Det nya coronaviruset (COVID-19) har lämnat konferensarrangörer och evenemangsplanerare runt om i världen i en tuff plats. Men det finns hopp för organisationer som har varit tvungna att avsluta evenemang 2020:showen kan fortsätta som en virtuell konferens. I det här inlägget går vi igenom tre olika sätt att ställa in din virtuella konferens så att du kan sammanföra människor på ett säkert sätt.
Tre virtuella konferenskonfigurationer
Vilken virtuell konferensinställning som är mest meningsfull beror på din befintliga videoinfrastruktur och hur mycket tid du har för att distribuera ny hårdvara och plattformar.
I alla fall kan du antingen livestreama ditt virtuella evenemang eller spela in det hela och publicera det till ett innehållsleveransnätverk (CDN).
Öppna din virtuella konferens med en kostnadsfri konsultation
En av våra lösningsexperter guidar dig genom allt du behöver för att få igång ditt virtuella evenemang.
1. Byt snabbt till en virtuell konferens
Den stora fördelen med detta tillvägagångssätt är att du förmodligen redan har allt du behöver:en inbyggd eller extern webbkamera och ett företags YouTube- eller Facebook-konto.
Installationen är också mycket enkel. Om din webbkamera är extern ansluter du den till en ledig USB-port på din bärbara eller stationära dator. Starta sedan upp en gratis livestreamingplattform som YouTube Live eller Facebook Live, konfigurera din stream (utnyttja sekretessinställningarna som dessa plattformar erbjuder om du vill begränsa vem som kan gå med) och välj din webbkamera som videokälla. Du kan också spela in ditt virtuella konferensinnehåll och ladda upp det till din föredragna videoplattform efter.
Nackdelen är att kvaliteten på din video och ditt ljud inte blir vad den skulle kunna vara. Men det är klart att vissa organisationer kanske inte har tid att rulla ut professionell AV-utrustning för att rädda deras evenemang. Om det är du är detta tillvägagångssätt fortfarande ett säkert sätt att leverera ett evenemang virtuellt till din publik.
2. Få din virtuella konferens att se bra ut
Webbkameror är enkla att använda, men deras videokvalitet lämnar något övrigt att önska. Genom ett USB-insamlingskort kan du använda en DSLR, spegellös kamera eller videokamera med din bärbara dator eller dator för att förbättra utseendet på din virtuella konferens.
Konfigurationen skiljer sig inte mycket från att använda en webbkamera:anslut bara inspelningskortet till en ledig USB-port och din kamera till den andra änden av kortet. Då kommer din virtuella konferensprogramvara att känna igen kameran som om den vore en plug-and-play-webbkamera.
3. Förvandla ditt virtuella evenemang till en professionell produktion
Med rätt utrustning kan du ta din virtuella konferens ännu längre genom att göra den till en multikamerafotografering med anpassade bild-i-bild-layouter och andra avancerade funktioner.
Den här typen av installation kräver ytterligare utrustning som en videoväxlare, streamer och scaler. En del videokodningshårdvara inkluderar den här funktionen i en låda – och erbjuder många andra fördelar för videoproduktion.
En hårdvarukodare är en enhet som är specialbyggd för videoströmning, inspelning, inspelning – eller alla tre. Som dedikerade apparater presterar hårdvarukodare ofta bättre än programvarukodare (dvs det program du använder på din dator för att streama eller spela in). Det beror på att programvarukodare måste dela resurser med ditt operativsystem och alla aktiva processer.
Hårdvarukodare stöder vanligtvis flera videoingångar och en mängd olika kontakter, vilket breddar dina alternativ bortom webbkameror till DSLR, videokameror och annan avancerad videoutrustning. En del videokodarhårdvara, som vår Pearl-2 och Pearl Mini, inkluderar även professionella ljudingångar. Dessa funktioner förenklar installationen avsevärt genom att du kan ansluta HDMI- och SDI-kamerautrustning och professionella XLR- eller TRS-mikrofoner direkt.
Beroende på vilken virtuell konferensplattform eller virtuell konferensprogramvara du använder kan du behöva inkludera ett USB-insamlingskort i din installation så att du kan ta in videosignalen från din hårdvarukodare. Detta kommer att möjliggöra live-växling, anpassade layouter och annan hårdvaruspecifik funktionalitet.
Allt annat som din virtuella konferens behöver
Börja från början med ditt virtuella evenemang? Här är vad du behöver förutom AV-hårdvara och mjukvara.
En attraktiv agenda
Speciellt framför deras datorskärmar kan människors uppmärksamhet vackla. Kom på ett övertygande tema för din konferens som kommer att hålla din publiks uppmärksamhet. När du har landat på ett lämpligt ämne, börja leta efter gästföreläsare som är auktoriteter i någon aspekt av det. Dina affärsnätverk och sociala plattformar som Twitter och LinkedIn är bra ställen att börja.
Framför allt vill du att ditt konferensinnehåll ska vara tillräckligt dynamiskt och engagerande för att fånga din publik och hålla deras intresse. Samma principer för att planera ett webbseminarium gäller här.
Virtuell konferensprogramvara eller en virtuell konferensplattform
Det finns massor av olika verktyg som kan stödja en virtuell konferens – oavsett om det är en webinarapplikation som ON24, en specialbyggd lösning som vConferenceOnline, programvara för videokonferenser som Zoom, ett privat innehållsleveransnätverk (CDN) som Vimeo eller till och med en gratis plattformar som YouTube eller Facebook. Välj ditt val baserat på vad som kommer att stödja din övergripande virtuella konferensplan. Om du till exempel vill ta ut en avgift för åtkomst, se till att vilken plattform du än använder inkluderar en betalvägg eller intäktssystem.
Rätt marknadsföringsverktyg
Du kan ha den mest fängslande konferensagendan på planeten, men ingen kommer att visa det om du inte får ut ordet. Använd de verktyg du har till din fördel – företagets webbplats, e-postlistor, sidor på sociala medier, etc. – och överväg att lägga till nya i din arsenal. Skapa riktade annonser för Facebook eller Google. Bygg en webbplats eller mikrosajt som presenterar temat, konferensagendan, talarens bios och annan information för att skapa intresse. Spela in och dela en kort video som ger folk en uppfattning om vad de går för om de deltar.
Robust e-postautomatisering
Eventregistranter gillar ofta att bli påminda om att datumet närmar sig. Det är också ett bra marknadsföringssteg att kommunicera med registranter efteråt – att dela en länk till VOD-versionen (gratis eller på annat sätt), för att påminna om en produkt eller tjänst som visades upp under konferensen, etc. Du vill ha en tjänst som ActiveCampaign, ConverKit , eller Campaign Monitor för att automatisera denna kommunikation.
Kvalitetsutrustning
En virtuell konferens med högt produktionsvärde kommer att spegla ditt företag väl och hålla människor engagerade. Tittarna kommer sannolikt inte att stanna kvar om din video- och ljudkvalitet är dålig. Se till att du har rätt teknik för att ge din konferens en professionell känsla. Det betyder en högkvalitativ kamera, en bra mikrofon, rätt belysning och ett snyggt set. Du kan köpa eller hyra den här utrustningen och ställa in den själv, eller ring ett AV-produktionsbolag för att göra allt åt dig.
Om du verkligen vill imponera på virtuella konferensbesökare kan du ta det ännu längre med en fotografering med flera kamera tillsammans med anpassade bild-i-bild-layouter och andra avancerade funktioner. Den här typen av installation skulle kräva ytterligare utrustning som en videoväxel, streamer och skalare. (Våra Pearl hårdvarukodare, Pearl Mini och Pearl-2, inkluderar alla dessa i en enda enhet.)
Den virtuella konferensen:Ett beprövat format för ditt evenemang
Även om idén med virtuella konferenser har blivit framträdande 2020, har konceptet funnits ett tag. Här är bara några exempel på virtuella konferenser från det förflutna:
- Videoteknikföretaget Kaltura såg potentialen redan 2012, när det var värd för det första Kaltura Education Video Summit. Tusentals deltog praktiskt taget eller laddade ner en inspelning av evenemanget, som inkluderade tal av ledare inom utbildnings-, lärande- och träningssektorerna.
- I april 2018 var Drip värd för sin andra virtuella Au+oma+ed-konferens, som innehöll ett urval av 14 e-handelsexperter och lockade mer än 20 000 registranter.
- Också under 2018, under augusti, var Wistia värd för CouchCon, ett virtuellt evenemang som består av en live keynote och förinspelade tal av marknadsföringsexperter från LinkedIn, TechSmith, Buffer och andra. Nästan 1 700 deltagare från hela världen deltog nästan i CouchCon 2018.
Fördelar med virtuella konferenser
Även utanför dessa exceptionella omständigheter är det meningsfullt att vara värd för en virtuell konferens. Här är fem skäl till varför:
1. Sänk kostnaderna
Virtuella konferenser brukar kosta mycket mindre än personliga konferenser. Det beror på att att gå virtuellt undanröjer många av de många utgifterna som är förknippade med traditionella konferenser. Enbart hyresavgifter går allt från $500 till $20.000. Lägg till avgifter för tillstånd och licenser, måltider med servering, Wi-Fi-åtkomst, resor och boende, skyltar och andra fysiska säkerheter, och du ser på en enorm utgift – och höga biljettpriser för att kompensera för det.
Inget av det betyder att det inte är utan kostnader att vara värd för en framgångsrik virtuell konferens. På förhand kommer ditt företag förmodligen att behöva investera i (eller hyra) ny teknik, verktyg och tjänster för att göra det möjligt. Men allt det skulle ändå kosta mindre än att samla alla under ett tak. Du är också sedan inställd för att vara värd för fler virtuella konferenser senare. All utrustning du köper kan också komma till nytta för webbseminarier och annat livevideoarbete.
2. Nå mycket fler människor
När din konferens är virtuell, begränsas deltagandet inte av storleken på en lokal eller vem som har råd att göra det. Det är delvis det som ligger bakom de stora siffrorna som Kaltura, Wistia och Drip drog med sina evenemang. Människor kan lyssna från var som helst i världen – hemma, på kontoret eller på språng – och när som helst, om evenemanget spelas in och görs tillgängligt på begäran.
Du kan ta ut en avgift för att ladda ner video-on-demand-versionen (VOD) eller göra den gratis att titta på. Båda alternativen har sina fördelar. Den kostnadsfria rutten kan få ännu fler ögon på ditt innehåll eftersom tittarna då enkelt kan dela det online.
Det är också värt att notera att att gå virtuellt inte utesluter en av de största försäljningsargumenten för många konferensdeltagare:nätverkande. Plattformar som ON24 och Zoom gör det möjligt att skapa virtuella nätverk och breakout-rum för deltagarna att använda under hela evenemanget. Vissa lösningar stöder till och med virtuella utställningshallar, där deltagarna kan lära sig om produkter och tjänster och chatta med leverantörer.
3. Ta in experter var som helst
Det är mycket lättare att presentera din konferens för potentiella gästföreläsare när de kan bidra med innehåll bekvämt från sitt hem eller på kontoret. Annars kan det vara svårt att tala på en konferens eftersom det innebär att man tar sig tid att komma dit och vara där.
Det finns ett par sätt du kan behandla talen på din virtuella konferens. Du kan livestreama dem som Drip gjorde med sin keynote. Detta kan vara vettigt för talare som är en del av ditt företag eller bor i närheten. Men vad många företag gör är att låta varje högtalare spela in sitt samtal i förväg med ett verktyg som Windows Camera eller QuickTime. Sedan är det bara att granska och redigera innehållet och casta det under konferensen
Talare som inte kan delta i din virtuella konferens kommer inte att kunna svara på deltagarnas frågor efter deras presentationer. I vilket fall som helst drar ditt evenemang fortfarande nytta av deras perspektiv och expertis, som kanske hade varit otillgänglig om de behövt vara där fysiskt.
4. Tjäna pengar
Virtuella konferenser erbjuder många av samma möjligheter att tjäna intäkter som personliga konferenser – närvaroavgifter, sponsring och så vidare. När det kommer till en virtuell konferens kan du debitera folk för att få tillgång till livestreamen eller ladda ner video-on-demand (VOD)-versionen efteråt. Alternativt kan du göra det gratis att potentiellt dra en större publik för merförsäljning och generering av potentiella kunder.
Under ett evenemang som arrangerades av Genius Network 2017, delade CEG Worldwides grundare och VD John Bowen hur lönsamma virtuella konferenser kan vara baserat på hans erfarenhet av att arrangera tre separata evenemang. Med väldigt lite marknadsföring köpte 10 % av de 2 600 som dök upp paket värda 100 USD. Evenemangen samlade in $500 000 till Bowens företag och hjälpte till att sälja coachingprogram och locka investerare. Resultat som dessa räcker för att få alla företag att notera.
5. Samla data och leads
Virtuella konferensplattformar kan ofta berätta mycket om konferensbesökare:vilka sessioner de deltog i och hur länge, vilka bås de interagerade med i den virtuella mässhallen och mer. Denna typ av insikt är ovärderlig för att utveckla riktat innehåll och för att göra din nästa virtuella konferens ännu mer framgångsrik. Att be registranter att välja att skicka e-postmeddelanden eller kräva ett e-postmeddelande för att få åtkomst till VOD-versionen kan också vara effektivt för att generera potentiella kunder.
Gör din virtuella konferens till något att se
Epiphan Pearl hårdvarukodare är de perfekta videoströmnings- och inspelningslösningarna för virtuella konferenser. Pearls har en unik, inbyggd pekskärm för live-växling, konfidensövervakning, val av anpassad layout och mer, tillsammans med flera video- och professionella ljudingångar.
Läs mer om hur våra videokodare och andra produkter kan stödja dina ambitioner för virtuella konferenser. Om du har några frågor, fråga någon av våra produktspecialister. De hjälper gärna till!