Alla handmöten är ett nyckelelement i en intern kommunikationsstrategi. När de görs rätt anpassar de teamen och ger ett hälsosamt forum för feedback och konversation. De kan också hjälpa anställda att förstå hur deras roll och arbete passar in i helheten.
Men det finns en hake. När de är dåligt orkestrerade kan dessa möten i bästa fall vara oengagerande eller i värsta fall oinformativa.
Så för företagsledare som vill ha alla händer på däck, hur hittar du den rätta balansen för ditt möte?
Den här guiden går igenom allt du behöver veta om alla handmöten. Vi kommer att täcka grunderna som vad det är och varför det är viktigt.
Vi kommer också att ge några tips om hur Vimeo sköter våra möten för att hjälpa dig att tryggt producera dina i en avlägsen eller hybrid arbetsvärld.
Redo? Låt oss komma till det.
Vad är ett all hands-möte?
Ett möte för alla händer – ibland kallat ett stadshus – samlar en hel organisation virtuellt eller personligen för att diskutera företagsomfattande uppdateringar.
Vanligtvis leder en verkställande ledare (tänk din operative chef eller verkställande direktör) med en agenda full av företagsuppdateringar, nya projekt, teamshoutouts och bestämd tid för frågor och svar.
Varför är alla handmöten viktiga?
Tänk på det. Utan ett återkommande möte eller rådhus är det troligt att anställda kommer att samla in information ad hoc över hela organisationen. Information kan spridas bitvis eller till och med misstolkas.
Dessutom behöver anställda en plats för att ställa frågor och få en känsla av hur företaget fungerar på andra områden där de inte är involverade.
Tack och lov har alla handmöten kraften att sammanföra team. Genom att dela information i ett särskilt möte kan chefer främja transparens och få feedback i realtid för att hjälpa sina anställda att hålla kontakten var de än är.
Vad är skillnaden mellan ett personligt och virtuellt möte med alla händer?
Den största skillnaden mellan en personlig alla händer och en virtuell är att virtuella möten för alla händer sänds eller livestreamas till anställda.
Virtuella möten för alla händer kommer också med några fantastiska fördelar. De ger organisationer en välbehövlig flexibilitet att inkludera avlägsna team oavsett var de befinner sig.
Vad är ett virtuellt möte för alla händer?
Ett virtuellt möte med alla händer eller rådhus är ett internt evenemang som sänds live till en avlägsen publik av anställda. Virtuella möten för alla händer har blivit en nödvändighet för intern kommunikation när fler organisationer flyttar till en avlägsen av hybrid-arbetsupplevelse.
I en tid av social distansering och hybridarbete är det viktigare än någonsin att hålla kontakten. Video ger en känsla av rutin, stöd och gemenskap för utspridda team.
Varför virtuella alla händer är viktiga för intern kommunikation
Virtuella alla händer hjälper till att hålla team samordnade och engagerade. Liksom sina motsvarigheter på kontoret är virtuella möten för alla händer (eller virtuella rådhus) platser för affärsuppdateringar, medarbetarnas strålkastarljus och en möjlighet för ledare att ställa frågor (och släppa en shout out eller två!).
Men kom ihåg:ett framgångsrikt möte för alla händer, oavsett om det är personligt eller virtuellt, beror på en genomtänkt implementering. En nyligen genomförd studie som vi genomförde med Global Web Index visade att 54 % av cheferna tror att deras organisationer streamar veckouppdateringar, medan endast 20 % av deras arbetsstyrka håller med. Uppenbarligen representerar detta en frånkoppling!
För att hjälpa dig över den interna kommunikationsklyftan har vi samlat 8 tips från Vimeos COO, Courtney Sanchez, om hur du planerar det bästa mötet för alla händer.
Hur man kör ett fantastiskt möte med alla händer i 8 steg
1. Planera ditt möte i förväg
För att hålla dina virtuella möten på rätt spår, ta ett steg tillbaka och tänk som en producent. Detta innebär planering, planering och bara lite mer planering. En hel del action bakom kulisserna händer för att göra varje virtuellt möte till en smäll.
Börja med att utarbeta en föreslagen agenda och sprida den till relevanta intressenter i förväg. Bekräftelse av agendan, mötesflödet och föredragshållare kan komma till slut, så se till att dina intressenter förstår din tidslinje.
Sedan, om du har ett produktions- eller AV-team som stödjer sändningen, starta en testström på morgonen för att se till att du är redo att gå!
Som ett exempel använder Vimeo en enkel planeringssekvens i två steg. Först cirkulerar vi ett utkast till agendan till ledarteamet en vecka i förväg och ber om feedback. Därefter gör vårt produktionsteam en testkörning av livestreamen för att reda ut eventuella tekniska problem i förväg. Då är det dags för show!
2. Håll ditt möte om specifika ämnen
Det bästa mötet för alla händer underlättar transparent dialog och skapar en inkluderande miljö där anställda kan delta. För att skapa en inkluderande och engagerande miljö har Vimeo lyckats vara värd för alla våra möten om mycket specifika ämnen.
För att göra detta bör du identifiera ämnen som är mest engagerande för anställda och utelämna allt som är mindre viktigt.
Till exempel, om du får ett överflöd av frågor i slutet av ditt möte, kanske du vill ha dedikerade live Q&A-sessioner. Om flera anställda når ut med frågor om ett specifikt ämne — ett uppföljningsmöte fokuserat på det ämnet skulle sannolikt få genklang hos dem.
3. Öka mötesfrekvensen för alla händer
Med tanke på verkligheten av distansarbete är det troligt att din organisation kan dra nytta av ökad mötesfrekvens för att hålla kommunikationen flytande.
Under det senaste året har Vimeo insett behovet av en mer frekvent kadens för att tilltala hela teamet. Alltså det nymärkta Alla Vimeo Live Town Halls gå live varannan vecka. Avsikten är att ha mindre formella möten som gör det möjligt för ledarskap att ge uppdateringar om den nuvarande miljön, verksamheten och ta itu med anställdas problem.
Det är också logiskt att exekveringen av en virtuell allhand har förändrats. Vi har gått över till primärt fjärrproduktion även om förberedelserna för både virtuella och personliga möten med alla händer har förblivit oförändrade. Du måste också överväga konsekvenserna av att inte kunna se reaktionerna från alla dina anställda i en avlägsen miljö.
Lär dig hur chefer lutar sig åt nya kommunikationsstrategier med Workplace Communications Workshop.
4. Planera mötesaktiviteter
En stor utmaning under distansarbete är att upprätthålla en känsla av tillhörighet. När du planerar ditt möte, fundera över hur du kan väva in sociala aktiviteter. Tänk på enkla idéer som virtuella happy hour, triviaspel, lunch och lärande och Slack-utmaningar.
Till exempel, Vimeo är värd för videoträffar där Vimeans presenterar sina husdjur och "gissa den virtuella bakgrunden"-tävlingar. Allt är en del av Vimeo Virtual , ett globalt evenemangsprogram för att ge våra team möjligheter att få kontakt med, lära av och stödja varandra.
Förutom möten som show and tells arrangerar vi sessioner om mångfald, rättvisa och inkludering. Fundera på hur du kan förgrena dig från standardmötesagendan och hitta ämnen och teman för att entusiasmera ditt team.
5. Använd enkäter för att få feedback
Vi har lärt oss att det är avgörande att samla in feedback efter en virtuell alla händer. Du kommer förmodligen att märka i din nästa företagssynkronisering att det är svårt att mäta reaktioner under en livesändning.
För att skapa värdefulla feedback-loopar, skicka enkäter, identifiera uppriktiga individer inom organisationen och be nya medarbetare om insikter i vad de gillade och exempel på vad de gillade från tidigare organisationer. Lägg till feedback när du testar nya moduler och tillvägagångssätt i framtida möten.
6. Håll medarbetarna engagerade genom att visa ditt ansikte
Att engagera distansanställda är utmanande. Digital trötthet är verklig. Det är därför det är så viktigt för ledare att vara ärliga och visa sitt ansikte för medarbetarna. Uppmuntra ledare att ta upp ämnen eller frågor direkt i mötesmaterialet istället för att vänta och se om det kommer att dyka upp i frågor och svar.
Kom ihåg:det är okej för ledare att vara sårbara, eftersom det visar empati och en vilja att vara verklig. Candor håller medarbetarna engagerade och motiverade, särskilt i tider av osäkerhet.
7. Införliva företagets värderingar i din interna kommunikationsstrategi
För att göra ett möte som sticker ut, införliva ditt företags värderingar med ärlighet och integritet.
Vimeos värderingar påverkar vår interna kommunikationsstrategi oerhört. Empati, genomslagskraft och uppriktighet är viktiga grundpelare i vår interna kommunikationsstrategi. Vi öppnar alla händer med ett ramverk "Vad fungerar/vad inte (ännu)" för att vara transparenta om var vi påverkar som ett team och var vi behöver förbättras.
Vi avslutar alla händer med en anonym, öppen Q&A för att uppmuntra varje röst som vill bli hörd. Ofta resulterar detta i att vårt ledarteam tar itu med utmanande ämnen öppet och ärligt. Vi är engagerade i detta tillvägagångssätt eftersom vi tror att det är det bästa sättet att arbeta igenom utmaningar som ett team.
8. Mät din framgång
Efter alla händer lägger vi omedelbart upp en omröstning för teamet för att ge feedback. Framgång mäts oftast av två frågor:
- Har du en bättre förståelse för Vimeos strategi, prestanda och mål?
- Var alla våra händer en värdefull tidsinvestering?
Vi ber också om feedback på allt material, eftersom vi alltid strävar efter att fördjupa oss i ämnen och teman som är viktiga för teamet, ämnen som vi inte tog upp och borde ha, eller ytterligare feedback.
Avsluta:Alla händer på däck!
Vi anpassar oss alla till en ny distansarbetsmiljö. Omfamna lärdomarna och fortsätt att förfina din interna kommunikationsprocess med dessa användbara tips:
- Planera alla dina möten i förväg.
- Var värd för möten om specifika ämnen.
- Öka mötesfrekvensen för alla händer.
- Piffa upp det med virtuella aktiviteter och utmaningar.
- Fånga viktig feedback med undersökningar.
- Visa ditt ansikte.
- Ta med dina värderingar i kommunikationsstrategin.
- Fortsätt att mäta framgång.
Planerar du ditt eget virtuella eller personliga möte med alla händer? Vimeos liveproduktionsteam kan hjälpa till med vägledning och rådgivning för att göra det till en framgång.
Ursprungligen publicerad den 14 april 2020. Uppdaterad den 15 april 2021.