En moderatorguide för paneldiskussioner

De flesta konferenser eller kongresser, oavsett om de är live eller virtuella, har minst en session som involverar expertpanelister. Du kanske har stött på en paneldiskussion och inte tänkt så mycket på att planera och ta fram en.

Men vad händer om du planerar att hålla en paneldiskussion för första gången? För arrangörer eller panelmoderatorer kan paneldiskussioner vara svåra att balansera. Du måste överväga mediet, publikens frågor, hur du navigerar i flera synvinklar, allt samtidigt som du håller konversationen intressant!

Den här guiden hjälper dig att förstå mer om paneldiskussioner (både personligen eller virtuella), tips om hur du genomför dem framgångsrikt, samt hur du planerar och är värd för virtuella paneldiskussioner.

Vad är en paneldiskussion?

Paneldiskussioner följer vanligtvis samma struktur oavsett bransch eller evenemang:3-5 panelmedlemmar som är ämnesexperter diskuterar ämnen inom sitt område inför publiken. Det är en moderators uppgift att styra diskussionen mellan publiken, paneldeltagarna, såväl som mellan andra paneldeltagare.

Beroende på evenemangets formalitet tas publikfrågor antingen direkt från livepubliken eller kureras i förväg.

Det är viktigt att notera att paneldiskussioner är precis det - diskussioner. De är inte 1:1-intervjuer med individer, frågor och svar eller uppsättningar av PowerPoint-presentationer.

Huvudsyftet med en stor paneldiskussion är att dela kunskap och visdom, inspirera till djupa tankar och erbjuda värdefulla takeaways för publiken.

Styr din paneldiskussion med vår kostnadsfria mall

Kanalisera din favoritintervjuare på skärmen med denna kraftfulla intervjumall. Presentera varje talare, sätt agendan och dyk in i de viktigaste ämnena som din publik bryr sig om.

5 snabba tips för att genomföra en framgångsrik paneldiskussion

Att organisera en paneldiskussion kan vara lite skrämmande i början. Så i det här avsnittet kommer vi att prata om fem snabba tips som ger dig en bra grund. Dessa tips är relevanta oavsett om du kör ett personligt evenemang eller ett virtuellt.

1. Bestäm syftet

Det kan vara lätt att tänka på en paneldiskussion som en rolig och enkel företagsaktivitet, men utan ett egentligt syfte kan det falla platt. Helst bör diskussionen kretsa kring ett specifikt ämne - till exempel ett problem i din bransch eller där människor (eller ditt företag) kan göra innovationer inom ett specifikt område.

Faktum är att vår senaste undersökning fann 64 % och 63 % av deltagarna säger att högtalarnas kvalitet och innehållets relevans driver dem att anmäla sig till evenemang.

2. Se till att innehållet är relevant och intressant

På samma sätt som att bestämma ditt syfte kan du därifrån avgöra om ditt ämne är tillräckligt relevant och intressant för att motivera en paneldiskussion. Om ämnet är för ytligt eller irrelevant för din publik, riskerar du att få slut på viktiga punkter och gå utanför ämnet - i slutändan sänker värdet av evenemanget.

Som sagt, de flesta paneldiskussioner är mellan 60-90 minuter långa. Så det är också värt att se till att du inte väljer ett ämne för djupt där viktiga punkter kan missas och du får slut på sändningstid.

3. Låt moderatorn och paneldeltagarna träffas innan

Om du (som moderator) bara träffar dina paneldeltagare i sista minuten (eller vice versa) löper du några risker som kan spåra ur din diskussion.

Bra moderatorer känner sina paneldeltagare tillräckligt för att inte förolämpa dem när de behöver skära av deras poäng för att gå vidare. På samma sätt kan paneldeltagarna känna sig bekväma nog att studsa av moderatorn och andra paneldeltagare i diskussionen.

Det är också ett utmärkt tillfälle att få dina paneldeltagares föredragna bios och uppföljningsinformation.

4. Håll diskussionen strukturerad, men avslappnad

Många föreläsningar inför publiken börjar med att både publiken och talaren/talarna känner sig lite spända. Ett bra sätt att se till att spänningen inte stannar där är att först ha en snabb brasschatt. Dessa mer informella chattar kan hjälpa dig att värma upp din publik till huvudpaneldiskussionen.

Men gör inga misstag, även om alla borde vara tillräckligt avslappnade för att prata, bör det fortfarande finnas struktur på diskussionen. Ett bra sätt att tillhandahålla denna struktur är att skapa en webbseminariumpresentation. Presentationen kan ha bilder med specifika frågor från publiken eller nyckelpunkter att diskutera och gå igenom.

5. Engagera publiken, även om du kurerar frågorna

Oavsett storleken på ditt evenemang, är det högsta prioritet för en paneldiskussion att hålla publiken engagerad - om de inte är det, varför ha det i första hand? Du kan lättare engagera dig med mindre publik, till exempel ställa frågor live, få åsikter från dem och fråga om deras takeaways.

Med större publik kan det vara knepigare. Beroende på ditt ämne kan du involvera dem i snabba experiment, som hur Wendy MacNaughton lät medlemmar rita varandra utan att titta på deras papper. Eller så kan du till och med köra ett frågesport för att bryta isen eller till och med hitta kunskapsluckor hos din publik.

Att följa dessa tips hjälper dig att se till att din paneldiskussion är intressant och engagerande för din publik, samt en som ger rika, värdefulla insikter för både dem och ditt företag.

Vad är en virtuell paneldiskussion?

Huvudidéerna för en paneldiskussion är exakt desamma för virtuella paneldiskussioner. Den viktigaste skillnaden är att en typ är personlig medan den andra är online.

En virtuell paneldiskussion är ett onlineevenemang eller webinar som består av en moderator, paneldeltagare och en publik som tillsammans diskuterar ett tankeväckande ämne i syfte att lämna evenemanget inspirerat och bättre informerat.

Med tanke på hur den globala pandemin har påverkat vårt sätt att arbeta och kommunicera, virtuella paneldiskussioner har blivit ännu mer populära än tidigare.

Hur man planerar och är värd för en virtuell paneldiskussion i fyra steg

I det här avsnittet kommer vi att prata om att planera virtuella evenemang, i det här fallet en paneldiskussion. Du bör dock betrakta dessa steg och tips som tillägg till punkterna vi redan har gått över ovan (du behöver inte upprepa samma information!).

Detta är särskilt med tanke på att virtuella paneldiskussioner har unika utmaningar, som teknikfumlingar, publikengagemang och att hålla igång konversationen när du inte har ögonkontakt med dem. Med det i åtanke, låt oss nu ta en titt på dessa andra steg.

1. Välj en värdplattform

Om du har en bra idé för virtuell paneldiskussion måste du hitta ett sätt att vara värd för den – annars kommer idén att vara död i vattnet.

För att hjälpa dig avgöra vilken programvara du ska välja mellan, försök att svara på följande frågor:

• Planerar du för en mycket stor, bred målgrupp eller en mindre, nischad målgrupp?
  
• Vill du ha interaktiva element i din diskussion?
  
• Kommer du att betalvägga eller på annat sätt slussa evenemanget?

Att besvara dessa huvudfrågor hjälper dig att begränsa de alternativ som är tillgängliga för dig. Om du till exempel planerar för en stor publik, kan det visa sig att använda en programvara för videokonferenssamtal som Zoom vara en organisatorisk (och bandbredds) mardröm – särskilt om publiken alla använder sina kameror.

Istället kanske du föredrar att använda virtuell evenemangsplattform för att enkelt hantera både dina produktionselement och högtalare för att skapa en livlig konversation. Du kanske också vill prova livestreaming för en mer komplex produktionsuppsättning eller om du vill simulcasta till kanaler som Facebook eller YouTube Live där din publik kan diskutera och ställa frågor live i kommentarerna.

2. Planera i god tid

Du kanske tror att med tanke på hur mycket planering som kan vara involverad i fysiska evenemang, skulle onlineevenemang vara mycket lättare att organisera. Sanningen är att de båda är lika svåra, du styr bara ansträngningen på olika sätt.

Till exempel, när du bjuder in talare till ett personligt evenemang, är det bäst att ordna deras transport (åtminstone till evenemanget) — å andra sidan, om du kör en virtuell paneldiskussion måste du veta om de har rätt utrustning (liksom eventuella tillgänglighetskrav).

I allmänhet finns det några vanliga bästa metoder om du undrar hur man planerar en virtuell paneldiskussion utöver att hitta paneldeltagare och värdar:

Gör en lista över tekniska krav. Detta inkluderar både mjukvara, såsom livestreaming-funktioner, såväl som hårdvara som kameror, belysning och mikrofoner (och kontrollera om paneldeltagarna kan uppfylla dessa krav).

Få ett evenemang att flyta eller dagordning. Naturligtvis skapar du en agenda eller ett eventflöde för alla paneldiskussioner – men för virtuella paneldiskussioner måste du också ta reda på hur du ska gå över mellan delar av eventet online och hur mycket tid du kommer att ge för panelister att tala eller svara på frågor.

Förbered dina paneldeltagare . Dina föredragshållare driver diskussionen. Om de är exalterade är din publik upphetsad. Så se till att du har ägnat tillräckligt med tid för att förbereda talare, ge feedback och coacha när det behövs så att de är självsäkra och kamera redo för den virtuella scenen.

Förbered några frågor i förväg. En del publik kan vara lite blyga, så det är alltid värt att förbereda några frågor i förväg med paneldeltagarna för att undvika obekväma tystnader.

Ta hänsyn till tidszoner. När du organiserar en tid för din virtuella paneldiskussion, se till att du överväger tidszonerna för både dina paneldeltagare och din publik.

Testa allt. Det är alltid bästa praxis att testa all teknik du använder innan du sänder live för ditt evenemang — 59 % av webinardeltagare kommer sannolikt att stänga av ett evenemang tidigt om det finns tekniska problem.

När du har planerat grunderna för organisationen är det dags att fundera på hur du kan optimera publikupplevelsen.

3. Optimera upplevelsen för deltagare

En aspekt av evenemangsplanering som folk ofta förbiser är att engagera sig med publiken tidigare till att evenemanget ens börjar. När du först börjar planera handlar det om ämnet, vilka talare som ska inkluderas, hur du genomför evenemanget – med mindre eftertanke i marknadsföringen.

Naturligtvis kan tanken på en intressant diskussion med bra frågor räcka för att locka vissa att anmäla sig, men de flesta kommer att behöva övertygas.

Det skulle till exempel vara en bra idé att skapa en videomålsida som talar om målen för paneldiskussionen och värdet den kommer att ge publiken.

Men marknadsföringen slutar inte där. När folk registrerar sig för evenemanget, se till att fånga deras e-post så att du kan skicka dem en e-postsekvens som leder till det. Din e-postsekvens kan innehålla:

• Högtalarspotlights (djupgående bios)
• Detaljer om agendan
• Information om att skicka in frågor
• Allmän hype och påminnelser om evenemanget
• Skapa och tillhandahåll en länk till en Slack-grupp före evenemanget för deltagare att nätverka i förväg

Även när evenemanget är över har du möjligheter att ge ännu mer värde till din publik med uppföljande e-postsekvenser som kan inkludera:

• Ett takeaway-ark (nyckelpunkter diskuterade och pittoreska sammanfattningar som kan tweets)
• Gratis nedladdningar eller resursguide relaterad till händelseämnet
• Begäran om feedback om evenemanget

När det gäller att optimera virtuella paneldiskussioner vill du tänka på vilken typ av värde publiken får från personliga paneler och hur du kan replikera (eller till och med slå) dem med virtuella paneler.

4. Engagera din virtuella publik

Med många människor som arbetar hemifrån i över ett år nu (inklusive mig själv), är Zoom-trötthet ett hinder som du måste hjälpa din publik att övervinna. Så vårt sista "steg" är en uppsättning tips som hjälper dig att hålla en virtuell publik engagerad i din paneldiskussion.

Mångfald i panellistor

Till att börja med, se till att ha mångfald i åtanke när du bygger din panel. Om alla dina paneldeltagare kommer från samma bakgrund kommer du att kämpa för att få en mängd olika synpunkter – vilket är ett snabbt sätt att stoppa en diskussion.

Uppmuntra publikens frågor

Du kanske har kunnat komma med en lista med frågor genom att prata med paneldeltagarna och få några från deltagarna innan evenemanget. I så fall kan frågaren hålla sig kvar om man vet att inlämnade frågor kommer att besvaras.

Men om du öppnar upp en plats för livefrågor från publiken också, kan det hålla de runt omkring som inte hade en chans att skicka frågor i förväg.

Ge ögonblick av interaktivitet

Låt oss inse det, ibland kan prata bara vara lite tråkigt - speciellt när publiken har en chans att bli distraherad hemma.

För att hålla människor aktivt engagerade försök använda omröstningar för att snabbt mäta åsikter (vilket du kan göra på de flesta sociala medieplattformar, även om Twitter troligen är det bättre valet).

Ett annat alternativ är att uppmuntra till diskussion bland publikmedlemmar i plattformschatten. Detta kan vara användbart om en viss fråga eller ett visst svar har inspirerat till mycket debatt men moderatorn måste gå vidare.

Låt dem nätverka

Många av oss har gjort det - gått på ett evenemang, deltagit, pratat med ett gäng nya människor, men glömt att faktiskt dela kontaktuppgifter (vem var den killen nu igen?).

Slutet på själva paneldiskussionen är ett bra tillfälle att erbjuda (eller påminna) publiken om att nätverka med varandra. I Zoom kan du göra detta genom att skapa "breakout-rum" för mindre grupper av medlemmar att prata med varandra (istället för att bombardera huvudrummet med e-postadresser).

Alternativt kan du hänvisa dem tillbaka till Slack-gruppen du skapade innan evenemanget.

Genom att följa dessa tips inför, under och efter evenemanget kan du se till att allt går smidigt och att du ger verkligt värde till din publik.

Vanliga frågor om paneldiskussioner