Du har precis avslutat ett tvåveckorsprojekt som involverade ett antal 20 timmars dagar. Du säger hejdå till alla och klättrar trött in i bilen.
Du öppnar instrumentpanelen och drar ut din telefon. Du trycker på väntelägesknappen och telefonen tänds, vilket ger dig en snabb blixtvarning så att du vet att du har väldigt låg batterinivå.
Innan du ens kan registrera det i din trötta hjärna märker du något annat:20 olästa e-postmeddelanden...och (ännu mer överraskande) 12 missade samtal och ett antal röstmeddelanden.
Helvete.
Du har nästan tillräckligt med batteri för att ta dig igenom röstmeddelandena och upptäcka att du har 3 klienter i olika stadier av förbannad-känsla. En av inspelningarna börjar om två dagar och måste skjuta upp den eftersom några av deras anställda är sjukskrivna den här veckan. En annan kund har försökt nå dig om några sista minuten-frågor han har om riktningen för projektet (som börjar spelas nästa vecka). Och sist men inte minst har du en mindre nöjd kund som behöver kontakta dig angående en budgetfråga.
Alla dessa människor har försökt komma i kontakt med dig under större delen av dagen. Men du har varit för upptagen för att ens kolla din telefon, eftersom du har varit på fötterna i cirka 20 timmar och du knappt ens hunnit med mat (som du åt hastigt medan du pratade igenom nästa delar av inspelningen med dina kunder).
Ja, jag överdriver vissa saker för att belysa en punkt. Men om du har drivit ett videoproduktionsföretag hur länge som helst, kan du relatera. Dessa är alla realiteter i branschen. Människor försöker komma i kontakt med företagsfrågor och ibland är vi så upptagna med att faktiskt "göra jobbet" att vi inte kan svara i tid – eller åtminstone under normala artiga arbetstider.
Det skulle vara så mycket enklare om vi bara hade någon som kunde ställa dessa frågor och inte låta kunderna sitta i mörkret utan svar.
Det är där en videoproduktionsassistent kommer in.
Den moderna videoproduktionsassistenten
Så småningom kommer din videoverksamhet att expandera. När du märker att du blir ansträngd, särskilt om du bara är ett litet team, kanske du börjar fundera på att anställa en videoproduktionsassistent för att hjälpa till med uppgifter som:
- skapa dina möten med kunder,
- organisera dina resor och resor,
- eller nå ut till potentiella nya kunder
- och mer.
Ja, de här kanske betasks som, nu när du tänker på det, du inte var så exalterad över att göra så mycket ändå.
Dessutom kan alla använda ett extra par händer. Oavsett om du har ett kontor eller inte. Videoproduktionsassistenter finns i alla former och storlekar, personligen och virtuellt. Mer om det om ett tag.
Så betyder det att du ska börja skanna annonsen? Bara om du inte har varit uppmärksam alls på vad som pågår online! Det finns verkligen några fantastiskt snygga nya verktyg tillgängliga, som du verkligen bör överväga innan du tar med någon ombord på heltid.
AI-assistent
För det första, är du säker på att du verkligen behöver en person? AI har kommit långt sedan Microsoft experimenterade med det halvt irriterande gem.
Ta "Amy", av x.ai, till exempel. Denna programvara har kallats "mötenas Dropbox", i dess revolutionerande potential för upptagna människor. Det är så mänskligt i sin kommunikation att efter att ha bokat ett möte har folk som inte känner till det faktiskt skickat presenter till den, som choklad, whisky och blommor, för att tacka det! Galet.
Ännu bättre, det är gratis och kräver ingen nedladdning av programvara. Allt du gör är att ge det ditt schema, inkludera i ett e-postmeddelande så gör det resten, utan att du eller någon annan behöver lära dig någon komplicerad datorjargong. Det stämmer, det kan kommunicera med dig och dina kunder på vanlig engelska.
"Det är magi", säger Michael Yamnitsky, från Techcrunch. Vad det än är så sparas det tid och som jag talade om tidigare är det viktigt att ha mer tid för att driva ditt eget företag.
I en annan riktning kan du använda Crystal, som – även om det inte kommer att skriva dina e-postmeddelanden åt dig – kommer att berätta hur du kan närma dig människor du inte känner så väl genom att analysera deras kommunikationsstil. Särskilt i en verksamhet som videoproduktion, där du kommer att skicka meddelanden fram och tillbaka med människor i en mängd olika branscher, något som hjälper dig att finslipa ditt budskap och göra det mer effektivt kan vara guld värt!
Sist men inte minst, har du upptäckt kraften med IFTTT än? Nej, det är inget stavfel. IFTTT står för If This Than That. Med IFTTT skapar du "recept" som låter dig schemalägga återkommande (och inte så återkommande) uppgifter. Du kan till exempel ställa in saker som en kalenderpost som ska skrivas i din valda kalenderapp när ett e-postmeddelande kommer in med "möte" i rubriken.
Det finns en oändlig mängd möjligheter med IFTTT och den här artikeln kan omöjligt göra sina många användningsområden rättvisa.
Här är en video som ger dig några idéer:
Virtuell assistent
AI kan bara ta dig så långt idag. Nästa steg upp är virtuella assistenter. Namnet är lite missvisande, eftersom de faktiskt är människor. Det "virtuella" syftar bara på att de inte är i ditt fysiska utrymme. Istället arbetar virtuella assistenter (eller kortare VA) på distans och håller kontakten via e-post, telefonsamtal och Skype.
Detta har många fördelar. För det första behöver du inte extra kontorsutrymme. För en annan, det finns en mycket större pool av talang där ute när du tänker på den engelsktalande världen, snarare än bara ditt lokala grannskap. Det betyder att det är mycket mer troligt att du kommer att kunna hitta rätt passform, med rätt kompetens, till rätt pris.
Allt har blivit möjligt genom sådana webbplatser som Upwork och Elance, som erbjuder stora mängder talanger hundratusentals människor. Det betyder att du inte behöver spendera dagar med att trawla internet, söka i obskyra forum och tvivelaktiga webbplatser. Istället erbjuder dessa webbplatser dig enkel åtkomst, med recensioner från tidigare kunder till hands!
Du kan då ta dig an den du gillar på heltid, deltid eller bara när du verkligen behöver dem. Har du inget jobb åt dem? Tja, då behöver du inte betala dem. Och du behöver inte må dåligt över det, eftersom de använder samma webbplatser för att hitta andra kunder!
Vi har en fantastisk lista med frilans-/outsourcingalternativ på vår sektion för jobbresurser för film- och videoproduktion.
Så vilken typ av saker kan virtuella assistenter göra?
- Bokföring – som, låt oss vara ärliga, de flesta av oss skulle föredra att någon annan hjälper oss med.
- Datainmatning – de kan hjälpa dig att bearbeta och hantera din databas över till exempel potentiella kunder.
- Datapresentation – de kan sätta ihop en presentation, eller åtminstone göra tillräckligt med grunderna för att du bara behöver justera den.
- E-posthantering och första kontakt – du kan alltid få en person att vara den första linjen mellan kunder och dig, vare sig det gäller att svara på e-postmeddelanden du får, eller faktiskt få kontakt med nya affärer.
- Forskning – de kan göra research och skriva rapporter om precis vad som helst, oavsett om det är forskning om en potentiell marknad, kund eller om utvecklingen i din bransch.
- Schemaläggning – de kan hjälpa dig att planera, undersöka och schemalägga dina dagar såväl som dina (affärs)resor.
- Skriv blogginlägg för din produktionswebbplats – om du hittar en VA som är en bra skribent är svåra att hitta, kan du få dem att skriva artiklar för ditt videoproduktionsföretags webbplats. Detta hjälper till med din marknadsföring, dina sökmotorrankningar och förmedlar ditt budskap och din etik till din publik.
- Och mer – Varje dag öppnas nya områden för automatisering och outsourcing. Kommer du ihåg regel 34? Tja, jag skulle hävda att regel 35 är:"Om du kan tänka på det, någon har skapat en app om det - eller åtminstone hittat ett sätt att lägga ut det på entreprenad!"
Fysisk assistent
Och ibland behöver du bara hitta någon som fysiskt kan vara där för att hjälpa dig personligen – oavsett om det är på en kontorsmiljö, på plats eller på annat sätt. Kanske fungerar du bättre med att veta att du kan ha möten ansikte mot ansikte med någon, eller kanske är det så att du letar efter specifik hjälp på entreprenad, som belysning, smink, talanger för voiceover eller något liknande.
Uppenbarligen kan vissa saker helt enkelt inte göras över internet.
Saken är den att om du har lagt ut en del av ditt arbete till de andra alternativen jag har beskrivit, är vad du behöver av den personliga assistenten mycket mindre.
Resultatet? Kanske behöver du inte att de är med hela tiden. Du kanske kan anställa dem på deltid eller på frilansbasis. Dessutom, ju mindre bred deras kompetens behöver vara, desto lättare blir det att hitta någon som verkligen briljerar med det du behöver, eller – om du är ute efter att spara pengar – någon som inte kostar dig en arm och en ben.
Och så är det faktum att ingen är bra på allt. Så varför be någon att göra allt? Bättre att låta varje person göra det de är bra på och det de tycker om. På så sätt riskerar du inte att bli för beroende av en person. Dessutom behöver du inte oroa dig för att överanstränga någon, eftersom om du har mer arbete, tar du bara tillfälligt med dig fler händer! Och på baksidan, när du slår en nedsväng, behöver du inte betala för personal du inte behöver.
Allt detta tjänar till att göra dig mer flexibel, mer kapabel att fokusera på att vara produktiv och i slutändan bättre kunna leverera en fantastisk produkt. Och det är det som räknas!
Jag hoppas att du har funnit den här artikeln om att anställa en videoproduktionsassistent till hjälp. Låt oss veta hur du går vidare i kommentarerna nedan. Och glöm inte att dela det här inlägget med dina vänner och kollegor med hjälp av delningsknapparna precis under det här inlägget.