillfället) och allt är klart – inga fler prov-och-fel-val för att fylla en 4,5 GB DVD.
Bucket-systemet är en välsignelse för små samlingar av några tiotusentals bilder. Större samlingar kan dra nytta av ett system på företagsnivå med servrar och dedikerade RAID-diskar, men för de flesta av oss kommer DVD- och BlueRay-skivor att fungera bra så länge du har ett bra katalogiseringssystem och en metodisk metod för arkivering, arkivering och säkerhetskopiering .
Nick Rains har varit professionell fotograf i 28 år och hans verk har publicerats i böcker, kalendrar och tidningar över hela världen. Han är för närvarande specialiserad på filmarbete runt om i Australien och är en regelbunden bidragsgivare till Australian Geographic magazine. Nick är också redaktör för tidningen Better Digital Camera och genomför regelbundet avancerade fotografiska workshops runt om i landet.