När du läser den här bloggen kan vi säkert anta att du antingen jobbar hemifrån eller en annan plats än ditt kontor. Vi kommer inte att försätta dig i ett elände genom att påminna dig om vad vi har gått igenom. Istället har vi idag ett intressant ämne för diskussion. En relevant och aktuell diskussion för personer som du och jag som arbetar i ett agilt team från olika platser. Idag är ämnet vi har i vår hand - Bemästra kommunikation för agila team 2021.
Om du är en av dem som redan har listat ut det perfekta sättet att kommunicera och engagera dig med ditt team även när du arbetar på distans, så är den här bloggen förmodligen inte för dig. Vi är dock tacksamma om du bestämmer dig för att stanna kvar. Målgruppen för den här bloggen är de distansarbetande människor som röstade för samarbete och kommunikation som den största utmaningen med distansarbete, vilket förresten är den tredje vanligaste utmaningen för distansarbetare enligt State of Remote Arbetsrapport t .
För att prata mer om detta bjöd vi in våra egna teammedlemmar till vårt webbseminarium varannan vecka för att dela sina idéer om effektiv kommunikation och vilka verktyg som är mest användbara i en distansarbetsmiljö. Vi fick sällskap av Akbar från utvecklingsteamet och Manikandan från QA-teamet hos Animaker . De svarade båda på våra frågor utifrån sin personliga erfarenhet, vilket gör detta webbseminarium till en utmärkt resurs för lärande.
Du kan hoppa över att läsa den här bloggen och se den inspelade versionen av webbinariet. För att göra det, klicka på miniatyrbilden nedan.
Om du vill skumma igenom innehållet istället för att se hela videon, håll dig till den här bloggen. Vi kommer att dela med oss av några citat från webbseminariet och lägga till några tips för att göra detta till en intressant läsning.
Låt oss gå.
1. Det agila teamkonceptet introducerades för att få team att arbeta effektivt i ett slutet kontorsutrymme. Vad var din första reaktion när vi började arbeta på distans?
Detta var den första frågan för våra gäster. De är båda från ingenjörsteamet väl medvetna om den agila teammetoden. Men när man arbetar på distans förändras dynamiken drastiskt. Dessutom, när skiftet sker inom en vecka, är den första reaktionen en blandning av överraskning och förnekelse. Bakgrunden till att ställa den här frågan var att skapa en relation med tittarna omedelbart.
Detta är vad Akbar och Manikandan hade att säga om sin första reaktion -
"Överraskning är ordet som omfattar alla våra känslor när vi fick beskedet att vi kommer att jobba på distans. Att arbeta som ett agilt team är naturligtvis avsett för en kontorsmiljö; hur man implementerar det i distansarbete var inget vi hade tänkt på. Så det viktigaste vi arbetade med var att sätta upp kommunikationen mellan teamen. Vi kom ihåg hur information skickades när vi arbetade på kontoret som ett agilt team, och avkodade mötestiderna, arbetsflödet och kom snabbt igång inom en vecka eller två. Asana och JIRA var de två bästa verktygen som hjälpte oss i denna aktivitet.”
2. På kontoret kontra distans, vilka är för- och nackdelarna med båda när du arbetar som ett agilt team?
Enligt en undersökning utförd av Twingate , var många anställda inte nöjda med att arbeta hemifrån. Distansarbete orsakar mer stress och mental utmattning hos anställda som var tvungna att flytta till sitt hem för att arbeta på distans. Vi trodde dock att det alltid finns för- och nackdelar, så för att upptäcka mer om detta frågade vi Manikandan om hans åsikt.
Bonusartikel: Hur man förbättrar teamkommunikation sex praktiska tips
"Båda har sina egna för- och nackdelar. Att arbeta på kontoret gör att du kan kommunicera bättre, du får en annan känsla när du är i ditt skåp, det är lätt att programmera ditt sinne att vara produktivt och få saker gjorda.
Ett avlägset team låter dig praktiskt taget arbeta var som helst och ställa in din egen tidslinje. Delta i fler asynkrona möten och arbeta dygnet runt för att fastställa leveranstider.
Det ska bli intressant att se hur de kommande arbetsmodellerna kommer att se ut för agila team. Jag tror att det blir en hybridmodell där man kan jobba både hemifrån och på kontoret beroende på kraven.”
3. Utvidgade ditt team under den här tiden? Hur hjälpte du dem att göra upp med laget?
Denna pandemi har inte bara satt människors hälsa i fara, utan även massornas ekonomiska välbefinnande. Enligt en uppskattning, nära 81 miljoner människor förlorade sina jobb 2020. Men å andra sidan bestämde sig många företag för att utöka sitt team även när de arbetade på distans. Vi fick veta att Akbars team hade ett par nya rekryter, så vi tänkte fråga honom om hans erfarenhet av att välkomna dem och göra dem till en del av teamet.
"Ja vi gjorde. Vi fick en hel del nya medarbetare till vårt team. Att välkomna en ny medlem till teamet samtidigt som man arbetar på distans som ett agilt team är en ny upplevelse för oss, men improvisation är nyckeln. Vi sätter en process på plats. Först kommer den nya medlemmen att ha en formell introduktion med teamet. Därefter kommer de att ha ett informellt möte, så att vi lär känna varandra. Vi planerade också några roliga program online som var väldigt roliga.”
4. Kodgranskning kräver omedelbar kommunikation. Hur kommunicerar du prioriterade uppgifter när du arbetar på distans?
En utvecklare spenderar 5 timmar per vecka granska koder . Det är en av de uppgifter som måste prioriteras för att hålla saker i rörelse. I en kontorsmiljö kan en senior utvecklare gå fram till kodförfattarens skrivbord, diskutera förändringarna med dem och ha en öppen diskussion om vilka områden som behöver förbättras. Men i en virtuell miljö är det ett helt annat bollspel. Frånvaron av mänsklig interaktion och störningar av tekniken kan ta pulsen ur kommunikationsprocessen i ett agilt team. Manikandan delade vältaligt sitt perspektiv när vi ställde den här frågan till honom.
"Inte bara kodgranskning men varje form av testning måste ske parallellt när du följer CI/CD-metoden. Detta var krävande från början. Det är orättvist att förvänta sig att hela laget ska vara på is hela tiden och dra dem till flera möten under dagen. Det bättre sättet var att få in asynkron kommunikation.
Vi använde Vmaker för att spela in buggar, kommentera på skärmen för att markera fel och dela det med teamet så att de kan ta en titt på det och lösa det snabbt. Detta sparar tid och hjälper oss att vara i samma loop.”
5. Vilka är några av verktygen du använder för att kommunicera bättre i ett agilt team?
Vårt beroende av verktyg för att kommunicera med varandra har ökat exponentiellt under denna tid. Kommunikationen kan vara relaterad till projektet eller att ta ett knäpp på en kollega i en privat chatt, kommunikation ansikte mot ansikte var utom omfattningen. Så det skulle ha varit en orättvisa att missa denna fråga i vårt webinar. Det här är det kortaste svaret, men förmodligen det mest effektiva.
"Självklart är kommunikation den viktigaste faktorn, och kärnan i distansarbete. Tidigare skulle jag ringa personen och be dem att gå med mig på ett privat möte. Nu är det inte möjligt, så vi använder Hangout, Google Meet och Vmaker för kommunikation. Bortsett från det är Kanban-brädor som Asana och JIRA mycket hjälpsamma.”
6. Hur dokumenterar du dina aktiviteter? Har det ökat sent?
Fråga vilken QA-ingenjör som helst om vikten av dokumentation för kvalitetssäkring, och du kommer att se dem fnissa och alla glada över att ge dig detaljerna om det. Dokumentation är som den heliga graalen för dem. Vi frågade Manikandan om hans åsikt om hur hans dokumentationsarbete har påverkats under den nuvarande tiden.
”Det har ökat, men inte på ett skrämmande sätt. Till en början skickade vi mejl följt av textdokumentation för att registrera vad som hände. Just nu är vi mer specifika för att hjälpa team att förstå bättre.
Det är utmanande att ha ett samtal varje gång, så vi använder e-post tillsammans med skärminspelningsvideor för att få dem att förstå klart. Vi omvänder också processen ibland, där vi gör videorna först och använder dem senare som referens.”
7. Hur undviker du utbrändhet och spelar som ett lag när du arbetar på distans?
Nästan 69 % av distansarbetarna upplever utbrändhetssymptom. Detta är ett allvarligt problem när du arbetar som ett agilt team eftersom det hämmar arbetet och sätter den känslomässiga stabiliteten i teamet på spel. Som chef eller lagkamrat måste du vara uppmärksam på att det finns en tunn gräns mellan att hjälpa och att vara påträngande. För mycket övertalning kan göra saken värre, och att inte göra någonting kommer att översättas till slarv. När vi frågade Akbar hade han många saker att säga om detta.
"Ja, utbrändhet var ett stort problem några månader efter att vi började jobba på distans. När alla väl satt sig in kunde vi inte dra gränsen mellan personligt och professionellt engagemang. Vi försökte fokusera på båda, vilket gjorde hela prövningen väldigt smärtsam. Det är också lätt att känna sig utanför laget. Ibland ger det dig en känsla av att människor arbetar i silos, och att det kan påverka din attityd negativt. Lyckligtvis hade vi alternativ för att undvika detta.
Vi såg till att hålla oss till samma tidpunkter för arbetstimmar. Dessutom försökte vi styra hela teamet på ett sätt så att våra arbetstider inte sträcker sig för mycket. Genom att göra detta höjdes en naturlig barriär mellan arbetstid och privattid. Vi fördubblade möten, men ersatte det senare med asynkrona kommunikationsmodeller som chatt, videor etc.
Detta hjälpte oss att stanna som ett agilt team och fortsätta arbeta med högt humör.”
8. Vad var din upplevelse när du flyttade ett projekt LIVE för första gången som ett distansteam?
Spänningen med att driva ett projekt live är enorm när du gör det för första gången. Men när du blir en erfaren utvecklare, minskar känslan, och den retar dig inte lika mycket som den gjorde tidigare. Med distansarbete fick utvecklare möjligheten att föryngra den känslan. Vi öppnade scenen för Manikandan och Akbar att dela sina innerliga erfarenheter om att driva projekt live medan de arbetar hemifrån och i ett agilt team.
"Ja, vi har gjort många projekt under de senaste åren, men att flytta projektet live som ett distansagilt team för första gången var annorlunda. Vi planerade för dagar i förväg och såg till att hela laget är med. De är alla tillgängliga för att motverka eventuella problem som kan uppstå.
Senare, med utvecklade metoder, slog vi oss ner snabbare. Jag tror att hur verktygen har utvecklats har hjälpt oss att etablera oss snabbare som ett avlägset agilt team och har ett öppet fönster för nya områden också.”
Slutord
Att arbeta på distans är inte längre ett val eller en lyxfråga. Det har blivit en nödvändighet för oss, och det kommer det nog att vara ett tag till nu. Även om det definitivt har gett oss många utmaningar, men samtidigt har det öppnat nya fönster för att utforska nya möjligheter. Det är fantastiskt att veta hur agila ingenjörsteam skapar och anpassar sig till den senaste tekniken för att bli mer effektiva med arbetsflödet och deras kommunikation.
Vi hoppas att detta webbseminarium var informativt och att det hjälpte dig att göra ditt fjärrarbete bekvämare, särskilt om du också arbetar i ett agilt team. Om du vill göra din kommunikation mer asynkron och samarbetsvillig med skärminspelningar, kolla in Vmaker . Det är ett gratis skärminspelningsverktyg .
Du kan registrera dig för våra kommande evenemang på vår webinarsida . Om du missar det, kolla in vår YouTube-kanal . Vi laddar upp den inspelade versionen nästa dag. Du kan också vara en del av vår Facebook och Slack community för att delta i många samtal relaterade till affärer, produktivitet och tillväxt.
Få av våra tidigare webinarbloggar värda att kolla in:
SaaS-berättelse:The Art of Storytelling för SaaS-företag
Hur covid har stört hur startups fungerar
5 beprövade sätt att förbättra kundservicen 2021
6 beprövade sätt att förbättra försäljningsproduktiviteten 2021
Bygga ett framgångsrikt kreativt designteam 2021
Vad är köparens resa och hur kan man utnyttja dess olika stadier med videor?
