Oavsett om du är frilansare, småföretagare, innehållsskapare eller egenföretagare, är att skriva e-postpitches en färdighet som du behöver behärska. Att jaga efter möjligheter är viktigare än någonsin i ljuset av Coronavirus-pandemin, och att fånga människors uppmärksamhet och marknadsföra dig själv är högsta prioritet. Oroa dig inte, vi är här för att ge dig några bästa tips för att skriva e-postpresentationer. Låt oss komma igång!
Vad är e-postpresentationer?
E-postpresentationer är helt enkelt kommunikation som du skickar för att marknadsföra en produkt eller för att lyfta fram och dela dina tjänster i hopp om att få affärer.
Några exempel på e-postpresentationer kan vara:
- Be om recensioner för ditt företag/ditt arbete
- Marknadsföra en tjänst eller produkt
- Skicka medvetenhet om ditt företag/arbete
- Frågor om lediga jobb (inte specifika jobbansökningar)
- Alla introduktioner eller erbjudanden som du skickar till en potentiell kund eller samarbetspartner
Skriv bra e-postpresentationer:Våra bästa tips
1. Hitta en kontakt
Ibland är kall e-post oundviklig. Om du inte kan hitta en gemensam vän eller kontakt för att presentera dig, då är det kallt att maila! I det här fallet, försök att göra en introduktion innan du hoppar in i någon tung försäljning eller marknadsföring.
Om du kan hitta ett sätt att bli introducerad (eller ett direkt kontaktmeddelande) är det bra! Att använda en direkt person/e-postadress istället för en allmän e-postadress av typen info@ är alltid det bästa sättet att gå. Att hitta rätt person kommer att få dig att se mer professionell ut, förhindra att du passeras runt olika människor och ökar dina chanser att få ett svar.
2. Följ reglerna
Om ett företag eller en kontakt anger riktlinjer – följ dem! Det kan vara frestande att försöka gå runt reglerna och välja ett annat tillvägagångssätt för att sticka ut, men detta kommer att få dig att se oprofessionell, självisk och okunnig ut. Din inlämning kommer nästan definitivt ignoreras, och du kan blockeras från att skicka framtida pitcher.
Många företag kommer att ha tydliga regler för olika typer av förfrågningar, onlineformulär och riktlinjer för pitching. Var särskilt uppmärksam på vad de efterfrågar, inklusive längden, mediet du behöver använda för att skicka in och sista inlämningsdatum.
3. Tänk på din timing
Om du skickar in arbete eller skickar e-postförfrågningar till populära företag eller webbplatser, var medveten om din timing. Det är stor skillnad mellan att skicka ett e-postmeddelande klockan 16 på en fredag till skillnad från klockan 8 på en onsdag. Fredagens e-postmeddelande kommer troligen inte att öppnas och kan begravas med ytterligare e-postmeddelanden under helgen.
Ett bra tips är att sikta på 08.00-10.00 i lokal tid för personen du mejlar. Undvik måndagar för att inte överväldiga eller smälta in i massor av e-postmeddelanden. Statistiskt sett kommer e-post från tisdag till torsdag vara din bästa chans att bli sedd.
4. Använd anpassning
Det är frestande att spara tid genom att skicka samma e-postmeddelande till hundratals e-postmeddelanden i hopp om att några stannar. Det bör dock vara ett kvalitetsspel i motsats till ett kvantitetsspel.
Ta dig tid att anpassa e-postmeddelandet och förbise inte vikten av detta steg. Adressera kontakten med namn och tredubbla stavningen av deras namn. Presentera dig sedan kort på ett varmt och lättillgängligt sätt. Identifiera snabbt vem du är och vad du vill/vad du har att erbjuda. Överskrid inte eller försök för hårt, men om du på något sätt kan visa att du känner till företaget/kontakten och har gjort din research kommer det att räcka långt.
5. Gör din forskning
Att visa att du har kunskap om den person eller plats du pitchar till är ett annat viktigt steg. Se till att du pitchar till någonstans som är i rätt område. Om du till exempel är en artist som ber om musikrecensioner för en folksång... skicka inte e-post till en recensent som bara täcker elektronisk musik.
Att nämna något de tidigare publicerat/en del av deras arbete och länka tillbaka till det du har att erbjuda är ett bra sätt att visa att du har gjort din research. Pitch inte bara i blindo – gör din research och skapa en kortlista över de mest relevanta att skicka ett e-postpitch till.
7. Sälj dig själv
Du närmar dig (i de flesta fall) i princip blint någon och försöker erbjuda något till dem som de inte bett om. Därför måste du visa att det du har att säga/bjuda har värde och är något som kommer att gynna dem.
För det första, vad är ett problem som du löser eller en fråga som du svarar på för den här personen? Vad säljer du egentligen – dig själv som person, dina insikter, din kompetens eller en produkt/tjänst? Kanske en kombination? Det är viktigt att definiera detta i förväg så att du kan vara tydlig, direkt och övertygande.
Om din tjänst/verksamhet/kompetens har något över dina konkurrenter, markera detta kort. Vad gör dig annorlunda, och varför ska den här personen välja dig? Kom ihåg att hålla det kortfattat och försök att inte tjafsa!
8. E-post Estetik
De flesta företag eller kontakter kommer att få massor av e-postpresentationer och vill omedelbart kunna känna igen vad du frågar efter. Därför gör layouten och den digitala estetiken för din e-post också skillnad.
Se till att det är väl fördelat, med tillräckligt med styckebrytningar, lätt att läsa, grammatiskt korrekt och att olika stycken är tematiska och inte frenetiska/återvända till tidigare tankar varannan sekund. Försök att hålla e-postmeddelandet så kort som möjligt för att hålla läsarens uppmärksamhet, men med tillräckligt med information och värme så att personen tar sig tid att interagera med dig.
9. Viktig information att inkludera
Glöm inte att inkludera all relevant information de behöver veta, till exempel:
- Bakgrund / vem du är
- Vad du erbjuder plus din idé och dina värderingar
- Fördelar med att arbeta med dig själv kontra konkurrenter
- Handläggningstid (för frilansare)
- Din avgift/kostnad (om tillämpligt vid denna tidpunkt kan detta i många fall vänta till senare)
- Ett exempel på ditt arbete (kanske hyperlänka ett ord till webbadressen/dokumentet för att undvika att se alltför skräppostlikt ut)
- Dubbelkolla att du har täckt vad, varför, när, hur och vem.
10. Glöm inte att följa upp
Bara för att du inte har hört av dig betyder det inte att du har blivit avvisad. Ibland går e-postmeddelanden obemärkt förbi, eller så glömmer folk att svara trots att de är genuint intresserade. Ibland behöver människor lite andrum och sedan en uppmaning att ta kontakt. Därför är det viktigt att skicka ett uppföljande e-postmeddelande.
Jaga inte omedelbart, men låt det inte vara så länge att du i princip slår om igen. Allt mellan en vecka och 10 dagar är den bästa tiden att vänta, och återigen, håll din uppföljning vänlig, kortfattad och skickad på en omtänksam timme.