Om din organisation är som de flesta företag över hela världen, spenderar du mycket av din tid den senaste tiden på Zoom, Google Hangouts Meet, GoToMeeting eller Skype. Dessa fjärrvideosamtal är avgörande i en tid som inte tillåter oss att samarbeta ansikte mot ansikte, men de digitala verktygen har sina egna egenskaper och utmaningar.
Tack och lov finns det många tips och tricks som hjälper dig att navigera i videokonferenssamtal, men alla är inte intuitiva. För att rädda dig från videochattmisstag och anpassa ditt team efter bästa praxis delar vi med oss av våra 12 bästa gör och inte får göra för framgångsrik videosamtalsetikett.
Låt oss komma igång!
Dos of Video Call Etiquette
1. Testa din kamera och mikrofon i förväg.
Detta är särskilt viktigt om du använder ett nytt mjukvaruverktyg eller loggar in från en ny dator. När du börjar använda programvara för videokonferenser möts du ofta av en mängd popup-fönster som ber dig att godkänna detta, aktivera det och så vidare.
Om du inte har gjort detta i förväg kommer alla andra att vänta på att du ska ställa in dig. Sedan, om din mikrofon inte fungerar eller om din kamera inte är påslagen, tvingas de att felsöka med dig. Spara alla tid (och bespara dig själv pinsamheten) genom att göra detta i förväg.
2. Välj en plats med bra belysning.
Belysning är viktigt för videosamtal, så var uppmärksam på hur ljuset träffar din arbetsplats. Helst vill du vara nära naturligt ljus men utan att starkt ljus lyser direkt på dig. Om detta inte är möjligt på den plats där du gör det mesta av ditt arbete, överväg att tilldela ett annat utrymme i ditt hem (som matsalsbordet eller en bänkskiva) som ditt videosamtalsområde.
Mitt knep för att bedöma belysning är att öppna Photo Booth (på en PC kan du köra ett test av din webbkamerakamera eller använda en annan fotoapp) för att se till att belysningen ser bra ut cirka tio minuter innan samtalet börjar. Jag gör detta varje dag (något flera gånger om dagen) bara för att se till att när ljuset ändras vet jag när jag behöver stänga en gardin eller tända en lampa för att få allt att se mer normalt ut.
3. Presentera dig själv innan du börjar prata.
Om du inte är otroligt bekant med alla på samtalet (som ni arbetar tillsammans dagligen), presentera dig själv i början av samtalet. Det här hjälper till att sätta ansikten åt namn och underlätta för teamsamverkan på distans.
(Bonustips :Om du deltar i ett konferenssamtal utan video måste du presentera dig själv ännu oftare. Alla kommer inte att känna igen dig bara på din röst, så det kan vara bra att säga något i stil med "Det här är John – till den punkten tror jag..." för att få alla att se vilka kommentarer som kommer från varje person.)
4. Klä dig lämpligt (åtminstone från midjan och upp!).
Ja, en av de outtalade fördelarna med att arbeta på distans är att du tekniskt behöver inte byta om dina träningsbyxor. Men om du ska delta i videosamtal kommer dina kollegor eller kunder att kunna se dig åtminstone från midjan och uppåt.
Håll dig i träningsbyxorna om du måste, men klä dig i normal arbetsdräkt utanpå för att behålla den professionalism som alla förväntar sig. Det är enklast att göra det här på morgonen – även om du inte redan har schemalagda samtal – eftersom du aldrig vet när du kan bli ombedd att ringa ett samtal.
5. Stäng av dig själv eller minimera ditt bakgrundsljud.
Det är en god vana att tysta dig själv när du inte pratar så att andra deltagare inte behöver höra något bakgrundsljud i ditt utrymme. Bakgrundsljud kan inkludera ljudet av att du skriver, ditt barn som skriker ditt namn från nästa rum, en siren som bultar på gatan eller hur många andra distraktioner som helst.
Om du bara pratar sporadiskt, bekanta dig med mute-knappen och använd den när någon annan har makten. Om du behöver prata under större delen av samtalet och att tysta dig själv inte är lika vettigt, gör din del för att eliminera bakgrundsljud innan samtalet börjar.
6. Varna någon i din närhet att du kommer att ha ett samtal.
På tal om att eliminera bakgrundsljud, om du arbetar i samma utrymme som andra människor, bör du låta dem veta att du är på väg att delta i ett videosamtal. Vi har alla hört skräckhistorier om en betydande annan som går bakom kameran i sina underkläder eller ett barn som springer in i rummet utan uppmaning.
Medan vi håller på kan det här vara ett bra tillfälle att stänga alla husdjur från rummet där du arbetar. Om dina husdjur liknar mina, är en bärbar dator bara en öppen inbjudan att mysa nära skrivbordet. Medan alla uppskattar en bra sällskapsobservation då och då, lås Fluffy ute om du tror att han kommer att vara en betydande distraktion.
Don'ts av videosamtalsetikett
7. Starta inte ett spontant videosamtal utan förvarning.
Det finns en anledning till att folk inte svarar på oplanerade FaceTime-samtal, och samma logik gäller för arbetsytan. Att överraska någon med ett videosamtal är videoetikettens kardinalsynd.
För att undvika detta, skicka ett snabbt chattmeddelande eller e-post för att ge en heads up och få ett uttryckligt ok innan du startar videochatten. Om du inte kan få svar, pröva ett telefonsamtal först och växla sedan till video. Ingen vill bli överraskad på kameran.
8. Var inte sen.
Den här borde vara en självklarhet, men var inte sen! Vissa människor tycker att videosamtal är mindre officiella än korrespondens på kontoret, men det finns ingen anledning till den skillnaden.
Du tar upp dyrbar tid som dina kollegor och kunder kan använda för andra uppgifter, så behandla ett videosamtal lika seriöst som ett möte på kontoret och dyk upp i tid.
9. Lita inte på kroppsspråket för att få fram din poäng.
Till alla "jag pratar med mina händer"-människor där ute - ja, du kan fortfarande använda gester och andra ledtrådar för kroppsspråk för att förstärka ditt budskap, men dessa rörelser är mer distraherande på ett videosamtal än de är personligen.
Försök att hålla rörelserna till ett minimum när det är möjligt, och använd definitivt inte kroppsspråk eller gester för att göra en poäng som du inte gör verbalt. Till exempel, om du pekar på ett diagram bakom dig, bör du muntligt förklara vilket diagram du pekar på. Du kan inte anta att allas ögon är klistrade vid skärmen, så förklara igen med ord när du gör en gest som är särskilt viktig.
10. Avbryt inte när någon annan pratar.
Detta borde vara självklart eftersom det är lika viktigt i den verkliga världen som det är på videosamtal, men avbryt inte andra människor medan de pratar. Utöver den vanliga respektlösheten och förvirringen kan den utlösa, på ett videosamtal kan den skapa statisk eller orsaka att ljudet på annat sätt blir förvrängt.
Du kan råka prata om någon om ni båda börjar prata samtidigt, men korrigera detta så snabbt som möjligt och ge en person ordet. Annars kan ingen höra dig ändå, så det är i ditt bästa intresse att vänta med avbrott och låta en person tala åt gången.
11. Gör inte flera saker i bakgrunden.
Videomöten (som alla möten) är inte rätt tillfälle att komma ikapp med e-post, bläddra igenom nyhetsflöden på sociala medier eller göra något annat arbete som inte är relevant för mötet du är i. Det kan vara svårare att hålla fokus under en virtuell möte, men det är ännu viktigare eftersom det är svårare att läsa rummet om vad som är viktigt, när din åsikt kommer att behövas och så vidare.
På videosamtal är det också lättare att se vem som inte uppmärksammar. Om du inte är avstängd kan alla höra dig skriva i bakgrunden. Även om du är det, är skillnaden mellan någons ansikte när de stirrar på ett e-postmeddelande eller en webbläsare och när de lyssnar uppmärksamt tydlig. Var inte den här personen. Var uppmärksam på mötet som ligger framför dig och gör de andra sakerna så fort det är över.
12. Glöm inte att stänga av chatten när du är klar.
Slutligen, se till att du stänger av chatten på rätt sätt eller stänger av kameran och mikrofonen när du är klar. De flesta plattformar stänger alla ute från mötesutrymmet så snart mötesvärden eller första deltagare stänger fönstret, men alla fungerar inte så.
För att behålla din integritet efter att samtalet avslutats, se till att du stänger samtalsfönstret. Ett sätt att felsöka detta på en Mac (och vissa datorer) är att kontrollera om din webbkameras lampa fortfarande är tänd. Om indikatorlampan fortfarande lyser är kameran fortfarande på och du bör dubbelkolla att du lämnade samtalet korrekt.
Där har du det! När vi övergår till videosamtal blir förhoppningsvis dessa bästa metoder mer invanda i allas sinnen med tiden. Om inte, hänvisa eventuella ouppfostrade deltagare till den här listan för att knuffa dem i rätt riktning. Genom att följa dessa tips blir dina videosamtal ännu mer effektiva.