Under de senaste två åren har vi varit värdar för och deltagit i hundratals webbseminarier, virtuella evenemang, virtuella konferenser och happy hour. Vissa virtuella händelser gick utan problem medan andra upplevde några gupp på vägen. Oavsett vilka misstag evenemangsbranschen har gjort, lärde vi oss mycket om virtuella evenemang och har fortsatt att snabbt växa och utveckla hela branschen tillsammans.
Med all förstahandserfarenhet, utbildning och resursexpansion finner evenemangsproffs sig nu mer rustade för att göra bättre virtuella konferenser än någonsin tidigare. Men hur går du från att planera en verklig virtuell konferens till att planera något mer engagerande, minnesvärt och spännande för dina deltagare?
I den här artikeln kommer vi att dyka in i vad som gör en framgångsrik virtuell konferens och hur man är värd för en fantastisk. Från att tänka om evenemangsinnehåll och teknik till att strategiskt anpassa sig till viktiga affärsmål, vi guidar dig genom hur du kan genomföra din bästa virtuella konferens hittills.
I den här artikeln
- Men först, vad är en virtuell konferens?
- För- och nackdelar med att vara värd för en virtuell konferens
- 5 viktiga nyckelprestandaindikatorer för virtuell konferens
- 8 bästa metoder för virtuell konferens
Men först, vad är en virtuell konferens?
En virtuell konferens är en onlinesamling med flera sessioner och upplevelser som alla fokuserar på ett huvudämne eller idé. Flera sessioner utökar evenemangets tema och berättar en historia. Från talare till nätverksevenemang, en virtuell konferens syftar till att engagera gäster fullt ut med en djupare inblick i en enda fokuspunkt.
Virtuella konferenser jämförs ofta med webbseminarier, men det är viktigt att notera att de två är väldigt olika typer av evenemang.
Virtuella konferenser liknar webbseminarier genom att likasinnade deltagare delar gemensamma intressen, karriärtyper och sociala nätverk. Men ett webbseminarium är centrerat kring ett specifikt fokus och används vanligtvis för undervisning, kunskapsdelning och professionell tillväxt. Och till skillnad från virtuella konferenser har webbseminarier begränsade alternativ för publikinteraktion med endast frågor och svar och omröstningar tillgängliga för att koppla dem till föredragshållare.
Virtuella konferenser syftar till att fördjupa publiken samtidigt som de ger dem möjlighet att bestämma hur de vill delta i upplevelsen.
Ett exempel på detta är anpassade schemaspår. Med anpassade schemaspår får deltagarna möjlighet att skapa sina egna enstaka eller flerdagars evenemang. De kan antingen välja mellan flera olika lineup-alternativ eller välja sitt eget äventyr med ett DIY-schema.
Virtuella konferenser syftar också till att tänja på engagemangsgränserna med hjälp av ett brett utbud av verktyg. Det här kan se ut som omröstning, live frågor och svar, chatt, en evenemangsapp, communityfunktioner och 1:1 chattupplevelser.
För- och nackdelar med att hålla en virtuell konferens
Undrar du hur man håller en virtuell konferens och om det är rätt typ av evenemang för ditt varumärke?
Låt oss vara verkliga. Även om det finns många fördelar med att vara värd för en virtuell konferens, finns det också några nackdelar. Börja med att ta hänsyn till följande positiva saker innan du börjar planera din virtuella konferensstrategi:
Proffs för virtuella konferenser
- Flexibel värd
- Global räckvidd
- Bred högtalarpool
- Stängsligt innehåll
- Detaljerad data och statistik
- Ökning av evenemangsdeltagare
- Färre logistik
Det bästa med virtuella evenemang är att deltagare från hela världen kan delta utan att behöva lämna sina hem. För att inte nämna att streaming-sessioner kan spelas in och återanvändas till annat marknadsföringsinnehåll eller on demand-innehåll i många år framöver, vilket ökar engagemanget långt efter att konferensen avslutats.
Och med en virtuell konferensplattform som samlar in engagemangsdata varje minut, har du fler insikter om publikens resa direkt till hands. Dessa data hjälper dig i slutändan att fatta bättre affärsbeslut och, naturligtvis, ta reda på hur du kan vara värd för bättre virtuella konferenser.
Nackdelar med virtuella konferenser
- Mindre möjlighet till engagemang jämfört med personliga evenemang
- Brist på mänsklig kontakt/anslutning
- Begränsade sponsringsmöjligheter
- Ökning av tekniska behov
- Överdriven datainsamling
Mänsklig koppling och tillfälliga kollisioner är en viktig del av händelseupplevelser. Så mycket som vi har försökt att återskapa mänskliga kontakter virtuellt, finns det verkligen ingen ersättning för att lära känna någon i verkliga livet. Sponsorer vet detta också, vilket har potentialen att göra det svårare att ta med dem ombord, särskilt som personliga evenemang gör en återkomst.
Förutom att hitta tillfällen att koppla samman evenemangsdeltagare kräver virtuella konferenser mer teknik och planering vilket tar tid och resurser att sätta upp.
Slutligen genererar virtuella konferenser mycket data. Och även om mer datainsamling kan ge bättre transparens och insikter om huruvida du har uppnått viktiga mål eller gjort en meningsfull inverkan, är det lika viktigt att förstå hur man tolkar data, granskar för datahygien och utnyttjar data för att informera beslut. Att veta vilka strategier och nyckeltal för virtuella konferenser du riktar in dig på i förväg kommer att hjälpa dig att få ut det mesta av varje värdevenemang.
5 viktiga nyckelprestandaindikatorer för virtuell konferens
Virtuella konferenser gör det enklare att fånga mer data och insikter inklusive registreringar, närvaro, publikengagemang, genomsnittlig tid på att titta på innehåll och mer. Detta beror på att virtuella evenemangsplattformar tillåter marknadsförare att inte bara livestreama evenemang, utan också koppla samman deltagare och skapa engagerande upplevelser. Din valfria virtuella eventplattform bör hjälpa dig att spåra deltagarresan och ge dig ett berg av insiktsfulla data för att uppnå dina marknadsförings- och försäljningsmål.
Men vilken data behöver du egentligen?
Som en del av din virtuella konferensstrategi vill du överväga dina nyckeltal eller nyckeltal. Dessa resultatindikatorer kan hjälpa dig att finslipa på var du ska investera tid och resurser och hjälpa dig att förstå om du når dina mål. Om du har gjort en virtuell konferens tidigare, bra! Tidigare evenemang kan fungera som riktmärke.
Men om du börjar om från början och behöver hjälp med att lista ut hur du ska vara värd för en virtuell konferens, oroa dig inte! Vi har några viktiga resultatindikatorer som du bör överväga att följa vid ditt nästa evenemang.
Deltagareregistrering kontra närvaro
Många deltagare registrerar sig för ett virtuellt evenemang för att se det senare. Faktum är att 68 % av deltagarna säger att de tittar på innehåll från evenemang som de har deltagit i. Denna Netflix-liknande visning på begäran har blödit in i alla andra virtuella upplevelser, vilket gör det mindre brådskande att se live. Så innan du ens ställer in datumet, avgör om det totala antalet registreringar (både live och omvisning) eller bara livenärvaro är en indikator på evenemangets framgång.
Nöjd deltagare
När du bestämmer dig för om din konferens ska gå den virtuella vägen eller hybridvägen, se till din publik för svaret. Du känner din publik bäst och precis som en tv-producent tar hänsyn till sin tittarpublik innan de fattar karaktärsbeslut, måste du överväga din publik på evenemanget innan du fattar beslut om innehållsplanering och produktion.
För att göra detta, skicka en pre- konferensundersökning för att få insikter om vad din publik vill ha så att du kan leverera exakt det. Detsamma gäller tillfredsställelse efter konferensen. Även om din virtuella konferens är färskt i minnet, har en enkät efter konferensen planerad för att få svaren så aktuella – och så exakta – som möjligt.
Innehållsengagemang
För en publik som älskar att få kontakt med utvalda experter och varandra, se till att du drar fördel av allt din virtuella plattform har att erbjuda. För att få igång festen, skapa miljöer som kan förbättra live- och uppspelningsupplevelsen genom aktiviteter som kräver att gästerna vidtar åtgärder.
Chatt, omröstning och frågor och svar gör vanligtvis jobbet gjort, men din strategi bör verkligen fokusera på att skapa förutsättningar för nätverkande också. När allt kommer omkring är konferenser också där affärsförbindelser och spännande nya möjligheter äger rum. Så se till att du skapar virtuella utrymmen för att stödja dessa konversationer genom engagerande aktiviteter och funktioner.
Skapa potentiella kunder för sponsring
Som om det inte redan var tillräckligt med press att bli mer kreativ med din evenemangsplan år efter år, tvingar virtuella konferenser dig att tänka utanför ramarna även när det kommer till sponsring.
Virtuella bås och sponsrade sessioner är de vanligaste alternativen. Men om du verkligen vill förbättra sponsringsnärvaron måste du inkludera innovativa ögonblick mellan sessionerna. Det här kan se ut som mellansidesannonser, som är bitstorleksvideor som kan hjälpa din övergång från ett verkstadssegment till ett annat. Du kan till och med skicka virtuella swagbags med sponsringserbjudanden som kräver närvarodeltagande.
Oavsett vad du väljer bör sponsringsaktiviteter ha en uppmaning som får varje gäst att bli en marknadsföringskvalificerad lead (MQL). Och så du vet, bara för att en deltagare såg evenemanget live gör dem inte till en MQL. Istället måste du välja nyckeltal som återspeglar vad en kvalitets-MQL betyder för ditt evenemang och gå därifrån.
Intäkt
I slutändan handlar det om avkastningen på investeringen eller avkastningen på investeringen. När allt är sagt och gjort måste du bevisa att din virtuella konferens gick med vinst. Eftersom du är värd för en virtuell konferens istället för en fysisk, eliminerar du redan kostnader för resor, catering och leverantörsmonter. Men du kommer sannolikt att byta ut dessa rader mot viktiga tillägg som audiovisuella och produktionsteam, för att inte tala om din nya virtuella plattformsmjukvaruprenumeration.
Allt detta kan läggas snabbt. Många evenemangsplanerare skulle hellre finansiera sin virtuella konferens genom sponsring, det är viktigt att komma ihåg att försäljning av biljetter är en acceptabel och ofta förväntad del av upplevelsen. Biljettförsäljningen kommer inte bara att öka intäkterna, utan de kommer också att ge deltagarna en fingervisning om värdet din virtuella konferens kan ge.
Så länge du håller alla dina marknadsföringslöften kommer dina gäster att bli glada att betala för en till biljett nästa år också. Allt detta för att säga, skygg inte för denna aspekt av din virtuella konferensplanering. Det kan vara den viktigaste KPI-förstärkaren du har.
8 bästa metoder för virtuell konferens
Redo att gå live? Vi har sammanställt en lista med våra bästa metoder för att hjälpa dig att lansera din bästa virtuella konferens hittills.
1. Välj din teknik
För att lansera ett fantastiskt virtuellt evenemang måste du utvärdera din teknik och dina verktyg för att se till att du har allt som behövs för att gå live. Det finns många verktyg som kan hjälpa dig att livestreama din virtuella konferens, men du måste tänka strategiskt på hur upplevelsen kommer att se ut och kännas för din publik. För att hjälpa dig att välja rätt virtuell plattform, försök att sätta dig in i dina deltagares tankesätt.
Ställ dig själv följande frågor:
- Hur skulle du föreställa dig en klassens bästa deltagareresa?
- Hur ser ditt eventinnehåll ut?
- Hur kommer deltagarna att interagera med talare och varandra?
- Hur ska sponsorer komma åt evenemanget?
- Hur smidigt är det för talare att gå med i sina sessioner?
Förutom att tänka ur din publiks perspektiv behöver du också ett verktyg som kommer att göra processen att planera och hålla en virtuell konferens enklare för ditt team.
Vi rekommenderar att du letar efter funktioner som inkluderar:
- Deltagareregistrering och spårning
- Verktyg för händelseregistrering och varumärkesanpassning
- Ett centraliserat och lättillgängligt virtuellt plattformsnav
- Alternativ för publikengagemang (tänk enkäter, undersökningar, chatt, frågor och svar osv.)
- Webbläsarbaserat produktionsverktyg
- Mediebibliotek eller lagring
- Visning på begäran
2. Tänk på ditt konferensformat
Enligt en nyligen genomförd Vimeo-studie anser 70 % av de tillfrågade att ett webbseminarium bör vara en timme eller mindre. Om det är så publiken tycker om ett webbseminarium, borde en virtuell konferens också vara av den kortare sidan. Har du mycket innehåll? Har du haft framgångsrika flerdagarsevenemang fyllda med virtuella sessioner och program? Det är också bra. För att skapa en virtuell konferensupplevelse som håller din publiks uppmärksamhet, föreslår vi att du minskar din körtid för att istället fokusera på de största träffarna.
Om du fortfarande känner starkt för att vara värd för en virtuell konferens med sessioner längre än en timme (och har data från dina andra evenemang som bevisar att det fungerar för din publik) hör vi dig. Du bör dock komma ihåg att publikens förväntningar har förändrats. Många kämpar med digital trötthet efter att de snabbt övergått till en större mängd tid online under de senaste åren.
Sedan dess har många virtuella konferenser till och med förinspelats i motsats till live. Även om förinspelade sessioner kanske inte ansågs vara en stöttepelare tidigare, har det nu blivit en föredragen och framgångsrik strategi för många evenemangsproffs. Deltagarna har större frihet att se din konferens när de känner för det, vilket leder till bättre upplevelser och engagemang för båda parter.
Kort sagt, det som fungerade ett eller två år tidigare kanske inte fungerar i år när det kommer till sessionslängden.
3. Välj ditt konferensinnehåll
Vi har nyligen sett en ökning av förinspelade videor som gjorts exklusivt för virtuella konferenser. Och med goda skäl – de ger en fin touch till din schemalagda programmering, erbjuder många möjligheter att se om efter att konferensen är över, och de kan till och med erbjuda fler möjligheter till kreativt uttryck än livevideor gör.
Haken är att videoinnehåll för konferenser tar tid och en produktionsbudget att skapa. Men vi tror otvetydigt att video är rätt väg att gå när det gäller att välja ditt konferensinnehåll. Genom att lägga till en mängd olika sätt att visa händelseinnehåll med grafik, bildspel, videor, flera livehögtalare och mellansidesinnehåll kan du skapa en dynamisk och engagerande upplevelse snarare än en enda statisk bild eller bildspelspresentation.
Och även om verktyg som traditionella bilder är bra för informativa sessioner, vet vi åtminstone att video håller uppmärksamheten längre med tanke på deras körtid. De erbjuder också ett sätt att kommunicera mer djupgående information än någon enskild PDF-fil kan erbjuda på egen hand. För att inte tala om det faktum att videokonferensinnehåll kan visa upp dina spännande talare, bästa partners och favoritkunder på ett sätt som en infografik helt enkelt inte kan.
Om du fortfarande inte är säker, titta på din publiks beteende och använd den informationen för att välja det konferensinnehåll som är bäst för dem.
4. Uppgradera interaktion (för deltagare och sponsorer)
Så du har en chattbox. Bra! Deltagare kan skicka frågor via Frågor och Svar. Underbar! Men har deltagarna kontakt med varandra? Interagerar de med sponsorer? Eller ännu bättre, är deltagare hemma en del av den virtuella konferensen?
För att verkligen fördjupa din publik och öka engagemanget bör du ta med villiga deltagare på skärmen. Ge dem en möjlighet att bidra till ditt evenemang precis som de skulle göra för en personlig frågestund. Detta förbättrar den grundläggande chattupplevelsen och främjar verkliga nätverksmöjligheter.
Ett enkelt sätt att förbättra engagemanget bättre, särskilt för sponsorer, är att skapa några digitala breakout-utrymmen som deltagarna kan komma åt när de vill under evenemanget. De hjälper inte bara individer att ansluta en-mot-en, utan breakout-utrymmen kan också sponsras, drivas eller besökas av dina partners, vilket hjälper dem att öka sin synlighet också.
I ett nötskal, gör ditt bästa för att skapa öppna ytor och låt deltagarna välja hur de vill delta.
5. Sök högtalare av hög kvalitet
Visste du att 64 % av deltagarna håller med om att det uppmuntrar dem att anmäla sig till evenemang att se högkvalitativa konferenstalare? Men vad är egentligen en högtalare av hög kvalitet?
Med en nära och personlig bild av talare i en virtuell konferensmiljö är karisma och självförtroende nyckeln till att behålla det gamla engagemanget. Du kan ha en talare från ett bra företag med en fantastisk titel, men om de inte kan leverera en elektrifierande session kommer du att förlora din publik.
I många fall arbetar evenemangsproffs med talare på deras virtuella innehåll. Det inkluderar ett nära samarbete genom att svara på frågor i tid, göra revisionsförfrågningar, ge en fantastisk talarupplevelse förutom att göra alla talare redo för huvudevenemanget.
När du går virtuellt är förhoppningen att din konferens kommer att skapa en enhetlig upplevelse för alla talare oavsett hur olika ämnet de har. Ungefär som när du tittar på nyheter eller en film med scen efter scen, måste virtuella konferenser föra samman varje talares innehåll till en sammanhängande berättelse. Och istället för att vara en föreläsningssal långt bort från talaren på scenen, är berättelsen nu framme och i centrum på en datorskärm. Det betyder att varje liten detalj visas. Ditt team ansvarar för att forma varje minutelement, ögonblick för ögonblick, så att det kommer samman vackert.
Allt detta att säga, om du vill bygga upp en uppsättning av din publiks drömmar, behöver du rätt verktyg för att effektivisera processen. Det inkluderar att skicka erbjudanden, granska presentationer, organisera hela gruppen och allt däremellan. Detta är ännu en anledning till varför du behöver säkra ett virtuellt plattformsverktyg som erbjuder strömlinjeformade arbetsflöden och uppgiftsautomatisering. På så sätt kan du och ditt team fokusera på att centralisera talarkommunikationen, se till att dina gäster och deras material är i bästa form och ge den bästa möjliga innehållsupplevelsen inom dina virtuella konferenser.
6. Investera i eventsupport
Detta kan komma som en chock för vissa, men virtuella konferenser är inte bara en plug-and-play-situation. I många fall kräver de ett produktionsteam för att stödja fjärrhögtalare, deltagares bandbredd och köra som ett tv-program. Hur vet du om du behöver ett produktionsteam? Fråga dig själv:
- Tänker jag inkludera video som en del av eller mellan sessioner?
- Har jag fjärrhögtalare som delar en presentation?
- Tänker jag blanda live och förinspelat innehåll?
- Tänker jag spela musik och/eller inkludera grafik av något slag på skärmen?
- Behöver jag mikrofoner? Mer än en kamera? En teleprompter?
- Behöver jag någon i vänteläge för att felsöka streaming?
Om du svarade ja på dessa grundläggande virtuella frågor, rekommenderar vi starkt att du investerar i ett produktionsteam som hjälper dig att konfigurera, felsöka, repetera och säkerhetskopiera alla aspekter av din evenemangsteknik.
7. Följ upp för feedback
Evenemanget avslutades och publiken verkade njuta av det. Vad nu?
Om du vill göra en ännu bättre virtuell konferens nästa gång (och om du läser detta vet vi att du gör det) är det dags att proaktivt be om feedback från alla deltagare. Det bästa sättet att göra denna övning så användbar som möjligt är att ställa bättre frågor i din enkät efter evenemanget.
För att ställa bättre frågor, fokusera på att lära känna deltagarna, leverantörerna och sponsorernas övergripande erfarenhet och perspektiv på evenemanget. För att göra feedback handlingskraftig föreslår vi att du går bort från känslobaserade frågor (t.ex. "Tyckte du om evenemanget?") och lutar dig åt praktiska, tråkiga detaljer om hur processen var för dem.
Till exempel, om ditt mål är att få fler registreringar eller evenemangsregistreringar, överväg att ställa frågor relaterade till deras registreringsupplevelse. Var den övergripande e-postkommunikationen för att komma åt den virtuella plattformen lätt att följa? Dessa frågor kan verka lite tekniska, men det kan hjälpa dig att mäta framgången för dina virtuella verktyg.
Vi uppmuntrar även evenemangsplanerare att fråga vad som behöver förbättras. Som erfarna evenemangsproffs kan vi naturligtvis motstå att ändra aspekter av program av våra egna skäl. Men med virtuella konferenser och dagens unika deltagarprofiler är det viktigt att agera på feedback. Utnyttja feedback som en möjlighet att vara öppen för förändring, få tillgång till nya möjligheter för tillväxt och vänligen följ råd från evenemangsdeltagare för att göra det ännu bättre nästa år.
8. Återanvänd innehåll med visning på begäran
Över hälften av alla virtuella deltagare (68 %) delar att de tittar på innehåll från evenemang som de har registrerat sig för tidigare. Det är det som är så bra med en virtuell konferens – den lever vidare. Till skillnad från personliga evenemang, där upplevelsen är en och klar, kan innehåll från din virtuella konferens ses om och återanvändas i många år framöver.
För att göra din on-demand-upplevelse bättre, överväg att använda ditt virtuella innehåll för att komplettera eller lansera marknadsföringskampanjer. Detta inkluderar gated e-böcker, vitböcker, kundfallsstudier och höjdpunkter, tips och tricks, LinkedIn-videoklipp till citat för nästa års evenemangsmålsida och mycket mer.
Är du osäker på vad som är värt att dela vidare? Ta en titt på dina virtuella händelsedata och feedback från deltagare. När de bedöms sida vid sida kommer dessa två ovärderliga informationskällor att måla en tydlig bild av vad som fungerade, vad som inte gjorde det och vad din publik verkligen älskade.
Vem vet, du kanske till och med blir inspirerad att skapa en helt ny konferens enbart utifrån dessa teman!