Under det senaste året har mycket av vårt dagliga liv förändrats online. Tänk på att fira semester med familjen, kommunicera internt med ditt team eller till och med kolla in ett virtuellt nätverkshändelse. Och även om virtuella evenemang och konferenser har ökat i popularitet, finns det fortfarande mycket att lära när det kommer till virtuellt nätverk.
För alla erfarna evenemangsplanerare kommer detta förmodligen inte som någon överraskning. Att organisera effektiva nätverksmöjligheter – oavsett om det är ett personligt evenemang eller virtuellt – har alltid inneburit utmaningar. Men med rätt verktyg, planering, kreativitet och lite tur kan alla evenemangsplanerare ge en minnesvärd upplevelse till liv.
Så i den här guiden kommer vi att dyka in i allt du behöver veta om virtuella nätverk. Vi kommer att dela hur du skapar ett nätverksevent och slår fram några roliga idéer för att väcka konversationer och bygga gemenskaper. Låt oss dyka in!
Vad är en virtuell nätverkshändelse?
Så vad är virtuellt nätverk egentligen? Virtuella nätverk är alla händelser eller aktiviteter som hjälper människor att ansluta och engagera sig med andra online. Under det senaste året kan du ha gått med i en virtuell happy hour, sett en livestreamad konsert eller spelat spel virtuellt med vänner. När det genomförs väl kan ett virtuellt nätverkshändelse hjälpa människor att ansluta, lära sig och utöka sitt professionella nätverk.
Även om virtuella händelser inte alltid kan ersätta slumpmässiga personliga möten, kan de hjälpa människor att ansluta över hela världen. Virtuella nätverk växer i takt med att företag funderar på hur man bygger framgångsrika virtuella nätverksupplevelser som kan stå ensamma eller förbättra virtuella evenemang och konferenser.
Inte övertygad? Låt oss ta upp tre myter om virtuella nätverkshändelser och avslöja sanningarna bakom dem.
Tre myter om virtuella nätverk
1. De hjälper inte människor att skapa kvalitetskontakter
Virtuella nätverkshändelser tillåter oss att inte bara öka vårt nätverk i antal, utan också förbättra kvaliteten på de anslutningar vi gör. Nyckeln är att skapa utvalda virtuella upplevelser som är skräddarsydda för ett specifikt ämne eller bransch.
När ett evenemang är laserfokuserat på ett visst ämne - som hur du startar din egen restaurang eller producerar din första film - kan det locka en mer riktad publik. En virtuell publik med en gemensam nämnare är en nyckelingrediens för en kraftfull nätverksupplevelse.
Ett riktat virtuellt evenemang tillåter deltagare från hela världen att träffas, diskutera och lära sig om ett gemensamt ämne. Den bästa delen? Det finns en bättre chans att träffa någon från var som helst i världen som kan hjälpa någon att starta en ny karriär eller kickstarta en affärsidé.
2. Det är svårare att nätverka
Låt oss inse det, vi har alla varit där. En personlig nätverkssession startar. Du tar din cocktail, ser dig omkring i rummet efter ett bekant ansikte och börjar känna dig självmedveten. Det finns ingen väg runt det:nätverksevenemang kan kännas skrämmande för både introverta och extroverta.
Den goda nyheten är att virtuellt nätverk kan ha en positiv inverkan när det kommer till social ångest. Tänk på det. Nätverksarbete släpper praktiskt taget alla in i samma miljö, och demokratiserar utrymmet för att ge en jämlik och tillgänglig scen för alla. Detta kan minimera social ångest och erbjuda en mindre skrämmande nätverksupplevelse.
3. Det är svårare att fånga icke-verbala sociala signaler
Vi är alla vana vid att tolka kroppsspråk och hållning när vi chattar med något personligen. Men i en virtuell miljö är det viktigt att överväga (och öva!) andra typer av icke-verbala sociala signaler för att ersätta den personliga upplevelsen.
En enkel gest som att nicka på video är ett enkelt sätt att visa godkännande, förståelse eller stöd när du pratar med en annan person. Att upprepa ord från en annan talare kan visa att du har lyssnat.
Viss övning kan hjälpa dig att förbättra icke-verbal kommunikation i virtuella utrymmen. Var uppmärksam på dina gester, ansiktsuttryck och hållning när du tittar på en webbkamera när du pratar och lyssnar på andra. När du talar, försök med ansiktet och prata direkt in i webbkameran för att simulera "virtuell ögonkontakt".
Hur man är värd för ett virtuellt nätverkshändelse
Svettas inte. Att planera ditt nästa virtuella nätverksevenemang är ungefär som att planera ett personligt nätverksevenemang. Det finns fortfarande några viktiga frågor att ställa i förväg. Hur många personer kan jag ansluta på ett funktionellt och realistiskt sätt? Vilka typer av människor, kunder eller varumärken vill jag gå med och delta? Hur bjuder jag in dem?
Den största skillnaden i virtuell planering är produktionen. Nedan går vi igenom hur du planerar produktionssidan av ditt virtuella evenemang för att hjälpa dig och dina deltagare att maximera upplevelsen.
Välj rätt lösning för ditt evenemang.
När du överväger vilken plattform du ska använda för att vara värd för ditt evenemang, prioritera deltagarupplevelsen.
Tänk till exempel inför ditt evenemang på lösningar som gör att du enkelt kan bygga kontakt- och anmälningsformulär. Bonuspoäng för verktyg för att göra dem på varumärket! Under evenemanget, se till att det finns sätt för dina deltagare att engagera sig live oavsett om det är genom livechatt, frågor och svar, omröstningar eller att prata direkt med varandra. Efter ditt evenemang kan du överväga att använda ditt videoinnehåll på nytt eller göra det tillgängligt för deltagare. Om du kör evenemang konsekvent kanske du också vill leta efter verktyg som tillhandahåller analyser som registreringar, deltagare och engagemangsstatistik.
Beroende på dina behov kan du överväga att arrangera ditt nästa event med Vimeo eller utforska några virtuella eventplattformar för att skapa en unik upplevelse.
Testa din utrustning i förväg.
Du vill testa all din utrustning innan du går live. Beroende på din lösning kanske du vill utforska några alternativ för livestreamingutrustning för att maximera kvaliteten på din video. En bärbar dator, ljudingång, kamera och lampor är alla nyckeln till ett fantastiskt evenemang. Använd en extra bildskärm för att se publikens perspektiv och backend samtidigt. En bra internetanslutning är ett måste för oavbrutna konversationer.
Få 411:an från dina deltagare.
Om tillämpligt, överväg att be om en kort biografi, headshot och annan deltagareinformation som sociala handtag under evenemangsregistreringsprocessen. För nätverksmöjligheter kan deltagarinformation hjälpa deltagarna att bättre förbereda sig för evenemanget och bli entusiastiska över andra deltagare som går med. Dessutom kan all deltagareinformation i förväg hjälpa evenemangsplanerare att koppla samman deltagare med liknande bakgrund.
Mindre är mer. Håll grupperna små.
Antalet personer i ditt virtuella nätverksevenemang kan bidra till dess totala framgång. I slutet av dagen vill du att alla ska känna att de har en chans att tala. Sikta på 8-15 livedeltagare. Om du vill utöka ditt virtuella nätverkshändelse, skapa flera virtuella utrymmen eller breakouts som rymmer 8-15 personer var. Detta ger tillräckligt med tid och flexibilitet för alla att bidra till samtalet. Du vill undvika att två eller flera personer pratar över varandra.
Välj ett tema eller ämne.
Om du har bestämt dig för att skapa flera virtuella sessioner eller breakouts, förbered ett tema för var och en för att sätta tonen för diskussioner.
Till exempel kan ett storskaligt marknadsföringsevenemang inkludera tre "rum" med happy hour-tema. Dessa rum kan fokusera på olika marknadsföringsområden som innehåll, produktionsmarknadsföring och digital marknadsföring. Ge dem medryckande namn som "Margaritas och produktmarknadsföring" eller "Whisky och författare." Se till att inkludera en rummoderator för att kicka igång och underlätta diskussionspunkter för att hålla konversationerna flytande.
Generera FOMO.
Eftersom utrymmet är begränsat för ett virtuellt nätverksevenemang, var noga med att nämna i allt ditt marknadsföringsmaterial att utrymmet är begränsat. Skicka ut flera bekräftelsemail och förbered en väntelista för eventuella avbokningar i sista minuten. Om/när utrymme blir ledigt och du når ut till dem på din väntelista, få dem att känna sig speciella. En känsla av exklusivitet får människor att känna att de behöver vara där.
Skicka inbjudningar med syfte.
Bjud in rätt personer som du vet kommer att tycka att detta evenemang är fördelaktigt. Detta kan kräva lite forskning i förväg. Segmentera din målgrupp och rikta in dig på nyckelproffs eller branscher som kommer att finna mycket värde för evenemanget och lägga till konversationerna. Om din budget tillåter, skicka cocktailkit eller annat evenemangsbyte till deltagarna i förväg.
Om du har begränsade resurser, inkludera ett roligt recept på en signaturcocktail i din inbjudan till evenemang. Detta humaniserar upplevelsen och kan bli en trevlig isbrytare i början av evenemanget. För att inte tala om, det kommer att lindra alla sociala nerver! Kick-off med en skål och några ord från värden eller en speciell gästtalare.
Varumärke allt.
Förvänta dig och uppmuntra deltagarna att dela sin virtuella nätverksupplevelse på sociala medier. Från landningssidor, e-postinbjudningar, videospelare hela vägen till fysiskt skickade kit – du vill se till att ditt eventmärke ingår. Släng in en rolig händelse-hashtag och gör reklam under och efter evenemanget för att skapa en social buzz.
Sex idéer för virtuella nätverksevenemang
Cocktails är alltid körsbäret på toppen av alla nätverksupplevelser, men det är inte ett måste. Var kreativ och erbjuda olika typer av upplevelser för att föra alla samman. Känner du dig fast? Här är sex enkla och roliga idéer för att komma igång.
1. Pedagogisk verkstad
Vill du diskutera entreprenörskap? Vad sägs om att lansera en poddserie? Överväg att erbjuda en workshop med en branschexpert för att hjälpa proffs att fräscha upp sina kunskaper.
Till exempel kan en workshop om personligt varumärke innehålla hur man får rätt varumärke för företag med en digital illustratör. De kan demonstrera skapande av logotyper och vad som ska göras och inte göras när det kommer till färganvändning. Denna snabbkurs i varumärkesbyggande hjälper till att dela idéer, expandera på befintliga koncept och kan leda till långvariga affärsrelationer.
2. Friskvårdsworkshop
En workshop med fokus på friskvård eller egenvård är ett bra sätt att locka deltagare som för vila och avkoppling. En meditations- eller yogaworkshop kan vara det perfekta sättet att föra samman deltagarna för att få positiva vibbar. En lågmäld, bekväm miljö ger alla en chans att utöka sin egenvårdskunskap i en stödjande miljö. Som en bonus kan deltagarna dela med sig av sina egna friskvårdsmetoder och bästa praxis.
3. Snabbnätverk
Snabbnätverk är ett snabbt, enkelt och smärtfritt sätt att få alla deltagare att engagera sig. Med bara 5-10 minuter på klockan uppmuntras deltagarna att dyka in i de stora frågorna i ljussnabba omgångar. Skicka en enkät efter evenemanget för att se vilka av dina deltagare som vill chatta mer. Om båda parter valt varandra kan du dela deras kontaktinformation. Detta är en stor ansträngning för att säkerställa andras integritet samtidigt som du ansluter på ett personligt plan.
4. Virtuellt kaffe
Anta inte att alla vill dricka alkohol. Ibland gör det stor skillnad att byta till kaffe. Skapa ett virtuellt kafé och skicka evenemangsmärkta muggar och kaffebönor i förväg. Om du planerar för flera evenemang, överväg att tilldela olika drycker för olika virtuella sessioner. Spela cafémusik i bakgrunden för att få liv i din virtuella miljö. Du kan till och med anlita en musiker för att spela i början eller mitten av ditt nätverksevenemang för full på en öppen mikrofon. Eller så kan du låta en barista gå med i sessionen för att göra den perfekta koppen.
5. Cocktailtillverkningskurs
Om du är stenhård på ett cocktailparty, prova en virtuell provning av din favoritdryck. Whisky- och bourbonprovningar erbjuder något annat i motsats till vin, varje alternativ kan ge en fantastisk upplevelse. Med färre ingredienser och ett fullt recept att följa kan alla smutta på och diskutera smaker med lätthet. Överväg att anlita en professionell mixolog som är specialiserad på din anda för att lägga till en pedagogisk aspekt till upplevelsen.
6. Slack-kanal eller grupp efter evenemanget
Nätverk ska inte sluta när evenemanget är över. Utforska sätt att skapa grupper för att hålla igång konversationer långt efter ditt evenemang. Detta kan göras via slack eller en app. Gemenskaper efter evenemang kan utvecklas till regionala avdelningar eller medlemskap som träffas regelbundet. Du kan till och med införliva en hybridmodell för dem som kan träffas lokalt säkert medan andra kapitelmedlemmar från hela världen deltar virtuellt.
Avsluta:ansluta med video
Virtuella nätverksevenemang har varit en av de sällsynta trevliga överraskningarna från det senaste året. I en tid där anslutning behövs mer än någonsin, har vi förmågan att interagera med varandra från var som helst runt om i världen. Och den bästa delen? Du bestämmer reglerna.
Var modig i din kreativitet med din publik. Använd tiden till att dela idéer, samarbeta, träffa nya människor och vara öppen för nya perspektiv. Och kom ihåg att du kan utnyttja kraften i video när som helst. Så experimentera med alla sätt ni kan komma samman.