Hur man ersätter möten med video

Tillbringar du en oroväckande del av din dag eller vecka på arbetsplatsmöten?

Vi känner den smärtan!

Att kommunicera på dagens arbetsplats sker på många olika sätt. Några av de vanligaste metoderna inkluderar:

• Ansikte mot ansikte
• Virtuella möten
• E-post
• Chattverktyg

Även om var och en har ett syfte, beroende på vad du behöver dela, har var och en nackdelar också.

Vår forskning visade att de flesta anställda känner att deras företagskommunikation inte skickar ett tydligt budskap och att ledare inte kommunicerar på ett sätt som är bäst för de anställda. Det kan ha en enorm inverkan på produktiviteten, medarbetarnas engagemang och till och med jobbprestanda.

En stor boven? För många möten.

Hur möten stör arbetet

Därmed inte sagt att möten i sig är dåliga eller improduktiva. Ibland är ett möte ansikte mot ansikte det bästa sättet att kommunicera. Att sitta ner, prata igenom idéer och fatta beslut fungerar utmärkt i ett antal situationer.

Tyvärr, eftersom det fungerar en del av tiden, tenderar många företag att använda det hela tiden.

Detta tillvägagångssätt är inte alltid möjligt. Även med virtuella mötesalternativ kan det vara svårt att schemalägga på grund av tidszonsbegränsningar och begränsad tillgänglighet i människors redan upptagna kalendrar.

Ibland kan det till och med ta längre tid att schemalägga ett möte med en upptagen grupp av intressenter än själva mötet.

Möten innebär också några andra, mindre uppenbara utmaningar som:

• Människor som pratar över varandra
• Tysta människor talar inte alltid ut
• Människor multitasking eller inte engagerade
• Hörde:"Förlåt, jag måste springa till ett annat möte"

Hur många gånger har du varit i ett möte där två eller tre personer dominerade samtalet och alla andra fick kämpa för att få sin röst hörd? Alla har inte en personlighet som lämpar sig för att avbryta och säga ifrån, särskilt i gruppmiljöer eller med ledarskap.

Vissa människor behöver också mer tid för att bearbeta information innan de kommer med idéer eller motpunkter. De kan ha fantastiska saker att dela med sig av, men ett möte kanske inte är den bästa platsen för dem att göra det.

Dessutom har vi alla varit i möten där åtminstone några av deltagarna kollar sina telefoner eller arbetar med något annat.

Kanske behövde de egentligen inte vara med på mötet. Eller kanske bara en liten del av det timslånga mötet var faktiskt relevant för dem. Hur som helst, det var förmodligen inte en effektiv användning av sin tid.

Ironiskt nog uppstår en annan nackdel med möten när de går bra. Har du någonsin varit mitt uppe i en bra diskussion bara för att få den kortad för att tiden är ute? Du kanske bara behöver 10-20 minuter till, men istället, eftersom folk har andra åtaganden, måste du stanna upp och försöka fortsätta där du slutade vid ett annat tillfälle.

Mellan att försöka hitta tid i allas kalender igen och få dem alla tillbaka på samma sida är det nästan omöjligt att komma tillbaka i flödet. Många bra idéer kan ha gått förlorade under tiden mellan mötena.

Skicka bort onödiga möten med video

Trots alla dessa nackdelar fortsätter de flesta organisationer att schemalägga onödiga möten.

Det behöver inte vara så här. Du och ditt team kan avstå från dessa möten med video. Du ökar engagemanget och produktiviteten – och minskar tidsspillan. Forskning bekräftar detta. Faktum är att vi fann att 48 % av de anställda anser video vara den mest engagerande formen av kommunikation .

Men är inte videor mycket arbete?

Jag vet vad du kanske tänker... om jag aldrig har gjort en video, hur kommer det att spara mer tid att lära sig göra det än att faktiskt ha mötet? Det är en normal reaktion, och du är inte ensam. Dessa rädslor kan härröra från tron ​​att:

• Videor måste se perfekta ut för att vara effektiva
• Videor tar alltid lång tid att göra
• Videor kommer att vara svåra att övervaka och hålla uppdaterade med tiden
• Videor kräver mycket förberedelser, som manus och storyboards

Även om allt ovanstående i vissa fall kan vara sant, behöver du i de flesta kommunikationssituationer på arbetsplatsen inte förbereda dig mer för att göra en video än vad du skulle göra för att ha ett möte.

Snagit är ett fantastiskt allt-i-ett-fångstverktyg som kan hjälpa dig att enkelt fånga eller spela in din skärm och göra enkla redigeringar.

Dessutom ger Snagit dig ett enkelt sätt att spela in din röst och skärm (eller webbkamera) på samma gång, vilket gör det enkelt att skapa snygga informationsvideor.

Och kom ihåg att du inte gör nästa storfilm i Hollywood. Det behöver inte vara perfekt. Dessa typer av videor är vanligtvis avsedda för en liten grupp människor och har en relativt kort hållbarhet.

Ofta kan det vara så enkelt som att öppna ett bildspel eller ett kalkylblad och bara prata över det medan du spelar in. Om du gör ett misstag är det bara att fortsätta. Du kan enkelt klippa bort de riktigt häftiga när du är klar.

Fördelar med att använda video för att ersätta möten

Låt oss ta en titt på ett snabbt exempel på hur detta koncept faktiskt fungerar.

Ganska enkelt, eller hur? Det tycker vi också. Det är därför som våra team på TechSmith har lutat sig åt den här modellen och eliminerat massor av möten som stör våra kalendrar.

Ibland kanske du fortfarande vill ha ett möte efter den inledande webbaserade diskussionen. Om så är fallet kan du nu hoppa rakt in i beslutsfattande läge istället för att spendera första halvan av mötet med att någon presenterar information eller data och svarar på frågor.

När detta händer, gissa vad? Du gjorde precis ett "vänt möte". Detta är en annan bra teknik för effektivare möten, vilket helt enkelt innebär att dela information i förväg så att alla kommer till ett möte mer förberedda.

Men ofta kommer du att upptäcka att du kan åstadkomma allt du behöver genom en webbaserad videodiskussion och kan hoppa över mötet tillsammans!

7 fördelar med videobaserade diskussioner

Efter att ha använt den här tekniken mer och mer på TechSmith för saker som statusuppdateringar, forskningsrön och strategiförslag, här är de sju bästa fördelarna vi har sett:

1. Alla får en lika röst

Genom att ha en videobaserad diskussion kan även de svagaste kollegorna höra av sig när de har något att bidra med. Utan någon annan att nöja sig med i realtid kan alla tittare lämna kommentarer efter behov.

2. Alla kan se innehållet när och var det passar dem

Inget mer att leta efter ett mötesrum eller kämpa för att hitta en kalenderplats som fungerar för alla. Med video kan varje teammedlem titta på informationen när det är som bäst för dem, och de behöver inte känna sig oförberedda för ett personligt möte om deras schema är upptaget.

3. Det ger människor tid att smälta innehållet innan de svarar

Ibland kan det vara svårt att ge omedelbar feedback under ett möte. Du kan behöva tid för att låta innehållet sjunka in och kanske granska det innan du uttrycker din åsikt. Asynkron video löser det problemet!

4. Den dokumenterar och arkiverar konversationen på en enda plats

Önskar du inte ibland att du kunde gå tillbaka och se en inspelning av allt som sades i ett personligt möte? När du istället delar en video, finns informationen permanent i ett lättillgängligt format.

5. Det låter alla ha delat sammanhang som går in

Om du planerar att ha ett uppföljningsmöte är videor ett bra sätt att ge alla parter den tid och information de behöver för att känna sig redo att gå in i det. Dessutom kommer den informationen att förmedlas enhetligt.

6. Vi kan dra bättre nytta av personlig tid (om det fortfarande behövs)

När medarbetare har en video med bra information kan vi alla utnyttja våra personliga möten bättre och inte slösa tid på att förmedla statistik för första gången. Det vill säga om ett personligt möte ens behövs efter en videodelning!

7. Ibland kan vi byta ut ett helt möte

Om en bra video kan förmedla all information som ett personligt möte skulle ha, varför träffas överhuvudtaget? Videor kan spara tid för alla och öka produktiviteten.

Sammanfattning

Onödiga möten kan orsaka förödelse för produktivitet och moral. E-post och andra former av kommunikation innebär också sina egna utmaningar.

Men video erbjuder ett bra alternativ till det traditionella mötet.

Asynkron kommunikation ger flexibilitet för alla teammedlemmar och hjälper dem att sätta sina idealiska scheman. Dessutom kan de gå tillbaka och läsa om eller titta på innehåll så många gånger som behövs för att absorbera informationen.

Inte alls! Snagit gör det superenkelt att ta korta skärminspelningar och lägga till enkla redigeringar utan att ha någon erfarenhet. För mer komplexa redigeringar rekommenderar vi Camtasia.