Om du inte har gjort det ännu, låt detta vara ögonblicket då du upptäcker att videokommunikation är ett av de mest användbara verktygen i modernt arbete.
Jag är övertygad om att det kommer att vara värt din tid.
Det senaste året tvingade många av oss att lämna kontoret och in i avlägsna arbetsmiljöer där vi var tvungna att hitta nya sätt att upprätthålla produktiviteten och engagemanget som samlokalisering ger.
Att använda video på jobbet framstod som ett av de bästa sätten att göra det.
Nu, när vi står inför en nära förestående återgång till kontor, är det bra att överväga vad vi kanske vill behålla från dagarna med arbete på hemmakontor, extra sovrum, källare och matsalar.
Video som ett vardagligt kommunikationsverktyg kan bara vara en av dessa saker.
Här är sex skäl till varför ditt företag måste använda video varje dag, även när du väl är tillbaka på kontoret.
1. Skapa delade syften och förståelse
Gemensamt syfte är avgörande för att nå organisationens mål. Att införa det i ett team eller företag kräver tydlig och konsekvent kommunikation med början med VD:n och seniora ledare, ner genom ledningen.
När anställda förstår ett företags eller organisations syfte, mål, budskap och marknadspositionering är de bäst rustade att ta itu med sina funktionella roller.
Att använda video för att sprida viktig information är ett av de bästa sätten att utveckla den typ av gemensam förståelse som lyfter organisationer.
Möten, e-postmeddelanden, skrivningar och konversationer kan vara effektiva, men alla har sina nackdelar. Människor stämmer av under möten och presentationer. E-post och dokument skummas ofta efter viktiga detaljer. Och även om konversationer är bra, kan du inte lita på spontanitet när det gäller att evangelisera uppdragskritisk information.
Att spela in en video och dela den med ditt team eller företag kombinerar formaliteten och kraften i ett möte med flexibiliteten hos ett dokument eller e-post.
En video låter dig packa massor av information i ett paket som är lätt att konsumera.
Till exempel är en video bra för att lägga upp affärsstrategi i en presentation. Eller så kan du kombinera data och information från instrumentpaneler och system som inte alla har tillgång till eller vet hur man använder.
En annan stor användning är att visa processer som alla i ett team eller inom en avdelning behöver bemästra.
På baksidan låter video anställda, teammedlemmar och partners konsumera information på sin egen tid, i sin egen takt.
Om de missar en del kan de köra tillbaka den. Om de vill förkorta visningstiden lite kan de spela upp videon i 1,5x hastighet.
Och senare, om de arbetar med ett projekt och behöver en påminnelse, kan de återvända till videon, fräscha upp minnet och fortsätta arbeta.
2. Förbättrad tydlighet ökar kvaliteten på arbetet samtidigt som tiden till slutförande minimeras
Även om bra arbete på kortare tid alltid är målet, känns det ofta som att vi måste välja mellan de två. "Vill du ha det gjort snabbt eller vill du att det ska göras rätt?", lyder det gamla ordspråket.
Att använda video för att förklara idéer och uppgifter eller för att ge feedback kan eliminera behovet av att välja, vilket hjälper företag att slutföra arbetet både snabbare och med högre kvalitet.
Specificiteten och tydligheten hos en kort video överträffar den hos även de mest vältaliga e-postmeddelanden eftersom de flesta förstår information bättre när den presenteras visuellt.
Det är ingen tvekan om vad du syftar på när mottagaren kan se det på sin skärm när de lyssnar på din förklaring.
Allt handlar om färre arbetsomgångar innan ett projekt eller en uppgift är slutförd och färre fel på grund av felaktig kommunikation.
3. Få ut det mesta av de verktyg ditt företag betalar för
De flesta organisationer investerar i verktyg och system som låter dem bedriva effektiv verksamhet och spåra prestanda.
Helst har så många människor som möjligt tillgång till insikterna från dessa tjänster, om inte själva verktygen.
Problemet kan vara att kunskap om hur man kommer åt och använder dem inte alltid är universell.
Det finns alltid anställda som kan krångla till systemen och härleda viktig information, men att överlåta allt till experterna kan skapa flaskhalsar och problem med arbetsbelastningen.
Du kan använda video för att bryta expertis på två sätt.
Uppmuntra först experter att skapa videor som förklarar eller går igenom instrumentpanelerna, gränssnitten och data som de vet hur de ska komma åt.
För det andra låter experterna skapa videor som visar hur för att få tillgång till informationen och insikterna. Kollegor som tittar på dessa videor kommer att lära sig processerna och teknikerna och höja sina egna förmågor.
Att demokratisera informationen och kompetensen som är förknippad med verktygen som din organisation lägger pengar på ger högre avkastning på investeringen och förbättrar de anställdas och företagets prestationer.
4. Minska stressen som orsakas av en "alltid online"-mentalitet
Ett mejl kommer och datorn ringer. Sedan kommer ett annat snabbmeddelande och en ljudsignal hörs. Följt av ett annat meddelande eller e-post, allt medan du är på ett videosamtal eller möte.
Det kan vara en överväldigande upplevelse och mentaliteten "alltid tillgänglig" skapar en lust att ta itu med allt direkt.
Att använda video kan skapa ett hanterbart kommunikationsflöde genom att eliminera behovet av att omedelbart hoppa på ett videosamtal eller svara på frågor.
I vissa fall där ett samtal skulle vara till hjälp är en video lika effektiv. Bekvämligheten med att använda video är att alla inte behöver vara tillgängliga samtidigt.
En person skapar och delar en video, och de som behöver informationen kan se den när de har tid.
Flexibiliteten lindrar stress och kan på sikt hjälpa anställda att känna sig mer bekväma när de går igenom hektiska arbetsdagar.
📚 Rekommenderad läsning: 5 Exempel på asynkron kommunikation för bättre fjärrarbete5. Mindre konversation, mer utförande
Vi ägnar mycket tid åt att prata på jobbet. Generellt sett är det bra. Diskussion är där idéer formas, planer läggs upp och beslut fattas.
Men det kan bli för mycket prat.
Som när du försöker avgöra något via textmeddelanden eller e-post, vilket ofta övergår i en utdragen fram och tillbaka av att ställa en fråga, få ett förtydligande svar och sedan ställa en efterföljande fråga.
Istället skär bilder och videor igenom dimman för att ge tydliga svar med lite utrymme för misstolkningar.
Att skapa en kort video med Snagit är nästan alltid snabbare än att försöka förklara med text.
Det bästa sättet att få detta att hända är att själv vara gnistan. Börja använda Snagit för att ge feedback eller presentera nya idéer. Med tiden kommer andra att se bekvämligheten och förmodligen börja använda video själva.
6. Stäng avståndet mellan distansanställda
Förr när en fråga dök upp kunde man stå upp, gå ner några skrivbord och fråga en kollega. Inte så mycket när vi alla arbetar från olika platser.
Nu, när den frågan dyker upp, känner många en ångest över hur de ska förklara sammanhanget så att deras kollega kan ge ett adekvat svar. En känsla av isolering kan till och med smyga sig på.
Att använda video för att förklara och ställa frågor återskapar den enkla dynamiken och anslutningen av att vara på kontoret.
Spela in en kort video med Snagit.
Skicka sedan den till en kollega via en företagskommunikationskanal, som Slack, med hjälp av en av de många delningsutgångarna. Medarbetare kan enkelt titta på videon och ge det nödvändiga svaret, kanske med en egen video.
Det är lika bra som att sitta bredvid varandra utan avbrott eller, du vet, behovet av att vara i samma byggnad.
Sluta tankar
Pandemi, ingen pandemi, distansarbete och praxis som utvecklats medan det har varit en norm försvinner inte bara för att vi kan återvända till våra kontorsbyggnader.
Vi har nya rytmer, rutiner och flexibilitet, utvecklade för att tillgodose och, för många, göra distansarbete till en bättre upplevelse än kontorsarbete en gång var.
De flesta arbetsgivare inser detta och andra fördelar med distansarbete. Som ett resultat vill de hitta en ny balans mellan kontor och distansarbete.
Så även när vi återvänder till våra gamla arbetsplatser kommer ett av de bästa sätten för företag att navigera i en ny era av flexibla arbetsformat att lära sig att använda video som ett effektivt kommunikationsverktyg.
Vanliga frågor
Vad är videobaserad kommunikation?
Videokommunikation är överföring av information genom strömmande video eller asynkron videodelning. Det låter deltagarna kommunicera med ljud och video, oavsett om det är live under ett videosamtal eller genom att spela in en video och dela den.
Videokommunikation är idealisk för att dela komplexa idéer, ge feedback eller demonstrera processer. Det är ett bra sätt att hålla presentationer som andra kan referera till senare eller kanske inte kan närvara personligen.
Asynkron videokommunikation kan användas för att dela allt från affärsstrategi till data och dashboards. Genom att använda skärm- och webbkameravideo tillsammans kan du presentera information samtidigt som du inkluderar ett personligt element.
Asynkron kommunikation är kommunikation som inte sker i realtid. Istället för att prata direkt med en person skickas ett meddelande och sedan svarar de när de är redo. Att använda bilder hjälper till att göra asynkron kommunikation och flexibel och kraftfull kommunikationsteknik för upptagna kontor och anställda.